Interpretacja indywidualna z dnia 17 lutego 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL1-3.4012.531.2022.2.JK

Prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT zawartego w Dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeśli Dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna– stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usługjest:

-prawidłowe – w zakresie przysługiwania prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z faktur i innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami potwierdzających wydatki służbowe jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej,

-nieprawidłowe – w zakresie przysługiwania prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z innych dowodów księgowych niebędących fakturami potwierdzających wydatki służbowe jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

6 grudnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 5 grudnia 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT zawartego w Dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeśli Dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismami z 8 lutego 2023 r. (wpływ 8 lutego 2023 r.) oraz z 14 lutego 2023 r. (wpływ 14 lutego 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca (dalej jako: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest polską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, polskim rezydentem podatkowym oraz czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka świadczy szeroko rozumiane usługi na rzecz koncernu (...) w zakresie obsługi procesów finansowych, kontrolingowych, konsultingowych, logistycznych, HR czy IT. Usługi te świadczone są zarówno na szczeblu krajowym, jak również międzynarodowym, co wiąże się z częstymi wyjazdami służbowymi pracowników Spółki. Wyjazdy te wynikać mogą z wykonywania funkcji nadzoru menadżerskiego w ramach zespołów rozproszonych, z negocjacji handlowych, z usług konsultingowych czy przejmowania procesów od innych spółek koncernu. Każdy wyjazd służbowy wiąże się z powierzonymi i pełnionymi przez poszczególnych pracowników obowiązkami służbowymi. Pracownik odbywa podróż służbową wyraźnie na polecenie swojego przełożonego, na bazie zatwierdzonego przez przełożonego wniosku o podróż służbową. Pracownikowi przysługuje też zwrot od Spółki za drobne wydatki, czy też kolacje biznesowe.

W Spółce przyjęto rozwiązanie, w którym pracownikom przebywającym na delegacjach służbowych przysługuje dieta według stawek obowiązujących w Polsce. Wszystkie wydatki poniesione podczas podróży służbowej dokumentowane są fakturami, paragonami lub innymi dowodami księgowymi (np. dokumentami wystawionymi przez podmioty zagraniczne), wystawionymi na Spółkę. Pracownik ww. wydatki opłaca ze środków własnych (potem otrzymuje zwrot poniesionych kosztów od Spółki) lub firmową kartą kredytową obciążającą bezpośrednio rachunek Spółki. Pracownik ma również możliwość zawnioskowania o zaliczkę gotówkową, którą rozlicza na bazie przedstawionych dokumentów w raporcie wydatków.

Wydatki związane z podróżą służbową zwracane są przez Spółkę na podstawie rozliczenia kosztów podróży służbowej, przygotowywanego przez pracownika i stworzonego w systemie.

W celu optymalizacji m.in. procesu rozliczenia podróży służbowych (w tym obiegu dokumentów oraz ich archiwizacji), Spółka wdrożyła elektroniczny system SAP ... do rozliczania dokumentów (dalej jako: „system”). Wdrożony zintegrowany system, którego celem jest zautomatyzowanie procesu rozliczania dokumentów, pozwala na rozliczanie delegacji oraz wydatków pracowniczych (tj. raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, rozliczanie delegacji w systemie i ich elektroniczną akceptację).

Obecnie rozliczanie powyższych kosztów z pracownikami odbywa się elektronicznie oraz manualnie, na podstawie zebranych i przedstawionych przez pracowników dokumentów źródłowych (tj. faktur, rachunków, a także innych dokumentów potwierdzających określone wydatki, takich jak paragony czy bilety; dalej jako: „Dokumenty”). Pracownik skanuje wszystkie Dokumenty do systemu oraz zobowiązany jest do dostarczenia ich w oryginale (tj. w wersji papierowej) do księgowości. Dokumenty te są przechowywane przez Spółkę w dwóch formach, tzn. zeskanowane dokumenty w wersji elektronicznej, a oryginały dokumentów w wersji papierowej. Tym samym, Spółka prowadzi podwójną archiwizację (papierową oraz elektroniczną) tych samych dokumentów.

Ze względu na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności oraz znaczną ilość otrzymywanych dokumentów, manualny sposób rozliczania i archiwizowania dokumentów w formie papierowej wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi dla Spółki. Papierowe dokumentowanie poniesionych wydatków stwarza także wiele problemów praktycznych, tj. przekazywanie papierowych dokumentów z dużym opóźnieniem, niszczenie lub gubienie dokumentów, które wiąże się z koniecznością pozyskiwania duplikatów, a w rezultacie uniemożliwia lub co najmniej utrudnia rozliczenie.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w celach służbowych, Spółka planuje przejść wyłącznie na elektroniczną formę rozliczania i archiwizowania dokumentów.

Proces elektronicznego zgłoszenia, rozliczenia oraz archiwizacji dokumentów pracowniczych będzie przebiegał następująco (w dużej mierze jak dotychczas):

1.Pracownik planujący podróż służbową złoży wniosek o delegację, który będzie akceptowany przez bezpośredniego przełożonego (polecenie wyjazdu służbowego).

2.Rozliczenie kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych musi zostać odpowiednio opisane przez pracownika, w zgodzie z obowiązującą polityką oraz procedurami w Spółce, celem wykazania związku z działalnością gospodarczą Spółki.

3.W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej, każdy delegowany pracownik zobligowany będzie do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą lub postój na parkingu) oraz zapisanie go w formacie elektronicznym (cyfrowym), obsługiwanym przez System, uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (można jedynie dodawać/usuwać załączniki w SAP w każdym momencie, nawet po zaksięgowaniu w SAP).

Dokumenty zapisywane będą w formacie PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF. Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość, która zapewni pełną czytelność dokumentów. Format zapisu dokumentów będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwości zmiany ich treści. Wersja elektroniczna będzie stanowić wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika.

4.Utworzone przez pracownika w systemie, w wersji elektronicznej, rozliczenie delegacji/zestawienie wydatków, wraz z załączonymi skanami dokumentów, trafi do kontroli i akceptacji kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych do przełożonego.

5.Rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych, wraz z załączonymi dokumentami, zostanie przesłane w systemie do działu księgowości w celu kontroli formalnej i merytorycznej rozliczeń oraz zgodności z obowiązującą polityką, procedurami i przepisami. Pracownik działu księgowości zweryfikuje poprawność oraz czytelność poszczególnych dokumentów, które zostały ujęte w rozliczeniu wydatków, następnie zostanie przesłane do akceptacji przełożonego.

6.W przypadku zastrzeżeń, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych zostanie odesłane do pracownika w celu uzupełnienia braków, a po ich uzupełnieniu ponownie trafi do działu księgowości, a następnie do akceptacji przez przełożonego.

7.Po procesie autoryzacji, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych wraz z dokumentami zostanie zaksięgowane i rozliczone w systemie finansowo -księgowym.

8.Rozliczenie delegacji/zestawienia wydatków, wraz z dokumentami rozliczeniowymi, będzie przechowywane na serwerach zlokalizowanych w Niemczech, w Spółce Nadzorczej.

9.Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

10.Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej pozwoli Spółce na zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na żądanie, bezzwłocznego dostępu do Dokumentów, jak również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Doprecyzowanie opisu sprawy

1.W odpowiedzi na zadane pytanie:

Udzielili Państwo odpowiedzi:

TAK – specjalista ds. księgowości w dziale rozliczania podróży służbowych oraz wydatków pracowniczych jest zobligowany do audytu zdeklarowanych przez pracowników dokumentów, wg standardów Spółki. W razie wątpliwości dokumenty są konsultowane z odpowiednimi działami w Spółce.

2.W odpowiedzi na zadane pytanie:

Udzielili Państwo odpowiedzi:

Do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług będą służyły nabywane towary i usługi związane z odbywaniem podróży służbowych przez pracowników, udokumentowane fakturami oraz innymi dokumentami, o których mowa we wniosku.

3.W odpowiedzi na zadane pytanie:

Udzielili Państwo odpowiedzi:

TAK

Pytanie

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT, zawartego na Dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli Dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną procedurą, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym będzie przysługiwało Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT, zawartego na fakturach oraz innych dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli Dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego – przy założeniu, że spełnione będą zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.

W ocenie Wnioskodawcy, elektroniczne kopie (skany) dokumentów zakupowych przechowywanych przez Spółkę, będą uprawniały do ujęcia tych wydatków w kosztach uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Jak zaś stanowi ust. 2 pkt 1, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu: nabycia towarów i usług, dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej, podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura. Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, faktura może nie zawierać, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Minister Finansów w rozporządzeniu z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485 ze zm.) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zasady dotyczące przechowywania faktur ujęte zostały w art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT. Zgodnie z pierwszym z wymienionych przepisów, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8 ustawy o VAT.

Zgodnie zaś z treścią art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy zobowiązani są do przechowywania zarówno wystawionych przez siebie (lub w swoim imieniu) faktur, jak i faktur otrzymanych w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Analizowane przepisy dopuszczają zatem wprost możliwość przechowywania faktur (również tych otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej. Co więcej, ustawodawca pozostawił podatnikom dowolność co do sposobu ich przechowywania. Sposób ten, w myśl powołanych przepisów, musi zapewniać jedynie: przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, łatwość ich odszukania, autentyczność ich pochodzenia, integralność treści faktur, czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ustawodawca pozostawił podatnikom pewną swobodę, gdyż przepisy ustawy o VAT nie regulują w jaki sposób powyższe warunki mają być spełnione.

Zgodnie z treścią art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Kolejne ust. cytowanego przepisu definiują natomiast jak należy interpretować wymienione powyżej wymogi. Mianowicie, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jak zaś stanowi ust. 4 cytowanego przepisu, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W ocenie Wnioskodawcy, nie ma zatem przeszkód, aby faktury oraz inne dokumenty zrównane z nimi, stwierdzające wydatki dokonywane przez pracowników Spółki podlegające opodatkowaniu VAT, przechowywane były w formie zapisu elektronicznego, bowiem możliwość taką dopuszczają przepisy ustawy o VAT. Wnioskodawca chciałby również zauważyć, iż planowane procedury i mechanizmy (wskazane w treści opisu stanu faktycznego) będą stanowiły kontrole biznesowe, w rozumieniu art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, które pozwolą na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, w związku z czym autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury zostanie zapewniona.

W konsekwencji, opisany w stanie faktycznym system przechowywania dokumentów, polegający na tworzeniu ich cyfrowej kopii i archiwizowaniu w postaci elektronicznej spełnia wymagania w zakresie przechowywania faktur przewidziane przepisami ustawy o VAT, w szczególności:

1.Wprowadzone przez Spółkę rozwiązanie informatyczne ułatwi przyporządkowanie dokumentów do odpowiednich okresów rozliczeniowych i ich przechowywanie w podziale na takie okresy.

2.Planowany sposób przechowywania faktur zapewni w każdym momencie możliwość ich wydrukowania lub zapisania na innym nośniku danych, a także niezwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów na żądanie upoważnionego organu (w tym również możliwość ich bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych w nich zawartych). Ze względu na przypisanie poszczególnych dokumentów do odpowiednich okresów rozliczeniowych oraz wprowadzenie podstawowych danych w nich zawartych do systemu zagwarantowana zostanie łatwość odszukiwania faktur.

3.Planowany sposób archiwizacji dokumentów umożliwi identyfikację tożsamości sprzedawcy – zachowana zostanie zatem ich autentyczność. W odniesieniu do skanów/zdjęć dokumentów wynika ona bezpośrednio z faktu, że wersja elektroniczna dokumentów stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę.

4.Sposób zapisu oraz przechowywania plików uniemożliwi również jakąkolwiek modyfikację przechowywanych dokumentów – tym samym zapewniona zostanie integralność dokumentów.

5.Zasady wprowadzania faktur do systemu oraz sposób ich akceptacji przez upoważnioną do tego osobę skutkować będą tym, iż zeskanowane dokumenty będą wyraźnym i kompletnym odzwierciedleniem odpowiadających im papierowych oryginałów – zapewniona zostanie czytelność przechowywanych dokumentów.

Możliwość przechowywania faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych w formie elektronicznej, w ramach systemów informatycznych zbliżonych do systemu, którego wdrożenie planowane jest przez Wnioskodawcę, potwierdzona została w szeregu interpretacji indywidualnych wydanych w ostatnich latach.

W tym miejscu Wnioskodawca przytacza interpretację indywidualną wydaną przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 3 września 2020 r. (sygn. akt 0114-KDIP1-3.4012.391.2020. 2.JF), w której to stwierdzono, że: „Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur”.

