Świadczenia na rzecz dzieci pracowników – rozliczenia podatkowe, ZUS i ewidencja księgowa

W swoich systemach motywacyjnych pracodawcy przewidują nie tylko świadczenia bezpośrednio skierowane do pracowników. Adresatami takich świadczeń są również członkowie rodzin pracowników, zwłaszcza dzieci. W raporcie przedstawiamy podatkowe i składkowe rozliczenie świadczeń przekazywanych na rzecz dzieci pracowników oraz ich ewidencję w księgach rachunkowych.

Dokonując kwalifikacji podatkowej świadczenia dla dziecka, należy pamiętać, że jego podatkowym beneficjentem jest zatrudniony w firmie rodzic. To oznacza, że wszelkie konsekwencje podatkowe i składkowe świadczenia dla dziecka występują po stronie jego rodzica.

Paczki dla dzieci

Jednym z najpopularniejszych świadczeń przekazywanych dzieciom pracowników są paczki. Przedsiębiorcy prowadzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych mają w tej kwestii wybór. Mogą ufundować paczki ze środków obrotowych bądź ze środków ZFŚS. Przedsiębiorcom nieprowadzącym ZFŚS pozostają środki obrotowe.

Paczki z ZFŚS

Fundując paczkę ze środków ZFŚS, pracodawca musi stosować tzw. kryterium socjalne, tj. wartość paczek powinna być zróżnicowana w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. W przypadku przekazania paczek o jednakowej wartości pracodawca musi się liczyć, że w razie ewentualnej kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy padnie zarzut, że gospodaruje środkami funduszu niezgodnie z ustawą o ZFŚS. Skutkiem tego może być grzywna nałożona na pracodawcę (art. 12a ust. 1 ustawy o ZFŚS).

Rozliczenie paczek z ZFŚS w kosztach uzyskania przychodów. Paczek ufundowanych z ZFŚS pracodawca nie może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów. Dzieje się tak z dwóch powodów. Po pierwsze - wydatki na działalność socjalną są wyraźnie wyłączone z kosztów uzyskania przychodów przez obie ustawy podatkowe (zob. art. 23 ust. 1 pkt 42 updof i art. 16 ust. 1 pkt 45 updop). Po drugie - organy podatkowe nie zaakceptują sytuacji, w której dana wartość zostałaby ujęta w kosztach dwukrotnie, tj. najpierw jako odpis na ZFŚS na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 7 updof albo art. 16 ust. 1 pkt 9 updop, a następnie jako wydatek na paczki.