Jak wysyłać pracowników w podróż służbową i jak ją rozliczać – odpowiedzi na pytania Czytelników

Podróże służbowe są elementem organizacji pracy u większości pracodawców. Z rozliczeniem delegacji wiążą się jednak liczne problemy - poczynając od kwalifikacji danego wyjazdu jako podróży, poprzez kwestie naliczania oraz wypłaty poszczególnych świadczeń dla pracowników i osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy, kończąc na rozliczaniu czasu pracy podczas delegacji. W artykule odpowiadamy na najczęściej pojawiające się pytania pracodawców w tym zakresie.

(?) Chcemy wysłać pracownika w podróż służbową. Czy może ona rozpoczynać się w miejscu zamieszkania pracownika czy wyłącznie w miejscu pracy?

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. Wskazanie przez pracodawcę jako początku podróży służbowej miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika umożliwia rozliczenie kosztów podróży poniesionych już od faktycznego miejsca zamieszkania pracownika.

Zasadniczo pracodawca nie może wyznaczyć jako miejsca rozpoczęcia delegacji miejscowości, w której pracownik nie pracuje ani nie mieszka. Taka możliwość istnieje za pisemną zgodą pracownika, jeżeli oświadczy on np., że w tym mieście faktycznie przebywa czasowo ewentualnie spędza weekend u znajomych lub rodziny.

Przepisy nie zawierają zastrzeżenia, że wyznaczenie jako miejsca rozpoczęcia delegacji miejscowości, w której pracownik mieszka, jest możliwe tylko wówczas, gdy prowadzi to do zmniejszenia kosztów podróży. Pracownik realizuje polecenie służbowe narzucające na niego dodatkowe koszty dojazdu z miejsca zamieszkania do miejscowości, w której pracuje. Kierując się zasadą nieobciążania pracownika kosztami pracy, pracodawca powinien wręcz przyjąć zwyczaj wyznaczania wyjazdu z miejscowości, w której pracownik mieszka. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik wyjeżdża w delegację w trakcie dnia pracy (po stawieniu się w miejscu pracy).