Z powyższego wynika również, że forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa lub elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość, czy zakres, prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur.

W ocenie Wnioskodawcy, nie ulega zatem wątpliwości, iż faktury (oraz inne dokumenty z nimi zrównane) przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej, w sposób opisany w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, będą ją uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na tych dokumentach (przy założeniu, iż pozostałe przewidziane przepisami prawa warunki takiego obniżenia zostaną spełnione).

Takie podejście potwierdził m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 9 września 2020 r. (sygn. akt 0114-KDIP1-3.4012.392.2020.2.PRM), w której wskazał, że: „Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. (...) Należy zatem stwierdzić, że w stosunku do faktur, które zostaną przez Spółkę otrzymane w formie papierowej, a następnie po ich zapisaniu w nieedytowalnym formacie i archiwizowaniu w sposób elektroniczny, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tych faktur, zgodnie z art. 86. ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT”.

Stanowisko prezentowane przez Spółkę znajduje potwierdzenie również w wielu innych interpretacjach indywidualnych, przykładowo w:

1)interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 6 sierpnia 2021 r. (sygn. akt 0111-KDIB3-3.4012.254.2021.1.PJ);

2)interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 30 lipca 2021 r. (sygn. akt 0111-KDIB3-3.4012.277.2021.1.JSU);

3)interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 3 września 2020 r. (sygn. akt 0114-KDIP1-3.4012.391.2020.2.JF);

4)interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 9 września 2020 r. (sygn. akt 0114-KDIP1-3.4012.392.2020.2.PRM);

5)interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 6 marca 2019 r. (sygn. akt 0114-KDIP1-3.4012.742.2018.2.KP);

6)interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 19 czerwca 2020 r. (sygn. akt 0111-KDIB3-3.4012.198.2020.1.MAZ).

Biorąc zatem pod uwagę wszystkie przytoczone powyżej przepisy ustawy o VAT oraz ich wykładnię prezentowaną przez organy podatkowe w licznych interpretacjach indywidualnych, należy uznać, że przedstawiony przez Spółkę w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizowania dokumentów jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającą z tak przechowywanych dokumentów, na podstawie art. 86 ustawy o VAT (przy założeniu, że pozostałe warunki takiego obniżenia zostaną spełnione i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne wynikające z art. 88 ustawy o VAT).

W związku z powyższym, Wnioskodawca prosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego na wstępie.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wnioskujest:

-prawidłowe – w zakresie przysługiwania prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z faktur i innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami potwierdzających wydatki służbowe jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej,

-nieprawidłowe – w zakresie przysługiwania prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z innych dowodów księgowych niebędących fakturami potwierdzających wydatki służbowe jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy:

Na mocy art. 2 pkt 32 ustawy:

Jak wynika z art. 106b ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Ponadto, jak stanowi art. 106o ustawy:

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979), zwanym dalej rozporządzeniem dot. faktur, w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, to jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

Natomiast stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że:

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo jest polską spółką, będącą czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka świadczy szeroko rozumiane usługi w zakresie obsługi procesów finansowych, kontrolingowych, konsultingowych, logistycznych, HR czy IT. Usługi te świadczone są zarówno na szczeblu krajowym, jak również międzynarodowym, co wiąże się z częstymi wyjazdami służbowymi pracowników Spółki. Wyjazdy te wynikać mogą z wykonywania funkcji nadzoru menadżerskiego w ramach zespołów rozproszonych, z negocjacji handlowych, z usług konsultingowych czy przejmowania procesów od innych spółek koncernu. Każdy wyjazd służbowy wiąże się z powierzonymi i pełnionymi przez poszczególnych pracowników obowiązkami służbowymi. Pracownik odbywa podróż służbową wyraźnie na polecenie swojego przełożonego, na bazie zatwierdzonego przez przełożonego wniosku o podróż służbową. Pracownikowi przysługuje też zwrot od Spółki za drobne wydatki, czy też kolacje biznesowe.

