Interpretacja indywidualna z dnia 24 stycznia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.715.2022.1.JM

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia:

1) sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym kas o zastosowaniu specjalnym dla danego rodzaju czynności, oraz warunki i sposób używania kas rejestrujących, w tym sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, szczególne przypadki i sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz rodzaje dokumentów składanych w związku z używaniem kas rejestrujących, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów, uwzględniając potrzebę właściwego prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących przez podatników, o których mowa w ust. 1, oraz potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu sprzedaży przy zastosowaniu tych kas przez podatników, jak również zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku i prawidłowości końcowego rozliczenia pracy kas rejestrujących;

2) (uchylony)

3) warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas rejestrujących mające znaczenie dla ewidencjonowania, w tym warunki, które powinny spełniać podmioty prowadzące serwis kas rejestrujących, uwzględniając potrzebę prawidłowego ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu tych kas przez podatników, o których mowa w ust. 1, oraz dostępność serwisu kas;

4) terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych, o których mowa w ust. 3a pkt 4 i 11, uwzględniając potrzebę sprawdzenia poprawnego działania kasy rejestrującej w zakresie prawidłowego ewidencjonowania sprzedaży, przechowywania zarejestrowanych w niej danych, wydawania konsumentowi dowodów nabycia towarów i usług i wydawania innych dokumentów fiskalnych.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia:

1) sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, w tym kas o zastosowaniu specjalnym dla specyficznego rodzaju działalności, oraz warunki i sposób używania przez podatników kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, w tym sposób zakończenia używania tych kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, oraz szczególne przypadki i sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu tych kas, uwzględniając potrzebę właściwego prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu tych kas przez podatników oraz potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu sprzedaży przy ich zastosowaniu, jak również zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku i prawidłowości końcowego rozliczenia pracy tych kas;

2) termin zgłoszenia kasy rejestrującej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego, rodzaje dokumentów, które są składane w związku z używaniem takiej kasy, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów, uwzględniając potrzebę zapewnienia prawidłowego prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu takich kas oraz zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;

3) warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii mające znaczenie dla prowadzenia ewidencji sprzedaży, w tym warunki, które powinny spełniać podmioty prowadzące serwis tych kas, uwzględniając potrzebę prawidłowego prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu tych kas oraz dostępność ich serwisu;

4) terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych, o których mowa w art. 111 ust. 3a pkt 4 i 11, uwzględniając potrzebę sprawdzenia poprawnego działania kasy rejestrującej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii w zakresie prawidłowego prowadzenia ewidencji sprzedaży, przechowywania zarejestrowanych w niej danych, wydawania konsumentowi dowodów nabycia towarów i usług oraz wydawania innych dokumentów fiskalnych.

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o dokumencie fiskalnym – rozumie się przez to wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy:

a) w przypadku kas on-line – paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny,

b) w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii – paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy.     

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze – rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży.  

Podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12.

Paragon fiskalny wystawia się w sposób zapewniający czytelną treść, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży. Paragon fiskalny może zawierać w miejscu określonym dla nazwy towaru lub usługi pozwalającej na jednoznaczną ich identyfikację, również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy.

W przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii paragon fiskalny zawiera co najmniej:

1) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;

2) numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;

3) numer kolejny wydruku;

4) datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;

5) oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;

6) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;

7) cenę jednostkową towaru lub usługi;

8) ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;

9) wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują;

10) wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów;

11) wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym;

12) łączną wysokość podatku;

13) łączną wartość sprzedaży brutto;

14) oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto;

15) kolejny numer paragonu fiskalnego;

16) numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;

17) numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy – na żądanie nabywcy;

18) logo fiskalne i numer unikatowy.

Podatnicy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, używają następujących kas:

1) kasy ogólne – przeznaczone do prowadzenia ewidencji w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji i rozwiązań konstrukcyjnych;

2) kasy o zastosowaniu specjalnym – których konstrukcja i program pracy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i spełniają szczególne wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas związane ze szczególnymi formami obrotu lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące kasy:

a) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,

b) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży leków, z funkcją rozliczania recept refundowanych,

c) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego,

d) rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie,

e) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych,

f) umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług.

Podatnik może używać kasę, która łączy różne kategorie kas, o których mowa w ust. 1, o ile kasa spełnia wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla danej kategorii kas.  

W przypadku szczególnego rodzaju sprzedaży lub szczególnego sposobu prowadzenia ewidencji, dla którego jest wymagane prowadzenie ewidencji przy użyciu kas o zastosowaniu specjalnym, podatnicy są obowiązani używać tych kas.

Minister właściwy do spraw gospodarki w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia:

1) wymagania techniczne dla kas rejestrujących dotyczące:

a) rodzajów kas rejestrujących,

b) konstrukcji kas rejestrujących,

c) zapisu i przechowywania danych w pamięciach kas rejestrujących,

d) dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących,

e) pracy kas rejestrujących, w tym połączenia i przesyłania danych między kasami rejestrującymi a Centralnym Repozytorium Kas, określonych w art. 111a ust. 3, oraz fiskalizacji kas rejestrujących,

f) kas rejestrujących o zastosowaniu specjalnym,

2) rodzaje danych zawartych we wniosku o wydanie potwierdzenia, o którym mowa w ust. 6b, oraz rodzaje dokumentów, w tym oświadczeń, i urządzeń, w tym kas rejestrujących wzorcowych do badań, niezbędnych do wydania potwierdzenia, w tym dołączanych do wniosku o wydanie potwierdzenia,

3) okres, na który jest wydawane potwierdzenie, o którym mowa w ust. 6b,

4) zakres badań kasy rejestrującej oraz rodzaje danych zawartych w sprawozdaniu z badań kasy rejestrującej,

5) sposób oznaczania pamięci fiskalnej kas rejestrujących numerami unikatowymi oraz warunki ich przydzielania,

6) rodzaje dokumentów dołączanych do kasy rejestrującej przy wprowadzaniu jej do obrotu oraz wzór deklaracji, o której mowa w ust. 6g pkt 2

- uwzględniając potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu lub nieprawidłowemu prowadzeniu ewidencji sprzedaży przez podatników oraz zabezpieczenia zaewidencjonowanych danych, a także bezpiecznego przesyłania tych danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas, konieczność zapewnienia nabywcy prawa do otrzymania dowodu nabycia towarów i usług z uwidocznioną kwotą podatku oraz możliwość sprawdzenia przez niego prawidłowości zaewidencjonowania sprzedaży i wystawiania dowodu potwierdzającego jej dokonanie oraz optymalne dla danego rodzaju sprzedaży rozwiązania techniczne dotyczące konstrukcji kas rejestrujących, jak również celowość systematycznej aktualizacji i weryfikacji wydanych potwierdzeń, o których mowa w ust. 6b.

Kasa jest urządzeniem samodzielnym lub może stanowić część systemu kasowego.

Kasy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, dzieli się na następujące kategorie:

1) kasy ogólne – kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji i rozwiązań konstrukcyjnych;

2) kasy o zastosowaniu specjalnym – kasy, których konstrukcja i program pracy kasy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym określonym w rozporządzeniu, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące kasy:

a) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami lub pojazdami samochodowymi innymi niż taksówki,

b) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży leków, z funkcją rozliczania recept refundowanych,

c) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego, zwane dalej „kasami biletowymi”,

d) rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie,

e) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych,

f) umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług.

W kasie mogą być łączone różne kategorie kas, o których mowa w ust. 1, o ile kasa spełnia wymagania techniczne dla każdej z tych kategorii kas.

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.