Interpretacja indywidualna z dnia 26 września 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-2.4011.704.2023.1.AC

Ryczałt wypłacany Państwa pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie będzie stanowił przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na Państwu, jako płatniku, nie ciąży i nie będzie ciążył obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 sierpnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 sierpnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika z tytułu ryczałtu wypłacanemu pracownikowi będącemu na pracy zdalnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 8 sierpnia 2023 r. (wpływ 8 sierpnia 2023 r.).

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

(…) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. (…), zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla (…), (…) Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: (…), NIP: (…), REGON: (…) jest osobą prawną zarejestrowaną i działającą na podstawie prawa Rzeczypospolitej Polskiej. Są Państwo polskim rezydentem podatkowym i podlegają w Polsce opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania (art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym osób prawnych, t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 z późn. zm.). Specjalizują się Państwo w tworzeniu i produkcji gier (...) dla graczy (...). Zatrudniają Państwo pracowników w oparciu o umowę o pracę. Są Państwo pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.; dalej: “Kodeks pracy”).

Są Państwo jako pracodawca płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu wypłaconych wynagrodzeń - obliczają i pobierają w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują przychody ze stosunku pracy w Państwa spółce (lub ze stosunku pokrewnego) na zasadach określonych w art. 32 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.; dalej: “Ustawa o PDOF”).

W związku z tym, że 7 kwietnia 2023 r. weszły w życie przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej, które przewidują powszechną pracę zdalną w danym zakładzie pracy, indywidualną pracę zdalną, okresową pracę zdalną (na podstawie polecenia pracodawcy) oraz okazjonalną pracę zdalną, i biorąc pod uwagę to, że zdecydowana większość osób zatrudnionych w Państwa spółce wykonuje pracę, która co do zasady nie wymaga stałej obecności na terenie zakładu pracy, czyli może być wykonywana w trybie zdalnym w rozumieniu art. 67 [18] Kodeksu pracy, po konsultacji z przedstawicielem pracowników, wdrożyli Państwo akt wewnątrzzakładowy regulaminu pracy zdalnej, który reguluje ogólne zasady wykonywania takiej pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Uzgodnienie między stronami dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika następuje przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia poprzez zawarcie dodatkowego porozumienia do umowy o pracę (zgodnie z art. 67 [19] § 1 Kodeksu pracy). W związku z wprowadzeniem pracy zdalnej oraz na podstawie art. 67 [24] § 1 pkt 2 Kodeksu pracy jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy w przypadku pracy zdalnej jest zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zapewniają Państwo pracownikom wykonującym pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, natomiast [pracownik] pokrywa koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zgodnie z art. 67 [24] § 4 obowiązek pokrycia kosztów, związanych z pracą zdalną (w tym m.in. energii elektrycznej, Internetu), albo wypłaty ekwiwalentu, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Zgodnie z Kodeksem pracy oraz biorąc pod uwagę względy praktyczne zdecydowali się Państwo na wypłacanie jednakowego dla każdego pracownika wykonującego pracę zdalną ryczałtu, a nie ekwiwalentu, który wymagałby analizy indywidualnych rachunków pracowników za prąd czy Internet. W tym względzie, z uwagi na to, że większość pracowników będzie wykonywać pracę zdalną całkowitą (praca wykonywana 100 % zdalnie) lub częściową (praca wykonywana częściowo w zakładzie pracy w pomieszczeniach biurowych spółki, a częściowo w formie pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą), ustalili Państwo ryczałt miesięczny na pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej w wysokości 50 złotych miesięcznie, który będzie wypłacany pracownikom wraz z wynagrodzeniem raz na kwartał. Przy ustalaniu wysokości ryczałtu brali Państwo pod uwagę w szczególności średnie normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych, z zastrzeżeniem, że regulamin pracy zdalnej nie zawiera dokładnej formuły wyliczenia wysokości ryczałtu na pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Pytanie

Czy w odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego Państwo jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych jesteście zobowiązani do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wypłaconego ryczałtu za pracę zdalną?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.) płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, która na podstawie przepisów prawa podatkowego jest zobowiązana do wyliczenia i pobrania od podatnika zaliczki na podatek oraz wpłacenia jej w określonym przez przepisy terminie organowi podatkowemu. Państwo jako pracodawca jesteście płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu wypłaconych wynagrodzeń. To właśnie do Państwa obowiązków należy obliczenie, pobranie i wpłacenie w terminie zaliczek od podatku dochodowego do urzędu skarbowego.

