Jak rozliczyć zaliczki na delegacje

PYTANIE

Pracownicy spółki otrzymali pewną kwotę tytułem „zaliczka na delegacje”. Na pojawiające się podróże służbowe nie otrzymują zaliczek. Po powrocie z danej podróży służbowej przedstawiają rozliczenie, które obejmuje wszelkie wydatki związane z tą podróżą (diety, ryczałty, faktury za hotele, paliwo oraz inne zakupy, które były związane z danym wyjazdem). Spółka dokonuje pracownikowi wypłaty należności z tej podroży służbowej, tak by na kolejne wyjazdy pozostała znowu do wykorzystania otrzymana wcześniej zaliczka. Na koniec miesiąca zdarza się sytuacja, że pracownik przedstawił rozliczenia delegacji, których nie udało się spółce zwrócić pracownikowi w danym miesiącu odbycia podróży służbowej, a jednocześnie przewyższają one kwotę otrzymanej początkowo zaliczki. Wówczas spółka do kosztów uzyskania przychodów danego miesiąca zalicza tylko koszty delegacji do kwoty otrzymanej zaliczki. Pozostałą wartość z danego rozliczenia delegacji ujmuje w kosztach uzyskania przychodów dopiero z momentem wypłaty pracownikowi. Czy takie postępowanie jest prawidłowe? Wynagrodzenia w spółce wypłacane są na ostatni dzień danego miesiąca. Dodatkowo, spółka jest spółką komandytową, która stała się podatnikiem CIT od 1.05.2021 r. Czy jeżeli powyższe postępowanie jest prawidłowe, to w przypadku wystąpienia na dzień 30.04.2021 r. u pracowników nierozliczonych rozrachunków z tytułu delegacji przewyższających właśnie kwotę otrzymanej zaliczki, spółka będzie miało prawo po dokonaniu rozliczenia z pracownikiem (już po 30.04.) zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów spółki (już z statusem podatnika CIT) tych wartości, których nie ujęła w kosztach uzyskania przychodów spółki przed zmianą statusu podatkowego?