Sprawozdanie finansowe za 2021 r. – zatwierdzanie, składanie, przechowywanie i odpowiedzialność

Każda jednostka stosująca ustawę o rachunkowości ma obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego, jego zatwierdzenia i udostępnienia „na zewnątrz”, tj. przekazania do Krajowego Rejestru Sądowego, Szefa KAS lub ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Cykl ten wydaje się dość prosty, jednak ze względu na fakt, że sprawozdanie finansowe stanowi główne źródło informacji na temat kondycji jednostki na dzień bilansowy, ważna jest znajomość i przestrzeganie uregulowań z tym związanych. W niniejszym materiale zostały zebrane obowiązki w tym zakresie, wraz ze wskazaniem zasad przechowywania sprawozdań finansowych i odpowiedzialności za wywiązywanie się z tych obowiązków.

1. Zatwierdzanie sprawozdania finansowego

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego oznacza przyjęcie do wiadomości i akceptację przez organ zatwierdzający (tj. właścicieli jednostki) prawdziwości zawartych w nim danych o stanie majątkowym, finansowym i wyniku działalności jednostki w minionym roku obrotowym. Zaakceptowanie sprawozdania finansowego musi zostać poprzedzone:

• zbadaniem sprawozdania przez biegłego rewidenta, o ile jednostka podlega obowiązkowi badania sprawozdania finansowego na podstawie art. 64 uor lub została podjęta decyzja przez jednostkę o dobrowolnym poddaniu sprawozdania badaniu,
• udostępnieniem sprawozdania finansowego radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeśli w jednostce istnieją takie organa nadzorcze,
• przekazaniem sprawozdania finansowego właścicielom jednostki w celu zapoznania się z jego treścią.

Dopiero potem właściciele mogą wydać decyzje w postaci oddzielnych uchwał o:

• zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
• zatwierdzeniu sprawozdania z działalności (jeśli takie sprawozdanie wymagało sporządzenia),
• sposobie podziału zysku lub pokrycia straty,
• udzieleniu absolutorium (tzw. pokwitowania) jedno- lub wieloosobowemu kierownikowi jednostki.

Co istotne, przedmiotem zatwierdzenia jest zawsze ostateczna postać sprawozdania finansowego. Dlatego też, gdy właściciele kwestionują go, a: