Akt prawny
obowiązujący
Wersja aktualna od 2021-07-01
Wersja aktualna od 2021-07-01
obowiązujący
Alerty
POROZUMIENIE MIĘDZYINSTYTUCJONALNE
z dnia 20 maja 2021 r.
pomiędzy Parlamentem Europejskim, Radą Unii Europejskiej i Komisją Europejską w sprawie obowiązkowego rejestru służącego przejrzystości
PARLAMENT EUROPEJSKI, RADA UNII EUROPEJSKIEJ I KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 295,
uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 106a,
a także mając na uwadze, co następuje:
| (1) | Parlament Europejski, Rada Unii Europejskiej i Komisja Europejska (zwane dalej "instytucjami-sygnatariuszami") utrzymują otwarty, przejrzysty i regularny dialog ze stowarzyszeniami przedstawicielskimi i społeczeństwem obywatelskim zgodnie z postanowieniami Traktatu o Unii Europejskiej (TUE), w szczególności jego artykułem 11 ust. 1 i 2. |
| (2) | Dialog ten umożliwia zainteresowanym stronom przedstawienie swych poglądów na temat decyzji, które mogą ich dotyczyć, a tym samym umożliwia skuteczne przyczynianie się do gromadzenia danych, na podstawie których opracowywane są propozycje polityk. Kontakty z zainteresowanymi stronami pozytywnie wpływają na jakość procesu decyzyjnego, ponieważ umożliwiają pozyskanie opinii zewnętrznych i wiedzy eksperckiej. |
| (3) | Przejrzystość i odpowiedzialność mają zasadnicze znaczenie dla utrzymania zaufania obywateli Unii do umocowania prawnego procesów politycznych, ustawodawczych i administracyjnych Unii |
| (4) | Instytucje-sygnatariusze uznają za istotne skordynowanie swego podejścia przez przyjęcie wspólnych ram dla swojej współpracy, tak aby nadal wspierać możliwość przejrzystego i etycznego reprezentowania grup interesu |
| (5) | Przejrzystość w zakresie reprezentowania grup interesu jest szczególnie ważna dla umożliwienia obywatelom śledzenia działań przedstawicieli grup interesu i uświadomienia ich w kwestii ewentualnego wpływu takich przedstawicieli, w tym wpływu wywieranego za pomocą wsparcia finansowego i działalności sponsorskiej. Najlepszym sposobem zapewnienia takiej przejrzystości jest kodeks postępowania zawierający postanowienia i zasady, których powinni przestrzegać przedstawiciele grup interesu decydujący się na wpis do rejestru służącego przejrzystości (zwanego dalej "rejestrem"). |
| (6) | W oparciu o pozytywne doświadczenia organizacji i osób samozatrudnionych zaangażowanych w proces kształtowania i realizacji polityki Unii z rejestrem służącym przejrzystości, który został utworzony na podstawie porozumienia zawartego między Parlamentem Europejskim a Komisją Europejską w dniu 16 kwietnia 2014 r. (1) (zwanego dalej "porozumieniem z 2014 r"), instytucje-sygnatariusze uważają, że zakres porozumienia z 2014 r. należy rozszerzyć. |
| (7) | Należy nadać rejestrowi charakter obowiązkowy poprzez wprowadzenie, w drodze indywidualnych decyzji przyjętych przez poszczególne instytucje-sygnatariuszy, równoważnych środków, zgodnie z którymi warunkiem koniecznym wykonywania niektórych działań z zakresu reprezentowania grup interesu jest wpis do rejestru przedstawicieli tych grup. |
| (8) | Aby kontynuować wzmacnianie wspólnych ram i korzystać z postępów osiągniętych w tworzeniu powszechnej kultury przejrzystości, instytucje-sygnatariusze powinny opublikować na stronie internetowej rejestru zasadę warunkowości i środki uzupełniające służące przejrzystości, przyjęte przez nie w celu zachęcenia do dokonywania wpisów do rejestru, takie jak specjalne listy mailingowe, zalecenie, by niektórzy decydenci spotykali się wyłącznie z wpisanymi do rejestru przedstawicielami grup interesu, lub publikacja informacji na temat spotkań między niektórymi decydentami a przedstawicielami grup interesu. |
| (9) | Aby promować niniejsze porozumienie poza gronem instytucji-sygnatariuszy, należy w nim zawrzeć ustalenia pozwalające instytucjom, organom i jednostkom organizacyjnym Unii innym niż instytucje-sygnatariusze, jak również stałym przedstawicielstwom państw członkowskich, chcącym na zasadzie dowolności stosować zasady funkcjonowania zapisane we wspólnych ramach, na korzystanie ze wsparcia sekretariatu rejestru i jego punktu kontaktowego |
| (10) | Aby uniknąć zbędnych obciążeń administracyjnych i zgodnie z aktualną praktyką dotyczącą dokonywania wpisów do rejestru, działania podejmowane przez przedstawicieli grup interesu wyłącznie w imieniu stowarzyszenia lub sieci, do której należą, należy uznać za działania tego stowarzyszenia lub tej sieci. |
| (11) | Działalność organów publicznych państw członkowskich, jak również wszelkich stowarzyszeń lub sieci takich organów publicznych, które działają w ich imieniu na poziomie unijnym, krajowym lub niższym, nie powinna być objęta niniejszym porozumieniem, jednakże stowarzyszenia i sieci organów publicznych na poziomie unijnym, krajowym lub niższym, które są zaangażowane w działania przedstawicieli grup interesu, powinny mieć możliwość wpisania się do rejestru. |
| (12) | Należy utrzymać praktykę przyjmowania sprawozdania rocznego z działalności rejestru jako narzędzia zapewniającego odpowiednie eksponowanie skoordynowanego podejścia instytucji-sygnatariuszy oraz zwiększającego zaufanie ze strony obywateli. Zakres sprawozdania rocznego należy poszerzyć o kwestie dotyczące warunkowości i środków uzupełniających służących przejrzystości ustanowionych przez instytucje-sygnatariuszy. |
| (13) | Działalność rejestru nie powinna naruszać kompetencji żadnej z instytucji-sygnatariuszy ani wpływać na ich wewnętrzne uprawnienia organizacyjne. |
| (14) | Przy wykonywaniu swych odpowiednich uprawnień w zakresie organizacji wewnętrznej instytucje-sygnatariusze powinny przekazać na rzecz sekretariatu i zarządu rejestru uprawnienia do działania w ich imieniu w zakresie podejmowania zgodnie z niniejszym porozumieniem decyzji indywidualnych dotyczących wnioskodawców i podmiotów zarejestrowanych. Instytucje-sygnatariusze powinny występować jako współpozwani w sprawach przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej dotyczących ostatecznych decyzji zarządu rejestru mających negatywny wpływ na wnioskodawców lub podmioty zarejestrowane. |
| (15) | Instytucje-sygnatariusze powinny działać w duchu wzajemnej, lojalnej współpracy przy wykonywaniu postanowień niniejszego porozumienia. |
| (16) | Każda z instytucji-sygnatariuszy powinna mieć możliwość stosowania wszelkich innych zasad dobrego zarządzania i przejrzystości niewymienionych w niniejszym porozumieniu w zakresie, w jakim takie zasady nie kolidują z wykonywaniem lub celami niniejszego porozumienia. |
| (17) | Niniejsze porozumienie nie narusza wykonywania praw wynikających z art. 11 ust. 4 TUE dotyczącego europejskiej inicjatywy obywatelskiej oraz z art. 227 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) dotyczącego możliwości kierowania petycji do Parlamentu Europejskiego, |
UZGADNIAJĄ, CO NASTĘPUJE:
Artykuł 1
Cel i zakres stosowania
Niniejsze porozumienie ustanawia ramy i zasady funkcjonowania skoordynowanego podejścia instytucji-sygnatariuszy do przejrzystej i etycznej reprezentacji grup interesu.
Instytucje-sygnatariusze uzgadniają, że w drodze decyzji indywidualnych podejmowanych na podstawie swych wewnętrznych uprawnień organizacyjnych będą realizować skoordynowane podejście, o którym mowa w akapicie pierwszym, w odniesieniu do działań objętych zakresem niniejszego porozumienia (zwanych dalej "działaniami objętymi zakresem porozumienia") oraz że określą działania objęte zakresem porozumienia, których wykonywanie będzie uwarunkowane wpisem do rejestru.
Artykuł 2
Definicje
Na użytek niniejszego porozumienia stosuje się następujące definicje:
| a) | "przedstawiciel grupy interesu" oznacza osobę fizyczną lub prawną lub formalną bądź nieformalną grupę, formalne bądź nieformalne stowarzyszenie lub formalną bądź nieformalną sieć, które angażują się w działania objęte zakresem niniejszego porozumienia; |
| b) | "wnioskodawca" oznacza przedstawiciela grupy interesu, który występuje z wnioskiem o wpis do rejestru; |
| c) | "podmiot zarejestrowany" oznacza przedstawiciela grupy interesu, który został wpisany do rejestru; |
| d) | "klient" oznacza przedstawiciela grupy interesu, który nawiązał stosunek umowny z pośrednikiem w celu realizacji przez tego pośrednika interesów przedstawiciela grupy interesu przez wykonywanie działań objętych zakresem porozumienia; |
| e) | "pośrednik" oznacza przedstawiciela grupy interesu, który realizuje interesy klienta wykonując działania objęte zakresem niniejszego porozumienia; |
| f) | "stosunek między klientem a pośrednikiem" oznacza stosunek umowny między klientem a pośrednikiem dotyczący wykonywania działań objętych zakresem porozumienia; |
| g) | "pracownicy" oznaczają pracowników objętych Regulaminem pracowniczym urzędników Unii Europejskiej i Warunkami zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej, określonymi w rozporządzeniu Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 (2), zatrudnionych przez dowolną instytucję-sygnatariusza, bez względu na kategorię, do której należą; |
| h) | "warunkowość" oznacza zasadę, zgodnie z którą wpis do rejestru jest warunkiem koniecznym, aby przedstawiciel grupy interesu mógł wykonywać niektóre działania objęte zakresem porozumienia. |
Artykuł 3
Działania objęte zakresem porozumienia
1. Niniejsze porozumienie obejmuje działania wykonywane przez przedstawicieli grup interesu w celu wywierania wpływu na kształtowanie lub realizację polityki lub ustawodawstwa, lub na proces decyzyjny instytucji-sygnatariuszy lub innych instytucji, organów i jednostek organizacyjnych Unii (zwanych dalej łącznie "instytucjami Unii"), nie naruszając art. 4.
2. W szczególności działania, o których mowa w ust. 1, obejmują między innymi:
| a) | organizowanie spotkań, konferencji lub wydarzeń lub udział w nich, jak również angażowanie się w dowolne podobne kontakty z instytucjami Unii; |
| b) | przyczynianie się do konsultacji, wysłuchań lub innych podobnych inicjatyw lub udział w nich; |
| c) | organizowanie kampanii komunikacyjnych, platform, sieci i inicjatyw oddolnych; |
| d) | przygotowywanie lub zlecanie przygotowania dokumentów politycznych i stanowisk, poprawek, sondaży i analiz, listów otwartych i innych rodzajów materiałów komunikacyjnych lub informacyjnych oraz zlecanie i wykonywanie badań. |
Artykuł 4
Działania nieobjęte zakresem porozumienia
1. Następujące działania nie są objęte zakresem niniejszego porozumienia:
| a) | świadczenie usług doradztwa prawnego lub innego profesjonalnego doradztwa, jeżeli:
|
| b) | zajmowanie stanowiska w charakterze strony lub strony trzeciej w postępowaniu sądowym lub administracyjnym ustanowionym na mocy prawa Unii lub prawa międzynarodowego mającego zastosowanie do Unii oraz zajmowanie stanowiska na podstawie stosunku umownego z którąkolwiek z instytucji-sygnatariuszy lub na podstawie umowy o udzielenie dotacji ze środków finansowych Unii; |
| c) | działania partnerów społecznych uczestniczących w dialogu społecznym zgodnie z art. 152 TFUE; |
| d) | zajmowanie stanowiska w odpowiedzi na bezpośredni konkretny wniosek instytucji Unii, ich przedstawicieli lub pracowników o przekazanie o informacji o stanie faktycznym, danych lub wiedzy eksperckiej; |
| e) | działania wykonywane przez osoby fizyczne działające osobiście, bez związku z innymi osobami; |
| f) | spontaniczne spotkania, spotkania o charakterze czysto prywatnym lub towarzyskim oraz spotkania, które odbywają się w ramach procedury administracyjnej ustanowionej w TUE lub TFUE lub aktach prawnych Unii. |
2. Niniejsze porozumienie nie obejmuje działań wykonywanych przez następujące podmioty:
| a) | organy publiczne państw członkowskich, w tym ich stałe przedstawicielstwa i ambasady, na poziomie krajowym i niższym; |
| b) | stowarzyszenia i sieci organów publicznych, na poziomie unijnym, krajowym lub niższym, pod warunkiem że działają one wyłącznie w imieniu odpowiednich organów publicznych; |
| c) | organizacje międzyrządowe, w tym instytucje i organy tych organizacji; |
| d) | organy publiczne państw trzecich, w tym ich misje dyplomatyczne i ambasady, z wyjątkiem przypadków gdy takie organy są reprezentowane przez podmioty prawne, biura lub sieci niemające statusu dyplomatycznego lub gdy są reprezentowane przez pośrednika; |
| e) | partie polityczne, z wyjątkiem organizacji utworzonych przez partie polityczne lub z nimi powiązanych; |
| f) | kościoły i stowarzyszenia lub wspólnoty religijne, jak również organizacje światopoglądowe i niewyznaniowe, o których mowa w art. 17 TFUE, za wyjątkiem biur, podmiotów prawnych lub sieci utworzonych do reprezentowania kościołów, wspólnot religijnych lub organizacji światopoglądowych i niewyznaniowych w stosunkach z instytucjami Unii, jak również ich stowarzyszeń. |
Artykuł 5
Warunkowość i środki uzupełniające służące przejrzystości
1. Instytucje-sygnatariusze zobowiązują się do przestrzegania zasady warunkowości, którą wdrażają w drodze decyzji indywidualnych podejmowanych na podstawie swych wewnętrznych uprawnień organizacyjnych.
2. Przyjmując warunkowość lub środki uzupełniające służące przejrzystości w celu zachęcenia do dokonywania wpisów do rejestru i wzmocnienia wspólnych ram utworzonych na mocy niniejszego porozumienia, instytucje-sygnatariusze zapewniają, by takie środki były zgodne z niniejszym porozumieniem oraz by wzmacniały cel skoordynowanego podejścia, o którym mowa w art. 1, a mianowicie aby wyznaczały wysokie standardy przejrzystej i etycznej reprezentacji grup interesu na poziomie Unii.
3. Warunkowość i środki uzupełniające służące przejrzystości przyjęte przez instytucje-sygnatariuszy są podawane do publicznej wiadomości na regularnie aktualizowanej stronie internetowej rejestru.
Artykuł 6
Kwalifikowalność i kodeks postępowania
1. Wnioskodawca, który złożył kompletny wniosek o wpis do rejestru, kwalifikuje się do wpisu do rejestru, jeżeli wykonuje działania objęte zakresem porozumienia oraz przestrzega kodeksu postępowania określonego w załączniku I (zwanego dalej "kodeksem postępowania").
2. Składając wniosek o wpis do rejestru, wnioskodawca przedstawia informacje wymienione w załączniku II i wyraża zgodę na udostępnienie tych informacji w domenie publicznej.
3. Wnioskodawca może zostać poproszony o wykazanie, że kwalifikuje się do wpisania go do rejestru oraz że przedłożone przez niego informacje są prawidłowe.
4. Sekretariat rejestru (zwany dalej "sekretariatem") aktywuje wpis do rejestru wnioskodawcy, gdy zostanie potwierdzona jego kwalifikowalność, a wpisanie go do rejestru zostanie uznane za spełniające wymagania określone w załączniku II.
5. Z chwilą aktywacji wpisu do rejestru wnioskodawca staje się podmiotem zarejestrowanym.
6. Sekretariat monitoruje dokonywanie wpisów do rejestru oraz stale ocenia kwalifikowalność podmiotów zarejestrowanych i przestrzeganie przez nie kodeksu postępowania zgodnie z procedurami określonymi w załączniku III.
7. Sekretariat może przeprowadzać postępowanie wyjaśniające na podstawie skargi dotyczącej naruszenia kodeksu postępowania przez podmiot zarejestrowany, jak również z własnej inicjatywy na podstawie informacji, że podmiot zarejestrowany może nie spełniać już wymogów kwalifikowalności określonych w ust. 1.
8. W kontekście monitorowania lub postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez sekretariat podmioty zarejestrowane, w szczególności:
| a) | przedstawiają, na żądanie, dokumenty potwierdzające, że dotyczące ich informacje zawarte w rejestrze są nadal prawidłowe; oraz |
| b) | współpracują w sposób lojalny i konstruktywny, zgodnie z procedurami określonymi w załączniku III. |
Artykuł 7
Zarząd
1. W skład zarządu rejestru (zwanego dalej "zarządem") wchodzą Sekretarze Generalni instytucji-sygnatariuszy, którzy przewodniczą zarządowi na zasadzie rotacyjnej przez okres kadencji wynoszący jeden rok.
