Dokumentacja czasu pracy

Pojęcie „dokumentacja pracownicza” najczęściej odnosi się do ewidencji czasu pracy jako podstawowego, obowiązkowego elementu prowadzonej przez pracodawcę dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz wskazanych przez prawodawcę dokumentów przechowywanych wraz z ewidencją czasu pracy. Przy szerokim jednak podejściu to także harmonogramy czasu pracy, potwierdzenia obecności w pracy (np. lista obecności, dane z systemu elektronicznego, za pomocą którego potwierdzana jest obecność w pracy), jak też sama dokumentacja związana z ustaleniem konkretnych rozwiązań z zakresu czasu pracy (regulamin pracy, obwieszczenie o czasie pracy, porozumienia z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników). W tekście przedstawiamy ewidencję dokumentów oraz prawidłowe ich przechowywanie.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Na podstawie art. 94 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.), pracodawca jest zobowiązany m.in.:

• prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
• przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Zakres dokumentacji w sprawach związanych z czasem pracy określa § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej). W jej skład wchodzą m.in. ewidencja czasu pracy oraz znaczny nawet zakres dokumentów związanych z czasem pracy (wnioski, zgody).