Doręczanie pism o rozwiązaniu umowy o pracę w okresie epidemii COVID-19

Podczas stanu epidemii oraz w ciągu 14 dni po jego zniesieniu, wypowiedzenia umowy o pracę wysłanego pracownikowi pocztą za potwierdzeniem odbioru i nieodebranego przez niego nie można uznać za doręczone. Natomiast wypowiedzenie dostarczone przez kuriera i nieodebrane przez pracownika będzie skuteczne.

W okresie epidemii COVID-19 duża część pracowników wykonuje pracę w trybie zdalnym, co utrudnia osobiste wręczanie im dokumentów kadrowych. Natomiast doręczanie pism drogą pocztową może być nieskuteczne z uwagi na zawieszenie obowiązywania przepisów wprowadzających domniemanie doręczenia pisma wysłanego drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru. W związku z tym wielu pracodawców ma problem ze znalezieniem skutecznego sposobu doręczania pracownikom pism w sprawach pracowniczych. Należy bowiem pamiętać, iż pomimo szczególnej sytuacji, nie zmieniły się podstawowe wymogi formalne związane ze składaniem pracownikom oświadczeń woli w zakresie rozwiązania lub modyfikacji treści ich stosunku pracy. Nadal więc wypowiedzenie umowy o pracę, rozwiązanie stosunku pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia, a także wypowiedzenie warunków pracy lub płacy należy składać w formie pisemnej. Przy czym oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Pisemna forma oświadczenia woli

Do zachowania pisemnej formy wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie. Do zachowania elektronicznej formy wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78-78¹ Kodeksu cywilnego).

Wymóg formy pisemnej dotyczy obu stron stosunku pracy, ale jedynie naruszenie go przez pracodawcę obarczone jest konsekwencjami prawnymi. Wprawdzie przepisy nie zastrzegają dla tych czynności formy pisemnej pod rygorem nieważności i oświadczenie woli pracodawcy w sprawie rozwiązania stosunku pracy lub zmiany jego treści, które nastąpi bez zachowania formy pisemnej, będzie skuteczne. Pracownik będzie mógł jednak podważyć skuteczność takiego oświadczenia przed sądem pracy. Warto przytoczyć wyrok Sądu Najwyższego z 5 maja 2016 r. (II UK 280/15), w którym sąd stwierdził, że: