Rozliczanie jazd służbowych prywatnym samochodem pracownika

Pracownikowi, który w celach służbowych używa samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy, przysługują należności stanowiące zwrot poniesionych kosztów. Służbowe przejazdy lokalne można rozliczać za pomocą tzw. kilometrówki lub przez przyznanie stałego ryczałtowego zwrotu kosztów. Samochód nie musi być własnością lub współwłasnością pracownika. Pracownik może wykorzystywać w celach służbowych również pojazd użyczony bądź wynajęty.

Przepisy rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy ściśle regulują zasady dokonywania przez pracodawcę zwrotu kosztów użytkowania przez pracownika prywatnego auta w celach służbowych. Zwrot w formie stałego ryczałtu lub tzw. kilometrówki powinien następować na podstawie odrębnej umowy cywilnoprawnej z pracownikiem. Umowa cywilnoprawna o używanie pojazdu do celów służbowych powinna zawierać takie elementy jak m.in. rodzaj pojazdu i jego dane, obszar wyjazdów (np. dana gmina lub miasto), przyznany limit kilometrów, stawka za 1 km przebiegu.

Ryczałtowy zwrot kosztów za jazdy prywatnym samochodem w celach służbowych

Pracodawca może zwracać pracownikowi koszty eksploatacji samochodu w formie ryczałtu tylko w przypadku używania samochodu w jazdach lokalnych. O jazdach lokalnych można mówić wówczas, gdy odbywają się na terenie miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika lub na terenie kilku miejscowości, ale leżących w tej samej gminie. Dlatego ważne jest miejsce świadczenia pracy pracownika, określone w umowie o pracę. Jeżeli wskazano w niej konkretną miejscowość, to tylko jazdy po tej miejscowości (w jej granicach administracyjnych) będą traktowane jako jazdy lokalne. Natomiast jeśli w umowie wskazano jako miejsce świadczenia pracy np. daną gminę, to jazdami lokalnymi będzie poruszanie się po miejscowościach tej gminy. Jest to o tyle ważne, że jeżeli pracownik wyjeżdża poza miejscowość wykonywania pracy, na polecenie przełożonego, to mamy do czynienia z podróżą służbową, rozliczaną na innych zasadach i na podstawie odrębnych przepisów.