Zwrot towarów i zaliczek – udokumentowanie i rozliczenie korekty w deklaracji oraz JPK_VAT

Zwrot towarów i zaliczek to jedna z przyczyn korekty sprzedaży, której sposób udokumentowania i moment rozliczenia zależą od specyfiki sprzedaży. Zasady tej korekty zależą m.in. od tego, czy zwrot dotyczy sprzedaży dokonanej na rzecz osób prywatnych czy przedsiębiorców, a także od tego, czy nastąpił on w ramach sprzedaży krajowej czy sprzedaży zagranicznej.

1. Korekta sprzedaży zaewidencjonowanej przy użyciu kasy rejestrującej

W celu obniżenia podatku należnego zwrot towarów oraz zwrot zaliczek zaewidencjonowanych wcześniej przy użyciu kasy rejestrującej wymaga ujęcia w odrębnej ewidencji korekt.

1.1. Zwrot towarów, których sprzedaż zaewidencjonowano przy użyciu kasy rejestrującej

Sprzedaż towarów dokonana na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, oraz na rzecz rolników ryczałtowych jest ewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Jeżeli klient odda towar, sprzedawca zwraca mu stosowną część wynagrodzenia oraz koryguje transakcję na zasadach ogólnych określonych w przepisach o VAT.

Kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej. Z tego powodu na sposób udokumentowania tej korekty wskazują przepisy określone przez § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. z 2013 r. poz. 1363 (dalej: rozporządzenia ws. kas), z których wynika, że zwrot towarów nie podlega zaewidencjonowaniu. Dlatego korektę transakcji należy ująć w odrębnej ewidencji. Zwrot towarów, skutkujący zwrotem całości lub części zapłaty, należy ująć w odrębnej ewidencji, która zawiera:

• datę sprzedaży,
• nazwę towaru pozwalającą na jednoznaczną jego identyfikację i ewentualnie opis towaru stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
• termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru,
• wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru będącego przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego -