Interpretacja indywidualna z dnia 12 stycznia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-1.4011.946.2022.2.MS2

Skoro wydatki w postaci dodatkowego wynagrodzenia ponoszone przez Państwa na rzecz Państwa pracownika spełniają przesłankę „celowości” wynikającą z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 23 tej ustawy, to wydatki te stanowić będą dla Państwa koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem stosownego ich udokumentowania.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku wspólnego o wydanie interpretacji indywidualnej

13 października 2022 r. wpłynął Państwa wniosek wspólny z 13 października 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dodatkowego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi. Uzupełnił go Pan pismem z 22 grudnia 2022 r. (data wpływu 22 grudnia 2022 r.) oraz pismem z 5 stycznia 2023 r. (data wpływu 5 stycznia 2023 r.).

Treść wniosku wspólnego jest następująca:

Zainteresowani, którzy wystąpili z wnioskiem

‒Zainteresowany będący stroną postępowania E.U.

‒Zainteresowany niebędący stroną postępowania: H.U.

Opis stanu faktycznego

Prowadzą Państwo działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem dochodowym od osób fizycznych w formie Spółki Jawnej, w której jesteście Państwo wspólnikami.

Zawarli Państwo ze swoim pracownikiem aneks do umowy o pracę, w którym przyznano mu oprócz wynagrodzenia zasadniczego, zmienne wynagrodzenie dodatkowe - udział w rocznym zysku bilansowym brutto w wysokości X% tego zysku.

Wynagrodzenie dodatkowe płatne będzie kwartalnie w następujących terminach:

‒do 20 kwietnia każdego roku w wysokości X% zysku za I kwartał,

‒do 20 lipca każdego roku w wysokości X% zysku za II kwartał,

‒do października każdego roku w wysokości X% zysku za III kwartał,

‒do 20 marca roku następnego w wysokości X% rocznego pomniejszonego o pobrane zaliczki kwartalne.

W przypadku nie osiągnięcia przez pracodawcę planowanego zysku, nadwyżka pobranych zaliczek zostanie uwzględniona w rozliczeniach następnego roku lub lat obrachunkowych. W przypadku osiągnięcia przez Spółkę zysku x% z tego zysku stanowi podstawę naliczenia listy płac wraz ze wszystkimi pochodnymi takim jak ZUS, podatki, zdrowotne. Zysk w Spółce dzielony jest na kapitał bądź wypłaty dla właścicieli, nie jest przeznaczony na wypłatę dla pracownika. X% z tego zysku stanowi jedynie podstawę do naliczenie listy płac.

Uzupełnienie i doprecyzowanie stanu faktycznego

Spółka Jawna powstała z przekształcenia Spółki Cywilnej. Umowa Spółki Jawnej została zawarta 8 marca 2001 r. Spółka Jawna nie jest podatnikiem podatku CIT. Pracownik, który otrzymuje dodatkowe wynagrodzenie nie jest wspólnikiem w Spółce. Dla potrzeb działalności gospodarczej prowadzona jest pełna księgowość, PIT-36L. Z tytułu działalności gospodarczej wybrano jako formę opodatkowania podatek liniowy PIT-36L.

Pracownik, z którym został zawarty aneks do umowy o pracę na dodatkowe wynagrodzenie, pełni w Spółce funkcję Dyrektora Technicznego. Do jego obowiązków należy m.in. organizacja, nadzór nad realizacją zadań działu technologicznego, planowanie, organizacja nadzór nad realizacją procesów produkcyjnych, montażowych, logistycznych związanych z produkcją. Nadzór nad gospodarką magazynową Spółki związaną z produkcją. Nadzór nad kierownikami podległych jednostek, nad właściwym prowadzeniem dokumentacji technicznej. Planowanie oraz koordynacja procesów kontroli związanej z produkcją. Pracownik ten od samego początku realizacji zadań, a nawet wcześniej (składanie ofert) nadzoruje wszystkie kluczowe realizacje robót prowadzone przez Spółkę. Kontakty z Zamawiającym, prowadzenie uzgodnień w trakcie realizacji, a także po ich zakończeniu i złożeniu dokumentacji technicznej i jakościowej. Związek przyczynowo skutkowy jest ogromny, ponieważ dzięki planowaniu i dobrej realizacji, dzięki właściwemu nadzorowi tego pracownika, Spółka realizuje kontrakty i uzyskuje przychody i zyski. Natomiast dla pracownika jest dodatkowym motywatorem do jeszcze większego zwiększania przychodów i związanego z nimi zysku. Wydatek ten stanowi dodatkowy koszt dla Spółki.

