Refundacja wydatków dokonywanych przez pracowników – środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze oraz służbowe

Choć podstawowe obowiązki pracownika i pracodawcy to – z jednej strony – świadczenie pracy, a z drugiej – wypłata wynagrodzenia za pracę, to jednak stosunek pracy wiąże się także z szeregiem innych praw i obowiązków. Wśród nich znajdują się obowiązki związane z zapewnieniem pracownikom środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego oraz służbowego. Choć dotyczą one każdego pracodawcy, to ze względu na specyfikę wykonywanej pracy w każdym zakładzie pracy ich realizacja może przebiegać inaczej. Jednocześnie jednak większość pracodawców napotyka w tym zakresie na bardzo podobne problemy związane z opodatkowaniem, limitami przysługujących pracownikom świadczeń i odpowiedzialnością pracowników za przekazane im środki.

Odzież robocza, a odzież służbowa

Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie:

1. środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy;
2. odzież i obuwie robocze spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

To pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne, a także przewidywane okresy ich użytkowania (art. 237ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej: k.p.). Co istotne, pracodawca może także ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Nie dotyczy to jednak stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi. W sytuacji gdy pracownik używa własnej odzieży i obuwia roboczegopracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.