Interpretacja indywidualna z dnia 22 czerwca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.226.2023.3.JF

W zakresie ustalenia, czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze i posiłki z dowozem, udostępniane w biurach Spółki podczas spotkań i pracy Personelowi (Pracownikom i Współpracownikom).

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 kwietnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 19 kwietnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze i posiłki z dowozem, udostępniane w biurach Spółki podczas spotkań i pracy Personelowi (Pracownikom i Współpracownikom).

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 20 czerwca  r. (wpływ 20 czerwca 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością [dalej: A lub Spółka lub Wnioskodawca] prowadzi działalność gospodarcza polegającą na sprzedaży wysyłkowej suplementów diety. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca zatrudnia pracowników oraz spotyka się na spotkaniach biznesowych z kontrahentami, z którymi kooperuje [dalej: Kontrahenci]. Część osób współpracuje ze Spółką na podstawie umowy o pracę [dalej: Pracownicy], a część na podstawie umów zlecenia lub umów cywilnoprawnych zawieranych w ramach prowadzonej przez te osoby jednoosobowej działalności gospodarczej [dalej: Współpracownicy]. Wnioskodawca stara się zapewnić Pracownikom i Współpracownikom [dalej: Personel] atrakcyjne wynagrodzenie jak również odpowiednie warunki pracy uwzględniając współczesne standardy rynkowe i oczekiwania zatrudnianych osób. Ze względu na powyższe, Spółka od początku swojej działalności zdecydowała się na zapewnienie stałego dostępu do artykułów spożywczych na spotkaniach biznesowych z Kontrahentami, jak również Personelowi w czasie wykonywania obowiązków.

Mając na uwadze wskazane podejście, Wnioskodawca ponosi wydatki na artykuły spożywcze, które udostępnia nieodpłatnie swoim Kontrahentom oraz Pracownikom i Współpracownikom w biurze w (…) oraz (…) (kuchnia, sale konferencyjne), gdzie prowadzona jest działalność gospodarcza. Spółka nabywa w szczególności artykuły takie jak: woda, kawa, herbata, cukier, owoce, mleko (inne napoje np. napój sojowy, owsiany, ryżowy, kokosowy i podobne używane do kawy zamiast mleka), napoje gazowane, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, inne słodycze oraz sporadycznie posiłki z dowozem. Wymienione produkty są dostępne we wspólnych pomieszczeniach biurowych Spółki, a ich wykorzystanie nie jest szczegółowo ewidencjonowane ani limitowane (nie ma również obowiązku spożywania udostępnianych artykułów spożywczych czy posiłków). Kontrahenci oraz Personel Spółki mogą korzystać ze wskazanych artykułów tylko w czasie spotkań biznesowych lub godzin pracy (w tym podczas przerw).

Produkty spożywcze nabywane przez Spółkę nie są wystawne, okazałe lub luksusowe. Standardem na rynku jest udostępnianie tego rodzaju benefitów swoim kontrahentom, pracownikom czy współpracownikom, a Spółka stara się od niego nie odbiegać.

Możliwość spożycia w ciągu dnia pracy artykułów spożywczych wpływa pozytywnie na atmosferę w biurach, a tym samym ma realny wpływ na poprawę efektywności Personelu. Wskazane powyżej zakupy wiążą się bezpośrednio z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą i powodują niewątpliwie korzyści o charakterze ekonomicznym.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

W uzupełnieniu wniosku z 20 czerwca 2023 r. Wnioskodawca wskazał, że:

Przedmiotem wniosku są trzy zdarzenia przyszłe (VAT, CIT, PIT) – dotyczy przyszłych lat podatkowych.

Ponadto Wnioskodawca doprecyzował opis poprzez wskazanie:

1.w jakich konkretnie okolicznościach udostępniają Państwo Personelowi oraz Kontrahentom wymienione we wniosku artykuły spożywcze oraz posiłki z dowozem (należy jednoznacznie określić jaki jest dokładnie zakres Państwa zapytania), tj.:

a) czy Państwa zapytanie dotyczy wymienionych we wniosku artykułów spożywczych (poza posiłkami z dowozem) udostępnianych Personelowi oraz Kontrahentom w ogólnodostępnych (wspólnych) pomieszczeniach (kuchnia, sale konferencyjne, wspólne pomieszczenia biurowe) gdzie Personel oraz Kontrahenci mają w ciągu dnia stały i swobodny dostęp do tych artykułów spożywczych (ogólnodostępne artykuły spożywcze),

Odp.: TAK – pytanie dotyczy wymienionych we wniosku artykułów spożywczych: woda, kawa, herbata, cukier, owoce, mleko (inne napoje np. napój sojowy, owsiany, ryżowy, kokosowy i podobne używane do kawy zamiast mleka), napoje gazowane, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, inne słodycze, Personel – dostęp stały w kuchni, sale konferencyjne – w trakcie spotkań wewnętrznych lub z kontrahentami, Kontrahenci – w trakcie spotkań w siedzibie Spółki,

b) czy Państwa zapytanie dotyczy wymienionych we wniosku artykułów spożywczych (poza posiłkami z dowozem) udostępnianych Personelowi oraz Kontrahentom podczas spotkań biznesowych z Kontrahentami,

Odp.: TAK – pytanie dotyczy wymienionych we wniosku artykułów spożywczych: woda, kawa, herbata, cukier, owoce, mleko (inne napoje np. napój sojowy, owsiany, ryżowy, kokosowy i podobne używane do kawy zamiast mleka), napoje gazowane, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, inne słodycze;

c) czy Państwa zapytanie dotyczy wymienionych we wniosku artykułów spożywczych (poza posiłkami z dowozem) udostępnianych Personelowi podczas spotkań wewnętrznych z Personelem (np. spotkania robocze z Personelem, szkolenia, narady, itp.),

Odp.: TAK – pytanie dotyczy wymienionych we wniosku artykułów spożywczych: woda, kawa, herbata, cukier, owoce, mleko (inne napoje np. napój sojowy, owsiany, ryżowy, kokosowy i podobne używane do kawy zamiast mleka), napoje gazowane, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, inne słodycze;

d) czy Państwa zapytanie dotyczy posiłków z dowozem udostępnianych Personelowi oraz Kontrahentom podczas spotkań biznesowych z Kontrahentami,

Odp.: TAK – pytanie dotyczy również posiłków z dowozem udostępnianych Personelowi oraz Kontrahentom podczas spotkań biznesowych z Kontrahentami,

e) czy Państwa zapytanie dotyczy posiłków z dowozem udostępnianych Personelowi podczas spotkań wewnętrznych z Personelem (np. spotkania robocze z Personelem, szkolenia, narady itp.),

Odp.: TAK – pytanie dotyczy również posiłków z dowozem udostępnianych Personelowi oraz Kontrahentom podczas spotkań biznesowych z Kontrahentami,

f) czy Państwa zapytanie dotyczy posiłków z dowozem udostępnianych Personelowi w ciągu dnia w trakcie godzin pracy, tzn. w przerwach pomiędzy wykonywaniem przez Personel obowiązków (tj. w czasie innym niż ww. spotkania wewnętrzne z Personelem oraz spotkania biznesowe z Kontrahentami),

‒ jeżeli Państwa zapytanie dotyczy także udostępnienia artykułów spożywczych oraz posiłków z dowozem w innych okolicznościach niż ww. należy precyzyjnie wskazać i opisać te okoliczności oraz wskazać w jaki sposób udostępnienie tych artykułów spożywczych i posiłków z dowozem służy prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej (wpływa na ogólne funkcjonowanie Spółki),

Odp.: TAK – pytanie dotyczy również posiłków z dowozem udostępnianych Personelowi w trakcie godzin pracy w ramach przysługującej pracownikom przerwy (przykładowo lunch i zamówienie pizzy z dowozem lub cateringu) w celu integracji pracowników i poprawy atmosfery w pracy.

2.czy są Państwo zobowiązani do zapewnienia Personelowi wymienionych we wniosku artykułów spożywczych oraz posiłków z dowozem na podstawie jakichkolwiek przepisów prawa np. przepisów prawa pracy, przepisów z zakresu BHP – jeżeli tak należy wskazać:

a) przepisy, z których wynika taki obowiązek,

b) które z wymienionych we wniosku artykułów spożywczych/posiłków w dowozem są Państwo zobowiązani zapewnić na podstawie tych przepisów,

Spółka nie jest zobowiązana do zapewnienie wymienionych artykułów spożywczych/ posiłków z dowozem. Jednakże aktualny standard rynkowy i sytuacja na rynku pracy wymusza takie działania.

3.czy są Państwo w stanie dokładnie przyporządkować jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana przez Państwa na potrzeby udostępnienia Personelowi oraz Kontrahentom w ogólnodostępnych (wspólnych) pomieszczeniach, jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana przez Państwa na potrzeby udostępnienia Personelowi oraz Kontrahentom podczas spotkań biznesowych z Kontrahentami oraz jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana przez Państwa na potrzeby udostępnienia Personelowi podczas spotkań wewnętrznych z Personelem (np. spotkania robocze z Personelem, szkolenia, narady itp.),

Odp.: Spółka nie ma możliwości przyporządkowania, o którym mowa w powyższym pytaniu. Przykładowo ta sama herbata jest zużywana przez pracowników, jak również są nią częstowani kontrahenci w przypadku spotkania biznesowego – analogicznie w przypadku owoców udostępnianych na stole w kuchni oraz w sali konferencyjnej. Spółka nie prowadzi żadnej ewidencji tych wydań/ udostępnień.

4.czy są Państwo w stanie dokładnie przyporządkować jaka część nabytych posiłków z dowozem jest wykorzystywana przez Państwa na potrzeby udostępnienia Personelowi oraz Kontrahentom podczas spotkań biznesowych z Kontrahentami,

Odp.: Spółka nie ma możliwości przyporządkowania, o którym mowa w powyższym pytaniu. Spółka nie prowadzi ewidencji kto ile skonsumował z bemarów w trakcie spotkań biznesowych/ ile skonsumował kawałków pizzy (pracownik czy kontrahent).

5.w jaki sposób udostępnienie wymienionych we wniosku artykułów spożywczych oraz posiłków z dowozem podczas spotkań wewnętrznych z Personelem służy prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej – należy wyjaśnić jaki jest związek pomiędzy udostępnieniem artykułów spożywczych oraz posiłków z dowozem a prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą, tj. w jaki sposób wpływa na uzyskanie przychodów, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Odp.: Zapewnienie Personelowi artykułów spożywczych i posiłków z dowozem ma na celu zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy w Spółce (zabezpieczenie źródła przychodów/ - bez pracowników Spółka nie jest w stanie prowadzić działalności gospodarczej). Jednocześnie wpływa pozytywnie na poprawę samopoczucia Personelu i atmosfery pracy oraz umożliwia skoncentrowanie się na wykonywaniu obowiązków, dzięki czemu zwiększa się wydajność i efektywność (lepsza sprzedaż, zwiększenie przychodów Spółki). Zapewnienie dostępu do produktów spożywczych ma również zachęcać Personel do wspólnego spędzania przerw (np.: obiadowej, czy przerwy na kawę) w pracy w kuchniach w biurach Wnioskodawcy, co powinno usprawniać wymianę wiedzy i informacji pomiędzy Personelem oraz poprawiać komunikację. Wymienione aspekty przekładają się bezpośrednio na sprawną realizację projektów, nad którymi Personel pracuje (zwiększenie przychodów). Stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, dbałość o pracownika/współpracownika przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez ww. osoby działań, skutkiem czego są wyższe przychody Spółki.

Zapewnienie Personelowi artykułów spożywczych ma na celu zwiększenie efektywności współpracy, zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy/ współpracy ze Spółką.

6.w jaki sposób udostępnienie wymienionych we wniosku artykułów spożywczych oraz posiłków z dowozem podczas spotkań biznesowych z Kontrahentami służy prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej – należy wyjaśnić jaki jest związek pomiędzy udostępnieniem artykułów spożywczych oraz posiłków z dowozem a prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą tj. w jaki sposób wpływa na uzyskanie przychodów, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Odp.: Zapewnienie Kontrahentom artykułów spożywczych i posiłków z dowozem ma na celu zachęcenie do podjęcia współpracy ze Spółką (zabezpieczenie źródła przychodów) - bez Kontrahentów Spółka nie jest w stanie prowadzić działalności gospodarczej). Dobra atmosfera w trakcie spotkań biznesowych przekłada się również na ceny usług, za które Spółka płaci (zwiększenie przychodów poprzez niższe koszty). Zapewnienie Kontrahentom artykułów spożywczych ma na celu zwiększenie efektywności współpracy, zachęcenie do podjęcia i kontynuowania/ współpracy ze Spółką.

Pytania

1.Czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze i posiłki z dowozem, udostępniane w biurach Spółki podczas spotkań i pracy Kontrahentom i Personelowi?

2.Czy Spółka ma prawo odliczyć naliczony VAT z faktur dokumentujących zakupy artykułów spożywczych i posiłków z dowozem, udostępnianych w biurach Spółki podczas spotkań i pracy Kontrahentom i Personelowi?

3.Czy Spółka nie ma obowiązku doliczenia przychodu Personelowi z tytułu spożycia artykułów spożywczych i posiłków z dowozem udostępnianych w biurach Spółki podczas pracy?

Niniejsza interpretacja dotyczy rozstrzygnięcia w zakresie pytania nr 1, tj. w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych w części dotyczącej ustalenia, czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze i posiłki z dowozem, udostępniane w biurach Spółki podczas spotkań i pracy Personelowi (Pracownikom i Współpracownikom), natomiast w części dotyczącej kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów wydatków na artykuły spożywcze i posiłki z dowozem, udostępniane w biurach Spółki podczas spotkań i pracy Kontrahentom wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie. Także w zakresie pytania nr 2 dotyczącego podatku od towarów i usług oraz w zakresie pytania nr 3 dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z ustawą z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych [dalej: Updop], kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu).

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• poniesienie przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
• definitywny charakter (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
• pozostawanie w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
• poniesienie w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
• właściwie udokumentowanie;
• nie znajdowanie się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 Updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Przez sformułowanie „w celu" należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu). Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

W art. 16 ust. 1 pkt 28 Updop wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów wymienione zostały koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ze względu na brak definicji reprezentacji w polskim prawie zwyczajowo uznaje się, że kosztami reprezentacyjnymi są taki które:

• służą wywoływaniu pozytywnego wrażenia;
• cechują się okazałością oraz ponadprzeciętną miarą.

Na podstawie orzeczenia NSA z 17 czerwca 2013 r. (sygn. II FSK 702/11) uznaje się również, że koszty reprezentacji (...) to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia. Zgodnie z tym orzeczeniem za koszty reprezentacyjne uznaje się wydatki, które pełnią funkcje wizerunkowe względem podatnika. Mają one zatem na celu:

• stworzenie określonego obrazu firmy na zewnątrz;
• przedstawienie podatnika w dobrym, korzystnym świetle oraz kreuje dobre wizerunek, a także miłą atmosferę.

Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy spojrzeć na ich cel. Jeśli wyłącznym bądź głównym celem ponoszonych wydatków jest wykreowanie pozytywnego obrazu firmy, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Za reprezentację można więc uznać każde działanie skierowane do kontrahentów lub osób trzecich mające na celu ułatwienie zawarcia umowy, stworzenie korzystnych warunków jej zawarcia, bądź po prostu perspektywy dobrej współpracy.

