Jak prowadzić dokumentację związana z funkcjonowaniem w firmie PPK

Podstawą przekazywania wpłat do PPK jest w pierwszej kolejności zawarcie umowy o zarządzanie PPK. Następnie trzeba sporządzić umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej. Są to umowy, które się uzupełniają. Wypowiedzenie umowy o zarządzanie PPK przez podmiot zatrudniający lub instytucję finansową nie może prowadzić do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o prowadzenie PPK, jeżeli na rachunku PPK są zapisane jednostki uczestnictwa lub jednostki rozrachunkowe uczestnika PPK. W takim przypadku podmiot zatrudniający musi zawrzeć nową umowę o zarządzanie PPK. Z funkcjonowaniem PPK wiąże się również kompletowanie deklaracji wpłat, w szczególności oświadczeń uczestników PPK o umowach zawartych z innymi podmiotami, wniosków o zawarcie umowy o prowadzenie PPK czy deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat.

Zarówno treść umowy o zarządzanie jak i prowadzenie PPK będzie proponowana przez instytucję finansową i negocjowana przez jej strony. Ustawa o PPK określa jedynie minimalne elementy, które umowy te powinny zawierać. Nie dopełnienie obowiązku ich zawarcia jest sankcjonowane karą w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku obrotowego u danego pracodawcy. Poza deklaracją o rezygnacji z wpłat na PPK której wzór został opublikowany w rozporządzeniu Ministra Finansów z 12 czerwca 2019 r., pozostałe dokumenty związane z PPK podmiot zatrudniający może opracować we własnym zakresie.

Umowa o zarządzanie PPK

Umowę o zarządzanie PPK zawiera z instytucją finansową podmiot zatrudniający, co do zasady, co najmniej jedną osobę ubezpieczoną obowiązkowo w zakresie emerytalno-rentowym. Ten rodzaj umowy związanej z funkcjonowaniem PPK jest zawierany w postaci elektronicznej, przy czym musi istnieć możliwość utrwalenia jej treści na trwałym nośniku (m.in. zapisania na dysku w postaci uniemożliwiającej jej zmianę, umożliwienie odtworzenia w tej samej wersji w której była zawarta albo sporządzenia wydruku). Wyboru instytucji z którą będzie zawarta umowa o zarządzanie dokonuje podmiot zatrudniający w porozumieniu: