Interpretacja indywidualna z dnia 4 maja 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-1.4011.207.2023.1.KP

Obowiązki płatnika w związku z przyznaniem uprawnionym pracownikom kart żywieniowych.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 marca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 8 marca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku z przyznaniem uprawnionym pracownikom kart żywieniowych. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzeń przyszłych

(…) S.A. (zwana dalej Spółką lub Wnioskodawcą) zatrudnia pracowników w warunkach szczególnie uciążliwych. Zgodnie z art. 232 Kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm., dalej: Kodeks pracy) pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określiła, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania. Zgodnie z § 1 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. z 1996 r., Nr 60 poz. 279, z późn. zm„ dalej: Rozporządzenie) pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie posiłki wydawane ze względów profilaktycznych, zwane dalej "posiłkami", w formie jednego dania gorącego, z zastrzeżeniem § 2 ust. 2 Rozporządzenia.

Dodatkowo, stosownie do § 1 pkt 2 Rozporządzenia, obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie takim pracownikom napojów, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.

Z kolei w myśl § 2 ust. 2 Rozporządzenia, pracodawca zapewnia pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie. Stosownie do § 5 Rozporządzenia, stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków w sposób, o którym mowa w § 2 ust. 2 Rozporządzenia, ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników. Dokumentem regulującym te kwestie w Spółce jest odpowiednie zarządzenie Prezesa Zarządu (Zarządzenie Nr (…) Prezesa (…) S.A. z dnia (…) r. w sprawie ustalenia stanowisk pracy uprawnionych do otrzymywania posiłku profilaktycznego w (…) S.A., dalej Zarządzenie). W Zarządzeniu wskazano, że Wnioskodawca jest zobligowany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie odpowiednik posiłków profilaktycznych.

Szczegółowy wykaz stanowisk, na których zatrudnienie uprawnia do uzyskania odpowiednika posiłku profilaktycznego, określa załączona do dokumentu lista, opracowana zgodnie z wymogami Rozporządzenia. Uwzględniając realne możliwości Spółki, nie dysponującej siecią stołówek oddziałowych, na mocy Zarządzenia wprowadzono stosowanie bonów miesięcznych na posiłki profilaktyczne, które są realizowane w określonych placówkach handlowych. Ich otrzymanie nie wiąże się z żadną odpłatnością ze strony pracownika. Bon upoważnia pracownika do odebrania we wskazanych placówkach handlowych produktów żywnościowych, niezbędnych do przygotowania posiłków we własnym zakresie. Zatrudnieni, którym przysługuje odpowiednik posiłku profilaktycznego, są także uprawnieni do otrzymania napojów, o których mowa w § 1 pkt 2 Rozporządzenia. Wykorzystują otrzymane bony także na nabycie napojów, w ilości zaspokajającej ich potrzeby, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, a w przypadkach określonych Rozporządzeniem - napoje wzbogacone w sole mineralne i witaminy.

Bony przysługują pracownikom Wnioskodawcy, pracującym na stanowiskach określonych w Zarządzeniu, wyłącznie za efektywnie przepracowane dniówki. Wartość dniówkowa bonu jest ustalana w drodze stosownych porozumień Zarządu Spółki z organizacjami związkowymi. Bony nie są wydawane za dniówki absencji tak chorobowej, jak i nieusprawiedliwionej lub urlopowej. Zamiana bonów na wypłaty gotówkowe lub ich realizacja w inny sposób nie jest możliwa.

Aktualnie Spółka rozważa - w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi - rezygnację z wydawania bonów i wprowadzenie w ich miejsce systemu kart debetowych przedpłaconych (tzw. karta prepaid, dalej Karta lub Karty). Zmiana motywowana jest dążeniem do wywiązywania się z obowiązków, jakie nakłada art. 232 Kodeksu pracy, z wykorzystaniem nowoczesnych środków, ułatwiających ich wykonanie w sposób najbardziej efektywny, tak z perspektywy pracodawcy, jak i uprawnionego pracownika.

Karty będą wydawane pracownikom, którym przysługują posiłki profilaktyczne i napoje (zgodnie z przepisami Rozporządzenia) i będą uprawniały wyłącznie do nabycia na ich podstawie gotowych posiłków profilaktycznych lub artykułów spożywczych z przeznaczeniem do celów profilaktycznych i regeneracji sił pracowników, zgodnie z przepisami o bezpieczeństwie i higienie pracy (art. 232 Kodeksu pracy i Rozporządzenie).

Emitentem Kart będzie bank. Spółka zawrze stosowną umowę z bankiem, na mocy której stanie się właścicielem Kart niespersonalizowanych, czyli karty zostaną wystawione na Wnioskodawcę. Numer takiej karty będzie wskazywał numer pracowniczy osoby, której należą się profilaktyczne posiłki i napoje. Okres ważności Karty wyniesie 60 miesięcy. Spółka będzie co miesiąc, na początku danego miesiąca, zasilać Karty przydzielone pracownikom. Uprawnienie danego pracownika do otrzymania nieodpłatnie posiłków profilaktycznych i napojów będzie weryfikowane w każdym miesiącu. Kwota zasilenia Karty odpowiadać będzie iloczynowi efektywnie przepracowanych dniówek w miesiącu poprzednim oraz wartości dniówkowej. Wartość dniówkowa zostanie ustalona w drodze stosownych porozumień Zarządu Spółki z organizacjami związkowymi. Jako efektywnie przepracowane dniówki nie będą uznawane dniówki absencji tak chorobowej, jak i nieusprawiedliwionej lub urlopowej. Zatem udostępniona kwota będzie adekwatna do liczby dni wykonywania przez pracownika prac uzasadniających wydawanie posiłków profilaktycznych i napojów (§ 6 ust. 1 Rozporządzenia). Wnioskodawca będzie przekazywał Karty tylko tym pracownikom, w odniesieniu do których jest zobowiązany do realizacji obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych i napojów zgodnie z przepisami prawa pracy (Kodeks pracy oraz Rozporządzenia). W systemie bankowym dany użytkownik Karty nie będzie figurował jako właściciel środków na Karcie. Zatrudnieni użytkujący Karty nie będą uprawnieni do wypłat środków w bankomatach czy otrzymania na ich podstawie jakichkolwiek kwot w gotówce (np. wynikających z niewykorzystanego salda, usługi cashback).

Bank zapewni blokadę realizacji płatności Kartą w Internecie. Karty uprawniać będą do nabycia gotowych posiłków lub artykułów spożywczych i napojów bezalkoholowych w ściśle określonym typie placówek (restauracje, bary, sklepy spożywcze, piekarnie, sklepy mięsne itp.). Są to placówki, oferujące produkty żywnościowe (artykuły spożywcze) lub usługi związane z przygotowaniem posiłków (np. usługi cateringowe i gastronomiczne). Użycie karty tylko w tego typu punktach sprzedaży zostanie zapewnione poprzez ograniczenie możliwości wykorzystania karty wyłącznie do placówek posługujących się odpowiednim kodem MCC (Merchant Category Code), stosownie do wybranego profilu działalności sprzedawcy. Kod MCC stanowi czterocyfrowy numer służący do identyfikacji działalności gospodarczej prowadzonej przez akceptanta kart płatniczych i jest nadawany w chwili zainstalowania terminala płatniczego (POS) w danym punkcie handlowym czy usługowym. Lista placówek będzie znana Wnioskodawcy i użytkownikowi Karty. Dodatkowo wystawca wprowadzi na Karcie oznaczenie, że uprawnia ona do nabycia posiłków profilaktycznych (posiłków lub artykułów spożywczych) oraz napojów (bezalkoholowych). Zakup będzie możliwy jedynie do wysokości środków pieniężnych, do której Karta została zasilona przez Spółkę. Każda transakcja Kartą pomniejszy wartość dostępnych środków pieniężnych. Pracownik będzie miał możliwość sprawdzenia stanu środków, dostępnych na Karcie. Środki te nie będą oprocentowane. Każdorazowo zakup z użyciem Karty będzie wymagał autoryzacji poprzez podanie przez zatrudnionego - użytkownika indywidualnie przypisanego kodu PIN (nie może być on ujawniany żadnej osobie trzeciej). Szczegółowe zasady korzystania z Kart będą określone w regulaminie użytkowania tych Kart (uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi). Pracownik, będący użytkownikiem Karty, zostanie zobowiązany do potwierdzenia, że zapoznał się z treścią takiego regulaminu i zobowiązuje się do jego stosowania. Dodatkowo wymagane będzie złożenie przez niego oświadczenia. W dokumencie tym potwierdzi świadomość faktu, że Karta jest zamiennikiem bonów na posiłki profilaktyczne. Zobowiąże się w nim także do wykorzystywania Karty wyłącznie do dokonywania zakupów posiłków, artykułów spożywczych oraz napojów, z wyłączeniem wyrobów tytoniowych i napojów alkoholowych. Jeżeli zostanie stwierdzone niezgodne z przeznaczeniem wykorzystanie Karty, jej użytkownik będzie zobowiązany do zwrotu środków związanych z nieuprawnionym użyciem Karty. 

Pytania

1.Czy wartość środków na Karcie, przekazanej nieodpłatnie pracownikowi celem wywiązania się przez Spółkę z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych, będzie stanowić przychód pracownika zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 b ustawy o PDOF?

2.Czy w związku z wydaniem pracownikom Kart, celem wywiązania się przez Spółkę z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych, Spółka będzie obowiązana, działając jako płatnik, do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłacania ich we właściwym terminie na rachunek właściwego urzędu skarbowego?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki, w odniesieniu do pytania nr 1, wartość środków na karcie debetowej przedpłaconej, przekazanej nieodpłatnie pracownikowi celem wywiązania się przez Spółkę z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych, będzie stanowić przychód pracownika zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 b ustawy o PDOF.

Stosownie do art. 9 ust. 1 ustawy o PDOF, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Z kolei w myśl art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Co do zasady zatem, uzyskiwane od pracodawcy świadczenia nieodpłatne, jak m.in. bony, talony, kupony lub inne dowody uprawniające do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych uznać należy za przychód ze stosunku pracy.

Natomiast, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 b ustawy o PDOF, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych. Wskazana regulacja umożliwia więc zastosowanie zwolnienia z opodatkowania wartości wydanych pracownikom bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów, jeżeli spełnione są określone w przepisie warunki.

Jak wskazywano w opisie zdarzenia przyszłego, zgodnie z § 2 ust. 2 Rozporządzenia, jeżeli pracodawca ze względów organizacyjnych nie jest w stanie wydać pracownikowi posiłku w formie jednego dania gorącego, ma możliwość przekazania pracownikowi bonów, talonów, kuponów oraz innych do dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie posiłku profilaktycznego lub produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie. Art. 21 ust. 1 pkt 11 b ustawy o PDOF wyraźnie koresponduje zatem z treścią § 2 ust. 2 Rozporządzenia. Zwolnienie jest przewidziane dla sytuacji dopuszczonej przepisami prawa pracy, tj. gdy pracodawca nie ma możliwości wydania gorącego posiłku, oferuje natomiast inne rozwiązania przewidziane Rozporządzeniem, czyli bon, talon, kupon lub inny dowód uprawniający do uzyskania posiłku profilaktycznego czy artykułów spożywczych. Zastosowane przez ustawodawcę określenia „bon”, „talon” czy „kupon” nie posiadają swojej definicji legalnej. Zgodnie z internetowym słownikiem języka polskiego PWN (https://sjp.pwn.pl/) „bon” stanowi dowód uprawniający do otrzymania w oznaczonym terminie pewnych towarów, sumy pieniędzy lub usług, „talon” jest kuponem upoważniającym do otrzymania lub zakupu czegoś, a określenie „kupon” oznacza m.in. „odcinek biletu, karty rabatowej, papieru wartościowego itp., odrywany od nich na znak ich wykorzystania lub skorzystania z oferty; też: dokument, na który składają się takie odcinki”. Mając na względzie zatem wykładnię językową, karty debetowe przedpłacone nie są bonami, talonami czy kuponami. Należy jednak uznać, że stanowią inny dowód, uprawniający do otrzymania na jego podstawie posiłków, artykułów spożywczych oraz napojów bezalkoholowych, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 b ustawy o PDOF. Zarówno w przepisach prawa pracy, jak i podatkowych, nie wskazano zamkniętego katalogu dowodów, uprawniających do otrzymania napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych. Uznać zatem należy, że ustawodawca dopuszcza wyposażenie pracownika we wszelkie możliwe dowody (środki, nośniki), mające prowadzić do takiego rezultatu, że posługujący się nimi zatrudniony uzyska w placówce gastronomicznej czy handlowej posiłek albo środki spożywcze. Sformułowanie przepisu (korespondujące z regulacjami Rozporządzenia) wskazuje na intencję ustawodawcy, aby nie ograniczać dróg do realizacji obowiązków, płynących z przepisów prawa pracy. Zwolnieniem objęta będzie więc także sytuacja wykorzystania nowoczesnych rozwiązań, jakie pojawiają się dzięki postępowi technicznemu i zmieniającym się warunkom gospodarczo-biznesowym (m.in. karty debetowe przedpłacone).