Na podstawie powyższego trudno uznać, że wydatki na artykuły spożywcze bądź poczęstunki typu pizza spełniają omówione przesłanki. W ocenie Spółki , koszty te nie mają bowiem wystawnego charakteru, nie cechują się okazałością ani ponadprzeciętną miarą. Tym samym, ze względu na fakt, że przedmiotowe wydatki nie stanowią reprezentacji nie podlegają one wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 Updop.

Warto zaznaczyć, że udostępnienie Kontrahentom i Personelowi artykułów spożywczych jest obecnie standardową praktyką na rynku. Co więcej brak zapewnienia produktów spożywczych znacząco utrudnia pozyskanie nowego Personelu oraz zatrzymanie dotychczasowego w Spółce. Zapewnienie Personelowi artykułów spożywczych ma na celu zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy u Wnioskodawcy. Jednocześnie wpływa pozytywnie na poprawę samopoczucia Personelu i atmosfery pracy oraz umożliwia skoncentrowanie się na wykonywaniu obowiązków, dzięki czemu zwiększa się wydajność i efektywność. Zapewnienie dostępu do produktów spożywczych ma również zachęcać Personel do wspólnego spędzania przerw (np.: obiadowej, czy przerwy na kawę) w pracy w kuchniach w biurach Wnioskodawcy, co powinno usprawniać wymianę wiedzy i informacji pomiędzy Personelem oraz poprawiać komunikację. Wymienione aspekty przekładają się bezpośrednio na sprawną realizację projektów, nad którymi Personel pracuje. Stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, dbałość o pracownika/współpracownika przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez ww. osoby działań, skutkiem czego są wyższe przychody Wnioskodawcy.

W interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów 25 listopada 2013 r. Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, wskazano, że „analiza tez wyroku NSA z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11 prowadzi do wniosku, iż nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. i art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej”.

Zapewnienie Kontrahentom i Personelowi artykułów spożywczych ma na celu między innymi zwiększenie efektywności współpracy, zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy/ współpracy z Wnioskodawcą. W świetle powyższych wyjaśnień należy stwierdzić, że wydatki na zakup artykułów spożywczych opisanych w przedstawionym we wniosku stanie faktycznym, zarówno w zakresie, w jakim dotyczą Kontrahentów jak i Pracowników, wykazują pośredni związek z uzyskaniem przychodów przez Spółkę. Tym samym, spełniają one przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy Updop.

Analogiczne stanowiska potwierdzają m.in. interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 listopada 2021 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.438.2021.1.MZA oraz 21 stycznia 2021 r., sygn. DOP4.8221.8.2021.CPXV.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie wskazać należy jeszcze raz, że przedmiotem niniejszej interpretacji jest wyłącznie ocena stanowiska Wnioskodawcy w zakresie ustalenia, czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze i posiłki z dowozem, udostępniane w biurach Spółki podczas spotkań i pracy Personelowi (Pracownikom i Współpracownikom). Natomiast w zakresie kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów uzyskania przychodów wydatków na artykuły spożywcze i posiłki z dowozem, udostępniane w biurach Spółki podczas spotkań i pracy Kontrahentom wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT), pod warunkiem, że dokona oceny pod kątem celowości i wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością, podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić wcześniej opisany związek. Zauważyć należy, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu). Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka ponosi wydatki na artykuły spożywcze, które udostępnia nieodpłatnie swoim Kontrahentom oraz Pracownikom i Współpracownikom w biurze w (…) oraz (…) (kuchnia, sale konferencyjne), gdzie prowadzona jest działalność gospodarcza. Spółka nabywa w szczególności artykuły takie jak: woda, kawa, herbata, cukier, owoce, mleko (inne napoje np. napój sojowy, owsiany, ryżowy, kokosowy i podobne używane do kawy zamiast mleka), napoje gazowane, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, inne słodycze oraz sporadycznie posiłki z dowozem. Wymienione produkty są dostępne we wspólnych pomieszczeniach biurowych Spółki, a ich wykorzystanie nie jest szczegółowo ewidencjonowane ani limitowane (nie ma również obowiązku spożywania udostępnianych artykułów spożywczych czy posiłków). Kontrahenci oraz Personel Spółki mogą korzystać ze wskazanych artykułów tylko w czasie spotkań biznesowych lub godzin pracy (w tym podczas przerw). Produkty spożywcze nabywane przez Spółkę nie są wystawne, okazałe lub luksusowe. Standardem na rynku jest udostępnianie tego rodzaju benefitów swoim kontrahentom, pracownikom czy współpracownikom, a Spółka stara się od niego nie odbiegać.

