Nowe zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.

Po zmianach przepisów od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie miał wybór, czy gromadzić dokumenty związane ze stosunkiem pracy i akta osobowe w formie papierowej czy elektronicznej. Ponadto obowiązek ich archiwizacji zostanie skrócony z 50 do 10 lat, ale nie w przypadku wszystkich pracowników. Dlatego pracodawca będzie miał obowiązek przekazywania raportów informacyjnych do ZUS, jeśli będzie chciał skorzystać z krótszego okresu przechowywania dokumentacji w stosunku do pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Takie są główne rozwiązania w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, które zaczną obowiązywać od przyszłego roku.

Nowelizacja przepisów dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej została wprowadzona przez ustawę z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (dalej ustawa zmieniająca). Przewiduje ona zmiany w czterech ustawach, tj.:

• Kodeksie pracy,
• ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej ustawa archiwalna),
• ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej ustawa systemowa),
• ustawie o emeryturach i rentach z FUS (dalej ustawa emerytalna).

1. Zmiany w Kodeksie pracy w zakresie dokumentacji pracowniczej i wypłaty wynagrodzenia

Ustawa zmieniająca dokonała modyfikacji w trzech obszarach regulacji kodeksowych: sposobu wypłaty wynagrodzenia, prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także odpowiedzialności wykroczeniowej za nieprzestrzeganie nowych rozwiązań w zakresie dokumentacji - przedstawiamy je wszystkie poniżej. Dodatkowo ustawa upoważnia ministrów ds. pracy oraz ds. informatyzacji do wydania aktu wykonawczego. Mają oni bowiem określić w drodze rozporządzenia:

1) zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, w tym wymagania co do formy elektronicznej w obszarze organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,