W związku z pełnieniem ww. funkcji został zawarty aneks do umowy o pracę, w którym określono stanowisko pracy: dyrektor d.s. technicznych i usług oraz zawarto informacje o wynagrodzeniu zasadniczym w wysokości X oraz wynagrodzeniu dodatkowym uzależnionym od osiągniętego zysku brutto. Co miesiąc pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze, a kwartalnie w zależności od osiągniętego zysku otrzymuje dodatkowo 15% zysku w formie dodatkowej listy płac. Jeżeli Spółka nie osiąga zysku, a ma stratę, pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze bez wynagrodzenia dodatkowego. Wynagrodzenie zasadnicze jest płatne miesięcznie wg ustalonej stawki, wynagrodzenie dodatkowe jest płatne kwartalnie do 20 dnia po każdym kwartale, za wyjątkiem IV kwartału do 30 marca każdego roku. Chyba, że spółka ma stratę, wtedy nie jest one wypłacane. W przypadku, gdy kwartalne wypłaty dodatkowych wynagrodzeń będą wyższe od 15% rocznego zysku, nadwyżka pobranego wynagrodzenia uwzględniona zostanie w rozliczeniu następnego roku lub lat obrachunkowych. Aneks ustala stanowisko pracy: dyrektor d.s. technicznych i usług oraz wynagrodzenie zasadnicze i wynagrodzenie dodatkowe, pozostałe warunki umowy o pracę pozostają bez zmian.

Pracownik, który otrzymuje dodatkowe wynagrodzenie nie ma określonego udziału w zysku. Zysk Spółki jest dzielony pomiędzy wspólników( wspólnicy E. i H. U.) albo przeznaczony na kapitał. Ww. Pracownik nie wniósł wkładu do Spółki. Podlega on wspólnikom Spółki. Wykonuje pracę w miejscu i czasie wskazanym przez wspólników. Pracownik przychodzi do pracy tak jak inni pracownicy umysłowi, a o planowanym urlopie powiadamia wspólnika. Pracownik ten ma wpływu na podejmowane przez Spółkę decyzje dotyczące prowadzonej działalności, ale ostateczną decyzję podejmują wspólnicy. Analizuje on oferty przetargowe i wybiera te najkorzystniejsze dla Spółki i przedkłada je do akceptacji wspólnikom. Następnie sprawuje stały nadzór nad wykonaniem tych kontraktów, od kontroli kosztów, po rozmowy z podwykonawcami, czy zamawiającym, kontrola jakości itp. ogólnie kontrola nad całościowym wykonaniem kontraktów. Pracownik ten nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z wykonywaniem przez niego pracy na rzecz Spółki. W zakresie czynności pracownika jest zawarte, że odpowiada za : wyniki pracy załogi oraz podwykonawców, terminowe i jakościowe i ilościowe wykonanie zadań, prowadzenie spotkań, narad celem omówienia założonego planu, prawidłowe prowadzenie gospodarki magazynowej, przestrzeganie przez pracowników i podwykonawców przepisów BHP, utrzymania porządku na terenie zakładu oraz miejsc wyznaczonych przez Zleceniodawcę, prowadzenie prawidłowej dokumentacji, należyte utrzymanie przez pracowników urządzeń, maszyn. Ryzyko gospodarcze ponoszą wspólnicy Spółki, Pan E. i H. U.

Dodatkowe wynagrodzenie zostało przyznane pracownikowi na podstawie aneksu do umowy o pracę, w którym określono zmiany w umowie o pracę:

‒stanowisko pracy: dyrektor d.s. technicznych i usług;

‒zmiana pkt 4 umowy o pracę wprowadzając oprócz wynagrodzenia zasadniczego zmienne wynagrodzenie dodatkowe.

Aneks zawarto na podstawie art. 300 kodeksu pracy w zawiązku z art.353 kodeksu cywilnego.

Pytanie

Czy wypłacone w terminie dodatkowe wynagrodzenie pracownikowi można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem podatnika, wynagrodzenie to zgodnie z art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, a dla podatnika koszt uzyskania przychodu, gdyż nie zawiera się w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku jest w prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 2647):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Powyższa definicja ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodów. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodów.

Bliżej zasadę tę opisuje wyrok NSA z dnia 16.10.2012 r., sygn. akt II FSK 430/11, w którym stwierdzono: „zwrot „w celu” oznacza, że nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo - skutkowym. Poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów. Wydatek należy oceniać mając na uwadze racjonalność określonego działania dla osiągnięcia przychodu. Poniesienie wydatku musi zatem być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów; wydatek powinien, przynajmniej potencjalnie, wpływać na wielkość uzyskiwanych lub spodziewanych przychodów z tej działalności. Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi więc uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego wydatku”.

Aby więc wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

‒został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);

‒jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

‒pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

‒poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;

‒został właściwie udokumentowany;

‒nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Podatnik zobowiązany jest więc wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

‒„celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

‒„zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

‒„zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (nie wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy.

Przystępując do oceny skutków podatkowych wypłaty pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia w pierwszej kolejności zauważyć należy, że kosztami podatkowymi są m.in. tzw. „koszty pracownicze”. Koszty te obejmują w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, prowizje, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, a także odprawy i rekompensaty za wcześniejsze rozwiązanie stosunku pracy jako inne należności wynikające ze stosunku pracy.

„Koszty pracownicze” są wydatkami ponoszonymi na rzecz pracowników i co do zasady stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów, jeśli tylko spełniają ogólne przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu dodatkowego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi.

Udział w zyskach jest formą wynagrodzenia bonusowego. Jeżeli przedsiębiorstwo cechuje stały rozwój i wysoka wydajność, między pracowników zostaje rozdzielona część wygospodarowanego zysku. Pracownicy mogą mieć swój własny wkład w wyniki firmy, na przykład poprzez wyższą efektywność i wydajność pracy bądź niższy koszt całkowity. Dzięki czynnemu ich udziałowi w zarządzaniu przedsiębiorstwem mogą przyczynić się do usprawnienia jego funkcjonowania i zwiększyć jego rentowność.

Odnosząc powyższe uregulowania prawne do przedstawionego opisu sprawy należy stwierdzić, że wypłacone pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie spełnia przesłankę celowości wynikającą z art. 22 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Co istotne w sprawie, powyższe dodatkowe wynagrodzenie przyznane pracownikowi pozostaje w związku z całokształtem prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej. Jak wynika z opisu sprawy, pracownik, z którym został zawarty aneks do umowy o pracę na dodatkowe wynagrodzenie, pełni w Spółce funkcję Dyrektora Technicznego. Pracownik ten od samego początku realizacji zadań, a nawet wcześniej (składanie ofert) nadzoruje wszystkie kluczowe realizacje robót prowadzonych przez Spółkę. Kontakty z Zamawiającym, prowadzenie uzgodnień w trakcie realizacji, a także po ich zakończeniu i złożeniu dokumentacji technicznej i jakościowej. Dzięki planowaniu i dobrej realizacji, dzięki właściwemu nadzorowi tego pracownika, Spółka realizuje kontrakty i uzyskuje przychody i zyski. Natomiast dla pracownika jest dodatkowym motywatorem do jeszcze większego zwiększania przychodów.

Mając na uwadze powyższe, spełniony został podstawowy warunek niezbędny do uznania dodatkowego wynagrodzenia na rzecz Państwa pracownika za koszty uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – wydatki te poniesione będą wprost w celu zabezpieczenia źródła przychodów. Jednocześnie wskazane we wniosku wydatki nie są ujęte w katalogu negatywnych kosztów, określonym w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem, skoro wydatki w postaci dodatkowego wynagrodzenia ponoszone przez Państwa na rzecz Państwa pracownika spełniają przesłankę „celowości” wynikającą z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 23 tej ustawy, to wydatki te stanowić będą dla Państwa koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem stosownego ich udokumentowania.

Dodatkowe informacje

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest zgodnie z zadanym pytanie tylko i wyłącznie kwestia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dodatkowego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego. Z funkcji ochronnej będą mogli skorzystać Ci z Państwa, którzy zastosują się do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

‒Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację przez Zainteresowanego, który jest stroną postępowania

(Zainteresowany będący stroną postępowania – art. 14r § 2 Ordynacji podatkowej) ma prawo wnieść skargę na tę interpretację indywidualną do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 i art. 14r ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651).