2. Zarząd:
| a) | nadzoruje ogólną realizację niniejszego porozumienia; |
| b) | określa roczne priorytety rejestru, jak również jego preliminarz budżetowy i wkład niezbędny do realizacji tych priorytetów; |
| c) | wydaje ogólne instrukcje sekretariatowi; |
| d) | zatwierdza sprawozdanie roczne, o którym mowa w art. 13; |
| e) | rozpatruje wnioski wraz z uzasadnieniem dotyczące weryfikacji decyzji sekretariatu zgodnie z pkt 9 załącznika III i podejmuje decyzje w ich zakresie. |
3. Zarząd zbiera się co najmniej raz do roku z inicjatywy przewodniczącego. Zarząd może również zebrać się na wniosek jednego z członków
4. Zarząd podejmuje decyzje na zasadzie konsensusu.
Artykuł 8
Sekretariat
1. Sekretariat jest wspólną strukturą organizacyjną utworzoną do celów zarządzania działalnością rejestru. W skład sekretariatu wchodzą kierownicy działów ds. przejrzystości, lub ich odpowiednicy, z każdej z instytucji-sygnatariuszy (zwani dalej "kierownikami działów") oraz odpowiedni pracownicy.
2. Zarząd wyznacza jednego spośród kierowników działów do pełnienia funkcji koordynatora na jednoroczną odnawialną kadencję. Koordynator koordynuje działania sekretariatu.
Koordynator reprezentuje sekretariat i nadzoruje jego bieżącą pracę we wspólnym interesie instytucji-sygnatariuszy.
3. Sekretariat:
| a) | przekazuje sprawozdania zarządowi, przygotowuje posiedzenia zarządu i wspiera zarząd w wykonywaniu jego zadań; |
| b) | opracowuje wytyczne dla podmiotów zarejestrowanych dla potrzeb spójnego stosowania niniejszego porozumienia; |
| c) | podejmuje decyzje w sprawie kwalifikowalności wnioskodawców i monitoruje zawartość rejestru, w celu zapewnienia jak najlepszej jakości danych zawartych w rejestrze, przy czym ostateczną odpowiedzialność za prawidłowość przekazanych informacji ponoszą podmioty zarejestrowane; |
| d) | służy za punkt kontaktowy dla wnioskodawców i podmiotów zarejestrowanych; |
| e) | prowadzi postępowania wyjaśniające i stosuje środki zgodnie z załącznikiem III; |
| f) | podejmuje działania komunikacyjne i promocyjne ukierunkowane na zainteresowane strony; |
| g) | sporządza sprawozdanie roczne, o którym mowa w art. 13; |
| h) | odpowiada za rozwój i utrzymanie informatyczne rejestru; |
| i) | prowadzi wymianę najlepszych praktyk i doświadczeń z podobnymi organami w zakresie przejrzystości w zakresie reprezentacji grup interesu; |
| j) | podejmuje wszelkie inne działania niezbędne do wykonania niniejszego porozumienia. |
4. Sekretariat podejmuje decyzje na zasadzie konsensusu kierowników działów.
Artykuł 9
Uprawnienie
Zarząd i sekretariat wykonują zadania powierzone im na podstawie art. 7 i 8, i wykonując je, są uprawnione do podejmowania decyzji w imieniu instytucji-sygnatariuszy.
Artykuł 10
Zasoby
1. Instytucje-sygnatariusze zapewniają, aby udostępnione zostały niezbędne zasoby kadrowe, administracyjne, techniczne i finansowe, w tym odpowiednia obsada kadrowa sekretariatu, w celu umożliwienia skutecznego wykonywania niniejszego porozumienia.
2. Nie naruszając art. 7 ust. 2 lit. b) i przy należytym uwzględnieniu różnic w planach zatrudnienia instytucji, instytucje-sygnatariusze podejmują niezbędne kroki w celu sfinansowania utrzymania, rozwoju i promocji rejestru.
Artykuł 11
Dobrowolny udział instytucji, organów i jednostek organizacyjnych Unii, innych niż instytucje-sygnatariusze
1. Instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii, inne niż instytucje-sygnatariusze mogą powiadomić zarząd o środkach, w drodze których postanawiają, że wykonywanie niektórych działań będzie uwarunkowane wpisem do rejestru, lub o innych podjętych przez nie środkach uzupełniających służących przejrzystości.
2. Jeżeli zarząd uzna, że środki, o których mowa w ust. 1, są spójne z celami niniejszego porozumienia, może uzgodnić z daną instytucją, organem lub jednostką organizacyjną Unii warunki, na jakich ta instytucja, organ lub jednostka organizacyjna może korzystać ze wsparcia sekretariatu i punktu kontaktowego. Wszelkie środki, o których powiadomiono na mocy ust. 1, są publikowane na stronie internetowej rejestru.
Artykuł 12
Dobrowolny udział stałych przedstawicielstw państw członkowskich
Państwa członkowskie mogą poinformować zarząd o podjętych zgodnie z ich prawem krajowym środkach, w drodze których postanawiają, że wykonywanie niektórych działań dotyczących ich stałych przedstawicielstw będzie uwarunkowane wpisem do rejestru, lub o innych podjętych przez nie środkach uzupełniających służących przejrzystości. Wszelkie środki, o których powiadomiono w ten sposób, są publikowane na stronie internetowej rejestru.
Artykuł 13
Sprawozdanie roczne
1. Zarząd przyjmuje sprawozdanie roczne z działalności rejestru w poprzednim roku.
2. Sprawozdanie roczne zawiera:
| a) | rozdział zawierający fakty dotyczące rejestru, jego zawartości oraz wszelkich zmian w nim wprowadzonych; |
| b) | rozdział dotyczący warunkowości i obowiązujących środków uzupełniających służących przejrzystości, o których mowa w art. 5. |
3. Zarząd przedkłada sprawozdanie roczne instytucjom-sygnatariuszom i zapewnia jego publikację na stronie internetowej rejestru.
Artykuł 14
Przegląd
1. Instytucje-sygnatariusze dokonają oceny wykonania środków przyjętych na podstawie art. 5 do dnia 2 lipca 2022 r., a następnie w regularnych odstępach czasu, w celu przedstawienia, w stosownych przypadkach, zaleceń dotyczących usprawnień i wzmocnienia takich środków.
2. Niniejsze porozumienie zostanie poddane przeglądowi najpóźniej w dniu 2 lipca 2025 r.
Artykuł 15
Przepisy końcowe i przejściowe
1. Niniejsze porozumienie jest wiążące dla instytucji-sygnatariuszy.
2. Do celów art. 9 każda instytucja-sygnatariusz zobowiązuje się do przyjęcia decyzji w następującym brzmieniu:
"Zarząd i sekretariat są uprawnione do przyjmowania w imieniu [nazwa instytucji] decyzji indywidualnych dotyczących wnioskodawców i podmiotów zarejestrowanych zgodnie z postanowieniami Porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 20 maja 2021 r. w sprawie obowiązkowego rejestru służącego przejrzystości (Dz.U. L 207 z 11.6.2021, s. 1).".
Decyzje te wchodzą w życie z dniem wejścia w życie niniejszego porozumienia.
3. Niniejsze porozumienie zastępuje porozumienie z 2014 r., które przestaje obowiązywać z dniem wejścia w życie niniejszego porozumienia.
4. Niniejsze porozumienie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
5. Przez okres sześciu miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego porozumienia, podmioty zarejestrowane, które zostały wpisane do rejestru przed dniem wejścia w życie niniejszego porozumienia, mają prawo do zmiany dotyczących ich informacji zawartych w rejestrze w celu spełnienia nowych wymogów wynikających z niniejszego porozumienia i pozostania w rejestrze.
6. Wszelkie dochodzenia w związku z powiadomieniami lub skargami wszczęte na podstawie porozumienia z 2014 r. są prowadzone zgodnie z procedurą przewidzianą w tym porozumieniu.
Sporządzono w Brukseli dnia 20 maja 2021 r.
W imieniu Parlamentu Europejskiego
Przewodniczący
David Maria SASSOLI
W imieniu Rady
Przewodniczący
Ana Paula ZACARIAS
W imieniu Komisji,
za Przewodniczącą,
Věra JOUROVÁ
(1) Porozumienie między Parlamentem Europejskim a Komisją Europejską w sprawie "Rejestru służącego przejrzystości" dotyczącego organizacji i osób samozatrudnionych zaangażowanych w opracowanie i realizację polityki Unii Europejskiej, Dz.U. L 277 z 19.9.2014, s. 11.
(2) Dz.U. L 56 z 4.3.1968, s. 1.
ZAŁĄCZNIK I
KODEKS POSTĘPOWANIA
Podmioty zarejestrowane muszą działać zgodnie z postanowieniami i zasadami przewidzianymi w niniejszym załączniku. W szczególności podmioty zarejestrowane:
| a) | w kontaktach z instytucją-sygnatariuszem lub innymi instytucjami, organami i jednostkami organizacyjnymi Unii (zwanymi dalej łącznie "instytucjami Unii") podają zawsze swoje imię i nazwisko lub nazwę, numer w rejestrze oraz podmiot lub podmioty, które reprezentują; |
| b) | podają, jakie interesy i cele promują oraz wskazują klientów lub członków, których reprezentują, jak również w stosownych przypadkach podają numer tych klientów lub członków w rejestrze; |
| c) | nie pozyskują ani nie próbują pozyskać informacji ani nie uzyskują ani nie próbują uzyskać decyzji w sposób nieuczciwy, przez wywieranie nienależytego nacisku, niewłaściwe zachowanie lub obraźliwy język; |
| d) | nie wykorzystują wpisu do rejestru do osiągania korzyści komercyjnych, jak również nie zniekształcają lub nie przedstawiają w sposób niewłaściwy skutków wpisu do rejestru; |
| e) | nie działają na szkodę reputacji rejestru ani na szkodę instytucji Unii, jak również nie korzystają z ich logo bez wyraźnej zgody; |
| f) | zapewniają, by informacje, które przekazują przy dokonywaniu wpisu do rejestru lub którymi później zarządzają w ramach działań objętych porozumieniem, były kompletne, aktualne, prawidłowe i aby nie wprowadzały w błąd, oraz zgadzają się na udostępnienie tych informacji w domenie publicznej; |
| g) | przestrzegają odpowiednich dostępnych publicznie przepisów, kodeksów i wytycznych ustanowionych przez instytucje Unii oraz powstrzymują się od utrudniania ich wdrażania lub stosowania; |
| h) | nie próbują nakłaniać posłów do Parlamentu Europejskiego, członków Komisji ani pracowników instytucji Unii do sprzeniewierzania się obowiązującym ich zasadom i normom zachowania; |
| i) | w przypadku zatrudnienia byłych posłów do Parlamentu Europejskiego, członków Komisji lub pracowników instytucji Unii biorą odpowiednio pod uwagę wymogi i zasady dotyczące poufności mające zastosowanie do tych osób po odejściu z danej instytucji, aby uniknąć konfliktu interesów; |
| j) | w przypadku stosunku między klientem a pośrednikiem:
|
| k) | jeżeli w celu wykonywania działań objętych zakresem porozumienia podmioty zarejestrowane zlecą wykonanie niektórych zadań stronom trzecim, które nie zostały wpisane do rejestru, zapewniają, by takie strony trzecie stosowały się do norm etycznych, które są co najmniej równorzędne normom obowiązującym podmioty zarejestrowane; |
| l) | przedstawiają sekretariatowi, na żądanie, dokumenty potwierdzające, że kwalifikują się do wpisania do rejestru oraz że przedłożone informacje są prawidłowe oraz lojalnie i konstruktywnie współpracują z sekretariatem; |
| m) | przyjmują do wiadomości, że mogą być przedmiotem postępowania wyjaśniającego oraz w stosownych przypadkach środków, o których mowa w załączniku III; |
| n) | podejmą odpowiednie kroki zapewniające, by dowolny ich pracownik zaangażowany w działania objęte zakresem porozumienia został poinformowany o wynikającym z wpisu do rejestru zobowiązaniu do przestrzegania niniejszego kodeksu postępowania; |
| o) | informują klientów lub członków, których reprezentują w ramach działań objętych zakresem porozumienia, że jako podmioty zarejestrowane są zobowiązane do przestrzegania niniejszego kodeksu postępowania; |
| p) | przestrzegają szczególnych przepisów i uzgodnień dotyczących dostępu i bezpieczeństwa przyjętych przez instytucje-sygnatariuszy i powstrzymują się od utrudniania stosowania tych przepisów i uzgodnień. |
ZAŁĄCZNIK II
INFORMACJE, KTÓRE NALEŻY ZAWRZEĆ W REJESTRZE
W niniejszym załączniku określono informacje, które muszą być dostępne w rejestrze. Informacje te są przekazywane przez wnioskodawców lub, w odpowiednim przypadku, przez podmioty zarejestrowane, chyba że są one zamieszczane automatycznie.
I. INFORMACJE OGÓLNE
| a) | nazwa podmiotu; adres siedziby i adres biura zajmującego się stosunkami z Unią, jeżeli różni się od adresu siedziby; numer telefonu; adres poczty elektronicznej (1); adres strony internetowej; |
| b) | forma prawna podmiotu; |
| c) | reprezentowana grupa interesu; |
| d) | potwierdzenie, że wnioskodawca działa zgodnie z kodeksem postępowania; |
| e) | imię i nazwisko przedstawiciela prawnego podmiotu oraz osoby odpowiedzialnej za stosunki z Unią; |
| f) | roczna szacunkowa liczba (w przeliczeniu na pełne etaty) osób zajmujących się działaniami objętymi zakresem porozumienia w następujących ułamkach pełnego etatu: 10 %, 25 %, 50 %, 75 % lub 100 %; |
| g) | cele, zakres działania, obszary zainteresowania i geograficzny zakres działania; |
| h) | organizacje, do których należy podmiot zarejestrowany, oraz podmioty, z którymi jest stowarzyszony; |
| i) | członkowie podmiotu zarejestrowanego lub powiązania z odpowiednimi sieciami i stowarzyszeniami. |
II. POWIĄZANIA Z INSTYTUCJAMI UNII
| a) | wnioski ustawodawcze, polityki lub inicjatywy Unii, do których odnoszą się działania objęte zakresem porozumienia; |
| b) | członkostwo w grupach eksperckich Komisji (2) oraz innych wspieranych przez Unię forach i platformach; |
| c) | członkostwo w intergrupach lub innych nieformalnych gremiach organizowanych w budynkach Parlamentu Europejskiego, wspieranie ich i udział w nich; |
| d) | imiona i nazwiska osób uprawionych do wstępu do budynków Parlamentu Europejskiego (3). |
III. INFORMACJE FINANSOWE
Podmioty zarejestrowane, w tym pośrednicy, podają kwotę i źródło wsparcia finansowego z Unii, które przeznaczone jest na pokrycie ich kosztów operacyjnych. Kwotę tę należy podać w euro.
| a) | Podmioty zarejestrowane promujące własne interesy lub zbiorowe interesy swoich członków wobec instytucji-sygnatariuszy przedstawiają aktualne dane szacunkowe dotyczące rocznych kosztów związanych z realizacją działań objętych zakresem porozumienia zgodnie z poniższą tabelą. Dane szacunkowe dotyczące rocznych kosztów muszą obejmować pełny rok działalności i odnosić się do ostatniego zamkniętego roku obrotowego w dniu wpisu do rejestru lub w dniu rocznej aktualizacji szczegółowych informacji zawartych w rejestrze.
Klienci podają pośredników wykonujących w ich imieniu działania objęte zakresem porozumienia wraz z kosztem każdego pośrednika zgodnie z poniższą tabelą. Dane szacunkowe dotyczące rocznych kosztów muszą obejmować pełny rok działalności i odnosić się do ostatniego zamkniętego roku obrotowego w dniu wpisu do rejestru lub w dniu rocznej aktualizacji szczegółowych informacji zawartych w rejestrze. Obecni pośrednicy, którzy nie zostali objęci sprawozdaniem z ostatniego roku obrotowego, muszą zostać podani osobno z imienia i nazwiska lub nazwy.
|
| b) | Pośrednicy podają szacunkowe całkowite roczne dochody wynikające z realizacji działań objętych zakresem porozumienia zgodnie z poniższą tabelą. Szacunkowy całkowity roczny dochód musi obejmować pełny rok działalności i odnosić się do ostatniego zamkniętego roku obrotowego w dniu wpisu do rejestru lub w dniu rocznej aktualizacji szczegółowych informacji zawartych w rejestrze. Należy również wykazać dochód od klientów indywidualnych z działań objętych zakresem porozumienia zgodnie z poniższą tabelą wraz ze wskazaniem wniosków ustawodawczych, polityk lub inicjatyw Unii, do których odnoszą się działania objęte zakresem porozumienia:
Szacunkowy całkowity roczny dochód z działań objętych zakresem porozumienia jest obliczany automatycznie przez rejestr w oparciu o łączny szacowany dochód na klienta. Pośrednicy podają w rejestrze klientów, w imieniu których wykonują działania objęte zakresem porozumienia. Obecni klienci, którzy nie zostali objęci sprawozdaniem z ostatniego roku obrotowego, muszą zostać podani osobno z imienia i nazwiska lub nazwy. |
| c) | Podmioty zarejestrowane, które nie reprezentują interesów komercyjnych, przedstawiają następujące informacje finansowe:
|
(1) Podany adres poczty elektronicznej nie będzie publikowany.
(2) Członkostwo w grupach eksperckich jest dodawane do rejestru automatycznie. Wpis do rejestru nie stanowi automatycznego przyznania prawa do członkostwa w takich grupach.
(3) Podmioty zarejestrowane mogą wystąpić o udzielenie zezwolenia na wstęp do budynków Parlamentu Europejskiego po zakończeniu procesu rejestracji. Imiona i nazwiska osób, które otrzymały przepustkę do budynków Parlamentu Europejskiego, są automatycznie umieszczane w rejestrze. Wpis do rejestru nie stanowi automatycznego przyznania uprawnienia do takich przepustek.
ZAŁĄCZNIK III
MONITOROWANIE, POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE I ŚRODKI
1. Zasady ogólne
| 1.1. | Sekretariat może wszcząć postępowanie wyjaśniające na podstawie skargi dotyczącej naruszenia przez podmiot zarejestrowany kodeksu postępowania ("naruszenie kodeksu postępowania"), jak również z inicjatywy własnej na podstawie informacji, że podmiot zarejestrowany może nie kwalifikować się do wpisania go do rejestru. |
| 1.2. | Postępowanie wyjaśniające stanowi postępowanie administracyjne z udziałem sekretariatu i podmiotu zarejestrowanego, którego dotyczy skarga, jak również - w przypadku gdy sekretariat nie wszczął postępowania wyjaśniającego z inicjatywy własnej - strony trzeciej, która złożyła skargę (zwanej dalej "skarżącym"). |
| 1.3. | Po wszczęciu postępowania wyjaśniającego sekretariat może w ramach środków ostrożnościowych zawiesić dany wpis do rejestru. Sekretariat bezzwłocznie informuje dany podmiot zarejestrowany o swej decyzji w sprawie zawieszenia wpisu do rejestru, przedstawiając uzasadnienie swojej decyzji. |
2. Dopuszczalność skarg
| 2.1. | Każda osoba fizyczna lub prawna może złożyć do sekretariatu skargę dotyczącą zarzucanego naruszenia kodeksu postępowania przez zarejestrowany podmiot. Skargi składa się w formie pisemnej. Pod rygorem niedopuszczalności skarga musi:
|
| 2.2. | Jeżeli skarga jest niedopuszczalna, sekretariat informuje o tym skarżącego, przedstawiając uzasadnienie swojej decyzji. |
3. Procedura składania skarg
| 3.1. | Po otrzymaniu dopuszczalnej skargi sekretariat wszczyna postępowanie wyjaśniające i powiadamia skarżącego oraz podmiot zarejestrowany, którego dotyczy skarga. |
| 3.2. | Podmiot zarejestrowany, którego dotyczy skarga, otrzymuje jej kopię, w tym wszelkie załączniki, i jest wzywany do przedłożenia odpowiedzi wraz z uzasadnieniem w terminie 20 dni roboczych. |
| 3.3. | Sekretariat uwzględnia odpowiedź wraz z uzasadnieniem otrzymaną zgodnie z pkt 3.2, zbiera odpowiednie informacje i sporządza sprawozdanie ze swych ustaleń. |
| 3.4. | Jeżeli w sprawozdaniu stwierdzono, że podmiot zarejestrowany, którego dotyczy skarga, naruszył kodeks postępowania, sekretariat powiadamia o tym podmiot zarejestrowany. Takie powiadomienie może również zawierać:
|
| 3.5. | Sekretariat stwierdza, że podmiot zarejestrowany, którego dotyczy skarga, kwalifikuje się, aby pozostać w rejestrze i zamyka postępowanie wyjaśniające w przypadku zaistnienia jednej z poniższych okoliczności:
|
| 3.6. | Sekretariat stwierdza, że podmiot zarejestrowany, którego dotyczy skarga, nie kwalifikuje się do wpisu do rejestru i zamyka postępowanie wyjaśniające, jeżeli w sprawozdaniu stwierdzono, że podmiot zarejestrowany naruszył kodeks postępowania oraz zaistniała jedna z poniższych okoliczności:
|
| 3.7. | Po sporządzeniu sprawozdania, sekretariat przekazuje jego kopię podmiotowi zarejestrowanemu, na jego wniosek. |
4. Monitorowanie i postępowania wyjaśniające z inicjatywy własnej
| 4.1. | Sekretariat może wystąpić do podmiotu zarejestrowanego z wnioskiem o zmianę informacji, jeżeli ma powody sądzić, że informacje, na podstawie których dokonano wpisu, o których mowa w załączniku II, nie są prawidłowe. |
| 4.2. | Po wystąpieniu z wnioskiem zgodnie z pkt 4.1, sekretariat może w ramach środków zaradczych zawiesić dany wpis do rejestru. |
| 4.3. | Jeżeli dany podmiot zarejestrowany nie współpracuje w sposób lojalny i konstruktywny, sekretariat może wykreślić z rejestru wpis, który jest przedmiotem wniosku przewidzianego w pkt 4.1. |
| 4.4. | Sekretariat może wszcząć postępowanie wyjaśniające z inicjatywy własnej na podstawie informacji, że podmiot zarejestrowany może nie kwalifikować się do wpisu do rejestru. |
| 4.5. | Jeżeli sekretariat wszczyna postępowanie wyjaśniające z inicjatywy własnej, powiadamia o tym dany podmiot zarejestrowany i zwraca się do niego o przedstawienie odpowiedzi wraz z uzasadnieniem w terminie 20 dni roboczych. |
| 4.6. | Sekretariat uwzględnia odpowiedź wraz z uzasadnieniem otrzymaną zgodnie z pkt 4.5, zbiera odpowiednie informacje i sporządza sprawozdanie ze swych ustaleń. |
| 4.7. | Jeżeli w sprawozdaniu stwierdzono, że dany podmiot zarejestrowany nie kwalifikuje się do wpisu do rejestru, sekretariat powiadamia o tym odpowiednio podmiot zarejestrowany. Takie powiadomienie może również zawierać:
|
| 4.8. | Sekretariat stwierdza, że dany podmiot zarejestrowany kwalifikuje się do wpisu w rejestrze i zamyka postępowanie wyjaśniające, jeżeli:
|
| 4.9. | Sekretariat stwierdza, że dany podmiot zarejestrowany nie kwalifikuje się do wpisu do rejestru i zamyka postępowanie wyjaśniające, jeżeli postępowanie dotyczy w głównej mierze podejrzenia, że podmiot zarejestrowany nie wykonuje działań objętych zakresem postanowienia, natomiast podmiot zarejestrowany nie udowodni w terminie 20 dni roboczych od otrzymania powiadomienia zgodnie z pkt 4.5, że wykonuje takie działania. |
| 4.10. | Sekretariat stwierdza, że podmiot zarejestrowany nie kwalifikuje się do wpisu do rejestru i zamyka postępowanie wyjaśniające, jeżeli w sprawozdaniu, o którym mowa w pkt 4.6., stwierdzono, że podmiot zarejestrowany nie kwalifikuje się do wpisu do rejestru oraz zachodzi jedna z poniższych okoliczności:
|
| 4.11. | Po sporządzeniu sprawozdania, Sekretariat przekazuje jego kopię podmiotowi zarejestrowanemu, na jego wniosek. |
5. Współpraca z sekretariatem podczas postępowania wyjaśniającego
| 5.1. | W razie konieczności sekretariat występuje do stron postępowania wyjaśniającego, z wnioskiem o przedłożenie informacji związanych z postępowaniem wyjaśniającym w terminie 20 dni roboczych od takiego wniosku. Strony, których dotyczy postępowanie wyjaśniające, mogą wskazać, które informacje przez nie przekazane należy traktować jak informacje wrażliwe. |
| 5.2. | Sekretariat może postanowić o przeprowadzeniu wysłuchania stron w ramach postępowania wyjaśniającego. |
| 5.3. | Na właściwie uzasadniony wniosek podmiotu zarejestrowanego sekretariat może podjąć decyzję o przedłużeniu terminów wyznaczonych zgodnie z niniejszym załącznikiem. Decyzja ta może również dotyczyć zawieszenia wpisu do rejestru danego podmiotu zarejestrowanego na czas trwania postępowania wyjaśniającego. |
| 5.4. | Jeżeli sekretariat uzna, że podmiot zarejestrowany, którego dotyczy postępowanie wyjaśniające, nie współpracuje w sposób lojalny i konstruktywny w postępowaniu wyjaśniającym, może - po umożliwieniu podmiotowi zarejestrowanemu przestawienia stanowiska na piśmie - zamknąć postępowanie sprawdzające i wykreślić wpis danego zarejestrowanego podmiotu z rejestru. |
6. Prawo do wysłuchania
Podmiot zarejestrowany ma możliwość przedstawienia swojego stanowiska na piśmie przed podjęciem decyzji stwierdzającej niekwalifikowalność.
7. Decyzja
| 7.1. | Sekretariat zamyka postępowanie wyjaśniające, podejmując decyzję wraz z uzasadnieniem. Sekretariat powiadamia na piśmie zainteresowane strony o tej decyzji. W decyzji tej określa się, czy stwierdzono niekwalifikowalność. W odpowiednim przypadku w decyzji określa się również formę niekwalifikowalności oraz środki podjęte przez sekretariat i odpowiednie środki odwoławcze.. |
| 7.2. | Jeżeli sekretariat stwierdzi, że podmiot zarejestrowany nie kwalifikuje się do wpisu do rejestru zgodnie z pkt 7.1, wykreśla odpowiedni wpis z rejestru. |
| 7.3. | Sekretariat może rozważyć wniosek o wznowienie postępowania wyjaśniającego w terminie 20 dni roboczych od poinformowania zainteresowanych stron o swojej decyzji. |
| 7.4. | Postępowanie wyjaśniające może zostać wznowione tylko wówczas, gdy informacje, które były dostępne, zanim sekretariat podjął decyzję, nie zostały uwzględnione przez sekretariat przy podejmowaniu decyzji, z przyczyn innych, niż wina lub omyłka strony składającej wniosek na podstawie pkt 7.3. |
8. Środki
| 8.1. | Jeżeli sekretariat wykreśli wpis z rejestru zgodnie z pkt 7.2, w następstwie stwierdzenia niekwalifikowalności z powodu naruszenia kodeksu postępowania, może również, w stosownych przypadkach w świetle powagi naruszenia:
|
| 8.2. | Decydując o surowości środków podejmowanych zgodnie z pkt 8.1., sekretariat uwzględnia odpowiednie okoliczności postępowania wyjaśniającego w świetle celów niniejszego porozumienia. |
| 8.3. | Przedstawiciele grup interesu, wobec których zastosowano zakaz na podstawie pkt 8.1 lit. a), nie mogą zostać ponownie wpisani do rejestru przed upływem okresu, na który ich wpis został wykreślony z rejestru, oraz przed usunięciem w zadowalający sposób przez podmiot zarejestrowany przyczyn, które doprowadziły do jego wykreślenia z rejestru. |
9. Weryfikacja środków
| 9.1. | Podmioty zarejestrowane, wobec których zastosowano środki na podstawie pkt 8.1, mogą złożyć odpowiednio wniosek wraz z uzasadnieniem o weryfikację środków. |
| 9.2. | Wniosek o weryfikację środków należy przesłać do sekretariatu w terminie 20 dni roboczych od otrzymania powiadomienia ośrodku podjętym przez sekretariat. |
| 9.3. | Wnioski o weryfikację środków złożone zgodnie z pkt 9.1 i 9.2 przekazywane są przewodniczącemu zarządu, który - w uzasadnionych przypadkach lub na wniosek co najmniej jednego członka zarządu - może przedstawić sprawę zarządowi w pełnym składzie. |
| 9.4. | Wniosek o weryfikację środków nie powoduje zawieszenia środków podjętych przez sekretariat, chyba że zarząd podejmie taką decyzję na podstawie konkretnych powodów przedstawionych we wniosku o weryfikację środków. |
| 9.5. | Przewodniczący zarządu powiadamia podmiot zarejestrowany o decyzji zarządu w terminie 40 dni roboczych od otrzymania wniosku o weryfikację środków. |
10. Środki odwoławcze
Podmiotom zarejestrowanym, które nie są usatysfakcjonowane decyzją zarządu na podstawie pkt 9, przysługuje prawo odwołania do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej zgodnie z art. 263 TFUE lub złożenia skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich zgodnie z art. 228 TFUE.