Ustawa o PDOF przewiduje zasadę powszechności opodatkowania. Zgodnie z art. 9 ust. 1 Ustawy o PDOF opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca definiuje w przepisach art. 11 Ustawy o PDOF.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 Ustawy o PDOF przychodami, z zastrzeżeniem art. 14–15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Za przychody należy uznać tym samym każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Źródła przychodów są określone w art. 10 ust. 1 pkt 1-9 ustawy o PDOF. Stosownie do art. 10 ust. 1 Ustawy o PDOF źródłem przychodów jest m.in. stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta. O tym, co jest przychodem ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, stanowi art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Ustawodawca nie ogranicza omawianego pojęcia do wynagrodzenia za pracę, a wskazany przez niego katalog rodzajów przychodów ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych jest jedynie przykładowym wyliczeniem (świadczy o tym użyte sformułowanie „w szczególności”). Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika (pracownika) powstaniem przysporzenia majątkowego, uzyskane bezpośrednio lub pośrednio od pracodawcy i mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o PDOF za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy o PDOF zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

W myśl przepisów art. 67 [18] Kodeksu pracy praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Może to być więc miejsce, w którym pracownik zamieszkuje lub dowolne inne miejsce pod warunkiem, że zostanie ono każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.

Zgodnie z art. 67 [20] § 1 Kodeksu pracy zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (art. 67 [20] § 4 Kodeksu pracy). Zasady wykonywania pracy zdalnej w Spółce, po konsultacji z przedstawicielami pracowników, zostały ujęte w regulaminie pracy zdalnej.

Zgodnie z art. 67 [24] Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej a także instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalne. Zgodnie z powyższym, pracodawca jest ustawowo zobowiązany do zwrotu pracownikom podwyższonych kosztów energii elektrycznej oraz kosztów Internetu związanych z pracą zdalną z domu. Wykonywanie pracy zdalnej na rzecz pracodawcy wiąże się ze zużyciem energii elektrycznej w domu pracownika.

Drugim rodzajem wydatków wskazanym wprost w ustawie są wydatki na usługi telekomunikacyjne, ponieważ dla wykonywania pracy zdalnej pracownik musi mieć stabilne połączenie internetowe. Tak więc w przypadku pracy zdalnej pracownik wykorzystywać będzie energię elektryczną oraz usługi telekomunikacyjne w celu świadczenia pracy, tj. wykonywanie obowiązków pracowniczych na rzecz Spółki. Pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

W myśl art. 67 [24] § 5 Kodeksu pracy przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Zgodnie z powyższym, przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej dopuszczają wprowadzenie zarówno ekwiwalentu (który wymagałby analizy indywidualnych rachunków pracowników za prąd czy Internet) jak i ryczałtu. Wprowadzone do Kodeksu pracy nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej nie zawierają definicji ekwiwalentu oraz ryczałtu. Ustawa także nie podaje wprost tego, ile powinien wynosić ryczałt oraz ekwiwalent określony procentowo za wykonywanie pracy zdalnej. Jedyne na co wskazuje ustawa to, że przy obliczaniu wysokości ryczałtu lub ekwiwalentu pracodawca musi wziąć pod uwagę normy zużycia energii elektrycznej i kosztów usług telekomunikacyjnych. Pośrednio różnice pomiędzy ekwiwalentem a ryczałtem można wywnioskować na podstawie art. 67 [24] § 4 Kodeksu pracy oraz potocznego (słownikowego) rozumienia tych pojęć.

Zgodnie ze Słownikiem języka polskiego ekwiwalent to rzecz równa innej wartości, ryczałt zaś to kwota o ustalonej z góry wysokości, przeznaczona na jakieś wydatki, wyliczona bez podziału na poszczególne pozycje. W oparciu o definicje można uznać, że ekwiwalent to zwrot kosztów poniesionych przez pracownika, a więc w celu wypłaty ekwiwalentu konieczne jest ustalenie rzeczywiście poniesionych przez pracownika kosztów – najlepiej na podstawie przedstawionych przez niego dokumentów (rachunków i faktur za prąd, Internet itd.). Z uwagi na fakt, iż rachunki i faktury dokumentują poniesienie przez pracownika wydatków zarówno na cele prywatne, jak i w związku z wykonywaniem pracy zdalnie, zdecydowaliście się Państwo na wypłatę ryczałtu, gdyż w jego przypadku nie jest wymagana comiesięczna weryfikacja rzeczywiście poniesionych przez pracowników kosztów, lecz wystarczające jest ustalenie jego wysokości dla wszystkich pracowników biorąc pod uwagę normy zużycia energii elektrycznej i kosztów usług telekomunikacyjnych. W związku z tym, że są Państwo ustawowo zobowiązani do pokrycia kosztów wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, a przepisy dotyczące pracy zdalnej dopuszczają wprowadzenie zarówno ekwiwalentu jak i ryczałtu i w tym zakresie pozostawiają wybór pracodawcy – Spółka wypłaca ryczałt za wykonywanie pracy zdalnej całkowitej (praca wykonywana 100 % zdalnie) oraz częściowej (praca wykonywana częściowo w zakładzie pracy w pomieszczeniach biurowych Spółki, a częściowo w formie pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika), którego wysokość została określona w regulaminie pracy zdalnej w oparciu o normy zużycia energii elektrycznej i kosztów usług telekomunikacyjnych.

Podsumowując, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych nie jesteście Państwo zobowiązani do obliczania, pobierania i wpłacania do organu podatkowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu ryczałtu wypłacanego pracownikom, ponieważ koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej będą świadczeniem ponoszonym przez pracownika w interesie pracodawcy. Jako pracodawca jesteście Państwo zobowiązani pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, co wynika wprost z art. 67 [24] § 1 Kodeksu pracy.

Ponadto ryczałt ma na celu wyrównanie kosztów ponoszonych przez Pracowników związanych z pracą zdalną, nie zaś zwiększenie aktywów pracowników – a zatem ryczałt ma charakter kompensacyjny, a nie przysparzający. Tak więc, wypłata ryczałtu ustalonego z uwzględnieniem norm zużycia energii elektrycznej oraz kosztów usług telekomunikacyjnych nie powoduje u pracowników przychód ze stosunku pracy w rozumieniu podatkowym. Powyższe znajduje także potwierdzenie w brzmieniu art. 67 [25], zgodnie z którym zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, 2687 i 2745 oraz z 2023 r. poz. 28 i 185). Przychód podatkowy nie powstaje więc w przypadku:

1)zapewnienia przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

2)pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika;

3)wypłaty ekwiwalentu pieniężnego;

4)wypłaty ryczałtu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania wyrażona w art. 9 ust. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.). Zgodnie z jego treścią:

Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem:

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy.

Katalog źródeł przychodu, do których kwalifikuje się przychody danego rodzaju został wymieniony w art. 10 ust. 1 ww. ustawy.

W myśl tego artykułu:

Natomiast w świetle art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:

Zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W myśl zaś art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Z kolei stosownie art. 39 ust. 1 cytowanej ustawy:

Przedstawili Państwo informacje, z których wynika, że:

1.część Państwa pracowników wykonuje pracę zdalnie w 100%, a część częściowo;

2.zasady wykonywania pracy zdalnej zostały uregulowane w wewnątrzzakładowym regulaminie pracy zdalnej;

3.uzgodnienie między stronami dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika następuje przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia poprzez zawarcie dodatkowego porozumienia do umowy o pracę (zgodnie z art. 67 [19] § 1 Kodeksu pracy).

4.związku z wykonywaniem pracy zdalnej zapewnią Państwo pracownikom narzędzia niezbędne do wykonywania pracy;

5.pracownikom wykonującym pracę zdalną będą Państwo pokrywać w formie ryczałtu koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;

6.wysokość ryczałtu będzie uśredniona, jednakowa dla każdego pracownika w wysokości 50 zł miesięcznie i będzie wypłacany pracownikom wraz z wynagrodzeniem raz na kwartał.

Powzięli Państwo wątpliwość, czy jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych są i będą Państwo zobowiązani do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy z tytułu wypłaconego ryczałtu za pracę zdalną.

Ustawą z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U z 2023 r. poz. 240) praca zdalna została na stałe wprowadzona do Kodeksu pracy.

Stosownie do art. 67¹⁸ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.):

Powyższe oznacza, że praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie zawsze miejsce wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę.

Zgodnie z art. 67¹⁹ § 1 cytowanej ustawy:

Z powyższego wynika, że wykonywanie pracy zdalnej będzie wymagało co do zasady uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.

W myśl art. 67²⁰ § 1 tej ustawy:

Natomiast w myśl § 4:

Stosownie do powyższego, warunki pracy zdalnej mogą być określone w:

1.porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi – wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych;

2.regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa.

W przypadku oddelegowania pracownika do pracy zdalnej, zgodnie z art. 67²⁴ § 1 Kodeksu pracy:

Co do zasady, to pracodawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Takie obowiązki, zgodnie z zasadami prawa pracy, należą bowiem do pracodawcy.

Jednocześnie będzie także możliwe używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą – pod warunkiem, że prywatne narzędzia pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy.

Wynika to z art. 67²⁴ § 2 Kodeksu pracy, w myśl którego:

W takim przypadku, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent, bowiem w myśl art. 67²⁴ § 3:

Co więcej, pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, takich jak np. korzystanie z energii elektrycznej, czy Internetu. Zwrot kosztów może nastąpić w formie wspomnianego powyżej ekwiwalentu pieniężnego, ale może zostać również zastąpiony ryczałtem.

Stosownie bowiem do art. 67²⁴ § 4 Kodeksu pracy:

W myśl natomiast art.67²⁴ § 5 ww. ustawy:

Istotną kwestią związaną z wypłacaniem ekwiwalentu lub ryczałtu w związku z pracą zdalną jest kwestia jego opodatkowania.

Stosownie do art. 67²⁵ ustawy Kodeks pracy:

Z powyższego wynika zatem, że niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy.

Mając na uwadze powołane wyżej przepisy, ryczałt wypłacany Państwa pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie będzie stanowił przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na Państwu, jako płatniku, nie ciąży i nie będzie ciążył obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zatem Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).