Jak rozliczyć kilometrówkę przy wykorzystaniu przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych

PROBLEM

Pracownik wykorzystał swój prywatny samochód do wyjazdu służbowego poza miejscowość w której pracuje. Dieta oraz kilometrówka została mu wypłacona po powrocie. Czy powinna być zawarta umowa z tym pracownikiem? Czy powinna być wyrażona zgoda pracodawcy na wykorzystanie samochodu prywatnego? Czy kwota kilometrówki będzie u pracownika oskładkowana i opodatkowana?