Wnioskodawca nie ma realnych możliwości wydania posiłku profilaktycznego (brak sieci stołówek oddziałowych). W porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi zamierza wprowadzić Karty. Karty będą wydawane pracownikom, którym przysługują posiłki profilaktyczne i napoje na podstawie Rozporządzenia i będą uprawniały wyłącznie do nabycia na ich podstawie gotowych posiłków profilaktycznych lub artykułów spożywczych z przeznaczeniem do celów profilaktycznych i regeneracji sił pracowników, zgodnie z przepisami o bezpieczeństwie i higienie pracy. Sposób używania Kart będzie ściśle określony i monitorowany, co zostało szczegółowo wskazane w opisie zdarzenia przyszłego. Mając na względzie wskazane uwarunkowania, w opinii Spółki Karty stanowić będą dowód uprawniający do otrzymania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych oraz napojów bezalkoholowych, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 b ustawy o PDOF. Zatem możliwe jest zastosowanie wskazanego zwolnienia w odniesieniu do wartości Kart, otrzymanych przez pracownika.

Dodać także należy, że pogląd o dopuszczalności zastosowania art. 21 ust. 1 pkt 11 b ustawy o PDOF w odniesieniu do wartości kart debetowych przedpłaconych, uprawniających pracowników do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych oraz napojów bezalkoholowych, jest aprobowany w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych.

Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z dnia 3 marca 2022 r., sygn. 0112- KDIL2-1.4011.1217.2021.2.DJ Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyraził stanowisko:"[...] Karty mogą być uznane – oprócz wskazanych wprost w art. 21 ust. 1 pkt 11 b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych bonów, talonów i kuponów - za inne dowody, których wartość, przy zachowaniu warunków przewidzianych w tym przepisie, objęta jest zwolnieniem przedmiotowym. Wobec tego w niniejszej sprawie, wartość finansowanych i przekazywanych przez Państwa pracownikom kart pre- paid (przedpłaconych) - celem wywiązania się przez Państwa z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych i napojów wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy - będzie stanowiła dla pracowników przychód ze stosunku pracy, jednakże zwolniony od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych." Analogicznie wypowiedział się również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 6 grudnia 2021 r„ sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.812.2021.1.GG, uznając: „[...] w opisanej we wniosku sytuacji, gdy na podstawie wydanych pracownikom Kart na posiłki profilaktyczne nie będzie możliwości nabycia towarów niemających charakteru posiłków profilaktycznych to wartość finansowanych i przekazywanych przez Spółkę pracownikom Kart - celem wywiązania się przez Nią z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy - będzie stanowiła dla pracowników przychód ze stosunku pracy. Przychód ten będzie jednak zwolniony od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”. Tego rodzaju pogląd potwierdzają również interpretacje indywidualne wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

-z dnia 1 lutego 2023 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.916.2022.1.GG,

-z dnia 1 lutego 2021 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.796.2020.2.AMN,

-z dnia 19 sierpnia 2020 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.431.2020.1.JM,

-z dnia 24 stycznia 2020 r., sygn. 0115-KDIT2.4011.57.2019.1.HD,

-z dnia 16 stycznia 2020 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.703.2019.2.ST,

-z dnia 10 października 2018 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.445.2018.1.RR.

Reasumując, wartość środków na Karcie, przekazanej nieodpłatnie pracownikowi celem wywiązania się przez Spółkę z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych, będzie stanowić przychód pracownika zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 b ustawy o PDOF.

Zdaniem Spółki, w odniesieniu do pytania nr 2, zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o PDOF, zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

W myśl z kolei art. 38 ust. 1 ustawy o PDOF, płatnicy, o których mowa w art. 32 ustawy, przekazują, co do zasady, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby.

Jak wskazywano, świadczenia nieodpłatne względem zatrudnionych, stanowią przychód ze stosunku pracy, przy czym w przypadkach wskazanych w ustawie o PDOF mogą skorzystać ze zwolnienia. Jednym z przepisów, wyłączających opodatkowanie, jest art. 21 ust. 1 pkt 11 b ustawy o PDOF. Co podkreślano, regulacja ta może mieć zastosowanie w przypadku wydania nieodpłatnie pracownikom Kart, uprawniających do otrzymania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych oraz napojów bezalkoholowych, w sytuacji, gdy mimo ciążącego obowiązku pracodawca nie jest w stanie wydać uprawnionym pracownikom posiłku profilaktycznego. W efekcie Spółka nie będzie zobowiązana, działając jako płatnik, do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłacania ich we właściwym terminie na rachunek właściwego urzędu skarbowego w odniesieniu do wartości, na jaką będą zasilane Karty. Przywoływane w uzasadnieniu stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 interpretacje indywidualne także potwierdzają prawidłowość takiego poglądu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022, poz. 2647 ze zm.):

Stosownie zaś do treści art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychód należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno w postaci pieniężnej, jak i w postaci niepieniężnej, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Użyte w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych sformułowanie „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy właściwie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia otrzymane od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

W świetle powyższego, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą.

Jednocześnie stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolna od podatku dochodowego jest:

Natomiast prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników reguluje ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020, poz. 1359 ze zm.). Obowiązek pracodawcy zapewnienia nieodpłatnie pracownikom zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych wynika z art. 232 Kodeksu pracy. Zgodnie bowiem z tym przepisem:

Rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, które powinny spełnić, a także przypadki i warunki ich wydawania określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. Nr 60, poz. 279).

Zgodnie z § 1 pkt 1 tego rozporządzenia:

Natomiast na podstawie § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że jesteście Państwo zobligowani zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie odpowiednik posiłków profilaktycznych. Uwzględniając realne możliwości Spółki, nie dysponującej siecią stołówek oddziałowych, na mocy zarządzenia wprowadzono stosowanie bonów miesięcznych na posiłki profilaktyczne, które są realizowane w określonych placówkach handlowych. Zatrudnieni, którym przysługuje odpowiednik posiłku profilaktycznego wykorzystują otrzymane bony także na nabycie napojów, w ilości zaspokajającej ich potrzeby.

Aktualnie Spółka rozważa - w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi - rezygnację z wydawania bonów i wprowadzenie w ich miejsce systemu kart debetowych przedpłaconych (tzw. karta prepaid, dalej Karta lub Karty). Zmiana motywowana jest dążeniem do wywiązywania się z obowiązków, jakie nakłada art. 232 Kodeksu pracy, z wykorzystaniem nowoczesnych środków, ułatwiających ich wykonanie w sposób najbardziej efektywny, tak z perspektywy pracodawcy, jak i uprawnionego pracownika.

Karty będą wydawane pracownikom, którym przysługują posiłki profilaktyczne i napoje (zgodnie z przepisami Rozporządzenia) i będą uprawniały wyłącznie do nabycia na ich podstawie gotowych posiłków profilaktycznych lub artykułów spożywczych z przeznaczeniem do celów profilaktycznych i regeneracji sił pracowników, zgodnie z przepisami o bezpieczeństwie i higienie pracy (art. 232 Kodeksu pracy i Rozporządzenie).

Emitentem Kart będzie bank. Spółka zawrze stosowną umowę z bankiem, na mocy której stanie się właścicielem Kart niespersonalizowanych, czyli karty zostaną wystawione na Wnioskodawcę. Numer takiej karty będzie wskazywał numer pracowniczy osoby, której należą się profilaktyczne posiłki i napoje. Okres ważności Karty wyniesie 60 miesięcy. Spółka będzie co miesiąc, na początku danego miesiąca, zasilać Karty przydzielone pracownikom. Uprawnienie danego pracownika do otrzymania nieodpłatnie posiłków profilaktycznych i napojów będzie weryfikowane w każdym miesiącu. Kwota zasilenia Karty odpowiadać będzie iloczynowi efektywnie przepracowanych dniówek w miesiącu poprzednim oraz wartości dniówkowej. Jako efektywnie przepracowane dniówki nie będą uznawane dniówki absencji tak chorobowej, jak i nieusprawiedliwionej lub urlopowej. Zatem udostępniona kwota będzie adekwatna do liczby dni wykonywania przez pracownika prac uzasadniających wydawanie posiłków profilaktycznych i napojów (§ 6 ust. 1 Rozporządzenia). Wnioskodawca będzie przekazywał Karty tylko tym pracownikom, w odniesieniu do których jest zobowiązany do realizacji obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych i napojów zgodnie z przepisami prawa pracy (Kodeks pracy oraz Rozporządzenia). W systemie bankowym dany użytkownik Karty nie będzie figurował jako właściciel środków na Karcie. Zatrudnieni użytkujący Karty nie będą uprawnieni do wypłat środków w bankomatach czy otrzymania na ich podstawie jakichkolwiek kwot w gotówce.

Zauważyć należy, że z literalnego brzmienia przepisu art. 21 ust. 11b ustawy PIT nie wynika, aby na pracodawcę nałożony został dodatkowy obowiązek polegający na weryfikacji sposobu realizacji bonu, kuponu, lub innego dowodu uprawniającego pracownika do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych, lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

W świetle powyższego, wartość środków na karcie, przekazanej nieodpłatnie pracownikowi celem wywiązania się przez Spółkę z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych, będzie stanowić dla Państwa pracowników przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy PIT. Jednocześnie przychód ten będzie korzystał ze zwolnienia przewidzianego wyłącznie w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy PIT. W konsekwencji, w przedmiotowym zakresie nie ciążą na Państwu obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).