Wnioskodawca wskazuje, że możliwość spożycia w ciągu dnia pracy artykułów spożywczych wpływa pozytywnie na atmosferę w biurach, a tym samym ma realny wpływ na poprawę efektywności Personelu. Wskazane powyżej zakupy wiążą się bezpośrednio z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą i powodują niewątpliwie korzyści o charakterze ekonomicznym. Ponadto zapewnienie Personelowi artykułów spożywczych i posiłków z dowozem ma na celu zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy w Spółce (zabezpieczenie źródła przychodów/ - bez pracowników Spółka nie jest w stanie prowadzić działalności gospodarczej). Jednocześnie wpływa pozytywnie na poprawę samopoczucia Personelu i atmosfery pracy oraz umożliwia skoncentrowanie się na wykonywaniu obowiązków, dzięki czemu zwiększa się wydajność i efektywność (lepsza sprzedaż, zwiększenie przychodów Spółki). Zapewnienie dostępu do produktów spożywczych ma również zachęcać Personel do wspólnego spędzania przerw (np.: obiadowej, czy przerwy na kawę) w pracy w kuchniach w biurach Wnioskodawcy, co powinno usprawniać wymianę wiedzy i informacji pomiędzy Personelem oraz poprawiać komunikację. Wymienione aspekty przekładają się bezpośrednio na sprawną realizację projektów, nad którymi Personel pracuje (zwiększenie przychodów). Stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, dbałość o pracownika/współpracownika przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez ww. osoby działań, skutkiem czego są wyższe przychody Spółki.

W analizowanym zakresie za kierunkowe kryterium wykładni art. 15 ust. 1 ustawy o CIT trzeba przyjąć kryterium celu poniesionego kosztu. Wiąże się ono z zamiarem działania podatnika zdeterminowanym na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła, a tym samym we wpływie (bezpośrednim lub pośrednim) ponoszonego wydatku na powstanie lub zwiększenie osiąganego przychodu lub we wpływie na zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła. W tym kontekście istotne jest również, aby ocena zachowania podatnika, kwalifikującego określony wydatek jako koszt podatkowy, była dokonywana z perspektywy jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wiedzy na temat tego, czy dany wydatek może obiektywnie przyczynić się do realizacji pożądanego celu - osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła - co jednak oczywiście nie oznacza, że cel ten musi być zawsze osiągnięty.

Ponadto wskazać należy, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to Spółka zobowiązana jest wykazać, że ponoszone przez nią ww. wydatki pozostają w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą i pozostają w związku o jakim mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił – w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT – koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Mimo, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, to zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.

Zatem reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników. Koszty te nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, natomiast pozostają w związku z osiąganymi przychodami. Bezsprzecznie bowiem stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, dbałość o pracownika/współpracownika wiąże te osoby z Wnioskodawcą co przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez ww. osoby działań, skutkiem czego są wyższe przychody Wnioskodawcy.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpoznawanej sprawy zauważyć należy, że opisane w zdarzeniu przyszłym wydatki poniesione na Personel (Pracowników i Współpracowników) spełniają kryteria przesłanki pozytywnej zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu, tj. związku ponoszonych wydatków z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła.

Wydatki ponoszone przez Spółkę dotyczące zakupu artykułów spożywczych z przeznaczeniem dla pracowników są bowiem przejawem starań Spółki o kondycję i samopoczucie pracowników, co w dalszej perspektywie może przyczyniać się do poprawy atmosfery w miejscu pracy, zwiększania motywacji do pracy, wzrostu wydajności pracy. To z kolei pozwoli szybciej i sprawniej zrealizować cele biznesowe założone przez Spółkę, co może przełożyć się na uzyskiwane przez Spółkę przychody. Zapewnienie dostępu do produktów spożywczych czy zamówienie posiłków z dostawą ma również zachęcać Personel do wspólnego spędzania przerw (np.: obiadowej, czy przerwy na kawę) w pracy w kuchniach w biurach Wnioskodawcy, co powinno usprawniać wymianę wiedzy i informacji pomiędzy Personelem oraz poprawić komunikację. Ponadto, udostępnienie pracownikom artykułów spożywczych ma ich zachęcić do podjęcia i kontynuowania pracy u Wnioskodawcy.

Koszty poniesione przez Spółkę na zakup artykułów spożywczych udostępnianych następnie do ogólnej konsumpcji pracownikom Spółki w czasie ich pracy, nie należą także do kategorii kosztów reprezentacyjnych. Wydatki na artykuły spożywcze są w istocie „kosztami pracowniczymi” podobnymi w swej naturze do innych świadczeń płacowych oraz pozapłacowych dokonywanych na rzecz pracowników. Wydatki te mają wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników. Powyższe odnosi się także do zamówionych posiłków.

Taki związek przyczynowo-skutkowy z osiąganiem przychodów ze źródła przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów wykazują również wydatki na zakup artykułów spożywczych oraz zamówionych posiłków, które udostępniane są osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych, tj. osobom fizycznym prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą czy zatrudnionych na umowę zlecenie („Współpracownicy”). Wnioskodawca zapewnia Pracownikom i Współpracownikom obok odpowiednio skalkulowanego wynagrodzenia również odpowiednie warunki pracy. Stąd gwarantuje im stały dostęp do artykułów spożywczych. Spółka oferuje Personelowi artykuły spożywcze, które wyłożone są w kuchniach oraz ogólnodostępnych powierzchniach biur Wnioskodawcy oraz zamawiane posiłki z przeznaczeniem do konsumpcji na miejscu podczas wykonywania w biurze obowiązków zawodowych przez Pracowników i Współpracowników oraz artykuły dostępne w biurach Wnioskodawcy w trakcie spotkań wewnętrznych. Brak zapewnienia produktów spożywczych znacząco utrudnia pozyskanie nowego Personelu oraz zatrzymanie dotychczasowego. Zapewnienie Personelowi artykułów spożywczych ma na celu między innymi zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy u Wnioskodawcy i prowadzi do zmniejszeniem fluktuacji, Personelu, co bez wątpienia przyczynia się do zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów.

Odnosząc powyższe rozważania do opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku stwierdzić należy, że Spółka ma prawo zaliczyć poniesione wydatki na artykuły spożywcze i posiłki z dowozem, udostępniane w biurach Spółki podczas spotkań i pracy Personelowi do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji, o których w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

W świetle powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Niniejsza interpretacja dotyczy rozstrzygnięcia w zakresie pytania nr 1, tj. w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych w części dotyczącej ustalenia, czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze i posiłki z dowozem, udostępniane w biurach Spółki podczas spotkań i pracy Personelowi (Pracownikom i Współpracownikom), natomiast w części dotyczącej kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów uzyskania przychodów wydatków na artykuły spożywcze i posiłki z dowozem, udostępniane w biurach Spółki podczas spotkań i pracy Kontrahentom wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie. Także w zakresie pytania nr 2 dotyczącego podatku od towarów i usług oraz w zakresie pytania nr 3 dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651).