Jak rozliczyć w księgach rachunkowych wynajem mieszkania dla pracownika

Przedsiębiorca zamierza wynająć dla swojego pracownika mieszkanie. Czy będzie ono stanowiło dla pracownika przychód, a dla pracodawcy koszt? Czy informacja o wynajmie mieszkania powinna być zapisana w umowie o pracę? Jak rachunkowo rozliczyć taki najem w przypadku nieodpłatnego udostępnienia pracownikowi mieszkania?

Wynajem mieszkania dla pracownika jest uznawany za jego przychód podatkowy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz oskładkowaniu ZUS. Dla pracodawcy stanowi – w większości przypadków – koszt uzyskania przychodu. Zasady i warunki wynajmu mieszkania dla pracownika powinny znaleźć się w umowie o pracę, gdyż pozwala to uniknąć sporów dotyczących podatków i składek ZUS. Wydatki ponoszone przez firmę z tytułu najmu mieszkania dla pracownika wykonującego pracę w ramach podstawowej działalności powinny obciążać podstawową działalność operacyjną jednostki (tj. konto 40-6 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” i/lub odpowiednie konto zespołu 5). Jeśli jednak firma jest tylko pośrednikiem w wynajmie mieszkania, to ewidencja powinna być prowadzona na kontach pozostałych kosztów i przychodów podatkowych. Szczegóły – w uzasadnieniu.

Wiele branż boryka się z trudnościami w znalezieniu wykwalifikowanej kadry. W związku z tym pracodawcy stosują różnego rodzaju „narzędzia” rekrutacyjne. Jednym z nich jest zapewnienie (wynajęcie) pracownikowi lokalu mieszkalnego.

Wynajem pracownikowi mieszkania a podatek PIT i ZUS 

Przychód pracownika z nieodpłatnych świadczeń. Nieodpłatne udostępnienie mieszkania pracownikowi – co do zasady – stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje bowiem, że: