Interpretacja indywidualna z dnia 13 lutego 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-2.4011.1189.2022.1.MJ

W zakresie obowiązków płatnika.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

21 grudnia 2022 r. wpłynął do tutejszego organu wniosek z 21 grudnia 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Jesteście Państwo spółką prawa handlowego wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego. Jesteście Państwo polskim rezydentem podatkowym i podlegacie opodatkowaniu w Polsce od całości osiąganych dochodów niezależnie od miejsca ich uzyskania. Bowiem posiadacie Państwo siedzibę i miejsce efektywnego zarządu na terenie Polski. Podkreślacie Państwo, że nie posiadacie na terenie Niemiec, w miejscu świadczenia usług opieki tzw. zakładu czy stałej placówki, przez którą mielibyście wykonywać swoje świadczenia.

Prowadzicie Państwo działalność gospodarczą, w ramach której świadczycie usługi opieki nad osobami w podeszłym wieku, osobami niepełnosprawnymi lub wymagającymi pomocy w codziennym funkcjonowaniu z innych powodów (dalej jako: Podopieczni) w państwie należącym do Unii Europejskiej (w Niemczech).

Powyższa Państwa aktywność jest zaklasyfikowana pod kodem PKD 87.10.Z „Pomoc społeczna z zakwaterowaniem zapewniająca opiekę pielęgniarską”.

Zawieracie Państwo umowy o świadczenie usług opieki domowej z przedstawicielstwem rodziny Podopiecznego, pełnomocnikiem Podopiecznego lub jego opiekunem prawnym lub inną osobą działającą na rzecz Podopiecznego a czasem z samym Podopiecznym (dalej jako: Klient). Celem wywiązania się z zobowiązań wynikających z umów zawartych z Klientem, podejmujecie Państwo współpracę z osobami fizycznymi (dalej: Opiekun), które w Państwa imieniu realizują usługi opieki domowej.

Do zakresu powinności Opiekunów w okresach wykonywania usług opieki domowej w Niemczech należą:

a)usługi pomocy w utrzymaniu gospodarstwa domowego tj.:

‒zmywanie naczyń;

‒prasowanie ubrań i pościeli;

‒zmiana pościeli;

‒sprzątanie i czyszczenie pomieszczeń codziennego użytku;

‒dbanie o rośliny i zwierzęta domowe;

‒włączanie i wyłączanie ogrzewania w mieszkaniu;

‒obsługa urządzeń domowych;

‒pielęgnacja i podlewanie roślin doniczkowych.

b)czynności polegające na zaspokajaniu potrzeb żywieniowych tj.:

‒robienie zakupów;

‒gotowanie;

‒przygotowanie posiłków zgodnie z ewentualnymi zaleceniami lekarskimi.

c)„pomoc techniczna”, tj. wsparcie w codziennych aktywnościach tj.:

‒przy wstawaniu, chodzeniu i staniu;

‒w ubieraniu i rozbieraniu;

‒chodzeniu po schodach;

‒przyprowadzaniu i odprowadzaniu do domu;

‒nadzór nad stosowaniem się do zaleceń lekarskich;

‒uzgadnianie terminów wizyt.

d)pomoc przy pielęgnacji osobistej tj.:

‒mycie, kąpiel, prysznic;

‒kosmetyka skóry,

‒pomoc przy załatwianiu potrzeb fizjologicznych.

e)dokonywanie innych czynności związanych ze standardowym utrzymaniem domu osoby starszej lub schorowanej.

Podstawą współpracy pomiędzy Państwem a Opiekunem jest umowa cywilnoprawna w postaci umowy zlecenia o świadczenie usług. Przy czym wyjazdy odbywają się w ramach pracy najemnej w Niemczech na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE. L 166 ze zm.; dalej jako: Rozporządzenie w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego).

Opiekunowie realizują świadczenia polegające na świadczeniu pomocy przy prowadzeniu gospodarstwa domowego oraz dodatkowo świadczenia usług nad osobami starszymi lub/i chorymi w miejscu wskazanym przez rodzinę Podopiecznego bądź niego samego, w którym znajduje się miejsce zamieszkania/dom Podopiecznego.

Opiekunowie są rezydentami podatkowymi Polski z uwagi na posiadanie centrum interesów życiowych na terytorium Polski. Ponadto, Opiekunowie nie dysponują zakładem bądź stałą placówką, poprzez którą realizowaliby świadczenia określone w umowie zlecenia.

Dla ustalenia właściwego rozliczenia podatkowego wynagrodzenia Opiekunów, stosujecie Państwo regulacje ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1 ze zm.; dalej: ustawa o PIT) z uwzględnieniem umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

W analizowanych okolicznościach należy brać pod uwagę przepisy Umowy między Rzeczpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, podpisane w Berlinie dnia 14 maja 2003 r. (z uwzględnieniem wzajemnych porozumień aktualizujących). W związku z tym na gruncie przepisów o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) przychody osiągane na podstawie umów zlecenie z Opiekunami stanowią dochody z tzw. innej działalności o samodzielnym charakterze (nie zaś z pracy najemnej wskazywanej zazwyczaj w art. 15 właściwych UPO). A to z kolei oznacza, że dla tychże rozliczeń nie ma znaczenia okres wykonywania pracy poza granicami Polski (tj. ustalenie czy odbiorca wynagrodzenia przebywa w drugim Państwie przez okres lub okresy (nie)przekraczające łącznie 183 dni podczas dwunastomiesięcznego okresu, rozpoczynającego się lub kończącego w danym roku podatkowym).

Umowa zlecenie zawarta pomiędzy Państwem a Opiekunami zawiera następujące postanowienia (na potrzeby tejże umowy używany jest termin Zleceniobiorcy):

1. Definiujące podróż Zleceniobiorcy (Opiekuna) rozumianą jako świadczenie usług opiekuńczych poza miejscem zamieszkania Zleceniobiorcy oraz poza miejscem Państwa siedziby pod warunkiem, że łączyć się będzie z wyjazdem poza terytorium Polski.
2. Usługi realizowane są zarówno w Polsce jak i w Niemczech. Przy czym usługi wykonywane w Polsce obejmują zakres promocyjno-rekrutacyjny oraz szkoleniowy. W związku z tym Zleceniobiorca jest zobligowany do odbywania podróży do miejsca świadczenia usług (na rzecz Podopiecznego).
3. Okres rozliczeniowy ustalony jest odpowiednio w ilości 30, 60, 90 dni.
4. Wynagrodzenie ryczałtowe przysługuje za faktyczny czas świadczenia opisanych powyżej usług dotyczących zapewniania osobom starszym lub chorym pomocy przy prowadzeniu gospodarstwa domowego oraz udzielania tym osobom podstawowej opieki.
5. Wynagrodzenie, o którym mowa w pkt 4, przysługuje za faktyczny czas świadczenia usługi i w przypadku niepełnego tygodnia świadczenia usług naliczane jest proporcjonalnie do liczby dni tygodnia, w których były świadczone.
6. W przypadku świadczenia usług w Niemczech w Święta Bożego Narodzenia, rozumiane jako 25 i 26 grudnia albo w Święta Wielkiej Nocy, rozumiane jako pierwszy i drugi dzień świąteczny, Zleceniobiorcy przysługuje proporcjonalne wynagrodzenie tygodniowe.
7. Zleceniodawca potrąca z wynagrodzenia Zleceniobiorcy należności odpowiadającym kosztom zapewnienia zakwaterowania Zleceniobiorcy na cele prywatne w miejscu świadczenia usług oraz kosztów ubezpieczenia Zleceniobiorcy w trakcie podróży, a także kosztów szkoleń z zakresu świadczenia usług pomocy w utrzymaniu domu oraz nauki języka obcego.
8. Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia wypłacane jest przelewem w terminie nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym na numer rachunku bankowego wskazanego przez Zleceniobiorcę. Przy czym, wszelkie koszty usług banku Zleceniobiorcy związanych z wypłatą wynagrodzenia w walucie innej niż PLN i z obsługą transakcji walutowych ponosi Zleceniobiorca. Ponadto, Zleceniodawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w realizacji transakcji spowodowane wewnętrznymi procedurami banku Zleceniodawcy.
9. Od wynagrodzenia Zleceniobiorcy, Zleceniodawca odprowadzi składki z tytułu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w wysokości i na zasadach określonych obowiązującymi przepisami prawa w kraju właściwym dla zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych.
10. Od wynagrodzenia Zleceniobiorcy, Zleceniodawca będzie pobierać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych zgodnie z przepisami i międzynarodowymi umowami oraz z miejscem właściwości opodatkowania. Wnioskodawca wskazuje, że umowy zawierane z Opiekunami są na czas określony. Wyjazdy do Niemczech odbywają się na podstawie każdorazowych zleceń (podróży) w celu wykonania zleconych czynności przez Wnioskodawcę. Szacowany rozkład procentowy czasu świadczenia usług w Polsce wynosi około 85% czasu wykonywania usług na terenie Niemiec oraz około 15% czasu świadczenia usług na terenie Polski (przy czym zaznaczyć należy, że może on ulegać zmianom). Podkreślić należy, że podróże za granicę odbywają się w ściśle określonym celu, tj. realizowania usług opiekuńczych.

Ponadto, należy mieć na względzie, że wynagrodzenie Opiekunów określone w umowach zlecenia (dotyczące usług opieki) zawierają także należności związane z odbywaniem podróży i pobytem Opiekuna poza granicami Polski. W związku z powyższym uwzględniacie Państwo (na rachunkach lub listach płac) w wypłacanych wynagrodzeniach z tytułu usług opieki domowej na terenie Niemiec następujące jej składniki:

‒należności z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania, w szczególności z tytułu zrekompensowania Opiekunom podwyższonych kosztów wyżywienia w trakcie odbywanej podróży do Niemiec (te należności Wnioskodawca uwzględnia już aktualnie w wypłacanym Opiekunom honorarium),

‒ryczałty za noclegi jako zwrot wydatków lub kwota rekompensująca zwiększone koszty utrzymania, w zakresie konieczności ponoszenia przez Opiekunów kosztów zakwaterowania za granicą;

‒zwrot poniesionych kosztów przejazdu.

Przy czym należności z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania, a także pokrycie innych drobnych wydatków w trakcie wyjazdu są wypłacane/zwracane Opiekunom na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.; dalej jako: Rozporządzenie). W związku z powyższym każdorazowo przyjmujecie Państwo, że z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania opiekuna kwoty nie przekraczają 12,25 euro za dobę pobytu za granicą. Bowiem wartość kwoty została obliczona jako 25% diety przysługującej na terytorium Niemiec, czyli 25% z 49 euro. Wskazujecie Państwo, że w przypadku pokrywania samodzielnie przez Zleceniobiorcę kosztów noclegu (tj. w sytuacji, gdy Podopieczni nie oferują możliwości zamieszkania Opiekunów w ich domu), wówczas wypłacane przez Państwa wynagrodzenie będzie obejmowało także wartość noclegu.

Mając na uwadze powyższe, przyznany ryczałt z tego tytułu nie jest wyższy niż 37,5 euro za dobę pobytu opiekuna za granicą (25% kwoty stanowiącej limit kosztów noclegów w Niemczech tj. 150 euro, obowiązującej jako limit zwrotu kosztów noclegów potwierdzonych rachunkiem). Jednocześnie w sytuacji zapewnienia Opiekunowi noclegu oraz wyżywienia przez Podopiecznego, Zleceniobiorca nie otrzyma zwrotu wydatków za nocleg oraz ryczałtów za wyżywienie w kwocie 12,25 euro za dobę jako należność z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania z przeznaczeniem na inne drobne wydatki.

Reasumując, wynagrodzenie ryczałtowe wypłacane Opiekunowi ustalane jest w walucie euro i składa się ww. składników. Z zawartej umowy z Opiekunem wynikać będzie odpowiednio wartość zwiększonych kosztów utrzymania Opiekuna za granicą.

Przy czym w sytuacji zwrotu kosztów podróży kwota zwrotu lub zasady jej przyznawania będą określone w umowie. Wysokość poszczególnych składników zawierających się w przyznanym wynagrodzeniu będzie natomiast każdorazowo odzwierciedlona w rachunku dokumentującym wypłatę wynagrodzenia. Zatem z rachunku lub dokumentacji płacowej każdorazowo będzie wynikać: kwota z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania za dobę pobytu Opiekuna za granicą (nie wyższa niż 12,25 euro) oraz kwota ryczałtu na nocleg (nie wyższa niż 37,5 euro za dobę pobytu) lub zwrotu kosztów podróży. Wartość dodatkowych należności oraz ewentualnie zwróconych kosztów podróży w wysokości określonej w Załączniku do Rozporządzenia podlegają zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT. W myśl poz. 72 tegoż Załącznika kwota diety za dobę podróży zagranicznej w Niemczech wynosi 49 euro. Zatem Państwo jako płatnik podatku zamierzacie zwalniać z podatku dochodowego te dodatkowe należności, w łącznej kwocie nie przekraczającej jednak każdorazowo 49,75 euro za dobę pobytu opiekuna za granicą z uwzględnieniem podanych wyżej kwot.

Opiekunowie jako osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, otrzymanych świadczeń z tytułu diet i ryczałtów za nocleg nie będą zaliczali do kosztów uzyskania przychodów w jakiejkolwiek formie.

Pytania

1.Czy na Państwu jako na płatniku - ciążyć będzie obowiązek poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy w związku z wypłacaniem Opiekunom, wykonującym umowy zlecenia poza granicami Polski kwot będących równowartością 25% diet, jako należności z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania za granicą i ryczałtów z tytułu noclegów i/lub zwrotu kosztów zdefiniowanej w umowie podróży, zgodnie z treścią Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (dalej jako: Rozporządzenie)?

2.Czy prawidłowe będzie odprowadzanie zaliczki na podatek dochodowy wyłącznie od kwoty wynagrodzenia po odliczeniu kwoty maksymalnej 49,75 euro, tj. z wyłączeniem kwot będących równowartością 25% diet i należności z tytułu noclegów i ewentualnych zwróconych kosztów podróży?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1

Na Państwu jako płatniku – nie będzie ciążył obowiązek poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy w związku z wypłacaniem Opiekunom, wykonującym umowę zlecenia poza granicami Polski kwot będących równowartością 25% diet jako należności z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania za granicą i ryczałtów z tytułu noclegów i/lub zwrotu kosztów zdefiniowanej w umowie podróży zgodnie z treścią Rozporządzenia.

Ad. 2

Państwa zdaniem, prawidłowe będzie odprowadzanie zaliczki na podatek dochodowy wyłącznie od kwoty wynagrodzenia po odliczeniu kwoty maksymalnej 49,75 euro, tj. z wyłączeniem kwot będących równowartością 25% diet i należności z tytułu noclegów i ewentualnych zwróconych kosztów podróży.

Uzasadnienie Państwa stanowiska

Fundamentalną zasadą obowiązującą w ustawie o PIT, jest zasada powszechności opodatkowania określona w art. 9 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym to przepisem opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. W związku z tym, jak podkreśla się w doktrynie, obok ustawowej powszechności opodatkowania funkcjonują zwolnienia przedmiotowe wskazywane w art. 21 ustawy o PIT oraz dochody zwolnione wymienione w art. 52, 52a i 52c ustawy o PIT a także dochody, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku (zob. A. Melezini, Przedmiot podatku, ABC).

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Ustawodawca dokonał podziału przysporzeń majątkowych uzyskiwanych przez podatników na różne źródła przychodów. Stosownie więc do dyspozycji art. 10 ust. 1 ustawy o PIT źródłami przychodów są:

1)stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta;

2)działalność wykonywana osobiście;

3)pozarolnicza działalność gospodarcza;

4)działy specjalne produkcji rolnej;

5)(uchylony);

6)najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa oraz inne umowy o podobnym charakterze, w tym również dzierżawa, poddzierżawa działów specjalnych produkcji rolnej oraz gospodarstwa rolnego lub jego składników na cele nierolnicze albo na prowadzenie działów specjalnych produkcji rolnej, z wyjątkiem składników majątku związanych z działalnością gospodarczą;

7)kapitały pieniężne i prawa majątkowe, w tym odpłatne zbycie praw majątkowych innych niż wymienione w pkt 8 lit. a-c;

8)odpłatne zbycie, z zastrzeżeniem ust. 2: a) nieruchomości lub ich części oraz udziału w nieruchomości, b) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego lub użytkowego oraz prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, c) prawa wieczystego użytkowania gruntów, d) innych rzeczy, - jeżeli odpłatne zbycie nie następuje w wykonaniu działalności gospodarczej i zostało dokonane w przypadku odpłatnego zbycia nieruchomości i praw majątkowych określonych w lit. a-c – przed upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło nabycie lub wybudowanie, a innych rzeczy - przed upływem pół roku, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiło nabycie; w przypadku zamiany okresy te odnoszą się do każdej z osób dokonującej zamiany; 8a) działalność prowadzona przez zagraniczną jednostkę kontrolowaną; 8b) niezrealizowane zyski, o których mowa w art. 30da;

9)inne źródła.

Zatem w świetle powołanej regulacji ustawy o PIT odrębnym źródłem przychodu jest działalność wykonywana osobiście.

Zgodnie z art. 13 pkt 8 ustawy o PIT za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

a)osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,

b)właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością

c)przedsiębiorstwa w spadku

- z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.

Z kolei w myśl art. 41 ust. 1 ustawy o PIT osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13. Stosownie zaś do treści art. 21 ust. 13 ustawy o PIT przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1) w celu osiągnięcia przychodów lub

2)w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3)przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4)przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Przy czym należy mieć na względzie, że w przedstawionym stanie faktycznym Opiekunowie jako zleceniobiorcy (tj. osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej) nie zaliczają do kosztów podatkowych otrzymywanych od Państwa świadczeń z tytułu diet i ryczałtów. Ponadto, dla właściwego rozstrzygnięcia opodatkowania należności z tytułu podróży nie- pracowników Państwa (tj. zleceniobiorców - Opiekunów) należy odwołać się do szczególnych regulacji, tj. przepisów Rozporządzenia. Ponadto, z uwagi na brak definicji legalnej terminu „podróży służbowej” należy odwołać się do wykładni językowej. Zatem według internetowego Słownika Języka Polskiego podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie (http://www.sjp.pwn.pl). W tym kontekście wyjazd zleceniobiorcy, mającego miejsce zamieszkania na terytorium Polski poza granice kraju (na terytorium Niemiec) jest odbywaniem przez niego podróży w rozumieniu powołanego art. 26 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT. Stosując zaś reguły wykładni systemowej należy przyjąć, że pojęcie „podróży służbowej” zostało zdefiniowane w art. 775 §1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2021 r. poz. 1162 ze zm.; dalej jako: ustawa Kodeks pracy), który to przepis stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Jak wynika z przepisu art. 22 ustawy Kodeks pracy podróż służbowa realizowana jest tylko i wyłącznie w ramach stosunku pracy (art. 22 § 1 tejże ustawy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.). Przy czym podkreślenia wymaga fakt, że powyższe definicje określone w ustawie Kodeks pracy odnoszą się do podróży służbowej pracowników, nie zaś do podróży służbowej osób niebędących pracownikiem.

Mając na uwadze powyższe, umówione miejsce świadczenia pracy jest istotne dla stosunku pracy. Natomiast należy uwypuklić, że dla umów zlecenia miejsce wykonywania czynności wynikającej z tej umowy nie ma znaczenia, nawet w przypadku jego określenia. Powyższe wynika z art. 734 w związku z art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2021 r. poz. 2459 ze zm.; dalej: ustawa Kodeks cywilny). Wskazujecie Państwo, że w analizowanych okolicznościach realizowania usług opieki poza granicami kraju na warunkach umowy zlecenia owe miejsce wykonywania czynności nie należy utożsamiać z miejscem wykonywania pracy określonym w umowie o pracę. Zdaniem Państwa, celem skorzystania ze zwolnienia przedmiotowego wskazanego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b w związku z art. 21 ust. 13 ustawy o PIT koniecznym jest spełnienie kumulatywnie następujących przesłanek:

‒ diety i inne należności za czas podróży służbowej będzie otrzymywać osoba niebędąca pracownikiem;

‒wysokość tychże należności będzie ustalona zgodnie z treścią Rozporządzenia;

‒podroż musi odbywać się w celu osiągnięcia przychodów,

‒otrzymane świadczenia nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych osoby niebędącej pracownikiem.

Przenosząc powyższe na grunt niniejszej sprawy (delegowania zleceniobiorców do pracy za granicą), jesteście Państwo zdania, że wyjazdy Opiekunów spełniają definicję podróży, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT.

Zasady rozliczania podróży zagranicznych reguluje Rozporządzenie. Tak więc w myśl § 2 Rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1)diety;

2)zwrot kosztów:

a)przejazdów,

b)dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)noclegów,

d)innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z § 13 ust. 1 Rozporządzenia dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Stosownie zaś do dyspozycji § 13 ust. 2 Rozporządzenia dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Przy czym w rozumieniu § 13 ust. 4 Rozporządzenia wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej do: Niemiec została określona w wysokości 49 euro, natomiast limit na nocleg w wysokości 150 euro (poz. 72 Załącznika do Rozporządzenia). Z kolei zgodnie z przepisem § 14 ust. 1 Rozporządzenia pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3. Ponadto, w myśl § 16 ust. 1 Rozporządzenia za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. Przy czym zgodnie z § 16 ust. 2 Rozporządzenia w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. Biorąc pod uwagę powyższe, w Państwa ocenie, skoro przyznane opiekunom należności z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania za granicą, czy należności ryczałtowe z tytułu noclegów lub zwrot kosztów podróży będą wypłacane na zasadach określonych w Rozporządzeniu i nie będą przekraczać kwot tam określonych, to kwoty będące równowartością 25% diet jako należności z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania za granicą i ryczałtów z tytułu noclegów i/lub zwrotu kosztów podróży zgodnie z Rozporządzeniem, korzystają ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT.

W związku z tym należy uznać, że na Państwu, jako płatniku, nie będą ciążyć powinności w zakresie poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy w związku z wypłaceniem Opiekunom, wykonującym umowę zlecenia poza granicami Polski wyżej określonych należności. Jesteście Państwo zdania, że w związku z limitowaniem świadczeń podlegającym zwolnieniu w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT, należy uznać za słuszne, że:

‒w sytuacji, gdy cała wartość wypłaconych świadczeń Opiekunom korzysta ze zwolnienia z opodatkowania, tym samym możecie Państwo wyłączyć z opodatkowania ww. należności z podstawy obliczenia zaliczki na podatek dochodowy. W związku z tym zobligowani będzie Państwo do odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy wyłącznie od kwoty wynagrodzenia po odliczeniu kwot będących równowartością 25% diet i należności z tytułu noclegów i ewentualnych zwróconych kosztów podróży.

‒w przypadku, gdy wypłacone przez Państwa świadczenia będą wyższe od progów wskazanych w Rozporządzeniu, to nadwyżki ponad te limity będą podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym. A zatem na Państwu jako płatniku będą ciążyły powinności w zakresie obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy z tytułu ich wypłaty.

Biorąc pod uwagę powyższe, stoicie Państwo na stanowisku, że:

1. na Państwu jako płatniku – nie będzie ciążył obowiązek poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy w związku z wypłacaniem Opiekunom, wykonującym umowę zlecenia poza granicami Polski kwot będących równowartością 25% diet jako należności z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania za granicą i ryczałtów z tytułu noclegów i/lub zwrotu kosztów zdefiniowanej w umowie podróży zgodnie z treścią Rozporządzenia.
2. prawidłowe będzie odprowadzanie zaliczki na podatek dochodowy wyłącznie od kwoty wynagrodzenia po odliczeniu kwoty maksymalnej 49,75 euro, tj. z wyłączeniem kwot będących równowartością 25% diet i należności z tytułu noclegów i ewentualnych zwróconych kosztów podróży.

