Czy na liście obecności trzeba odnotować dni z pracą zdalną

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, w której nie przewiduje się konieczności odnotowywania pracy zdalnej. Odnotowywanie w szczególny sposób dni pracy zdalnej na liście obecności także nie jest konieczne. Praca zdalna jest bowiem normalnym dniem pracy, z tym że jest wykonywana w formie nie stacjonarnej, ale zdalnej.

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ponadto przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (§ 6 pkt 1 lit. 1) zobowiązują pracodawcę do prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Powinna ona obejmować dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzi ewidencja czasu pracy zawierająca m.in. informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych. Przepisy ww. rozporządzenia nie zobowiązują pracodawcy do zamieszczania w ewidencji czasu pracy informacji, że praca była wykonywana zdalnie.

Przepisy Kodeksu pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku prowadzenia listy obecności, a co za tym idzie - nie zawierają wytycznych odnośnie do elementów, które taka lista powinna zawierać. W praktyce lista obecności może być narzędziem pomocnym w realizacji obowiązku odnotowywania przybycia pracownika do pracy i potwierdzania jego obecności w pracy zgodnie z godzinami wynikającymi z grafiku. Pracodawca może zatem, ale nie musi, odnotowywać na liście obecności fakt, że pracownik wykonuje danego dnia pracę w formie zdalnej. Z przepisów prawa pracy nie wynika, jakie elementy powinna zawierać lista obecności. Nie ma żadnego powszechnie obowiązującego wzoru listy obecności, więc pracodawca może sam opracować jej formularz lub skorzystać z dostępnych na rynku gotowych druków.

Z uwagi na to, że nie ma obowiązku powadzenia listy obecności pracowników ani też nie funkcjonują obowiązkowe wzory tych list - nie ma także żadnych powszechnie obowiązujących oznaczeń, które umieszcza się na takiej liście.

Obowiązek potwierdzania przez pracownika obecności w pracy na liście obecności może wynikać z regulaminu pracy lub w przypadku pracodawców, którzy nie są zobowiązani do wydawania regulaminu - z pisemnej informacji, którą pracodawca sporządza pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, lub informacji przekazanej w inny przyjęty u pracodawcy sposób.

Natomiast z uwagi na to, że pracownik wykonujący pracę zdalnie nie ma możliwości odnotowania na liście obecności pracy zdalnej, może to zrobić jego przełożony, inny uprawniony pracownik lub pracownik kadr. Oznaczenie na liście obecności pracy zdalnej nie skutkuje jednak dla pracownika obowiązkiem "wstecznego" podpisywania listy obecności po zakończeniu pracy zdalnej lub w przypadku zatrudniania go tylko w tej formie, podpisywaniem, np. raz w miesiącu, całej listy obecności.

Fragment artykułu: Praca zdalna od 7 kwietnia 2023 r. - odpowiedzi na 11 pytań z praktyki

Bożena Lenart

Małgorzata Podgórska