W Spółce przyjęto rozwiązanie, w którym pracownikom przebywającym na delegacjach służbowych przysługuje dieta według stawek obowiązujących w Polsce. Wszystkie wydatki poniesione podczas podróży służbowej dokumentowane są fakturami, paragonami lub innymi dowodami księgowymi (np. dokumentami wystawionymi przez podmioty zagraniczne), wystawionymi na Spółkę. Pracownik ww. wydatki opłaca ze środków własnych (potem otrzymuje zwrot poniesionych kosztów od Spółki) lub firmową kartą kredytową obciążającą bezpośrednio rachunek Spółki. Pracownik ma również możliwość zawnioskowania o zaliczkę gotówkową, którą rozlicza na bazie przedstawionych dokumentów w raporcie wydatków.

Wydatki związane z podróżą służbową zwracane są przez Państwa na podstawie rozliczenia kosztów podróży służbowej, przygotowywanego przez pracownika i stworzonego w systemie.

W celu optymalizacji m.in. procesu rozliczenia podróży służbowych (w tym obiegu dokumentów oraz ich archiwizacji), Spółka wdrożyła elektroniczny system SAP do rozliczania dokumentów (dalej jako: „system”). Wdrożony zintegrowany system, którego celem jest zautomatyzowanie procesu rozliczania dokumentów, pozwala na rozliczanie delegacji oraz wydatków pracowniczych (tj. raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, rozliczanie delegacji w systemie i ich elektroniczną akceptację).

Obecnie rozliczanie powyższych kosztów z pracownikami odbywa się elektronicznie oraz manualnie, na podstawie zebranych i przedstawionych przez pracowników dokumentów źródłowych (tj. faktur, rachunków, a także innych dokumentów potwierdzających określone wydatki, takich jak paragony czy bilety; dalej jako: „Dokumenty”). Pracownik skanuje wszystkie Dokumenty do systemu oraz zobowiązany jest do dostarczenia ich w oryginale (tj. w wersji papierowej) do księgowości. Dokumenty te są przechowywane przez Spółkę w dwóch formach, tzn. zeskanowane dokumenty w wersji elektronicznej, a oryginały dokumentów w wersji papierowej.

Ze względu na skalę prowadzonej przez Państwa działalności oraz znaczną ilość otrzymywanych dokumentów, manualny sposób rozliczania i archiwizowania dokumentów w formie papierowej wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi dla Spółki. Papierowe dokumentowanie poniesionych wydatków stwarza także wiele problemów praktycznych, tj. przekazywanie papierowych dokumentów z dużym opóźnieniem, niszczenie lub gubienie dokumentów, które wiąże się z koniecznością pozyskiwania duplikatów, a w rezultacie uniemożliwia lub co najmniej utrudnia rozliczenie.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w celach służbowych, Spółka planuje przejść wyłącznie na elektroniczną formę rozliczania i archiwizowania dokumentów.

Proces elektronicznego zgłoszenia, rozliczenia oraz archiwizacji dokumentów pracowniczych będzie przebiegał następująco (w dużej mierze jak dotychczas):

1.Pracownik planujący podróż służbową złoży wniosek o delegację, który będzie akceptowany przez bezpośredniego przełożonego (polecenie wyjazdu służbowego).

2.Rozliczenie kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych musi zostać odpowiednio opisane przez pracownika, w zgodzie z obowiązującą polityką oraz procedurami w Spółce, celem wykazania związku z działalnością gospodarczą Spółki.

3.W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej, każdy delegowany pracownik zobligowany będzie do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą lub postój na parkingu) oraz zapisanie go w formacie elektronicznym (cyfrowym), obsługiwanym przez System, uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (można jedynie dodawać/usuwać załączniki w SAP w każdym momencie, nawet po zaksięgowaniu w SAP).

Dokumenty zapisywane będą w formacie PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF. Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość, która zapewni pełną czytelność dokumentów. Format zapisu dokumentów będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwości zmiany ich treści. Wersja elektroniczna będzie stanowić wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika.

4.Utworzone przez pracownika w systemie, w wersji elektronicznej, rozliczenie delegacji/zestawienie wydatków, wraz z załączonymi skanami dokumentów, trafi do kontroli i akceptacji kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych do przełożonego.

5.Rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych, wraz z załączonymi dokumentami, zostanie przesłane w systemie do działu księgowości w celu kontroli formalnej i merytorycznej rozliczeń oraz zgodności z obowiązującą polityką, procedurami i przepisami. Pracownik działu księgowości zweryfikuje poprawność oraz czytelność poszczególnych dokumentów, które zostały ujęte w rozliczeniu wydatków, następnie zostanie przesłane do akceptacji przełożonego.

6.W przypadku zastrzeżeń, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych zostanie odesłane do pracownika w celu uzupełnienia braków, a po ich uzupełnieniu ponownie trafi do działu księgowości, a następnie do akceptacji przez przełożonego.

7.Po procesie autoryzacji, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych wraz z dokumentami zostanie zaksięgowane i rozliczone w systemie finansowo -księgowym.

8.Rozliczenie delegacji/zestawienia wydatków, wraz z dokumentami rozliczeniowymi, będzie przechowywane na serwerach zlokalizowanych w Niemczech, w Spółce Nadzorczej.

9.Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

10.Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej pozwoli Spółce na zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na żądanie, bezzwłocznego dostępu do Dokumentów, jak również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Ponadto, wskazali Państwo, że otrzymywane przez pracowników Dokumenty potwierdzające ponoszenie określonego rodzaju wydatków, o których mowa we wniosku, będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku. Specjalista ds. księgowości w dziale rozliczania podróży służbowych oraz wydatków pracowniczych jest zobligowany do audytu zdeklarowanych przez pracowników dokumentów, wg standardów Spółki. W razie wątpliwości dokumenty są konsultowane z odpowiednimi działami w Spółce.

Do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług będą służyły nabywane towary i usługi związane z odbywaniem podróży służbowych przez pracowników, udokumentowane fakturami oraz innymi dokumentami, o których mowa we wniosku. Faktury oraz inne dokumenty, o których mowa we wniosku, przechowywane będą w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur oraz innych dokumentów.

Państwa wątpliwości dotyczą określenia, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT, zawartego na Dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli Dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie ze wskazaną procedurą, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy.

Należy wskazać, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W opisie sprawie Wnioskodawca wskazał, że w celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej, każdy delegowany pracownik zobligowany będzie do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą lub postój na parkingu) oraz zapisanie go w formacie elektronicznym (cyfrowym), obsługiwanym przez System, uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (można jedynie dodawać/usuwać załączniki w SAP w każdym momencie, nawet po zaksięgowaniu w SAP). Dokumenty zapisywane będą w formacie PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF. Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość, która zapewni pełną czytelność dokumentów. Format zapisu dokumentów będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwości zmiany ich treści. Wersja elektroniczna będzie stanowić wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika. Rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych, wraz z załączonymi dokumentami, zostanie przesłane w systemie do działu księgowości w celu kontroli formalnej i merytorycznej rozliczeń oraz zgodności z obowiązującą polityką, procedurami i przepisami. Pracownik działu księgowości zweryfikuje poprawność oraz czytelność poszczególnych dokumentów, które zostały ujęte w rozliczeniu wydatków, następnie zostanie przesłane do akceptacji przełożonego. Po procesie autoryzacji, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych wraz z dokumentami zostanie zaksięgowane i rozliczone w systemie finansowo-księgowym. Rozliczenie delegacji/zestawienia wydatków, wraz z dokumentami rozliczeniowymi, będzie przechowywane na serwerach zlokalizowanych w Niemczech, w Spółce Nadzorczej. Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej pozwoli Spółce na zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno -skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na żądanie, bezzwłocznego dostępu on-line do tych Dokumentów, jak również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych. Ponadto wskazali Państwo, że Dokumenty potwierdzające ponoszenie określonego rodzaju wydatków, o których mowa we wniosku, będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie należy uznać, że przechowywanie faktur i innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami – w sposób opisany przez Wnioskodawcę w opisie sprawy – dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych – jest zgodny z powołanymi przepisami prawa. Zatem planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania ww. dokumentów dotyczących rozliczenia delegacji/wydatków służbowych będzie spełniało wymogi określone w art. 112a ustawy, w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Zatem tak postępując, jak zostało to przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca wypełni wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane w wersji elektronicznej.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych, wymienionych przez Wnioskodawcę, innych dokumentów księgowych (np. paragonów, rachunków, dokumentów wystawionych przez podmioty zagraniczne), tj. innych niż faktury, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie. Zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

W odniesieniu natomiast do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z Dokumentów dotyczących wydatków poniesionych podczas delegacji służbowych, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej według procedury opisanej we wniosku, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:

Jak wynika z treści art. 88 ust. 3a ustawy:

Z powołanych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest niewątpliwy i bezsporny związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi. Nie ma również możliwości obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich dokumentów jak paragony bądź inne dokumenty źródłowe dotyczące delegacji, nie będących fakturą, o której mowa w art. 106e ustawy.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowani jako czynny podatnik podatku od towarów i usług. Podczas podróży służbowych Państwa pracownicy ponoszą wydatki udokumentowane m.in. fakturami, rachunkami, paragonami (np. za przejazd autostradą lub postój na parkingu), biletami lotniczymi lub innymi dowodami księgowymi (np. dokumentami wystawionymi przez podmioty zagraniczne), wystawionymi na Państwa. Ponadto wskazali Państwo, że nabywane towary i usługi związane z odbywaniem podróży służbowych przez pracowników, udokumentowane fakturami oraz innymi dokumentami, o których mowa we wniosku, będą służyły Państwu do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W tym miejscu należy wskazać, że przepisy w zakresie podatku VAT określają szczególne przypadki, kiedy inne dokumenty (niespełniające wszystkich wymogów dotyczących faktury) są traktowane jako faktura. Takie szczególne przypadki określa § 3 rozporządzenia dot. faktur.

Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur:

Zatem, jeśli posiadane przez Państwa bilety za przejazdy będą zawierały elementy określone w cytowanym wyżej § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur, będą one uznawane za fakturę.

Ponadto, wskazać w tym miejscu należy, że paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W przypadku takich paragonów należy je traktować jak zwykłą fakturę, pod warunkiem, że zawierają dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Należy zauważyć, że w przypadku wystawienia takiej faktury – paragonu dokumentującego sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierającego numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, tj. danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem, że taka faktura zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku – sprzedawca nie powinien z tytułu tej sprzedaży wystawiać dla nabywcy odrębnego dokumentu (faktury standardowej). Brak jest w tym przypadku uzasadnienia na dodatkowe potwierdzenie sprzedaży zwykłą fakturą.

Zatem, z uwagi na fakt, iż będą Państwo ponosić wydatki dotyczące odbywanych przez pracowników podróży służbowych, udokumentowane m.in.: fakturami, rachunkami, paragonami (np. za przejazd autostradą lub postój na parkingu), biletami lotniczymi lub innymi dowodami księgowymi (np. dokumentami wystawionymi przez podmioty zagraniczne), to prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego będzie Państwu przysługiwało wyłącznie od wydatków udokumentowanych fakturami i innymi dokumentami traktowanymi na równi z fakturami, np. paragonami zawierającymi numer NIP Wnioskodawcy. Przy czym prawo do odliczenia będzie Państwu przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych, o których mowa w art. 88 ustawy.

Pozostałe dokumenty dotyczące ww. wydatków służbowych niebędące fakturami, w tym rachunki, dokumenty wystawione przez podmioty zagraniczne oraz paragony, które nie będą uznawane za fakturę, nie będą stanowić dokumentów, które dają prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z tych dokumentów.

Podsumowując, w opisanym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT, zawartego jedynie na fakturach i innych dokumentach traktowanych na równi z fakturami potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli te dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną procedurą, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy, pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych wynikających z art. 88 ustawy. Natomiast Wnioskodawcy nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT w odniesieniu do pozostałych Dokumentów (np. rachunków, dokumentów wystawionych przez podmioty zagraniczne oraz paragonów, które nie będą uznawane za fakturę), niezależnie od sposobu ich przechowywania.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie:

-przysługiwania prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z faktur i innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami potwierdzających wydatki służbowe jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej– jest prawidłowe,

-przysługiwania prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z innych dowodów księgowych niebędących fakturami potwierdzających wydatki służbowe jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zadanego pytania) Wnioskodawcy. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Wnioskodawca, w treści składanego wniosku, kształtuje jego zakres przedmiotowy. Zatem inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone. W szczególności interpretacja nie rozstrzyga kwestii prawa do ujęcia poniesionych wydatków w kosztach uzyskania przychodów.

Należy ponadto zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).