Wnosicie Państwo o potwierdzenie przedstawionego powyżej stanowiska.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiliście Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednym ze źródeł przychodów jest działalność wykonywana osobiście.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Art. 13 pkt 8 przywołanej ustawy stanowi, że:

Stosownie do art. 41 ust. 1 wskazanej ustawy:

Z art. 21 ust. 1 pkt 16 cytowanej ustawy wynika, że:

Na mocy art. 21 ust. 13 powołanej ustawy:

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Pojęcie „podróży służbowej” zostało zdefiniowane w art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1976 r. – Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.), który stanowi:

Powinno się też zauważyć, że podróż służbowa realizowana jest w ramach stosunku pracy, którego definicję zawiera art. 22 Kodeksu pracy. Przepis ten w § 1 stanowi, że:

Umówione miejsce świadczenia pracy jest więc istotnym elementem stosunku pracy, zaś jej wykonywanie poza wyznaczonym miejscem odbywa się na polecenie pracodawcy.

W zakresie umów zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do wykonania określonej czynności; miejsce wykonania tej czynności nie jest elementem istotnym umowy na warunkach zlecenia, nawet jeżeli w umowie takie miejsce wskazano [art. 734 w zw. z art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 ze zm.)].

Dla prawidłowego rozstrzygnięcia niniejszej sprawy koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”, dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, pod warunkiem, że wypłacone diety i inne należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorców oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak również inne regulacje nie definiują pojęcia podróży zleceniobiorcy, w związku z tym należy pojęcie to rozumieć, mając na uwadze jego potoczną (słownikową) definicję. Zgodnie zaś z internetowym Słownikiem Języka Polskiego (www.sjp.pwn.pl), podróż to przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca.

Ponadto, pojęcie podróży zleceniobiorcy należy odróżnić od pojęcia podróży służbowej. Podróż służbowa jest bowiem pojęciem zdefiniowanym na gruncie Kodeksu pracy, zgodnie z którym podróż służbowa to wykonywanie określonego zadania na polecenie pracodawcy poza miejscem stałego zatrudnienia. Z uwagi na fakt, iż umowa zlecenia jest odrębną od umowy o pracę instytucją prawną, do której stosuje się całkowicie inne regulacje, czyli Kodeks cywilny a nie Kodeks pracy - nie można utożsamiać tych dwóch pojęć, czyli zrównywać podróży zleceniobiorcy i podróży służbowej pracownika. W tym kontekście wyjazd zleceniobiorców na terytorium Niemiec w celu wykonania zleconych przez zleceniodawcę czynności bez wątpienia spełnia definicję podróży, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stanowisko takie potwierdza także wykładnia systemowa ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Gdyby bowiem, ustawodawca utożsamiał podróż odbywaną przez osobę niebędąca pracownikiem z podróżą służbową pracowników, to nie wyodrębniałby dwóch zwolnień od opodatkowania diet i innych należności, w tym kosztów ich podróży - odrębnie przewidując zwolnienie od opodatkowania diet i innych należności, w tym kosztów podróży służbowej pracowników i odrębnie regulując kwestię zwolnienia diet i kosztów podróży osób innych niż pracownicy (w tym także zleceniobiorców).

Trzeba zauważyć, że analizowany art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b w zw. z art. 21 ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie poprzestaje na wskazaniu podmiotów uprawnionych do zwolnienia, ale także odmiennie zakreśla warunki zwolnienia dla tych podmiotów, wskazując, że w przypadku osób niebędących pracownikami podróż musi odbywać się w celu osiągnięcia przychodów, a otrzymane świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Połączenie dwóch różnych grup podmiotów uprawnionych do zwolnienia w ramach jednej jednostki redakcyjnej wynika z przyjęcia przez ustawodawcę jednorodnego limitu, w ramach którego świadczenia za czas podróży podlegają zwolnieniu.

Na bazie powyższego należy przyjąć, że aby osoba niebędąca pracownikiem mogła skorzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b w zw. z ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, konieczne jest odbycie przez nią podróży oraz ustalenie, że celem tej podróży jest osiągnięcie przychodu. Nadto otrzymane świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Przy czym podróż, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy, nie może być utożsamiana z podróżą służbową.

Odnosząc powyższe do przedstawionego zdarzenia uznać zatem należy, że w sytuacji gdy delegowali Państwo zleceniobiorców (opiekunów) do wykonywania zadań za granicę, to wyjazdy te spełniają definicję podróży, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zasady rozliczania podróży zagranicznych reguluje ww. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W świetle § 2 przywołanego rozporządzenia:

Stosownie do § 3 ust. 2 rozporządzenia:

W myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Jak stanowi § 13 ust. 1 cytowanego rozporządzenia:

Na mocy § 13 ust. 2 wskazanego rozporządzenia:

Według § 13 ust. 4 powołanego rozporządzenia:

W ww. załączniku, dieta za dobę podróży zagranicznej do Niemiec została określona w wysokości 49 euro, natomiast limit na nocleg w wysokości 150 euro.

Stosownie do treści § 14 ust. 1 przytoczonego rozporządzenia:

Zgodnie z § 16 ust. 1 powołanego rozporządzenia:

W myśl § 16 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Skoro przyznane opiekunom należności są wypłacane na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży i nie przekroczą kwot tam określonych, to należy uznać, że kwoty będące równowartością 25% diet jako należności z tytułu zwiększonych kosztów utrzymania za granicą i ryczałtów z tytułu noclegów i/lub zwrotu kosztów zdefiniowanej w umowie podróży (przejazdu), korzystają ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym, na Państwu, jako płatniku, nie ciąży obowiązek poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy w związku z wypłaceniem opiekunom, wykonującym umowę zlecenia poza granicami Polski ww. kwot.

Zaznaczenia wymaga jednak fakt, że omawiane zwolnienie jest limitowane do wysokości określonej w powołanym wyżej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W przypadku zatem, gdy cała wartość ww. świadczeń korzysta ze zwolnienia z opodatkowania, mogą Państwo wyłączyć ww. świadczenia z podstawy obliczenia zaliczki na podatek dochodowy.

W konsekwencji powyższego, obowiązani są Państwo do odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy wyłącznie od kwoty wynagrodzenia po odliczeniu kwot będących równowartością 25% diet i należności z tytułu noclegów i ewentualnych zwróconych kosztów podróży.

Jeżeli jednak należności wypłacone przez Państwo są wyższe od limitów określonych w przepisach ww. rozporządzenia, to nadwyżki ponad te limity podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym i w takiej sytuacji z tytułu ich wypłaty Wnioskodawca zobowiązany jest do obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy. Przy czym począwszy od 1 stycznia 2022 r. przy poborze zaliczek należy uwzględnić uregulowania wynikajace z art. 41 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Powołany art. 41 ust. 1c ustawy stanowi, że:

Końcowo, odnosząc się do kwestii dokonywanych wyliczeń w przedstawionym wniosku, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie ma możliwości potwierdzenia ich prawidłowości, ponieważ na podstawie art. 14b ustawy Ordynacja obowiązany jest rozstrzygnąć, czy prawidłowo postrzegają Państwo, jakie skutki prawne na gruncie określonych przepisów prawa podatkowego wywołuje przedstawiony przez Państwo stan faktyczny.

Z uwagi na powyższe, nie podlegają urzędowej interpretacji zasady rachunkowego określania (wyliczenia) opisanych we wniosku należności, gdyż wykraczałoby to poza zakres interpretacji przepisów prawa podatkowego. Ewentualne przeliczenia, jakich należałoby dokonać, nie należą do kompetencji tut. organu.

Wobec tego, Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Macie Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz.U. z 2022 r. poz. 329; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).