Interpretacja indywidualna z dnia 14 lutego 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.590.2022.2.MPA

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej oraz prawo do odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

1 grudnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 24 listopada 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

W odpowiedzi na wezwanie, uzupełniliście Państwo wniosek 10 lutego 2023 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jesteście Państwo (Spółka z o.o.) częścią międzynarodowej Grupy (dalej: „Grupa”), będącej jednym z największych na świecie producentów w branży medycznej.

Spółka stanowi centrum usług wspólnych (ang. Shared Service Center) i wykonujecie usługi na rzecz innych spółek wchodzących w skład Grupy.

Państwa Pracownicy odbywają wiele podróży służbowych krajowych i zagranicznych oraz dokonują zakupów towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę na potrzeby bieżącej działalności, do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT (dalej : „dokumenty” lub „faktury”).

Nie dokonujecie Państwo zakupów niezwiązanych z przedmiotem swojej działalności gospodarczej.

W ramach obecnej polityki w Spółce stosowana jest praktyka podwójnej archiwizacji dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak również poprzez ich zapis elektroniczny. Wszystkie wydatki związane z odbywaniem podróży służbowych bądź zakupem towarów i usług dotyczących bieżącej działalności Państwa, poniesione przez Pracowników Spółki, rozliczane są następnie, przez nich, w formie rozliczenia delegacji bądź rozliczenia wydatków służbowych.

Rozliczenie delegacji lub wydatków służbowych następuje poprzez wygenerowanie przez Pracownika formularza rozliczenia w dedykowanym do tego celu programie (…) oraz załączenie do niego w formie skanu w formacie PDF wszystkich faktur i rachunków dokumentujących poniesione koszty, a otrzymanych wcześniej w formie papierowej. Zgodnie z polityką przyjętą w Grupie każdy pracownik ma zdefiniowany indywidualny i unikalny login oraz hasło do programu (…), dostęp do systemu jest zamknięty dla osób postronnych. Oznacza to, że po załączeniu dokumentów w formie PDF do formularza rozliczenia nie ma możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w dokumentach zapisanych w formie elektronicznej.

Zgodnie z polityką Grupy, w Spółce funkcjonuje dział (…), którego pracownicy są uprawnieni i zobowiązani do kontroli poprawności rozliczeń pracowniczych, obowiązani są również do merytorycznego sprawdzenia i porównania z dokumentami źródłowymi wszystkich załączonych dokumentów w formacie PDF. Po wprowadzeniu rozliczenia wraz ze wszystkimi załącznikami do programu (…), Pracownicy zobowiązani są do przekazania wszystkich rachunków i faktur otrzymanych w formie papierowej do działu (…). Weryfikacja merytoryczna faktur przez osobę upoważnioną jest przejawem kontroli wewnętrznej. Poprzez akceptację faktur pracownik kontrolujący potwierdza, że treści zawarte w postaci skanu dokumentów źródłowych są w pełni czytelnym i wiernym odwzorowaniem treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach.

W przypadku dokumentów, które już w momencie otrzymania przez Spółkę miały postać elektroniczną, są one bezpośrednio zapisywane na serwerze. Wszystkie dokumenty elektroniczne są w pełni zabezpieczone przed dokonywaniem niedozwolonych zmian w ich treści lub wyglądzie (poprzez zapis w postaci nieedytowalnych plików PDF), jak również przed ich uszkodzeniem lub utratą - kopie zapasowe dokumentów tworzone są codziennie i utrzymywane przez okres co najmniej tygodnia. W celu minimalizacji kosztów administracyjnych oraz w związku z cyfryzacją procesów zachodzących w działalności Spółki, rozważają Państwo rezygnację z papierowej formy archiwizacji dokumentów związanych z podróżami służbowymi oraz wydatkami na potrzeby bieżącej działalności na rzecz obiegu wyłącznie elektronicznego. W związku z powyższym, po dokonaniu przez pracownika działu (…) weryfikacji merytorycznej faktur i potwierdzeniu ich zgodności z oryginałami stanowiącymi załączniki do rozliczenia delegacji bądź wydatków służbowych, oryginały dokumentów w wersji papierowej podlegałyby zniszczeniu. Elektroniczny sposób archiwizacji dokumentów pozwoli Spółce na zmniejszenie wysokich kosztów administracyjnych związanych z przechowywaniem dokumentacji w wersji papierowej. Elektroniczna forma archiwizacji faktur umożliwia Spółce szybkie wyszukiwanie danych dokumentów w celu ich podglądu, pobrania bądź wydruku. W szczególności, w razie potencjalnej kontroli podatkowej, możliwe jest natychmiastowe udostępnienie faktur właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - ich wydrukowanej wersji. Sposób obiegu i przechowywania faktur zakłada usystematyzowanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, co ułatwia dostęp do dokumentów źródłowych. Obecnie wszystkie dokumenty - zarówno te w wersji elektronicznej, jak i papierowej, są przechowywane przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upływa termin płatności podatku. Przepisy ustawy o VAT nie zawierają regulacji wskazujących, by prawo do odliczenia podatku naliczonego przez podatnika było uzależnione od formy archiwizacji dokumentacji źródłowej. Zdaniem Państwa, w związku z tym, to, w jakiej formie - papierowej czy elektronicznej - Wnioskodawca będzie przechowywał faktury, nie powinno warunkować powstania, realizacji ani też zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego przez podatnika.

Doprecyzowanie i uzupełnienie opisu sprawy:

‒Wniosek dotyczy faktur VAT oraz innych dokumentów zrównanych z nimi, takich jak paragony, bilety itp., które będą zawierać wymagane elementy do uznania ich za zrównane z fakturami.

‒W Państwa firmie funkcjonują kontrole biznesowe wszystkich faktur i zrównanych z nimi dokumentów, które pozwalają ustalić wiarygodną ścieżkę audytu ww. faktur od momentu ich wpływu do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Sprawowane są one przez uprawnionych do tego pracowników działu (…) (…) oraz przez zewnętrzną firmę B., która prowadzi księgowość spółki A.. Spółka wymaga, aby wszystkie wydatki związane z podróżami, spotkaniami i rozrywką były jasno udokumentowane i zgodne z obowiązującą polityką oraz procedurami firmy.

Do raportu wydatków lub dokumentu wyjściowego z systemu zgłaszania wydatków (…) pracownik jest zobowiązany dołączyć szczegółowe rachunki za koszty podróży i spotkań/rozrywki w formie skanów lub dokumentów elektronicznych. Wydatki służbowe należy dokumentować fakturami wystawionymi na firmę lub paragonami z zawartym numerem NIP firmy.

Rozliczanie odbywa się w systemie (…).

Akceptacja rozliczenia podróży służbowej i wszelkich wydatków z nią związanych jest dokonywana przez bezpośredniego przełożonego pracownika, który złożył rozliczenie.

Podczas (...) (audytu przed płatnością) audytor (...) sprawdza: czy załączony dokument jest czytelny, co pozwala na dalszą weryfikację, został prawidłowo przypisany do odpowiedniej kategorii kosztów (typ wydatku), weryfikuje poprawność danych wystawcy (i odbiorcy, jeśli dotyczy), weryfikuje datę powstania kosztu, poprzez sprawdzenie daty wystawienia dokumentu potwierdzającego, weryfikuje poprawność kwoty (czy kwota zadeklarowana w raporcie wydatków zgadza się z kwotą widniejącą na dokumencie potwierdzającym powstanie kosztu). Weryfikuje pozycje znajdujące się na fakturze lub rachunku szczegółowym (udokumentowanie usług lub towarów, które pracownik składa w ramach rozliczenia poniesionych wydatków służbowych).

Jeżeli rozliczenie spełnia wymogi formalne firmy zawarte w odpowiednich procedurach, ponadto załączone dokumenty potwierdzają poniesienie kosztów a audytor (...) nie ma wątpliwości co do zasadności, raport jest przez niego aprobowany.

Całe rozliczenie wraz z załączonymi fakturami i dokumentami z nimi zrównanymi po przejściu ścieżki kontroli i akceptacji przechowywane jest w formie elektronicznej w systemie (…), który umożliwia szybki i łatwy dostęp do nich, przez okres wymagany do upływu czasu przedawnienia.

Otrzymane w formie papierowej faktury oraz zrównane z nimi inne dokumenty stanowiące załączniki do rozliczenia pracowniczego będą niszczone dopiero po przeprowadzeniu wszystkich kontroli biznesowych, czyli po finalnym zaakceptowaniu rozliczenia przez managera wyższego szczebla, oraz po ich zaewidencjonowaniu. W chwili obecnej archiwizujecie Państwo zarówno dokumenty w formie elektronicznej, jak i papierowej, lecz ze względów ekonomicznych chcielibyście zrezygnować z archiwizowania dokumentów papierowych.

Faktury i zrównane z nimi dokumenty stanowiące załączniki do rozliczeń pracowników firmy A. zapisywane są na serwerze, który położony jest poza terytorium kraju.

Do wszystkich dokumentów przechowywanych na serwerach poza terytorium kraju możliwy jest bezpośredni dostęp on-line poprzez aplikację (…). Uprawnieni użytkownicy aplikacji w Polsce mogą w każdej chwili udostępnić elektronicznie lub w formie wydruku wymagane dokumenty organom kontroli na terytorium naszego kraju.

Niektóre nabyte towary i usługi, udokumentowane fakturami przechowywanymi w formie elektronicznej, nie służą czynnościom opodatkowanym. Jako przykład można tu podać ozdoby zakupione do biura na (...). Przypadki te są jednak sporadyczne i stanowią nikły procent wszystkich wydatków.

Sposób przechowywania faktur i innych zrównanych z nimi dokumentów w formie elektronicznej zapewni autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Co więcej uważacie Państwo, iż w przypadku przechowywania dokumentów w formie elektronicznej parametry powyższe zostaną zachowane w wyższym stopniu, niż w przypadku archiwizacji dokumentów papierowych, które mogą łatwo ulec zniszczeniu fizycznemu lub wyblaknąć, przez co z czasem stają się nieczytelne. Nie ma też możliwości ingerencji w dokument elektroniczny bądź skan faktury zapisany w formie elektronicznej w celu zmiany ich oryginalnego wyglądu lub treści.

Dodatkowo wszystkie dane, w tym faktury w formie elektronicznej bądź ich skany umieszczone na serwerze, posiadają kopie bezpieczeństwa na wypadek utraty danych pierwotnych.

Pytania

1.Czy w świetle przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest, aby obieg i archiwizacja otrzymywanych przez Państwa faktur i innych dokumentów księgowych, o których mowa we wniosku, odbywał się wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu, że papierowe oryginały zostaną zniszczone?

2.Czy Państwo zachowają prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z faktur, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Jak wynika z ustawy przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Państwa zdaniem, na podstawie przytoczonych zapisów ustawy o VAT należy stwierdzić, iż sposób archiwizacji przez Spółkę dokumentów w formie elektronicznej nie narusza przepisów prawa podatkowego, ponieważ sposób, w jaki Spółka zamierza przechowywać wyżej wskazane dokumenty spełnia wymogi stawiane przez przepisy dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, zarówno dla zeskanowanych dokumentów papierowych, jak również tych otrzymanych bezpośrednio w formie elektronicznej, a także będzie gwarantował pewność, że dane zawarte w tych dokumentach nie zostały ani nie zostaną zmienione. Odnosząc się do regulacji w zakresie ustawy należy wskazać, że faktury przesłane w formie elektronicznej traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie, jak faktury w formie papierowej.

Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznana za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność jej treści, zgodnie z przepisami ustawy. Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W myśl art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy powinni przechowywać otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W myśl art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednakże, powyższego przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy). Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - równie bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Wprowadzony przez Państwa elektroniczny system archiwizowania faktur będzie zapewniał ich przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie, integralność treści oraz czytelność, przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Jednoczenie, system zbierania i przetwarzania faktur będzie zapewniał weryfikację autentyczności ich pochodzenia. Ponadto, wszystkie uprawnione organy podatkowe, w tym naczelnik urzędu skarbowego i naczelnik urzędu celno-skarbowego, będą mogły uzyskać dostęp do tych faktur oraz możliwość pobrania i przetwarzania danych w nich gromadzonych.

Zdaniem Państwa, mając na uwadze ww. przepisy prawa, sposób przechowywania oraz archiwizowania przez Wnioskodawcę faktur w formie elektronicznej będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT, gdyż system, za pomocą którego Spółka zamierza wprowadzić wyłącznie elektroniczną archiwizację faktur będzie spełniał wymogi stawiane przez przepisy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, zarówno dla dokumentów w formie papierowej (zeskanowanych), jak i otrzymanych w formie elektronicznej. Ponadto, w każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a zatem zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organów podatkowych i kontroli skarbowej.

Mając na uwadze powyższe okoliczności oraz powołane przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednoczenie nie wystąpią inne przesłanki niezwiązane z formą faktury, wykluczające prawo do odliczenia. W konsekwencji, otrzymanie i wprowadzenie do elektronicznej bazy danych faktur w formie elektronicznej oraz - po uprzednim zeskanowaniu - w formie papierowej, a następnie zniszczenie papierowych wersji faktur, nie będzie miało wpływu na zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z tych dokumentów.

Uwzględniając powyższe, wnoszą Państwo jak na wstępie.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych, dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których, podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosowanie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo Spółką z o.o. będącą centrum usług wspólnych światowego producenta branży medycznej. Wykonujecie Państwo usługi na rzecz innych spółek wchodzących w skład Grupy. Państwa pracownicy odbywają podróże służbowe (krajowe, zagraniczne) oraz dokonują zakupów towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę na potrzeby bieżącej działalności, do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Wszystkie wydatki, związane z odbywaniem podróży służbowych bądź zakupem towarów i usług dotyczących bieżącej działalności Spółki, poniesione przez Pracowników Spółki są następnie przez Nich rozliczane w formie delegacji bądź rozliczenia wydatków służbowych. Rozliczenie następuje poprzez wygenerowanie, przez Pracownika, formularza rozliczenia w programie (…) oraz załączenie do niego w formie skanu w formacie PDF wszystkich faktur i rachunków dokumentujących poniesione koszty, a otrzymanych wcześniej w formie papierowej. Wszystkie dokumenty (paragony, bilety) będą zawierać elementy do uznania ich za zrównane z fakturami. Obecnie, stosujecie Państwo praktykę podwójnej archiwizacji dokumentów: w formie papierowej i elektronicznej. Zamierzacie Państwo przejść wyłącznie na system elektroniczny. Akceptacja rozliczenia podróży służbowej i wszelkich wydatków z nią związanych jest dokonywana przez bezpośredniego przełożonego pracownika, który złożył rozliczenie. Podczas (...) (audytu przed płatnością) audytor (...) sprawdza: czy załączony dokument jest czytelny, co pozwala na dalszą weryfikację, został prawidłowo przypisany do odpowiedniej kategorii kosztów (typ wydatku), weryfikuje poprawność danych wystawcy (i odbiorcy, jeśli dotyczy), datę powstania kosztu, poprzez sprawdzenie daty wystawienia dokumentu potwierdzającego, poprawność kwoty (czy kwota zadeklarowana w raporcie wydatków zgadza się z kwotą widniejącą na dokumencie potwierdzającym powstanie kosztu). Sprawdza również pozycje znajdujące się na fakturze lub rachunku szczegółowym (udokumentowanie usług lub towarów, które pracownik składa w ramach rozliczenia poniesionych wydatków służbowych). Jeżeli rozliczenie spełnia wymogi formalne firmy zawarte w odpowiednich procedurach, ponadto załączone dokumenty potwierdzają poniesienie kosztów a audytor (...) nie ma wątpliwości co do zasadności, raport jest przez niego aprobowany. Całe rozliczenie wraz z załączonymi fakturami i dokumentami z nimi zrównanymi po przejściu ścieżki kontroli i akceptacji przechowywane jest w formie elektronicznej w systemie (…), który umożliwia szybki i łatwy dostęp do nich, przez okres wymagany do upływu czasu przedawnienia.

Państwa wątpliwości na tle przedstawionego opisu sprawy dotyczą prawa do przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z fakturami wyłącznie w formie elektronicznej, przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, postępując zgodnie z procedurą przedstawioną w zdarzeniu przyszłym, z zachowaniem prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Dokonując analizy przedstawionej przez Państwa sprawy, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te, mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy, podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur i dokumentów z nimi zrównanych – jest zgodny z przytoczonymi przepisami.

W odniesieniu do faktur i dokumentów z nimi zrównanych, przechowywanych w formie elektronicznej, zapewniają Państwo, że po załączeniu dokumentów w formie PDF do formularza rozliczenia nie ma możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w dokumentach zapisanych w formie elektronicznej.

Weryfikacja merytoryczna faktur odbędzie się przez osobę upoważnioną, która posiada unikalny login i hasło. Przez akceptację faktur w systemie Pracownik kontrolujący potwierdzi, że treści w postaci skanu dokumentów źródłowych są w pełni czytelnym i wiernym odwzorowaniem treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach. W przypadku dokumentów, które już w momencie otrzymania przez Spółkę będą miały postać elektroniczną - bezpośrednio zapisywane będą na serwerze. Wszystkie dokumenty elektroniczne będą w pełni zabezpieczone przed dokonywaniem niedozwolonych zmian w ich treści lub wyglądzie (poprzez zapis w postaci nieedytowalnych plików PDF) oraz zabezpieczone przed ich uszkodzeniem lub utratą. Sposób obiegu i przechowywania faktur zakłada usystematyzowanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe. Dokumenty będą przechowywane do upływu okresu przedawnienia. Otrzymane w formie papierowej faktury oraz zrównane z nimi inne dokumenty stanowiące załączniki do rozliczenia pracowniczego będą niszczone dopiero po przeprowadzeniu wszystkich kontroli biznesowych, czyli po finalnym zaakceptowaniu rozliczenia przez managera wyższego szczebla, oraz po ich zaewidencjonowaniu. Faktury i zrównane z nimi dokumenty stanowiące załączniki do rozliczeń pracowników firmy A. zapisywane są na serwerze, który położony jest poza terytorium kraju. Do wszystkich dokumentów przechowywanych na serwerach poza terytorium kraju możliwy będzie bezpośredni dostęp on-line poprzez aplikację (…). Uprawnieni użytkownicy aplikacji w Polsce mogą w każdej chwili udostępnić elektronicznie lub w formie wydruku wymagane dokumenty organom kontroli na terytorium naszego kraju. Nie ma też możliwości ingerencji w dokument elektroniczny bądź skan faktury zapisany w formie elektronicznej w celu zmiany ich oryginalnego wyglądu lub treści. Wszystkie dane, w tym faktury w formie elektronicznej bądź ich skany umieszczone na serwerze, posiadają kopie bezpieczeństwa na wypadek utraty danych pierwotnych. Zapewnicie Państwo natychmiastowe udostępnienie faktur właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej w formie elektronicznych plików źródłowych lub – na żądanie organu – ich wydrukowanej wersji.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, oraz umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego będziecie Państwo uprawnieni do przechowywania faktur oraz dokumentów z nimi zrównanymi, wyłącznie w postaci elektronicznej.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym, prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT i w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo towary i usługi, których zakup jest udokumentowany fakturami oraz dokumentami zrównanymi z fakturami. Zakupione towary i usługi służą czynnościom opodatkowanym.

W konsekwencji powyższego, zachowają Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur oraz dokumentów z nimi zrównanymi z fakturami otrzymanych w przeszłości oraz obecnie i w przyszłości przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie, procedury.

Podsumowując należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Państwo zachowają na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

‒Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA),

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).