Czy pracodawca musi dostosować dokumentację pracowniczą do nowych przepisów

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczą obowiązkowo dokumentacji pracowników zatrudnionych 1 stycznia 2019 r. lub później. Pracodawcy mogą stosować nowe zasady także do dokumentacji pracowników pozostających w tym dniu w stosunku pracy, zgromadzonych przed 1 stycznia 2019 r. Nie mają jednak takiego obowiązku.

1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wprowadza ono nowy podział akt osobowych na części i możliwość ich podziału na podczęści. Ponadto określa znacznie szerszy zakres dokumentów, które należy przechowywać w aktach osobowych pracowników. Szerszy jest także zakres dokumentacji innej niż akta osobowe, którą pracodawca musi prowadzić odrębnie dla każdego pracownika i przechowywać w takim samym okresie jak akta osobowe.

Stosowanie nowych przepisów

Nowe przepisy należy stosować do wszystkich pracowników zatrudnianych począwszy od 1 stycznia 2019 r. Natomiast to, w jakim zakresie znajdują one zastosowanie do pracowników pozostających już w zatrudnieniu na dzień 1 stycznia 2019 r., a zatrudnionych wcześniej, tj. do 31 grudnia 2018 r. wynika z przepisów przejściowych do nowego rozporządzenia (tj. § 19-22 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej; dalej: nowe rozporządzenie).

Określają one następujące zasady:

1. wszystkie przepisy nowego rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od 1 stycznia 2019 r.;
2. do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników pozostających 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy:
   • • • zgromadzonej do 31 grudnia 2018 r. - stosuje się przepisy nowego rozporządzenia, z wyjątkiem przepisów dotyczących prowadzenia akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy określonych w § 2-6 nowego rozporządzenia. W wyłączonym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące do 31 grudnia 2018 r., czyli przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z