Wykorzystywanie samochodów prywatnych do celów służbowych oraz samochodów służbowych do celów prywatnych – przychody, koszty, składki, ewidencja w pkpir i księgach rachunkowych

Wielu pracodawców udostępnia pracownikom posiadane samochody nie tylko do celów służbowych, ale także prywatnych. Niektórzy pracodawcy zezwalają pracownikom na wykorzystywanie ich prywatnych samochodów do celów służbowych. Obie te sytuacje wywołują skutki podatkowe i składkowe. W publikacji na przykładach wyjaśniamy te kwestie. Ponadto prezentujemy ewidencję tych zdarzeń w pkpir i księgach rachunkowych. 

1. Wykorzystywanie przez pracownika prywatnego samochodu do celów służbowych

1.1. Samochód wykorzystywany w podróżach służbowych

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej prywatnym samochodem osobowym tego pracownika (§ 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, tzw. kilometrówka. Stawka za jeden kilometr nie może być wyższa niż:

• 1,15 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³,
• 0,89 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ (§ 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych w zw. z § 2 rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy).

Pracodawcy mogą zaliczać do kosztów podatkowych wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich ich prywatnych samochodów w celu odbycia podróży służbowej tylko w limicie kilometrówki. Jeżeli pracodawca zdecyduje się zwracać pracownikowi wydatki przekraczające limit kilometrówki, to nadwyżki nie może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów. Najpopularniejszymi wydatkami związanymi z używaniem samochodu są koszty paliwa, części zamiennych oraz opłat za autostrady albo parkingi. Pracodawcy muszą pamiętać, że bezwzględnym warunkiem zaliczenia tych wydatków do kosztów podatkowych jest rozliczenie podróży służbowej w ewidencji przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a i ust. 5 updof, art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i ust. 5 updop).