Czy w aktach osobowych musi się znaleźć oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem pracy
RADA
PROBLEM
Czy oświadczenie pracownika o zapoznaniu z obowiązującym Regulaminem Pracy obowiązkowo powinno znajdować się w aktach osobowych pracownika? Czy taki dokument pracownik musi podpisać własnoręcznym podpisem? Czy jednak istnieje możliwość, aby pracownik zapoznanie z Regulaminem Pracy zaakceptował elektronicznie - "klikając" zapoznałem się i dane dotyczące zapoznania z Regulaminem Pracy są przechowywane jedynie w systemie kadrowym?
RADA
Przepisy nie wymagają wprost formy pisemnej oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem. W aktach osobowych musi znaleźć się potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu.
UZASADNIENIE
W części B akt osobowych umieszcza się m. in. potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy. Miejsce przechowywania potwierdzenia jest zatem wprost wskazane (§ 3 rozp. MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz. U. z 2018 r.). Przepisy nie wskazują jednak, że potwierdzenie to ma przybrać postać pisemnego oświadczenia. Najczęściej wybierana jest taka forma ale wprost nie jest narzucona. Zdaniem autora możliwe jest wpięcie do akt osobowych potwierdzenia wygenerowanego z systemu.
Podstawa prawna:
§ 3 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).
Marek Rotkiewicz