RODO – nowe obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) wejdzie w życie 25 maja 2018 r. Nowe przepisy będą dotyczyć wszystkich podmiotów przetwarzających dane osobowe w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym także świadczeniem usług rachunkowych. W opracowaniu przedstawiamy, jak powinno wyglądać prawidłowe wdrożenie nowej polityki ochrony danych osobowych w biurze rachunkowym, tak by było zgodne z postanowieniami RODO. Celem publikacji jest ułatwienie biurom rachunkowym realizacji tego zadania.

1. Czym jest RODO

RODO, zwane także GDPR lub Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych, to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Rozporządzenie weszło w życie 17 maja 2016 r. i zastąpiło Dyrektywę 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (dalej: dyrektywa).

RODO chroni szeroko pojęte dane osobowe (od danych kontaktowych po dane biometryczne) i zaczyna obowiązywać bezpośrednio w krajowych porządkach prawnych krajów UE (w tym i w Polsce) od 25 maja 2018 r. Przypominamy, że biuro rachunkowe zatrudniające choćby jednego pracownika lub posiadające w jakiejkolwiek formie dane klientów będących osobami fizycznymi przetwarza dane osobowe. Biura, działając jako administratorzy danych lub przetwarzający, podlegają ustawie o ochronie danych osobowych (dalej: ustawa) i RODO. Przepisom RODO nie podlegają jedynie dane przetwarzane przez osoby fizyczne „wyłącznie w celach osobistych lub domowych”.

Biura rachunkowe będące dotychczas administratorami danych osobowych lub podmiotami przetwarzającymi dane, podlegają tak jak dotychczas unijnym regulacjom w zakresie ochrony danych osobowych. Nowość stanowi to, że regulacje RODO stosowane będą do nich bezpośrednio. Ustawodawca określi dodatkowo zasady postępowania w zakresie ochrony danych osobowych w nowej ustawie o ochronie danych osobowych, której projekt trafił właśnie do Sejmu. Ze względu na to, że nowa ustawa ma zacząć obowiązywać już od 25 maja 2018 r., w dalszej części rozważań znajdą się do niej odniesienia.