KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (¹), w szczególności jego art. 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 i 209,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (²) zostało gruntownie zmienione i zastąpione rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 966/2012 (zwanym dalej „rozporządzeniem finansowym”). Należy zatem dostosować do rozporządzenia finansowego rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (³). W celu zapewnienia przejrzystości konieczne jest zastąpienie rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002.

(2) Zgodnie z art. 290 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (zwanego dalej „TFUE”) akt ustawodawczy może przekazywać Komisji uprawnienia do przyjęcia aktów o charakterze nieustawodawczym wyłącznie w celu uzupełnienia lub zmiany niektórych, innych niż istotne, elementów tego aktu ustawodawczego. W związku z tym niektóre przepisy rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 zostały włączone do rozporządzenia finansowego. Nie powinny one zatem figurować w niniejszym rozporządzeniu.

(3) W czasie prac przygotowawczych Komisja przeprowadziła stosowne konsultacje, w tym na poziomie ekspertów, i zapewniła jednoczesne, terminowe i odpowiednie przekazywanie stosownych dokumentów Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.

(4) W odniesieniu do zasad budżetowych, zwłaszcza zasady jedności, w wyniku uproszczenia zasad dotyczących generowania i odzyskiwania odsetek narosłych od płatności zaliczkowych, a zwłaszcza zniesienia ciążącego na odbiorcach dotacji obowiązku generowania takich odsetek, przepisy dotyczące zakresu i warunków odzyskiwania odsetek stają się nieaktualne. Gdyby taki wymóg miał wciąż obowiązywać podmioty, którym powierza się zadania związane z wykonywaniem budżetu, umowy o delegowaniu zadań zawierane z tymi podmiotami powinny zawierać zasady regulujące określanie, wykorzystywanie i ujmowanie na rachunkach narosłych odsetek. W przypadkach gdy odsetki narosłe od płatności zaliczkowych są należne Unii na podstawie tych umów, odsetki te powinny być wpłacane do budżetu jako dochody przeznaczone na określony cel.

(5) W odniesieniu do zasady jednoroczności należy sprecyzować znaczenie środków rocznych oraz wstępnych etapów procedury zaciągania zobowiązań, które, jeśli zostaną zakończone do dnia 31 grudnia, mogą umożliwić przeniesienie środków na zobowiązania.

(6) W odniesieniu do zasady jednostki rozliczeniowej należy określić kursy stosowane do przeliczeń między euro i innymi walutami na potrzeby wymogów w zakresie zarządzania przepływami środków pieniężnych i rachunkami. Ponadto należy dodatkowo zwiększyć przejrzystość księgowania wyników takich przeliczeń walutowych. W następstwie wprowadzenia euro należy znieść ciążący na Komisji obowiązek dostarczania państwom członkowskim informacji dotyczących transferów środków pieniężnych przeprowadzanych między walutami.

(7) W odniesieniu do odstępstw od zasady uniwersalności należy określić traktowanie budżetowe dochodów przeznaczonych na określony cel, w szczególności wkładów państw członkowskich lub państw trzecich na rzecz niektórych programów unijnych, podobnie jak limity kompensowania wydatków i dochodów. W szczególności, zważywszy na dotychczasową praktykę, w celu zapewnienia pewności prawa należy sprecyzować, że dochody przeznaczone na określony cel powinny z zasady automatycznie generować środki na zobowiązania i środki na płatności, jak tylko dana instytucja otrzymuje te dochody. Należy także określić przypadki, gdy w drodze wyjątku, dochody przeznaczone na określony cel mogą być udostępnione, zanim dana instytucja faktycznie otrzyma te dochody.

(8) W odniesieniu do zasady specyfikacji należy podać dokładną definicję obliczania procentu środków, które instytucje mają prawo przenieść na mocy posiadanej autonomii. Parlament Europejski i Rada powinny otrzymać pełne informacje poprzez szczegółowe wyjaśnienia we wnioskach o przesunięcie, które muszą być im przedkładane.

(9) W odniesieniu do należytego zarządzania finansami niezbędne jest określenie celów oceny ex ante, oceny okresowej i oceny ex post programów i działań, minimalnej częstotliwości, z jaką mają one być przeprowadzane, oraz informacji, jakie mają zostać przedstawione w ocenie skutków finansowych regulacji.

(10) W odniesieniu do zasady przejrzystości publikacja danych imiennych dotyczących zainteresowanych odbiorców i dokładnych kwot, jakie oni otrzymali, zwiększa przejrzystość wykorzystania odnośnych środków. Udostępnienie takich informacji obywatelom wzmacnia publiczną kontrolę wykorzystania danych kwot i przyczynia się do optymalnego wykorzystania funduszy publicznych. Równocześnie, w przypadku gdy odbiorcy są osobami fizycznymi, taka publikacja podlega przepisom dotyczącym ochrony danych osobowych. W związku z tym dane osobowe powinny być publikowane jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne i proporcjonalne do zamierzonego zasadnego celu.

(11) Informacje na temat wykorzystania unijnych środków powinny być publikowane na stronie internetowej instytucji i powinny obejmować co najmniej imię i nazwisko lub nazwę odbiorcy, miejscowość, kwotę i cel, na jaki środki zostały przyznane. Informacje te powinny uwzględniać kryteria określone w art. 35 ust. 3 rozporządzenia finansowego, zwłaszcza rodzaj i znaczenie przyznanych środków.

(12) Należy publikować imię i nazwisko lub nazwę oraz miejscowość odbiorców środków unijnych w odniesieniu do nagród, dotacji i zamówień, które zostały przyznane lub udzielone w następstwie otwarcia procedury publicznej na konkurencję, jak ma to miejsce zwłaszcza w przypadku konkursów, zaproszeń do składania wniosków i zaproszeń do składania ofert, z poszanowaniem zasad TFUE, a w szczególności zasad przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i niedyskryminacji. Ponadto taka publikacja powinna przyczyniać się do kontroli publicznych procedur wyboru przez kandydatów odrzuconych w ramach konkurencji.

(13) Okres publikacji danych osobowych dotyczących osób fizycznych nie powinien przekraczać okresu wykorzystania środków przez odbiorcę i w związku z tym dane te powinny być usuwane po dwóch latach. Powinno mieć to zastosowanie również do danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalna nazwa wskazuje na jedną lub kilka osób fizycznych.

(14) W większości przypadków objętych niniejszym rozporządzeniem publikacja dotyczy osób prawnych.

(15) Jeśli chodzi o osoby fizyczne, taką publikację należy rozważać jedynie z poszanowaniem zasady proporcjonalności między wielkością przyznanej kwoty i potrzebą kontroli optymalnego wykorzystania środków. W przypadku osób fizycznych publikacja regionu na poziomie NUTS 2 jest spójna z celem publikacji informacji o odbiorcach, zapewnia równe traktowanie państw członkowskich różnych rozmiarów, nie naruszając przy tym prawa odbiorców do poszanowania życia prywatnego, a zwłaszcza do ochrony ich danych osobowych.

(16) Informacje dotyczące stypendiów i innego bezpośredniego wsparcia wypłacanego najbardziej potrzebującym osobom fizycznym powinny nadal być wyłączone z obowiązku publikacji.

(17) Aby zapewnić przestrzeganie zasady równego traktowania odbiorców, należy także zagwarantować publikację informacji dotyczących osób fizycznych zgodnie z ciążącym na państwach członkowskich obowiązkiem zagwarantowania szerokiej przejrzystości zamówień, których wartość przekracza kwotę określoną w dyrektywie 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (⁴).

(18) Nie należy publikować imienia i nazwiska lub nazwy oraz miejscowości odbiorcy ani kwoty i celu, na jaki środki zostały przyznane, jeśli taka publikacja stanowi zagrożenie dla integralności odbiorcy, chronionej Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej, lub zaszkodziłaby uzasadnionym interesom handlowym odbiorcy.

(19) Nomenklatura budżetowa powinna zapewniać jasność i przejrzystość niezbędną dla procesu budżetowego.

(20) Należy także zdefiniować działania mogące stanowić konflikt interesów.

(21) W odniesieniu do zarządzania pośredniego należy określić ramy takiego delegowania uprawnień i treść umowy o delegowaniu zadań. Każdy podmiot lub każda osoba, którym powierza się zadania związane z wykonaniem budżetu, powinni zagwarantować poziom ochrony interesów finansowych Unii równoważny z poziomem wymaganym na mocy rozporządzenia finansowego. Należy określić warunki, na których Komisja może uznać, że systemy, zasady i procedury stosowane przez te podmioty lub osoby są równoważne z jej własnymi, aby zapewnić należyte zarządzanie unijnymi środkami finansowymi przez podmioty, którym powierza się wykonanie zadań.

(22) Agencje wykonawcze, które pozostają pod kontrolą Komisji, powinny być uznawane za delegowanych urzędników zatwierdzających tej instytucji do celów wykonania budżetu Unii.

(23) W przypadku zarządzania pośredniego z udziałem organizacji międzynarodowych, należy wskazać organizacje kwalifikujące się do tego rodzaju zarządzania.

(24) W przypadku gdy zadania związane z wykonywaniem budżetu powierza się organom publicznym lub organom podlegającym prawu prywatnemu mającym obowiązek świadczenia usługi publicznej, należy określić warunki wyznaczania takich organów.

(25) W odniesieniu do zarządzania pośredniego należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące procedur badania i zatwierdzania sprawozdań rachunkowych oraz wyłączania z finansowania przez Unię wydatków dokonanych z naruszeniem mających zastosowanie przepisów.

(26) Podmioty prawa prywatnego wykonujące zadania przygotowawcze lub pomocnicze w imieniu Komisji powinny być wybierane zgodnie z procedurami udzielania zamówień.

(27) W odniesieniu do roli podmiotów upoważnionych do działań finansowych reforma zarządzania finansami, wraz ze zniesieniem scentralizowanych kontroli ex ante, powoduje wzrost obowiązków urzędników zatwierdzających we wszystkich operacjach po stronie dochodów i wydatków, w tym w zakresie systemów kontroli wewnętrznej. Parlament Europejski i Rada powinny w przyszłości być powiadamiane o powołaniu delegowanego urzędnika zatwierdzającego lub o zakończeniu pełnienia przez niego obowiązków. Należy w związku z tym określić zadania, obowiązki i zasady procedur, które mają być przestrzegane. Internalizacja kontroli ex ante wymaga w szczególności wyraźnego rozróżnienia między zadaniami odnoszącymi się do zainicjowania operacji w zakresie wykonania budżetu i zadaniami odnoszącymi się do sprawdzenia takich operacji. Ponadto każda instytucja powinna przyjąć kodeks standardów zawodowych, mający zastosowanie do pracowników odpowiedzialnych za weryfikacje ex ante i ex post. Należy także zagwarantować, aby rozliczenie z przyjętych obowiązków było zawarte w rocznym sprawozdaniu przedkładanym instytucji, która jest odpowiedzialna między innymi za weryfikacje ex post. Należy przechowywać dokumenty potwierdzające dotyczące prowadzonych operacji. Ponadto wszystkie formy procedury negocjacyjnej stosowanej przy udzielaniu zamówień publicznych powinny być przedmiotem specjalnego sprawozdania dla instytucji oraz zawiadomienia Parlamentu Europejskiego i Rady, ze względu na fakt, że zamówienia takie stanowią odstępstwa od zwykłych procedur udzielania zamówień.

(28) Należy dostosować rozporządzenie (WE, Euratom) nr 2342/2002, aby uwzględnić podwójną rolę szefów delegatury, działających jako subdelegowani urzędnicy zatwierdzający dla Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (zwanej dalej „ESDZ”) oraz, w odniesieniu do środków operacyjnych – dla Komisji.

(29) W celu sprecyzowania obowiązków należy także podać dokładną definicję zadań i obowiązków księgowego związanych z systemami rachunkowości, zarządzaniem zasobami finansowymi, zarządzaniem rachunkami bankowymi i aktami osób trzecich. Należy także ustanowić zasady zakończenia pełnienia obowiązków przez księgowego.

(30) Należy również określić warunki korzystania z rachunków zaliczkowych, systemu zarządzania, który stanowi wyjątek od normalnych procedur budżetowych, a także zadania i obowiązki administratorów rachunków zaliczkowych oraz urzędników zatwierdzających i księgowych związane z kontrolą rachunków zaliczkowych. Należy informować Parlament Europejski i Radę o każdym powołaniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków. Dla zapewnienia wydajności w delegaturach należy utworzyć tylko jeden rachunek zaliczkowy dla środków zarówno z sekcji budżetu dotyczącej Komisji, jak i sekcji dotyczącej ESDZ. Konieczne okazało się wprowadzenie możliwości korzystania z kart debetowych powiązanych z rachunkami zaliczkowymi w celu ułatwienia płatności, szczególnie w delegaturach i przedstawicielstwach Unii, oraz uniknięcia ryzyka związanego z posługiwaniem się gotówką.

(31) Po określeniu zadań i obowiązków każdego z podmiotów upoważnionych do działań finansowych podmioty te mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności wyłącznie na warunkach określonych w Regulaminie pracowniczym urzędników Unii Europejskiej i warunkach zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej. Wyspecjalizowane zespoły do spraw nieprawidłowości finansowych powoływane w każdej instytucji okazały się skutecznym mechanizmem ustalania, czy doszło do nieprawidłowości o charakterze finansowym, w związku z czym powinny one zostać utrzymane. Konieczne jest ustanowienie procedury występowania przez urzędnika zatwierdzającego o potwierdzenie polecenia, które uznaje on za nieprawidłowe lub sprzeczne z zasadą należytego zarządzania finansami, co powoduje zwolnienie go z wszelkiej odpowiedzialności.

(32) W odniesieniu do dochodów, z wyjątkiem szczególnego przypadku zasobów własnych, objętego decyzją Rady 2007/436/WE, Euratom z dnia 7 czerwca 2007 r. w sprawie systemu zasobów własnych Wspólnot Europejskich (⁵), konieczne jest określenie zadań i kontroli wchodzących w zakres odpowiedzialności urzędników zatwierdzających na różnych etapach procedury: ustalanie prognoz należności, sporządzanie nakazu odzyskania środków, wysyłanie not debetowych informujących dłużnika, że należność została ustalona, obliczanie należnych odsetek za zwłokę, oraz w stosownych przypadkach – podejmowanie decyzji o odstąpieniu od należności z zastrzeżeniem kryteriów gwarantujących zgodność z należytym zarządzaniem finansami w celu zapewnienia skutecznego poboru dochodów.

(33) Niezbędne jest określenie roli księgowego w poborze dochodów i w przyznawaniu dodatkowego terminu na realizację wydatków. Księgowemu należy także zapewnić elastyczność w odzyskiwaniu płatności, taką jak możliwość bezpośredniego kompensowania długu, lub, w wyjątkowych okolicznościach, odstąpienia od wymogu wniesienia zabezpieczenia na spłatę zadłużenia, jeśli dłużnik może i chce dokonać płatności w dodatkowym terminie, ale nie jest w stanie wnieść takiego zabezpieczenia z należytym uwzględnieniem zasady proporcjonalności.

(34) W celu zagwarantowania zarządzania aktywami przy jednoczesnym zapewnieniu wynagrodzenia finansowego konieczne jest, aby kwoty mogły zostać tymczasowo zainkasowane, tak jak zaskarżane grzywny w obszarze konkurencji, zainwestowane w aktywa finansowe oraz aby określone zostało przeznaczenie odsetek uzyskanych z tych inwestycji.

(35) Aby zagwarantować, że Komisja dysponuje wszystkimi informacjami niezbędnymi do przyjęcia decyzji w sprawie finansowania, konieczne jest ustanowienie minimalnych wymogów dotyczących treści decyzji w sprawie finansowania odnoszących się do dotacji, zamówień, funduszy powierniczych, nagród i instrumentów finansowych.

(36) W odniesieniu do wydatków należy określić zależność między decyzjami w sprawie finansowania, zobowiązaniami globalnymi i zobowiązaniami indywidualnymi, jak również cechy tych różnych etapów w celu ustanowienia jasnych ram dla poszczególnych etapów wykonywania budżetu.

(37) Należy sprecyzować zależność między operacjami poświadczenia zasadności, zatwierdzenia i płatności oraz kontrolami, jakich dokonuje urzędnik zatwierdzający, poświadczając zasadność wydatków, z adnotacją „płatność dopuszczona” . Należy wskazać dokumenty, jakie należy przedstawić na potwierdzenie płatności i określić zasady rozliczania płatności zaliczkowych i płatności okresowych.

(38) Należy określić szczegółowe zasady stosowania terminów mających zastosowanie do operacji poświadczania zasadności i dokonywania płatności, uwzględniając przy tym dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/7/UE z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych (⁶), aby zagwarantować, że w płatnościach dla odbiorców nie występują zbędne opóźnienia.

(39) W odniesieniu do audytu wewnętrznego niezbędne jest ustanowienie procedury powoływania audytora i zagwarantowanie jego niezależności w ramach instytucji, która go powołała i której musi on składać sprawozdania dotyczące swojej działalności. Należy informować Parlament Europejski i Radę o każdym powołaniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków, aby zapewnić przejrzystość w relacjach z Parlamentem Europejskim i Radą.

(40) Przepisy dotyczące zamówień powinny opierać się na dyrektywie 2004/18/WE. Należy zdefiniować różne rodzaje procedur udzielania zamówień, mające zastosowanie środki ogłaszania i publikacji, warunki zastosowania określonego rodzaju procedury oraz główne cechy istniejących procedur, kryteria wyboru i udzielania zamówień, zasady dostępu do dokumentacji przetargowej i kontaktowania się z oferentami lub kandydatami, oraz – w przypadku gdy Komisja udziela zamówień na własny rachunek – stosowane progi oraz zasady szacowania wartości udzielanych zamówień.

(41) Celem procedur udzielania zamówień jest zaspokojenie potrzeb instytucji na najlepszych możliwych warunkach, przy jednoczesnym zagwarantowaniu równego dostępu do zamówień publicznych i przestrzeganiu zasad przejrzystości i niedyskryminacji. W celu zapewnienia przejrzystości oraz równego traktowania kandydatów i oferentów, jak również pełnej odpowiedzialności urzędników zatwierdzających za ostateczny wybór, niezbędne jest ustanowienie procedury otwierania, a następnie oceniania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału, począwszy od etapu powoływania komisji po uzasadnioną i udokumentowaną decyzję o udzieleniu zamówienia, za co ostatecznie odpowiada instytucja zamawiająca.

(42) W świetle dotychczasowych doświadczeń konieczne jest ustanowienie nowej procedury udzielania zamówień w odniesieniu do zamówień o średniej wartości. Należy umożliwić wykorzystanie „listy potencjalnych oferentów” na tych samych warunkach co istniejącego „zaproszenia do wyrażenia zainteresowania”, ponieważ zapewnia ona mniejsze obciążenie administracyjne dla potencjalnych oferentów.

(43) Aby chronić interesy finansowe Unii w trakcie wykonywania zamówienia, należy wprowadzić możliwość wymagania, aby podmioty zapewniające zdolność finansową w obszarze zamówień publicznych były solidarnie odpowiedzialne za wykonanie danego zamówienia.

(44) Aby chronić interesy finansowe Unii i zapewnić kontrolę nad wykonaniem zamówienia, należy wprowadzić możliwość wymagania, aby wykonawca sam bezpośrednio wykonywał określone kluczowe zadania.

(45) Aby zagwarantować wykonanie zamówienia zgodnie z najwyższymi standardami zawodowymi, należy wprowadzić możliwość odrzucenia oferentów z potencjalnym konfliktem interesów.

(46) Ze względu na fakt, że zabezpieczenie finansowe przestaje być automatycznie wymagane, konieczne jest określenie kryteriów występowania z takim żądaniem.

(47) Należy także sprecyzować zakres tytułu dotyczącego dotacji, w szczególności w odniesieniu do rodzajów działań leżących w ogólnym interesie europejskim lub organów działających w takim interesie, kwalifikujących się do otrzymania dotacji, jak również w odniesieniu do rodzajów zobowiązań prawnych, które mogą być stosowane na pokrycie dotacji. W odniesieniu do tych zobowiązań prawnych należy określić kryteria wyboru między umowami i decyzjami, ich minimalną treść oraz możliwość zawierania poszczególnych umów o udzielenie dotacji lub przyjmowania poszczególnych decyzji o udzieleniu dotacji w ramach partnerstwa ramowego, aby zapewnić równe traktowanie i uniknąć ograniczania dostępu do unijnych środków finansowych.

(48) W tytule dotyczącym dotacji należy także uwzględnić wprowadzenie do rozporządzenia finansowego z jednej strony szczegółowych tytułów dotyczących nagród i instrumentów finansowych, a z drugiej strony podstawowych zasad mających zastosowanie do dotacji, kosztów kwalifikowalnych, usunięcie zasady stopniowego obniżania dotacji, korzystanie z uproszczonych form dotacji (płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe i stawki zryczałtowane) oraz zniesienie wymogu wnoszenia zabezpieczenia płatności zaliczkowych.

(49) Postępom ku elektronicznej wymianie informacji i składaniu dokumentów drogą elektroniczną, które stanowią główne uproszczenie, powinny towarzyszyć jasne warunki akceptacji systemów, które mają być wykorzystywane, tak aby stworzyć stabilne otoczenie prawne.

(50) Należy dostosować zasady niedochodowości i współfinansowania do wyjaśnień i środków upraszczających wprowadzonych w rozporządzeniu finansowym. W szczególności, w celu zapewnienia jasności, należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące rodzajów wpływów, jakie mają być zatrzymywane na potrzeby zasady niedochodowości, oraz form zewnętrznego współfinansowania i wkładów rzeczowych.

(51) W odniesieniu do zasady przejrzystości należy zezwolić na przyjmowanie i publikację wieloletnich programów prac, które mają dla wnioskodawców wartość dodaną, bowiem umożliwiają im łatwiejsze przewidywanie i lepsze przygotowywanie się do zaproszeń do składania wniosków. W tym kontekście należy określić warunki, na jakich programy prac mogą być uznawane za decyzje w sprawie finansowania. W celu zapewnienia przejrzystości konieczna jest także publikacja zaproszeń do składania wniosków, z wyjątkiem nagłych przypadków lub gdy działanie może zostać zrealizowane tylko przez jeden podmiot. Należy określić minimalną treść takiej publikacji.

(52) Ze względu na fakt, że warunki kwalifikowalności dotyczące podatku od wartości dodanej (VAT) uiszczanego przez beneficjentów prowadzą do błędów i rozbieżności, należy zagwarantować, że pojęcia nieodzyskiwanego podatku VAT i osób niebędących podatnikami w rozumieniu art. 13 ust. 1 dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (⁷) są jednolicie rozumiane i stosowane, poprzez odniesienie do działań, które pojęcia te obejmują.

(53) W celu zapewnienia przejrzystości, równego traktowania wnioskodawców i zwiększenia rozliczalności urzędników zatwierdzających należy ustanowić procedurę udzielania dotacji, począwszy od etapu składania wniosków o udzielenie dotacji, w odniesieniu do których Komisja powinna dostarczać wnioskodawcom pewne minimalne informacje, po ocenę ich zgodności z uprzednio określonymi kryteriami kwalifikowalności, wyboru i udzielania dotacji, poprzedzające przyjęcie przez urzędnika zatwierdzającego ostatecznej, właściwie udokumentowanej decyzji. Należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące składu i zadań komisji odpowiedzialnej za ocenę zgodności wniosków z kryteriami wyboru i udzielania dotacji, jak również możliwości kontaktowania się z wnioskodawcami w toku procedury udzielania lub zaproszenia ich do dostosowania swoich wniosków. Możliwości te powinny należycie odzwierciedlać wymogi w zakresie dobrej administracji wprowadzone do rozporządzenia finansowego i powinny obejmować warunki ewentualnego dostosowania wniosków przed podpisaniem umów o udzielenie dotacji lub powiadomieniem o decyzjach o udzieleniu dotacji, zapewniając równocześnie równe traktowanie wnioskodawców i zgodność z zasadą stanowiącą, że inicjatywa działań spoczywa wyłącznie na wnioskodawcach.

(54) Ze względu na fakt, że w rozporządzeniu finansowym ułatwiono i rozszerzono wykorzystywanie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych i stawek zryczałtowanych, należy sprecyzować definicje tych uproszczonych form dotacji. Należy w szczególności wyjaśnić, że tak jak każda forma dotacji, są one przeznaczone na pokrycie pewnych kategorii kosztów kwalifikowanych, i wskazać, że ich kwoty niekoniecznie powinny być ustalane ex ante, co ma szczególne znaczenie, jeśli są one ustalane na podstawie zwykłej praktyki w zakresie rachunku kosztów beneficjenta. Konieczne jest także zapewnienie stabilności zasad finansowania w ramach danego programu. W tym celu należy zezwolić na wykorzystywanie uproszczonych form dotacji przez cały okres jego trwania. Do celów statystycznych i metodycznych oraz w celu zapobiegania nadużyciom finansowym i ich wykrywania, konieczne jest zapewnienie dostępu do ogólnych informacji księgowych beneficjenta, nawet jeśli finansowanie odbywa się w drodze płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych. Weryfikacje te nie powinny jednak być wykorzystywane do podważania wartości jednostkowych już uzgodnionych płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych.

(55) Należyte zarządzanie finansami wymaga, aby Komisja była chroniona gwarancjami. Na etapie składania wniosków o udzielenie dotacji – poprzez poddawanie kontrolom finansowym wniosków dotyczących znacznych kwot, w chwili dokonywania wypłat płatności zaliczkowych, jeżeli urzędnik zatwierdzający uzna, że istnieje uzasadnione ryzyko – poprzez wymaganie uprzedniego zabezpieczenia finansowego, oraz na etapie płatności okresowych lub płatności salda – wymagając przedkładania zaświadczeń sporządzanych przez audytorów w przypadku wniosków o płatność dotyczących znacznych kwot i wiążących się z najwyższym ryzykiem.

(56) Należy sprecyzować warunki i procedury zawieszania dotacji lub zmniejszania ich wysokości, tak aby lepiej zdefiniować podstawy takiego zawieszenia lub zmniejszenia, zapewnić odpowiednie informacje beneficjentom i zagwarantować im możliwość skorzystania z prawa do obrony na każdym etapie.

(57) Należyte zarządzanie środkami finansowymi Unii oznacza także, że sami beneficjenci dotacji wykorzystują dotacje unijne w sposób oszczędny i wydajny. W szczególności koszty zamówień udzielanych przez beneficjentów w celu realizacji działania powinny być kosztami kwalifikowalnymi, pod warunkiem że zamówienia te udzielane są oferentowi przedstawiającemu ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie.

(58) Ponieważ w rozporządzeniu finansowym złagodzono ograniczenia dotyczące możliwości przyznawania wsparcia finansowego osobom trzecim, należy określić minimalne przepisy, jakie uzgadnia się na poziomie umowy o udzielenie dotacji lub umieszcza się w decyzji o udzieleniu dotacji, aby wyraźnie odróżnić przyznawanie wsparcia finansowego osobom trzecim przez beneficjenta od wykonywania zadań budżetowych przez osobę uprawnioną w ramach zarządzania pośredniego.

(59) Należy dostosować uprawnienia w zakresie nakładania kar na beneficjentów dotacji do uprawnień przyznanych w kontekście zamówień, zważywszy, że mają one taki sam charakter i powinny podlegać tym samym zasadom w zakresie skuteczności i proporcjonalności.

(60) Nagrody powinny podlegać zasadom przejrzystości i równego traktowania, w taki sam sposób, jak dotacje. W tym kontekście należy także określić minimalne elementy programów prac i konkursów, uwzględniając odnośne wymagania dotyczące dotacji. Należy w szczególności określić warunki uznawania programów prac za decyzje w sprawie finansowania, jak również minimalną treść zasad konkursu, zwłaszcza warunki wypłaty nagrody zwycięzcom w razie ich przyznania, oraz odpowiednie środki publikacji.

(61) Zgodność z zasadami przejrzystości i równego traktowania wymaga również ustanowienia wyraźnie określonej procedury przyznawania nagród, począwszy od przesyłania zgłoszeń po informowanie wnioskodawców i powiadamianie zwycięskich uczestników. Procedura ta powinna obejmować ocenę zgłoszeń przez zespół ekspertów powołany przez właściwego urzędnika zatwierdzającego według kryteriów przyznawania nagród określonych w zasadach konkursu w celu zapewnienia kompetentnej i neutralnej oceny zgłoszeń. Opierając się na ich zaleceniach, właściwy urzędnik zatwierdzający powinien podjąć ostateczną decyzję w sprawie przyznania nagrody, jako że odpowiedzialność za wykonanie budżetu zawsze spoczywa na Komisji.

(62) Aby zapewnić ujednolicone wdrażanie różnych instrumentów finansowych w ramach Komisji, ogólne ramy zawarte w tytule VIII rozporządzenia finansowego powinny zostać uzupełnione szczegółowymi zasadami zarządzania instrumentami finansowymi, w tym przepisami dotyczącymi wyboru podmiotów, którym powierza się wdrażanie, treści umów o delegowaniu zadań, kosztów zarządzania i opłat za zarządzanie oraz rachunków powierniczych.

(63) Należy także zdefiniować zasady wyboru pośredników finansowych i odbiorców końcowych, zwłaszcza w sytuacjach gdy instrumenty finansowe są zarządzane bezpośrednio w wyjątkowych przypadkach, bądź poprzez specjalne instrumenty inwestycyjne bądź inne mechanizmy realizacji, zapewniając tym samym wydatkowanie środków finansowych Unii w sposób wydajny.

(64) Należy określić warunki wykorzystania instrumentów finansowych, w tym efekt mnożnikowy i ramy monitorowania. Należy zagwarantować także, aby instrumenty finansowe wdrażane były w oparciu o solidną ocenę ex ante, dzięki czemu Komisja może kształtować je w taki sposób, aby zaradziły one słabościom rynkowym i niedostatecznemu poziomowi inwestycji.

(65) W odniesieniu do prowadzenia ksiąg rachunkowych i prezentacji sprawozdań rachunkowych ogólnie przyjęte zasady rachunkowości, na których muszą opierać się sprawozdania finansowe, określone są w unijnych regułach rachunkowości. Te reguły rachunkowości powinny także określać warunki zapisywania transakcji na kontach oraz zasady wyceniania aktywów i pasywów oraz tworzenia rezerw, aby zagwarantować, że informacje są prawidłowo prezentowane, kompletne i dokładne.

(66) W kwestiach dotyczących rachunkowości należy sprecyzować, że księgowy każdej instytucji musi przedstawić dokumenty opisujące organizację kont i procedury księgowe tej instytucji oraz określić warunki, jakie muszą spełniać komputerowe systemy rachunkowości, w szczególności w celu zapewnienia bezpieczeństwa dostępu oraz ścieżki audytu dla wszelkich zmian dokonywanych w systemach.

(67) W odniesieniu do prowadzenia ksiąg rachunkowych niezbędne jest określenie zasad mających zastosowanie do ksiąg rachunkowych, zestawienia obrotów i sald, okresowego uzgodnienia całkowitych kwot w tych saldach i ewidencji oraz określenie części składowych planu kont, przyjętego przez księgowego Komisji. Należy określić zasady mające zastosowanie do rejestrowania operacji, w szczególności metodę podwójnego zapisu, zasady przeliczeń walutowych operacji, które nie są denominowane w euro, oraz dokumenty potwierdzające dotyczące zapisów księgowych. Należy również określić treść zapisów księgowych.

(68) Niezbędne jest ustanowienie zasad odnoszących się do ewidencji majątku oraz sprecyzowanie obowiązków księgowych i urzędników zatwierdzających w tym zakresie, jak również zasad mających zastosowanie do odsprzedaży majątku ujętego w ewidencji w celu zapewnienia skutecznego zarządzania aktywami.

(69) W odniesieniu do działań zewnętrznych niniejsze rozporządzenie, tak jak i rozporządzenie finansowe, powinno przewidywać wyjątki, które odzwierciedlają szczególne cechy operacyjne tego sektora, głównie w odniesieniu do zamówień publicznych i udzielania dotacji, zwłaszcza ze względu na fakt, że procedury te realizowane są przez władze państw trzecich otrzymujących wsparcie finansowe Unii. W odniesieniu do zamówień publicznych takie różnice powinny odnosić się głównie do rodzajów procedur i progów, od których mają one zastosowanie. W odniesieniu do dotacji należy dopuścić możliwość pełnego finansowania w niektórych przypadkach, głównie w celu uwzględnienia ograniczonej zdolności beneficjentów do współfinansowania.

(70) Należy ustanowić szczegółowe przepisy dotyczące korzystania ze wsparcia budżetowego, określające warunki wykorzystania wsparcia budżetowego i obowiązek przekazywania Komisji przez państwo partnerskie wiarygodnych informacji we właściwym czasie na potrzeby oceny spełnienia tych warunków.

(71) W odniesieniu do funduszy powierniczych Unii należy określić zasady mające zastosowanie do wkładu Unii w fundusze powiernicze Unii oraz do wkładów innych darczyńców, ustanowić reguły rachunkowości i zasady sprawozdawczości obowiązujące fundusz powierniczy Unii, zwłaszcza w odniesieniu do odsetek narosłych na rachunku bankowym funduszu powierniczego, sprecyzować obowiązki poszczególnych podmiotów upoważnionych do działań finansowych oraz rady funduszu powierniczego, a także zdefiniować wymogi w zakresie audytu zewnętrznego. Konieczne jest również zapewnienie odpowiedniej reprezentacji darczyńców w radzie funduszu powierniczego oraz wprowadzenie wymogu uzyskania zgody Komisji co do wykorzystania środków.

(72) Aby ułatwić procedury udzielania zamówień w ramach działań zewnętrznych, zmieniono niektóre progi, a inne progi i procedury zarządzania wchodzące w skład przepisów wspólnych dodano i dostosowano.

(73) W odniesieniu do dotacji warunki odstąpienia od zasady współfinansowania powinny zostać dostosowane do rozporządzenia finansowego.

(74) Aby zapewnić należyte zarządzanie środkami Unii, niezbędne jest również określenie warunków wstępnych i zasad, jakie należy umieścić w umowach w przypadku, gdy zarządzanie środkami jest zdecentralizowane lub gdy wykorzystywane są rachunki zaliczkowe.

(75) Właściwe jest zdefiniowanie urzędów europejskich i określenie szczególnych zasad dotyczących Urzędu Publikacji oraz przepisów upoważniających księgowego Komisji do delegowania części swoich zadań na pracowników tych urzędów. Należy również ustanowić procedury operacyjne w zakresie rachunków bankowych, które urzędy europejskie mogą otwierać w imieniu Komisji.

(76) Analogicznie do publikowania informacji o odbiorcach środków unijnych, należy publikować listę ekspertów, o której mowa w art. 204 rozporządzenia finansowego, wybranych w drodze zaproszenia do wyrażenia zainteresowania oraz przedmiot ich zadań. Publikować należy także ich wynagrodzenie, jeśli przekracza ono 15 000 EUR.

(77) Należy uzupełnić nową procedurę wprowadzoną w art. 203 rozporządzenia finansowego, w szczególności w odniesieniu do rodzajów kosztów, jakie należy uwzględnić w określonych tam progach. Należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące przedsięwzięć z zakresu nieruchomości w delegaturach Unii ze względu na ich specyfikę, zwłaszcza w odniesieniu do nagłych przypadków. Właściwe jest określenie, że budynki mieszkalne, zwłaszcza w delegaturach, które trzeba wynająć lub zakupić w krótkim okresie, powinny być wyłączone z procedury określonej w art. 203 rozporządzenia finansowego. Nabywanie gruntów nieodpłatnie lub za symboliczną kwotę nie powinno podlegać procedurze określonej w art. 203 rozporządzenia finansowego, jako że nie stanowi ono dodatkowego obciążenia dla budżetu.

(78) Aby zapewnić spójność z przepisami rozporządzenia finansowego, należy ustanowić przepisy przejściowe. Ponadto, aby zapewnić spójność z sektorową podstawą prawną, właściwe jest odroczenie rozpoczęcia stosowania przepisów w sprawie trybów zarządzania i instrumentów finansowych do dnia 1 stycznia 2014 r.,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

CZĘŚĆ PIERWSZA

PRZEPISY WSPÓLNE

TYTUŁ I

PRZEDMIOT

Artykuł 1

Przedmiot

Niniejsze rozporządzenie określa zasady stosowania rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 (zwanego dalej „rozporządzeniem finansowym” ).

TYTUŁ II

ZASADY BUDŻETOWE

ROZDZIAŁ 1

Zasady jedności i rzetelności budżetowej

Artykuł 2

Ujmowanie na rachunkach odsetek narosłych od płatności zaliczkowych

(Artykuł 8 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

W przypadku należnych budżetowi odsetek umowy zawarte z podmiotami lub osobami wymienionymi w art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii)–(viii) rozporządzenia finansowego stanowią, że zaliczki wpłacane są na rachunki bankowe lub subkonta umożliwiające identyfikację środków i powiązanych odsetek. W przeciwnym wypadku metody rachunkowości stosowane przez odbiorców lub pośredników muszą umożliwiać identyfikację środków wypłaconych przez Unię, jak również odsetek i innych korzyści uzyskanych z tych środków.

Przepisy niniejszego rozporządzenia dotyczące odsetek od płatności zaliczkowych nie mają wpływu na ujmowanie płatności zaliczkowych po stronie aktywów w sprawozdaniach finansowych zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia finansowego.

ROZDZIAŁ 2

Zasada jednoroczności

Artykuł 3

Środki na dany rok budżetowy

(Artykuł 11 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

Na środki na zobowiązania i środki na płatności zatwierdzone na dany rok budżetowy składają się:

a) środki przewidziane w budżecie, w tym w budżetach korygujących;

b) środki przeniesione;

c) środki udostępnione ponownie zgodnie z art. 178 i 182 rozporządzenia finansowego;

d) środki wynikające ze spłaty płatności zaliczkowych zgodnie z art. 177 ust. 3 rozporządzenia finansowego;

e) środki pochodzące z niewykorzystanych dochodów przeznaczonych na określony cel w ciągu roku budżetowego lub w ciągu poprzednich lat budżetowych.

Artykuł 4

Anulowanie i przenoszenie środków

(Artykuł 13 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Środki na zobowiązania oraz środki niezróżnicowane związane z przedsięwzięciami z zakresu nieruchomości, o których mowa w art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, mogą zostać przeniesione tylko w przypadku, gdy zobowiązania nie mogły zostać zaciągnięte przed dniem 31 grudnia roku budżetowego z przyczyn, których nie można przypisać urzędnikowi zatwierdzającemu, i jeżeli etapy wstępne są wystarczająco zaawansowane, aby uzasadnione było przypuszczenie, że zobowiązania zostaną zaciągnięte nie później niż do dnia 31 marca kolejnego roku lub – w przypadku przedsięwzięć z zakresu nieruchomości – do dnia 31 grudnia.

2. Etapami wstępnymi, o których mowa w art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, które powinny zostać zakończone do dnia 31 grudnia roku budżetowego w celu umożliwienia przeniesienia środków na kolejny rok, są w szczególności:

a) w odniesieniu do zobowiązań globalnych w rozumieniu art. 85 rozporządzenia finansowego – przyjęcie decyzji w sprawie finansowania lub zamknięcie do tego dnia konsultacji dotyczących przyjęcia decyzji prowadzonych w zainteresowanych służbach w ramach każdej instytucji;

b) w odniesieniu do zobowiązań indywidualnych w rozumieniu art. 85 rozporządzenia finansowego – zakończenie wyboru potencjalnych wykonawców, beneficjentów, zwycięzców nagród lub osób uprawnionych.

3. Środki przeniesione zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, z których do dnia 31 marca kolejnego roku budżetowego, a w przypadku kwot dotyczących przedsięwzięć z zakresu nieruchomości – do dnia 31 grudnia kolejnego roku, nie zaciągnięto zobowiązań, zostają automatycznie anulowane.

O anulowanych w ten sposób środkach Komisja powiadamia Parlament Europejski i Radę w ciągu miesiąca od dnia anulowania zgodnie z akapitem pierwszym.

4. Środki przeniesione zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego mogą zostać wykorzystane do dnia 31 grudnia następnego roku budżetowego.

5. Środki przeniesione zgodnie z ust. 1–4 wykazuje się w systemie rachunkowości.

ROZDZIAŁ 3

Zasada jednostki rozliczeniowej

Artykuł 5

Kurs wymiany między euro a innymi walutami

(Artykuł 19 rozporządzenia finansowego)

1. Nie naruszając przepisów szczególnych, wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych, właściwy urzędnik zatwierdzający dokonuje przeliczeń z zastosowaniem dziennego kursu wymiany euro, publikowanego w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.

W przypadku gdy przeliczenia między euro a inną walutą dokonują wykonawcy lub beneficjenci, stosuje się szczególne uzgodnienia dotyczące przeliczania określone w umowach dotyczących zamówień, umowach o udzielenie dotacji lub umowach w sprawie finansowania.

2. Aby uniknąć znaczącego wpływu przeliczeń walutowych na poziom współfinansowania przez Unię lub negatywnego wpływu na budżet Unii, szczególne uzgodnienia dotyczące przeliczania, o których mowa w ust. 1, w stosownych przypadkach przewidują kurs wymiany między euro a innymi walutami obliczany z zastosowaniem średniego dziennego kursu wymiany w danym okresie.

3. Jeżeli dzienny kurs wymiany euro na daną walutę nie jest opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, właściwy urzędnik zatwierdzający stosuje kurs księgowy, o którym mowa w ust. 4.

4. Do celów związanych z prowadzeniem kont, o których mowa w art. 151–156 rozporządzenia finansowego, oraz z zastrzeżeniem art. 240 niniejszego rozporządzenia dokonywanie przeliczeń między euro a inną walutę odbywa się z zastosowaniem miesięcznego księgowego kursu euro. Kurs księgowy ustalany jest przez księgowego Komisji przy wykorzystaniu wszelkich źródeł informacji, jakie uzna on za wiarygodne, na podstawie kursu wymiany obowiązującego w przedostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, dla którego ustala się kurs.

5. Wyniki operacji walutowych, o których mowa w ust. 4 niniejszego artykułu, wykazywane są w osobnej rubryce ksiąg rachunkowych danej instytucji.

Akapit pierwszy niniejszego ustępu stosuje się odpowiednio do organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 6

Kurs stosowany do przeliczeń między euro a innymi walutami

(Artykuł 19 rozporządzenia finansowego)

1. Nie naruszając przepisów szczególnych wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych lub z poszczególnych umów dotyczących zamówień, umów o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji i umów w sprawie finansowania, przy przeliczeniach między euro a innymi walutami, w przypadkach gdy dokonuje ich właściwy urzędnik zatwierdzający, stosuje się kurs obowiązujący w dniu, w którym departament zatwierdzający wystawił zlecenie płatnicze lub nakaz odzyskania środków.

2. W przypadku rachunków zaliczkowych w euro kurs stosowany do przeliczeń między euro a innymi walutami ustala się według dnia, w którym bank dokonuje płatności.

3. W przypadku operacji na rachunkach zaliczkowych prowadzonych w walutach krajowych, zgodnie z art. 19 rozporządzenia finansowego, przy przeliczeniach między euro a innymi walutami stosuje się kurs obowiązujący w miesiącu, w którym dokonuje się wydatków z danego rachunku zaliczkowego.

4. W przypadku zwrotu wydatków ryczałtowych lub wydatków wynikających z Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej i warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej (zwanych dalej „regulaminem pracowniczym” ), których pułap jest ustalony i które wypłacane są w walucie innej niż euro, przyjmuje się kurs obowiązujący w dniu powstania należności.

ROZDZIAŁ 4

Zasada uniwersalności

Artykuł 7

Struktura mająca na celu uwzględnienie dochodów przeznaczonych na określony cel i zapewnienie odpowiadających im środków

(Artykuł 21 rozporządzenia finansowego)

1. Nie naruszając przepisów art. 9 i 10 struktura mająca na celu uwzględnienie w budżecie dochodów przeznaczonych na określony cel obejmuje:

a) w zestawieniu dochodów w sekcji dotyczącej każdej instytucji – linię budżetową, w której mają być ujmowane dochody;

b) w zestawieniu wydatków – uwagi do budżetu, w tym ogólne uwagi wskazujące, w których liniach można zapisać środki odpowiadające udostępnionym dochodom przeznaczonym na określony cel.

W przypadku, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. a), stosuje się zapis symboliczny „pro memoria”, a w uwagach podaje się do wiadomości informację o szacowanych dochodach.

2. Środki odpowiadające dochodom przeznaczonym na określony cel udostępnia się automatycznie, zarówno jako środki na zobowiązania, jak i środki na płatności, jeżeli instytucja otrzymała dochody, z wyjątkiem któregokolwiek z następujących przypadków:

a) w sytuacjach przewidzianych w art. 181 ust. 2 i art. 183 ust. 2 rozporządzenia finansowego,

b) w przypadku przewidzianym w art. 21 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego w odniesieniu do państw członkowskich, jeśli umowy o wkładzie finansowym wyrażone są w euro.

W sytuacji, o której mowa w akapicie pierwszym lit. b), środki na zobowiązania mogą zostać udostępnione po podpisaniu przez państwo członkowskie umowy o wkładzie finansowym.

Artykuł 8

Wkłady państw członkowskich na rzecz programów badawczych

(Artykuł 21 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego)

1. Wkłady państw członkowskich na finansowanie niektórych dodatkowych programów badawczych, przewidziane w art. 5 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1150/2000 (⁸), dokonywane są w następujący sposób:

a) siedem dwunastych części kwoty zapisanej w budżecie wpłaca się nie później niż do dnia 31 stycznia bieżącego roku budżetowego;

b) pozostałe pięć dwunastych części wpłaca się nie później niż do dnia 15 lipca bieżącego roku budżetowego.

2. W przypadku gdy budżet nie został ostatecznie przyjęty przed rozpoczęciem roku budżetowego, wkłady przewidziane w ust. 1 oparte są na kwocie zapisanej w budżecie na poprzedni rok budżetowy.

3. Wszelkie wkłady lub dodatkowe płatności, które są wymagalne od państw członkowskich na rzecz budżetu, zapisuje się na rachunku lub rachunkach Komisji w ciągu trzydziestu dni kalendarzowych od dnia wezwania do wpłaty.

4. Dokonane płatności zapisywane są na rachunku przewidzianym w rozporządzeniu (WE, Euratom) nr 1150/2000 i podlegają warunkom ustanowionym w tym rozporządzeniu.

Artykuł 9

Dochody przeznaczone na określony cel wynikające z udziału państw EFTA w niektórych programach Unii

(Artykuł 21 ust. 2 lit. e) rozporządzenia finansowego)

1. Struktura budżetu mająca na celu uwzględnienie uczestnictwa państw należących do Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (zwanych dalej „państwami EFTA”) w niektórych programach Unii jest następująca:

a) w zestawieniu dochodów wprowadza się linię z zapisem symbolicznym „ pro memoria” w celu uwzględnienia pełnej kwoty wkładu państw EFTA na dany rok budżetowy;

b) w zestawieniu wydatków:

(i) w uwagach do każdej linii dotyczącej działań Unii, w których uczestniczą państwa EFTA, wskazuje się „do wiadomości” szacowaną kwotę udziału;

(ii) w załączniku, stanowiącym integralną część budżetu, określa się wszystkie linie obejmujące działania Unii, w których uczestniczą państwa EFTA.

Do celów akapitu pierwszego lit. a) szacowaną kwotę wykazuje się w uwagach do budżetu.

Załącznik, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b) ppkt (ii), odzwierciedla strukturę mającą na celu uwzględnienie środków odpowiadających takiemu udziałowi, jak przewidziano w ust. 2, i umożliwienie realizacji wydatków oraz stanowi część tej struktury.

2. Na mocy art. 82 Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym (zwanego dalej „Porozumieniem EOG”) kwoty rocznego udziału państw EFTA, potwierdzone Komisji przez Wspólny Komitet Europejskiego Obszaru Gospodarczego zgodnie z art. 1 ust. 5 protokołu 32 dołączonego do Porozumienia EOG, stanowią podstawę zapewnienia na początku roku budżetowego pełnych kwot odpowiadających im środków na zobowiązania i środków na płatności.

3. Jeżeli w ciągu roku budżetowego w liniach budżetowych obejmujących wkład państw EFTA zostaną przewidziane dodatkowe środki, a państwa EFTA nie będą w stanie w ciągu tego roku odpowiednio dostosować swoich wkładów w celu przestrzegania „współczynnika proporcjonalności” przewidzianego w art. 82 Porozumienia EOG, Komisja może, tymczasowo i wyjątkowo, wykorzystać własne zasoby pieniężne w celu wstępnego sfinansowania udziału państw EFTA. Zawsze kiedy przewidziane są takie dodatkowe środki, Komisja, najszybciej jak to możliwe, wzywa państwa EFTA do wniesienia odpowiadających im wkładów. Komisja każdego roku powiadamia Parlament Europejski i Radę o każdej takiej decyzji.

Takie wstępne finansowanie zostaje ujęte, najszybciej jak to możliwe, w budżecie na następny rok budżetowy.

4. Zgodnie z art. 21 ust. 2 lit. e) rozporządzenia finansowego wkłady finansowe państw EFTA stanowią zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel. Księgowy przyjmuje właściwe środki w celu zagwarantowania, że wykorzystanie dochodów wynikających z tych wkładów oraz odpowiadających im środków będzie odrębnie monitorowane.

W sprawozdaniu przewidzianym w art. 150 ust. 2 rozporządzenia finansowego Komisja wykazuje odrębnie etap wykonania, zarówno dochodów, jak i wydatków, odpowiadający udziałowi państw EFTA.

Artykuł 10

Wpływy z sankcji nałożonych na państwa członkowskie uznane za mające nadmierny deficyt

(Artykuł 21 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)

Struktura budżetu mająca na celu uwzględnienie wpływów z sankcji, o których mowa w sekcji 4 rozporządzenia Rady (WE) nr 1467/97 (⁹), jest następująca:

a) w zestawieniu dochodów wprowadza się linię zawierającą zapis symboliczny „pro memoria” w celu uwzględnienia odsetek od takich kwot;

b) jednocześnie i nie naruszając przepisów art. 77 rozporządzenia finansowego zapisanie tych kwot w zestawieniu dochodów stanowi podstawę zapewnienia, w zestawieniu wydatków, środków na zobowiązania i środków na płatności.

Środki, o których mowa w akapicie pierwszym lit. b), realizowane są zgodnie z art. 20 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 11

Obciążenia związane z przyjmowaniem darowizn na rzecz Unii

(Artykuł 22 rozporządzenia finansowego)

W celu uzyskania zgody Parlamentu Europejskiego i Rady, o której mowa w art. 22 ust. 2 rozporządzenia finansowego, Komisja dokonuje oszacowania obciążeń finansowych, w tym także kosztów następczych, związanych z przyjęciem darowizn na rzecz Unii, oraz należycie je wyjaśnia.

Artykuł 12

Konta dotyczące odzyskiwanych podatków

(Artykuł 23 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

Wszelkie podatki odprowadzane przez Unię na mocy art. 23 ust. 2 i art. 23 ust. 3 lit. a) rozporządzenia finansowego zapisuje się na koncie przejściowym do momentu, gdy zostaną zwrócone przez dane państwa.

ROZDZIAŁ 5

Zasada specyfikacji

Artykuł 13

Zasady obliczania wartości procentowych dla przesunięć dokonywanych przez instytucje inne niż Komisja

(Artykuł 25 rozporządzenia finansowego)

1. Wartości procentowe, o których mowa w art. 25 rozporządzenia finansowego, oblicza się w momencie złożenia wniosku o przesunięcie w odniesieniu do środków przewidzianych w budżecie, w tym w budżetach korygujących.

2. Kwota, która ma być uwzględniona, jest sumą przesunięć, jakie mają być dokonane w linii, z której dokonywane są przesunięcia, po skorygowaniu o wcześniej dokonane przesunięcia.

Nie uwzględnia się kwoty odpowiadającej przesunięciom, których dana instytucja może dokonywać samodzielnie bez decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady.

Artykuł 14

Zasady obliczania wartości procentowych dla przesunięć dokonywanych przez Komisję

(Artykuł 26 rozporządzenia finansowego)

1. Wartości procentowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 rozporządzenia finansowego, oblicza się w momencie złożenia wniosku o przesunięcie w odniesieniu do środków przewidzianych w budżecie, w tym w budżetach korygujących.

2. Kwota, która ma być uwzględniona, jest sumą przesunięć, jakie mają być dokonane w linii, z której lub do której dokonywane są przesunięcia, po skorygowaniu o wcześniej dokonane przesunięcia.

Nie uwzględnia się kwoty odpowiadającej przesunięciom, których Komisja może dokonywać samodzielnie bez decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady.

Artykuł 15

Wydatki administracyjne

(Artykuł 26 rozporządzenia finansowego)

Wydatki, o których mowa w art. 26 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) rozporządzenia finansowego, obejmują, w odniesieniu do każdego obszaru polityki, pozycje, o których mowa w art. 44 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 16

Podstawy wniosków o przesunięcie środków

(Artykuł 25 i 26 rozporządzenia finansowego)

Wnioskom w sprawie przesunięć i wszelkim informacjom kierowanym do Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczącym przesunięć dokonanych na podstawie art. 25 i 26 rozporządzenia finansowego towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty potwierdzające, przedstawiające realizację środków i szacunkowe zapotrzebowanie do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do linii, do których środki mają zostać przesunięte, jak i w odniesieniu do linii, z których mają one zostać przesunięte.

Artykuł 17

Podstawy wniosków o przesunięcie środków z rezerwy na pomoc nadzwyczajną

(Artykuł 29 rozporządzenia finansowego)

Wnioskom w sprawie przesunięć mających umożliwić wykorzystanie rezerwy na pomoc nadzwyczajną, o których mowa w art. 29 rozporządzenia finansowego, towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty potwierdzające, które przedstawiają:

a) w odniesieniu do linii, do której przesunięcie ma zostać dokonane – najnowsze dostępne informacje dotyczące realizacji środków i szacunkowego zapotrzebowania do końca roku budżetowego;

b) w odniesieniu do wszystkich linii dotyczących działań zewnętrznych – realizację środków do końca miesiąca poprzedzającego wniosek o przesunięcie i szacunkowe zapotrzebowanie do końca roku budżetowego, w tym porównanie z szacunkami wstępnymi;

c) analizę możliwości realokacji środków.

ROZDZIAŁ 6

Zasada należytego zarządzania finansami

Artykuł 18

Ocena

(Artykuł 30 rozporządzenia finansowego)

1. Wszystkie wnioski dotyczące programów lub działań pociągających za sobą wydatki z budżetu są przedmiotem oceny ex ante, w której uwzględnia się:

a) potrzebę, która ma być zaspokojona w krótkim lub długim okresie;

b) wartość dodaną wynikającą z zaangażowania Unii;

c) cele polityki i cele w zakresie zarządzania, jakie mają zostać osiągnięte, w tym środki konieczne do ochrony interesów finansowych Unii w dziedzinie zapobiegania nadużyciom finansowym, ich wykrywania, prowadzenia dochodzeń, odszkodowań i sankcji;

d) dostępne warianty działania, łącznie z towarzyszącym im ryzykiem;

e) oczekiwane wyniki i skutki, szczególnie skutki gospodarcze i społeczne oraz wpływ na środowisko, jak również wskaźniki oraz ustalenia dotyczące oceny potrzebne do ich zmierzenia;

f) najodpowiedniejszą metodę realizacji wybranego(-ych) wariantu(-ów);

g) spójność wewnętrzną proponowanego programu lub działania i jego związki z innymi stosownymi instrumentami;

h) poziom środków, zasobów ludzkich i innych przeznaczonych na ten cel wydatków administracyjnych, z należytym uwzględnieniem zasady gospodarności;

i) doświadczenia zebrane w podobnych sytuacjach w przeszłości.

2. Wnioski takie zawierają ustalenia dotyczące monitorowania, sprawozdawczości i oceny, z należytym uwzględnieniem zakresu obowiązków na wszystkich szczeblach administracji publicznej zaangażowanych w realizację proponowanego programu lub działania.

3. Wszystkie programy i działania, w tym projekty pilotażowe i działania przygotowawcze, w przypadku których uruchomione zasoby przekraczają 5 000 000 EUR, są przedmiotem oceny okresowej lub oceny ex post w zakresie przydzielonych zasobów ludzkich i finansowych oraz uzyskanych wyników w celu sprawdzenia ich zgodności z ustalonymi celami, przeprowadzanej na następujących zasadach:

a) wyniki uzyskane podczas realizacji wieloletniego programu są okresowo poddawane ocenie zgodnie z harmonogramem, który umożliwia uwzględnienie wyników tej oceny przy podejmowaniu każdej decyzji w sprawie przedłużenia, modyfikacji lub zawieszenia programu;

b) wyniki działań finansowanych w ujęciu rocznym poddawane są ocenie co najmniej raz na sześć lat.

Przepisów akapitu pierwszego lit. a) i b) nie stosuje się do projektów lub działań prowadzonych w ramach tej działalności, w odniesieniu do której powyższy wymóg może zostać spełniony za sprawą sprawozdań końcowych przesyłanych przez organy realizujące działanie.

4. Oceny, o których mowa w ust. 1 i 3, są proporcjonalne do uruchomionych zasobów i oddziaływania danego programu i działania.

Artykuł 19

Ocena skutków finansowych

(Artykuł 31 rozporządzenia finansowego)

Ocena skutków finansowych zawiera dane finansowe i gospodarcze potrzebne władzy prawodawczej do oceny zapotrzebowania na działanie Unii. Zapewnia ona odpowiednie informacje dotyczące spójności z innymi działaniami Unii i wszelkich możliwych efektów synergii.

W przypadku operacji wieloletnich ocena skutków finansowych zawiera możliwy do przewidzenia harmonogram rocznego zapotrzebowania w zakresie środków i stanowisk, w tym personelu zewnętrznego, oraz ocenę ich średnioterminowego wpływu finansowego.

ROZDZIAŁ 7

Zasada przejrzystości

Artykuł 20

Tymczasowa publikacja budżetu

(Artykuł 34 rozporządzenia finansowego)

Najszybciej, jak to możliwe, i nie później niż cztery tygodnie po ostatecznym przyjęciu budżetu ostateczne szczegółowe dane budżetowe publikowane są we wszystkich językach na stronach internetowych instytucji, z inicjatywy Komisji, do czasu oficjalnej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Artykuł 21

Publikacja informacji o wysokości i odbiorcach środków unijnych

(Artykuł 35 rozporządzenia finansowego)

1. Informacje o odbiorcach środków unijnych przyznawanych w ramach zarządzania bezpośredniego publikowane są na stronie internetowej instytucji Unii nie później niż do dnia 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym, w którym przyznano środki.

Poza publikacją, o której mowa w akapicie pierwszym, informacje te można również publikować, w standardowym ujęciu, za pośrednictwem innych właściwych środków.

2. Publikowane są następujące informacje, chyba że niniejsze rozporządzenie lub przepisy sektorowe stanowią inaczej, przy uwzględnieniu kryteriów określonych w art. 35 ust. 3 rozporządzenia finansowego:

a) imię i nazwisko lub nazwa odbiorcy;

b) miejscowość odbiorcy;

c) przyznana kwota;

d) charakter i cel środka.

Do celów lit. b) termin „miejscowość” oznacza:

(i) adres odbiorcy, jeśli jest on osobą prawną;

(ii) region na poziomie NUTS 2, jeśli odbiorca jest osobą fizyczną.

W przypadku danych osobowych dotyczących osób fizycznych ogłaszane informacje są usuwane dwa lata po zakończeniu roku budżetowego, w którym środki zostały przyznane. Ma to zastosowanie również w odniesieniu do danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalna nazwa wskazuje na jedną lub kilka osób fizycznych.

3. Informacje, o których mowa w ust. 2, publikowane są jedynie w odniesieniu do nagród, dotacji i zamówień, które zostały przyznane lub udzielone w wyniku konkursu, procedur udzielania dotacji lub procedur udzielania zamówień publicznych. Nie publikuje się informacji dotyczących:

a) stypendiów wypłacanych osobom fizycznym i innego wsparcia bezpośredniego wypłacanego najbardziej potrzebującym osobom fizycznym, o których mowa w art. 125 ust. 4 lit. c) rozporządzenia finansowego;

b) zamówień, których wartość jest niższa od kwoty, o której mowa w art. 137 ust. 2 niniejszego rozporządzenia.

4. Od publikacji odstępuje się, jeśli takie ujawnienie stanowi zagrożenie dla praw i wolności zainteresowanych osób, chronionych Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej lub szkodzi interesom handlowym odbiorców.

Artykuł 22

Link do informacji o odbiorcach środków unijnych przyznawanych w ramach zarządzania pośredniego

(Artykuł 35 rozporządzenia finansowego)

W przypadkach gdy zarządzanie środkami Unii jest delegowane na władze i organy, o których mowa w art. 58 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, umowy o delegowaniu zadań przewidują wymóg publikowania przez te władze i organy informacji, o których mowa w art. 21 ust. 2 i 3, w standardowym ujęciu na ich stronach internetowych.

Na stronie internetowej instytucji Unii zamieszcza się co najmniej adres strony internetowej, na której dostępne są takie informacje, jeśli nie są one publikowane bezpośrednio w przeznaczonym do tego miejscu na stronie internetowej instytucji Unii.

Poza publikacją, o której mowa w akapicie pierwszym, informacje te można również publikować, w standardowym ujęciu, za pośrednictwem wszelkich innych właściwych środków.

Artykuł 21 ust. 2–4 mają zastosowanie do publikacji, o której mowa w akapicie pierwszym niniejszego artykułu.

TYTUŁ III

UCHWALANIE I STRUKTURA BUDŻETU

Artykuł 23

Programowanie finansowe

(Artykuł 38 rozporządzenia finansowego)

Struktura programowania finansowego, o którym mowa w art. 38 rozporządzenia finansowego, obejmuje kategorie wydatków, obszary polityki i linie budżetowe. Kompletne programowanie finansowe obejmuje wszystkie kategorie wydatków z wyjątkiem rolnictwa, polityki spójności i administracji, w odniesieniu do których podaje się tylko dane sumaryczne.

Artykuł 24

Projekty budżetów korygujących

(Artykuł 41 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

Projektom budżetów korygujących towarzyszą uzasadnienia i informacje dotyczące wykonania budżetu za poprzednie lata budżetowe i bieżący rok budżetowy, dostępne w chwili ich uchwalania.

Artykuł 25

Nomenklatura budżetowa

(Artykuł 44 rozporządzenia finansowego)

Nomenklatura budżetowa jest zgodna z zasadami specyfikacji, przejrzystości i należytego zarządzania finansami. Gwarantuje ona jasność i przejrzystość niezbędną w procesie budżetowym, ułatwiając identyfikację głównych celów określonych w odnośnych podstawach prawnych i umożliwiając wybór priorytetów politycznych oraz wydajne i skuteczne wykonywanie.

Artykuł 26

Faktycznie poniesione wydatki w ostatnim roku budżetowym, za który rozliczenia zostały zamknięte

(Artykuł 49 ust. 1 lit. a) ppkt (v) rozporządzenia finansowego)

Do celów uchwalania budżetu faktycznie poniesione wydatki w ostatnim roku budżetowym, za który rozliczenia zostały zamknięte, ustala się następująco:

a) w zakresie zobowiązań: zobowiązania zaksięgowane w ciągu roku budżetowego w ramach środków na ten rok budżetowy, zgodnie z definicją zawartą w art. 3;

b) w zakresie płatności: płatności dokonane w ciągu roku budżetowego, tj. takie, w odniesieniu do których zlecenie płatnicze zostało przesłane do banku, w ramach środków na ten rok budżetowy, zgodnie z definicją zawartą w art. 3.

Artykuł 27

Uwagi do budżetu

(Artykuł 49 ust. 1 lit. a) ppkt (vi) rozporządzenia finansowego)

Uwagi do budżetu obejmują:

a) odniesienia do aktu podstawowego, jeżeli istnieje;

b) wszystkie właściwe wyjaśnienia dotyczące charakteru i celu środków.

Artykuł 28

Plan zatrudnienia

(Artykuł 49 ust. 1 lit. c) ppkt (i) rozporządzenia finansowego)

Pracowników Agencji Dostaw ujmuje się odrębnie w planie zatrudnienia Komisji.

TYTUŁ IV

WYKONANIE BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1

Przepisy ogólne

Artykuł 29

Informacje dotyczące przekazywania danych osobowych do celów audytu

(Artykuł 53 rozporządzenia finansowego)

We wszystkich zaproszeniach publikowanych w związku z procedurami udzielania zamówień, dotacji lub przyznawania nagród przeprowadzanymi w ramach zarządzania bezpośredniego, potencjalnych beneficjentów, kandydatów, oferentów i uczestników informuje się, zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (¹⁰), że na potrzeby ochrony interesów finansowych Unii ich dane osobowe mogą zostać przekazane służbom audytu wewnętrznego, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu, zespołowi do spraw nieprawidłowości finansowych lub Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (zwanemu dalej „OLAF”) oraz być wymieniane przez urzędników zatwierdzających Komisji i agencje wykonawcze.

Artykuł 30

Działania przygotowawcze w obszarze wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa

(Artykuł 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)

Finansowanie środków przyjmowanych przez Radę w celu przygotowania operacji Unii w zakresie zarządzania kryzysowego na mocy tytułu V Traktatu o Unii Europejskiej obejmuje koszty dodatkowe (w tym koszty ubezpieczenia od wysokiego ryzyka, koszty podróży i zakwaterowania oraz płatności z tytułu diet) wynikające bezpośrednio z konkretnego rozmieszczenia w terenie misji lub zespołu, w skład których wchodzą między innymi członkowie personelu instytucji Unii.

Artykuł 31

Kompetencje szczególne Komisji na podstawie Traktatów

(Artykuł 54 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego)

1. Następujące artykuły Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (zwanego dalej „TFUE”) bezpośrednio przyznają Komisji kompetencje szczególne:

a) art. 154 (dialog społeczny);

b) art. 156 (badania, opinie i konsultacje w sprawach społecznych);

c) art. 159 i 161 (sprawozdania specjalne w sprawach społecznych);

d) art. 168 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w obszarze ochrony zdrowia);

e) art. 171 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w dziedzinie sieci transeuropejskich);

f) art. 173 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w sprawach odnoszących się do przemysłu);

g) art. 175 akapit drugi (sprawozdanie w sprawie postępów w urzeczywistnianiu spójności gospodarczej, społecznej i terytorialnej);

h) art. 181 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji badań i rozwoju technologicznego);

i) art. 190 (sprawozdanie w sprawie badań i rozwoju technologicznego);

j) art. 210 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji polityk w dziedzinie współpracy na rzecz rozwoju);

k) art. 214 ust. 6 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w zakresie środków pomocy humanitarnej).

2. Następujące artykuły Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej (zwanego dalej „Traktatem Euratom”) bezpośrednio przyznają Komisji kompetencje szczególne:

a) art. 70 (pomoc finansowa w ramach budżetu na programy poszukiwawcze na terenie państw członkowskich);

b) art. 77–85.

3. Przy przedstawianiu projektu budżetu dalsze szczegóły mogą zostać dodane do wykazów określonych w ust. 1 i 2, wraz ze wskazaniem danych artykułów i odpowiednich kwot.

Artykuł 32

Działania mogące stanowić konflikt interesów oraz procedura

(Artykuł 57 rozporządzenia finansowego)

1. Działania, które mogą spowodować konflikt interesów w rozumieniu art. 57 ust. 2 rozporządzenia finansowego mogą między innymi, bez uszczerbku dla kwalifikowania ich jako nielegalnej działalności na mocy art. 106 ust. 1 lit. d) rozporządzenia finansowego, przyjmować jedną z następujących form: [1]

a) przyznanie sobie lub innym nieuzasadnionych bezpośrednich lub pośrednich korzyści;

b) odmowa przyznania beneficjentowi praw lub korzyści, do których jest on uprawniony;

c) wykonanie czynności niewłaściwej lub stanowiącej nadużycie lub zaniechanie wykonania czynności, które są nakazane.

Inne działania mogące spowodować konflikt interesów to działania, które mogą zagrozić bezstronnemu i obiektywnemu wykonywaniu przez daną osobę jej obowiązków, takich jak udział w komisji oceniającej w procedurze udzielania zamówień publicznych lub dotacji, jeśli osoba ta może bezpośrednio lub pośrednio czerpać korzyści finansowe z wyniku tych procedur.

2. Domniemanie konfliktu interesów istnieje, jeśli wnioskodawca, kandydat lub oferent jest pracownikiem objętym regulaminem pracowniczym, chyba że wcześniej uzyskał on od swojego przełożonego zgodę na udział w danej procedurze.

3. W przypadku konfliktu interesów delegowany urzędnik zatwierdzający podejmuje stosowne środki, aby uniknąć wszelkiego niewłaściwego wpływu takiej osoby na przedmiotowy proces lub procedurę.

ROZDZIAŁ 2

Metody wykonywania

Sekcja 1

Przepisy ogólne

Artykuł 33

Tryb zarządzania

(Artykuł 58 rozporządzenia finansowego)

W systemie rachunkowości Komisji określa się tryb zarządzania oraz, w odniesieniu do każdego z tych trybów, rodzaj podmiotu lub osoby, wymienionych w art. 58 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, którym powierza się zadania związane z wykonywaniem budżetu.

W odniesieniu do zarządzania bezpośredniego przez Komisję zgodnie z art. 58 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, w systemie rachunkowości wyróżnia się zarządzanie przez:

a) służby Komisji,

b) agencje wykonawcze;

c) szefów delegatur Unii;

d) fundusze powiernicze, o których mowa w art. 187 rozporządzenia finansowego.

Sekcja 2

Zarządzanie bezpośrednie

Artykuł 34

Zarządzanie bezpośrednie

(Artykuł 58 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet bezpośrednio w ramach swoich służb, zadania wykonawcze realizowane są przez podmioty upoważnione do działań finansowych w rozumieniu art. 64–75 rozporządzenia finansowego i zgodnie z warunkami ustanowionymi w niniejszym rozporządzeniu.

Artykuł 35

Wykonywanie uprawnień delegowanych na agencje wykonawcze

(Artykuł 58 ust. 1 lit. a) i art. 62 rozporządzenia finansowego)

1. Decyzje o delegowaniu uprawnień na agencje wykonawcze upoważniają je, jako delegowanych urzędników zatwierdzających, do realizacji środków związanych z programem Unii, którym zarządzanie zostało im powierzone.

2. Akt o delegowaniu uprawnień wydany przez Komisję zawiera co najmniej przepisy przewidziane w art. 40 lit. a)–d) oraz h). Zostaje on formalnie przyjęty na piśmie przez dyrektora w imieniu agencji wykonawczej.

Artykuł 36

Zgodność z zasadami udzielania zamówień

(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy Komisja powierza zadania organom prywatnym na mocy art. 63 ust. 2 rozporządzenia finansowego, zawiera ona umowę zgodnie z przepisami części pierwszej tytuł V i części drugiej tytuł IV rozdział III rozporządzenia finansowego.

Sekcja 3

Zarządzanie dzielone z państwami członkowskimi

Artykuł 37

Przepisy szczegółowe dotyczące zarządzania dzielonego z państwami członkowskimi – środki mające na celu propagowanie najlepszych praktyk

(Artykuł 59 rozporządzenia finansowego)

Komisja sporządza wykaz organów odpowiedzialnych, zgodnie z odnośnymi rozporządzeniami sektorowymi, za zarządzanie, certyfikację i działania w zakresie audytu.

Aby propagować najlepsze praktyki w zakresie wdrażania funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, Europejskiego Funduszu Rolniczego Gwarancji oraz Europejskiego Funduszu Rybackiego, Komisja może, w celach informacyjnych, udostępnić organom odpowiedzialnym za zarządzanie i działania w zakresie kontroli przewodnik metodyczny przedstawiający jej własną strategię kontroli oraz podejście do niej, a także zawierający listy kontrolne oraz przykłady najlepszych praktyk. Przewodnik ten jest aktualizowany zawsze, gdy zachodzi taka potrzeba.

Sekcja 4

Zarządzanie pośrednie

Artykuł 38

Równoważność systemów, zasad i procedur w zarządzaniu pośrednim

(Artykuł 60 rozporządzenia finansowego)

1. Komisja może uznać, że zasady i procedury udzielania zamówień są równoważne jej własnym zasadom i procedurom, jeśli spełnione są następujące warunki:

a) są one zgodne z zasadą szerokiej konkurencji między oferentami w celu uzyskania oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie, a procedury negocjacyjne są ograniczone do rozsądnych kwot lub należycie uzasadnione;

b) zapewniają przejrzystość poprzez właściwą publikację ex ante, szczególnie zaproszeń do składania ofert, oraz właściwą publikację ex post wykonawców;

c) zapewniają równe traktowanie, proporcjonalność i niedyskryminację;

d) zapobiegają konfliktom interesów w trakcie całej procedury udzielania zamówień.

Akty prawa krajowego państw członkowskich lub państw trzecich dokonujące transpozycji dyrektywy 2004/18/WE uznaje się za równoważne zasadom stosowanym przez instytucje zgodnie z rozporządzeniem finansowym.

2. Komisja może uznać, że zasady i procedury dotyczące dotacji są równoważne jej własnym zasadom i procedurom, jeśli spełnione są następujące warunki:

a) są one zgodne z zasadami proporcjonalności, należytego zarządzania finansami, równego traktowania i niedyskryminacji;

b) zapewniają przejrzystość przez właściwą publikację zaproszeń do składania wniosków, a procedury bezpośredniego udzielania dotacji są ograniczone do rozsądnych kwot lub należycie uzasadnione, oraz właściwą publikację ex post beneficjentów z uwzględnieniem zasady proporcjonalności;

c) zapobiegają konfliktom interesów w trakcie całej procedury udzielania dotacji;

d) stanowią, że dotacje nie mogą się kumulować ani nie mogą być udzielane z mocą wsteczną, co do zasady muszą obejmować współfinansowanie, a ich celem ani skutkiem nie może być osiągnięcie zysku przez beneficjenta.

3. Komisja może uznać, że systemy rachunkowości i kontroli wewnętrznej stosowane przez podmioty i osoby, którym powierza się zadania związane z wykonywaniem budżetu w imieniu Komisji, zapewniają równoważny poziom ochrony interesów finansowych Unii i wystarczającą pewność co do osiągnięcia celów w zakresie zarządzania, jeżeli systemy te są zgodne z zasadami określonymi w art. 32 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 39

Ocena ex ante zasad i procedur stosowanych przez podmioty i osoby w zarządzaniu pośrednim

(Artykuł 61 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

Na potrzeby oceny ex ante zgodnie z art. 61 ust. 1 rozporządzenia finansowego właściwy urzędnik zatwierdzający może opierać się na ocenie ex ante przeprowadzonej przez innego urzędnika zatwierdzającego, pod warunkiem że wnioski z tej oceny są istotne z punktu widzenia szczególnego ryzyka towarzyszącego zadaniom, jakie mają być powierzone, szczególnie ich charakteru i kwot.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może opierać się na ocenie ex ante przeprowadzonej przez innych darczyńców, jeśli została ona przeprowadzona w odniesieniu do warunków równoważnych warunkom zarządzania pośredniego określonym w art. 60 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 40

Treść umów, na mocy których powierza się podmiotom i osobom zadania związane z wykonywaniem budżetu

(Artykuł 60 ust. 3 i art. 61 ust. 3 rozporządzenia finansowego) [2]

Umowy o delegowaniu zadań zawierają szczegółowe uzgodnienia zapewniające ochronę interesów finansowych Unii i przejrzystość przeprowadzanych operacji. Zawierają one co najmniej:

a) jasną definicję powierzonych zadań oraz ich granice, szczególnie w odniesieniu do modyfikacji powierzonych zadań, odstępowania od odzyskania długu, wykorzystania zwróconych lub niewykorzystanych środków;

b) warunki i szczegółowe uzgodnienia dotyczące realizacji zadań, zakresu obowiązków i organizacji kontroli, które mają zostać przeprowadzone, w tym oceny programów;

c) warunki płatności wkładu Unii, w tym zwrotu kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem zadań, a także wynagrodzenia podmiotu, któremu powierza się wykonanie zadań, oraz zasady dotyczące dokumentów potwierdzających wymaganych w celu uzasadnienia płatności;

d) zasady odnoszące się do składania Komisji sprawozdań w sprawie sposobu realizacji zadań, oczekiwanych wyników, nieprawidłowości i podjętych środków, warunków zawieszania lub przerywania płatności oraz warunków zakończenia wykonywania zadań;

e) termin zawierania indywidualnych umów i porozumień w sprawie wykonania umowy o delegowaniu zadań, który to termin jest współmierny do charakteru powierzonych zadań;

f) [3] reguły, które umożliwiają podmiotowi lub osobie wykluczenie z udziału w procedurach udzielania zamówień, dotacji lub przyznawania nagród podmiotów gospodarczych znajdujących się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit d) i f) oraz w art. 107 lit. b) rozporządzenia finansowego, oraz reguły, które umożliwiają podmiotowi lub osobie nałożenie na te podmioty gospodarcze kary finansowej;

g) szczegółowe uzgodnienia dotyczące kontroli ze strony Komisji oraz postanowienia przyznające Komisji, OLAF-owi i Trybunałowi Obrachunkowemu dostęp do wszelkich informacji, jakie są im niezbędne do wykonywania ich obowiązków, a także uprawnienia do przeprowadzania kontroli i dochodzeń w tym kontroli na miejscu;

h) uzgodnienia dotyczące:

(i) [4] zobowiązania się podmiotu, któremu powierza się wykonanie zadań, do bezzwłocznego informowania Komisji o nadużyciach finansowych lub nieprawidłowościach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. d) i f) rozporządzenia finansowego, mających miejsce w ramach zarządzania środkami finansowymi Unii oraz o podjętych środkach;

(ii) wyznaczenia punktu kontaktowego mającego właściwe kompetencje do bezpośredniej współpracy z OLAF-em w celu ułatwienia jego działań operacyjnych;

i) warunki regulujące wykorzystanie rachunków bankowych i narosłych odsetek zgodnie z przepisami art. 8 ust. 4 rozporządzenia finansowego;

j) postanowienia zapewniające eksponowanie działań Unii w odniesieniu do innej działalności organu.

W przypadku akapitu pierwszego lit. f), na użytek art. 106 ust. 5 rozporządzenia finansowego uznaje się, że państwo trzecie nie podjęło działania, m.in. wówczas gdy ustawodawstwo krajowe tego państwa nie umożliwia wykluczenia podmiotu gospodarczego ze wszystkich finansowanych przez UE procedur udzielenia zamówień/ dotacji lub przyznawania nagród w rozumieniu art. 106 rozporządzenia finansowego. W umowie o delegowaniu zadań określa się, w jakich przypadkach uznaje się, że państwo trzecie nie podjęło działania.

Na użytek akapitu pierwszego lit. h) ppkt (i) w przypadku państw trzecich i organizacji międzynarodowych w uzgodnieniach tych określa się, w jakich przypadkach państwo trzecie i organizacja międzynarodowa zapobiegają nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym, wykrywają je i korygują oraz o nich informują zgodnie z art. 60 ust. 3 rozporządzenia finansowego. [5]

Artykuł 41

Deklaracja zarządcza i oświadczenie o zgodności

(Artykuł 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

W przypadku działań zakończonych przed upływem danego roku budżetowego sprawozdanie końcowe dotyczące takiego działania przedstawione przez podmiot lub osobę, którym powierzono wykonanie zadań, może zastąpić deklarację zarządczą, o której mowa w art. 60 ust. 5 lit. b) rozporządzenia finansowego, pod warunkiem że jest ono przedłożone przed dniem 15 lutego roku następującego po tym roku budżetowym.

W przypadku gdy organizacje międzynarodowe i państwa trzecie realizują działania inne niż wieloletnie, ograniczone do 18 miesięcy, do sprawozdania końcowego można dołączyć oświadczenie o zgodności, o którym mowa w art. 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 42

Procedury badania i zatwierdzania sprawozdań finansowych oraz wyłączania z finansowania przez Unię wydatków dokonanych z naruszeniem mających zastosowanie przepisów w ramach zarządzania pośredniego

(Artykuł 60 ust. 6 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego)

1. Nie naruszając przepisów szczególnych określonych w przepisach sektorowych, procedury, o których mowa w art. 60 ust. 6 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego, obejmują:

a) zbadanie dokumentacji oraz, w stosownych przypadkach, kontrole na miejscu prowadzone przez Komisję;

b) ustalenie przez Komisję kwoty wydatków uznanych za przyjęte po przeprowadzeniu, w stosownych przypadkach, postępowania kontradyktoryjnego z udziałem władz i organów oraz po poinformowaniu tych władz i organów;

c) w stosownych przypadkach – obliczenie przez Komisję korekt finansowych;

d) odzyskanie lub wypłacenie przez Komisję salda wynikającego z różnicy między przyjętymi wydatkami a kwotami już wypłaconymi na rzecz władz lub organów.

Do celów akapitu pierwszego lit. d) Komisja odzyskuje należne kwoty najlepiej przez kompensowanie, jak określono w art. 87.

2. W przypadku gdy zadania związane z wykonywaniem budżetu powierza się podmiotowi realizującemu działanie z udziałem wielu darczyńców, procedury, o których mowa w art. 60 ust. 6 lit. b) i c), obejmują sprawdzenie, czy kwota odpowiadająca kwocie wypłaconej na dane działanie przez Komisję została wykorzystana przez podmiot na to działanie oraz czy wydatki zostały poniesione zgodnie z zobowiązaniami określonymi w umowie zawartej z podmiotem.

Do celów niniejszego rozporządzenia działanie z udziałem wielu darczyńców oznacza wszelkie działanie, w ramach którego unijne środki finansowe łączy się ze środkami od co najmniej jednego innego darczyńcy.

Artykuł 43

Przepisy szczegółowe dotyczące zarządzania pośredniego z udziałem organizacji międzynarodowych

(Artykuł 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii) i art. 188 rozporządzenia finansowego)

[6] 1. Organizacje międzynarodowe, o których mowa w art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii) rozporządzenia finansowego, obejmują międzynarodowe organizacje sektora publicznego utworzone na podstawie porozumień międzynarodowych oraz wyspecjalizowane agencje utworzone przez takie organizacje.

Porozumienia, o których mowa w akapicie pierwszym, należy przedłożyć urzędnikowi zatwierdzającemu odpowiedzialnemu za ocenę ex ante, o której mowa w art. 39, przed powierzeniem przez Komisję zadań związanych z wykonaniem budżetu.

2. Z organizacjami międzynarodowymi zrównuje się następujące organizacje:

a) Międzynarodowy Komitet Czerwonego Krzyża;

b) Międzynarodową Federację Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.

3. Komisja może przyjąć należycie uzasadnioną decyzję zrównującą organizację o charakterze niekomercyjnym z organizacją międzynarodową, o ile spełnia ona następujące warunki:

a) ma własną osobowość prawną i niezależne organy zarządzające;

b) została utworzona, aby wykonywać określone zadania leżące w ogólnym interesie międzynarodowym;

c) członkami organizacji o charakterze niekomercyjnym jest co najmniej sześć państw członkowskich;

d) organizacja zapewnia odpowiednie gwarancje finansowe;

e) organizacja działa w oparciu o trwałą strukturę i stosuje systemy, zasady i procedury, które można poddać ocenie zgodnie z art. 61 ust. 1 rozporządzenia finansowego.

4. W przypadkach gdy Komisja wykonuje budżet w ramach zarządzania pośredniego z udziałem organizacji międzynarodowych, zastosowanie mają zawarte z nimi umowy dotyczące weryfikacji.

Artykuł 44

Wyznaczenie organów publicznych lub organów podlegających prawu prywatnemu mających obowiązek świadczenia usługi publicznej

(Artykuł 58 ust. 1 lit. c) ppkt (v) i (vi) rozporządzenia finansowego)

1. Organy publiczne lub organy podlegające prawu prywatnemu mające obowiązek świadczenia usługi publicznej podlegają prawu państwa członkowskiego lub państwa, w którym zostały utworzone.

2. W przypadkach zarządzania za pomocą sieci, wymagającego wyznaczenia przez państwo członkowskie lub zainteresowane państwo co najmniej jednego organu lub podmiotu, organ lub podmiot wyznaczany jest przez państwo członkowskie lub zainteresowane państwo zgodnie z aktem podstawowym.

We wszystkich innych przypadkach takie organy lub podmioty wyznacza Komisja w porozumieniu z państwami członkowskimi lub zainteresowanymi państwami.

ROZDZIAŁ 3

Podmioty upoważnione do działań finansowych

Sekcja 1

Prawa i obowiązki podmiotów upoważnionych do działań finansowych

Artykuł 45

Prawa i obowiązki podmiotów upoważnionych do działań finansowych

(Artykuł 64 rozporządzenia finansowego)

1. Każda instytucja zapewnia każdemu podmiotowi upoważnionemu do działań finansowych zasoby wymagane do wykonywania jego obowiązków i statut opisujący szczegółowo jego zadania, prawa i obowiązki.

2. Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 rozporządzenia finansowego obowiązuje statut otrzymany od Komisji w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.

Sekcja 2

Urzędnik zatwierdzający

Artykuł 46

Pomoc dla delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających

(Artykuł 65 rozporządzenia finansowego)

Właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu mogą pomagać w wykonywaniu obowiązków pracownicy, którym na odpowiedzialność urzędnika zatwierdzającego powierzono wykonywanie niektórych operacji wymaganych do wykonania budżetu i przedstawienia informacji dotyczących finansów i zarządzania. W celu zapobieżenia wszelkim konfliktom interesów personel wspomagający delegowanych lub subdelegowanych urzędników zatwierdzających podlega obowiązkom, o których mowa w art. 57 rozporządzenia finansowego.

Szefom delegatur Unii działającym w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego może pomagać w wykonywaniu obowiązków personel Komisji.

Artykuł 47

Wewnętrzne przepisy dotyczące delegowania

(Artykuł 65 rozporządzenia finansowego)

Zgodnie z rozporządzeniem finansowym i niniejszym rozporządzeniem każda instytucja ustanawia w swoich wewnętrznych przepisach takie środki zarządzania środkami finansowymi, jakie uznaje za niezbędne do prawidłowego wykonania swojej sekcji budżetu.

Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego obowiązują przepisy wewnętrzne Komisji w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.

Artykuł 48

Przechowywanie dokumentów potwierdzających przez urzędników zatwierdzających

(Artykuł 66 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

Urzędnik zatwierdzający tworzy systemy przechowywania oryginałów dokumentów potwierdzających, w wersji papierowej lub elektronicznej, dotyczących wykonania budżetu i działań związanych z wykonywaniem budżetu oraz powstałych w ich wyniku. Systemy przewidują:

a) numerowanie takich dokumentów;

b) datowanie takich dokumentów;

c) prowadzenie rejestrów, które mogą być skomputeryzowane, określających dokładną lokalizację takich dokumentów;

d) przechowywanie takich dokumentów przez co najmniej pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udziela absolutorium za rok budżetowy, którego dokumenty te dotyczą;

e) przechowywanie dokumentów dotyczących zabezpieczeń na zaliczki dla instytucji i prowadzenie rejestru w celu umożliwienia odpowiedniego monitorowania tych zabezpieczeń.

Dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ostatecznie zamknięte, przechowywane są przez okres dłuższy niż przewidziany w akapicie pierwszym lit. d), to znaczy do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte.

Dane osobowe figurujące w dokumentach potwierdzających są w miarę możliwości usuwane, jeżeli nie są one niezbędne do celów absolutorium z wykonania budżetu, kontroli i audytu. Do przechowywania danych o ruchu stosuje się przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

Artykuł 49

Kontrole ex ante i ex post

(Artykuł 66 ust. 5 i 6 rozporządzenia finansowego)

1. Zainicjowanie operacji oznacza wszystkie operacje, które normalnie przeprowadzane są przez personel, o którym mowa w art. 46, i które stanowią etap przygotowawczy do przyjęcia aktów wykonujących budżet przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

2. Weryfikacja ex ante operacji oznacza wszystkie kontrole ex ante wdrożone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w celu zweryfikowania jej aspektów operacyjnych i finansowych.

3. Celem kontroli ex ante jest zweryfikowanie spójności wymaganych dokumentów potwierdzających i wszelkich innych dostępnych informacji.

Zakres kontroli ex ante pod względem częstotliwości i intensywności określa właściwy urzędnik zatwierdzający, biorąc pod uwagę względy ryzyka i gospodarności. W przypadku wątpliwości urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za poświadczenie zasadności danej płatności zwraca się z wnioskiem o przedstawienie informacji dodatkowych lub przeprowadza kontrolę na miejscu w celu uzyskania wystarczającej pewności w ramach kontroli ex ante.

Celem kontroli ex ante jest upewnienie się, czy:

a) wydatki i dochody są prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami, w szczególności z przepisami dotyczącymi budżetu i właściwych rozporządzeń oraz ze wszystkimi aktami przyjętymi w ramach wykonywania Traktatów lub rozporządzeń oraz, w stosownych przypadkach, warunkami umów;

b) stosowana jest zasada należytego zarządzania finansami, o której mowa w części pierwszej tytuł II rozdział 7 rozporządzenia finansowego.

Na potrzeby kontroli właściwy urzędnik zatwierdzający może uznać, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów podróży służbowych i kosztów leczenia stanowi pojedynczą operację.

4. Kontrole ex post można przeprowadzać na podstawie dokumentów oraz, w stosownych przypadkach, na miejscu.

Kontrole ex post służą zweryfikowaniu, czy operacje finansowane z budżetu są prawidłowo wykonywane oraz, w szczególności, czy stosowane są kryteria, o których mowa w ust. 3.

Delegowany urzędnik zatwierdzający co najmniej raz w roku dokonuje przeglądu wyników kontroli ex post w celu wykrycia ewentualnych problemów systemowych. Delegowany urzędnik zatwierdzający podejmuje środki mające na celu zaradzenie tym problemom.

Analiza ryzyka, o której mowa w art. 66 ust. 6 rozporządzenia finansowego, jest poddawana przeglądowi w świetle wyników kontroli i innych odpowiednich informacji.

W przypadku programów wieloletnich delegowany urzędnik zatwierdzający tworzy wieloletnią strategię kontroli określającą charakter i zakres kontroli przeprowadzanych w całym okresie oraz sposób pomiaru wyników w każdym roku na potrzeby procesu corocznego poświadczania wiarygodności.

Artykuł 50

Kodeks standardów zawodowych

(Artykuł 66 ust. 7 i art. 73 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

1. Personel wyznaczony przez właściwego urzędnika zatwierdzającego do weryfikowania operacji finansowych wybierany jest na podstawie wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji, potwierdzonych dyplomami lub odpowiednim doświadczeniem zawodowym, lub po odpowiednim programie szkoleń.

2. Każda instytucja opracowuje kodeks standardów zawodowych, który określa, w zakresie kontroli wewnętrznej:

a) poziom kwalifikacji technicznych i kompetencji finansowych wymaganych od personelu, o którym mowa w ust. 1;

b) spoczywający na personelu obowiązek szkolenia ustawicznego;

c) misję personelu oraz przydzielone mu role i zadania;

d) zasady postępowania, w szczególności standardy etyki i uczciwości, których personel musi przestrzegać, oraz prawa, z których może korzystać.

3. Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego obowiązuje kodeks standardów zawodowych Komisji, o którym mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.

4. Każda instytucja wprowadza odpowiednie struktury rozpowszechniania do departamentów zatwierdzających i okresowego uaktualniania odpowiednich informacji dotyczących standardów kontroli, a także metod i technik dostępnych do tego celu.

Artykuł 51

Niepodjęcie działań przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego

(Artykuł 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego)

Niepodjęcie działań przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego, o którym mowa w art. 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego, oznacza brak odpowiedzi w rozsądnym terminie, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy, a w każdym wypadku w okresie nieprzekraczającym miesiąca.

Artykuł 52

Przekazywanie księgowemu informacji dotyczących finansów i zarządzania

(Artykuł 66 rozporządzenia finansowego)

Delegowany urzędnik zatwierdzający przesyła księgowemu, zgodnie z przyjętymi przez księgowego regułami, informacje dotyczące finansów i zarządzania, wymagane do wykonywania obowiązków księgowego.

Księgowy regularnie, a co najmniej w momencie zamknięcia rozliczeń, otrzymuje od urzędnika zatwierdzającego informacje o odpowiednich danych finansowych dotyczących rachunków powierniczych, aby umożliwić odzwierciedlenie wykorzystania unijnych środków w rozliczeniach Unii.

Artykuł 53

Sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych

(Artykuł 66 rozporządzenia finansowego)

[7] Delegowani urzędnicy zatwierdzający rejestrują w odniesieniu do każdego roku budżetowego umowy zawarte w ramach procedur negocjacyjnych, o których mowa w art. 134 ust. 1 lit. a)–f) oraz art. 266 niniejszego rozporządzenia. Jeżeli stosunek procedur negocjacyjnych do liczby zamówień udzielonych przez tego samego delegowanego urzędnika zatwierdzającego znacząco wzrasta w odniesieniu do lat poprzednich lub jeżeli stosunek ten jest wyraźnie wyższy niż średnia odnotowana w odniesieniu do danej instytucji, właściwy urzędnik zatwierdzający zgłasza ten fakt instytucji, przedstawiając wszelkie środki podjęte w celu odwrócenia tej tendencji. Każda instytucja przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych. W przypadku Komisji sprawozdanie to załącza się do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o którym mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.

Sekcja 3

Księgowy

Artykuł 54

Powoływanie księgowego

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. Każda instytucja powołuje księgowego spośród urzędników podlegających regulaminowi pracowniczemu urzędników Unii Europejskiej.

Księgowy jest wybierany przez instytucję na podstawie swoich szczególnych kwalifikacji potwierdzonych dyplomem lub równoważnym doświadczeniem zawodowym.

2. Kilka instytucji lub organów może powołać tego samego księgowego.

W takim przypadku podejmują one konieczne kroki, aby uniknąć jakichkolwiek konfliktów interesu.

Artykuł 55

Zakończenie pełnienia obowiązków przez księgowego

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku zakończenia pełnienia obowiązków przez księgowego bezzwłocznie sporządzane jest zestawienie obrotów i sald.

2. Zestawienie obrotów i sald wraz z protokołem przekazania obowiązków jest przekazywane nowemu księgowemu przez księgowego kończącego pełnienie swych obowiązków lub – w przypadku gdy jest to niemożliwe – urzędnika z tego samego departamentu.

Nowy księgowy podpisuje przyjęcie zestawienia obrotów i sald w ciągu miesiąca od daty jego przekazania, z prawem do zgłoszenia zastrzeżeń.

Protokół przekazania obowiązków zawiera również wynik zestawienia obrotów i sald oraz wszelkie zgłoszone zastrzeżenia.

3. Każda instytucja lub organ, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, powiadamia Parlament Europejski, Radę i księgowego Komisji o powołaniu księgowego lub zakończeniu pełnienia przez niego obowiązków w ciągu dwóch tygodni.

Artykuł 56

Walidacja systemów rachunkowości i inwentarzy

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Właściwy urzędnik zatwierdzający zawiadamia księgowego o wszelkich zmianach lub znaczących modyfikacjach systemu zarządzania finansami, systemu inwentaryzacji lub systemu wyceny aktywów i pasywów, jeśli są one źródłem danych do rozliczeń instytucji lub są wykorzystywane do uzasadnienia takich danych, tak aby księgowy mógł sprawdzić zgodność z kryteriami walidacji.

Księgowy może w każdej chwili ponownie zbadać system zarządzania finansami, który został już zwalidowany. Jeżeli system zarządzania finansami utworzony przez urzędnika zatwierdzającego nie został zwalidowany przez księgowego lub taka walidacja wygasła, właściwy urzędnik zatwierdzający opracowuje plan działań w celu naprawienia, w odpowiednim czasie, niedociągnięć będących przyczyną braku walidacji.

Właściwy urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny za kompletność informacji przekazywanych księgowemu.

Artykuł 57

Zarządzanie zasobami finansowymi

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy dba o to, by jego instytucja dysponowała wystarczającymi środkami finansowymi do pokrycia potrzeb gotówkowych wynikających z wykonania budżetu.

2. Do celów ust. 1 księgowy tworzy systemy zarządzania środkami pieniężnymi, umożliwiające mu sporządzanie prognoz przepływu środków pieniężnych.

3. Księgowy Komisji rozdziela dostępne środki finansowe zgodnie z rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 1150/2000.

Artykuł 58

Zarządzanie rachunkami bankowymi

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. Na potrzeby zarządzania zasobami pieniężnymi księgowy może otwierać rachunki w imieniu instytucji w instytucjach finansowych lub krajowych bankach centralnych lub doprowadzać do otwarcia takich rachunków. W należycie uzasadnionych okolicznościach księgowy może otwierać rachunki w walutach innych niż euro.

2. Księgowy jest odpowiedzialny za zamykanie rachunków, o których mowa w ust. 1, lub za zapewnienie ich zamknięcia.

3. Księgowy ustala z instytucjami finansowymi warunki obsługi rachunków, o których mowa w ust. 1, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, wydajności i konkurencyjności przetargów.

4. Co najmniej raz na pięć lat księgowy ponownie przeprowadza konkurencyjne przetargi między instytucjami finansowymi, w których mogą zostać otwarte rachunki zgodnie z ust. 1.

Jeśli pozwalają na to lokalne warunki sektora bankowego, rachunki zaliczkowe otwierane w instytucjach finansowych poza terytorium Unii są regularnie poddawane przeglądowi pod kątem konkurencji. Taki przegląd przeprowadza się co najmniej raz na pięć lat z inicjatywy posiadacza rachunku zaliczkowego, który następnie przekazuje księgowemu uzasadnioną propozycję wyboru banku na okres nieprzekraczający pięciu lat.

5. Księgowy zapewnia ścisłą zgodność z warunkami obsługi rachunków otwartych w instytucjach finansowych zgodnie z ust. 1.

W przypadku rachunków zaliczkowych otwieranych w instytucjach finansowych poza terytorium Unii odpowiedzialność tę bierze na siebie posiadacz rachunku zaliczkowego, uwzględniając przepisy obowiązujące w kraju, w którym wykonuje swój mandat.

6. Księgowy Komisji informuje księgowych innych instytucji i organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, o warunkach obsługi rachunków otwartych w instytucjach finansowych. Księgowi innych instytucji i organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, uzgadniają warunki obsługi otwieranych przez siebie rachunków ze wspomnianymi wyżej warunkami obsługi.

Artykuł 59

Podpisy na rachunkach

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Warunki dotyczące otwierania, obsługi i korzystania z rachunków przewidują, w zależności od wymagań w zakresie kontroli wewnętrznej, że czeki, polecenia przelewu bankowego i wszelkie inne operacje bankowe muszą być podpisane przez co najmniej jednego należycie upoważnionego pracownika. Instrukcje są podpisywane przez co najmniej dwóch należycie upoważnionych pracowników lub osobiście przez księgowego.

Do celów, o których mowa w akapicie pierwszym, księgowy każdej instytucji przekazuje wszystkim instytucjom finansowym, w których dana instytucja otworzyła rachunki, nazwiska i wzory podpisów upoważnionych pracowników.

Artykuł 60

Zarządzanie saldami rachunków

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy dba o to, by saldo na rachunkach bankowych, o których mowa w art. 58, nie odbiegało znacznie od prognoz przepływu środków pieniężnych, o których mowa w art. 57 ust. 2, oraz w każdym przypadku dba o to, by:

a) na żadnym z tych rachunków nie było debetu;

b) saldo rachunków w innych walutach było okresowo przeliczane na euro.

2. Na rachunkach w walucie obcej księgowy nie może utrzymywać sald, które mogłyby powodować nadmierne straty dla instytucji na skutek wahania kursu walutowego.

Artykuł 61

Operacje dotyczące przelewów i przeliczeń

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Nie naruszając przepisów art. 69, księgowy wykonuje przelewy między rachunkami otwartymi przez siebie w imieniu instytucji w instytucjach finansowych oraz dokonuje przeliczeń walutowych.

Artykuł 62

Metody dokonywania płatności

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Płatności dokonywane są przelewem bankowym, czekiem lub kartą debetową z rachunków zaliczkowych zgodnie z art. 67 ust. 4.

Artykuł 63

Dane dotyczące podmiotów prawnych

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy może dokonywać płatności przelewem bankowym, wyłącznie jeżeli wcześniej instytucja wprowadziła do wspólnych akt dane rachunku bankowego odbiorcy płatności oraz informacje potwierdzające jego tożsamość, lub też jakiekolwiek zmiany takich danych.

Podstawą wszelkich wprowadzanych do akt danych prawnych oraz danych rachunku bankowego odbiorcy płatności lub zmiany tych danych jest dokument potwierdzający, którego formę określa księgowy.

2. W celu dokonywania płatności przelewem bankowym urzędnicy zatwierdzający mogą zaciągnąć zobowiązanie wobec osoby trzeciej w imieniu swojej instytucji, wyłącznie jeżeli taka osoba trzecia przekazała dokumentację wymaganą do wprowadzenia jej do akt.

Przed dokonaniem płatności urzędnicy zatwierdzający informują księgowego o wszelkich zmianach w danych prawnych oraz danych rachunku bankowego przekazanych im przez odbiorcę płatności oraz sprawdzają ich ważność.

W ramach pomocy przedakcesyjnej możliwe jest zawieranie zobowiązań indywidualnych z organami publicznymi w krajach, które złożyły wniosek o przystąpienie do Unii Europejskiej, bez uprzedniego wpisania danych do akt dotyczących osoby trzeciej. W takich przypadkach urzędnik zatwierdzający dokłada wszelkich starań, aby zapewnić jak najszybsze dokonanie takiego wpisu. Umowy przewidują, że przekazanie Komisji danych rachunku bankowego odbiorcy płatności jest warunkiem, który musi zostać spełniony, zanim dokonana zostanie pierwsza płatność.

Artykuł 64

Przechowywanie dokumentów potwierdzających przez księgowego

(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)

Dokumenty potwierdzające dotyczące systemu rachunkowości oraz przygotowania sprawozdań, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, przechowywane są co najmniej przez pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udziela absolutorium za rok budżetowy, którego dokumenty te dotyczą.

Dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ostatecznie zamknięte, są przechowywane przez dłuższy okres, to znaczy do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte. Do przechowywania danych o ruchu stosuje się przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

Każda instytucja podejmuje decyzję, w którym departamencie mają być przechowywane dokumenty potwierdzające.

Artykuł 65

Osoby uprawnione do zarządzania rachunkami

(Artykuł 69 rozporządzenia finansowego)

Każda instytucja określa warunki, zgodnie z którymi pracownicy, jakich wyznacza i uprawnia do zarządzania rachunkami w jednostkach lokalnych, o których mowa w art. 72, są uprawnieni do przekazywania imion i nazwisk oraz wzorów podpisów lokalnym instytucjom finansowym.

Sekcja 4

Administrator rachunków zaliczkowych

Artykuł 66

Warunki korzystania z rachunków zaliczkowych

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku gdy, ze względu na ograniczoność przedmiotowych kwot, dokonywanie płatności w ramach procedur budżetowych jest fizycznie niemożliwe lub nieefektywne, na potrzeby realizacji takich wydatków możliwe jest tworzenie rachunków zaliczkowych.

2. Administrator rachunków zaliczkowych może wstępnie poświadczać zasadność wydatków i je realizować na podstawie szczegółowych zasad określonych w instrukcjach przekazanych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. Instrukcje takie powinny określać reguły i warunki wstępnego poświadczania zasadności i dokonywania płatności oraz, w stosownych przypadkach, warunki składania podpisu pod zobowiązaniami prawnymi w rozumieniu art. 97 ust. 1 lit. e).

3. Utworzenie rachunku zaliczkowego i wyznaczenie jego administratora podlega decyzji księgowego w oparciu o odpowiednio uzasadniony wniosek właściwego urzędnika zatwierdzającego. Decyzja ta określa obowiązki i zobowiązania administratora rachunków zaliczkowych i urzędnika zatwierdzającego.

Zmiany warunków obsługi rachunku zaliczkowego również podlegają decyzji księgowego w oparciu o odpowiednio uzasadniony wniosek właściwego urzędnika zatwierdzającego.

4. W delegaturach Unii tworzy się rachunki zaliczkowe do celów realizacji wydatków zarówno z sekcji budżetu dotyczącej Komisji, jak i sekcji dotyczącej Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (dalej zwanej „ESDZ”), zapewniając pełną identyfikowalność wydatków.

Artykuł 67

Zasady dotyczące tworzenia rachunków i płatności

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

1. Decyzja o utworzeniu rachunku zaliczkowego i wyznaczeniu jego administratora oraz decyzja zmieniająca warunki obsługi rachunku zaliczkowego określa w szczególności:

a) maksymalną kwotę, jaką można początkowo przewidzieć jako zaliczkę, oraz jej cel;

b) czy rachunek bankowy lub pocztowy rachunek przelewowy (giro) ma zostać otwarty w imieniu instytucji;

c) charakter i maksymalną kwotę każdego wydatku, która może być wypłacona przez administratora rachunku zaliczkowego osobom trzecim lub pobrana od nich;

d) częstotliwość, z jaką muszą być przedstawiane dokumenty potwierdzające, procedurę przedstawiania tych dokumentów i uzgodnienia dotyczące przekazywania ich urzędnikowi zatwierdzającemu do rozliczenia;

e) procedurę stosowaną w przypadku konieczności uzupełniania zaliczki;

f) że transakcje zaliczkowe będą rozliczane przez urzędnika zatwierdzającego nie później niż do końca następnego miesiąca, tak aby saldo księgowe i saldo rachunku bankowego mogły być uzgodnione;

g) okres ważności upoważnienia przyznanego administratorowi rachunku zaliczkowego przez księgowego;

h) tożsamość wyznaczonego administratora rachunku zaliczkowego.

2. W propozycjach decyzji o utworzeniu rachunku zaliczkowego właściwy urzędnik zatwierdzający dba o to, by:

a) w przypadku gdy istnieje dostęp do centralnego, skomputeryzowanego systemu rachunkowości, w pierwszej kolejności stosowane były procedury budżetowe;

b) rachunki zaliczkowe były wykorzystywane wyłącznie w uzasadnionych przypadkach.

Maksymalna kwota, jaką może wypłacić administrator rachunków zaliczkowych, w przypadku gdy dokonanie płatności w ramach procedur budżetowych jest fizycznie niemożliwe lub nieefektywne, dla żadnego wydatku nie może przekraczać 60 000 EUR.

3. Administrator rachunków zaliczkowych może dokonywać płatności na rzecz osób trzecich na podstawie i w granicach:

a) wcześniejszych zobowiązań budżetowych i prawnych podpisanych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego;

b) dodatniego salda na rachunku zaliczkowym, w gotówce lub w banku.

4. Płatności z rachunków zaliczkowych mogą być dokonywane przelewem bankowym, w tym systemem polecenia zapłaty, o którym mowa w art. 89 rozporządzenia finansowego, czekiem bądź w innej formie, w tym kartami debetowymi, zgodnie z instrukcjami określonymi przez księgowego.

5. Po dokonanych płatnościach następują formalne ostateczne decyzje o poświadczeniu zasadności lub zlecenia płatnicze podpisane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

Artykuł 68

Wybór administratorów rachunków zaliczkowych

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

Administratorzy rachunków zaliczkowych wybierani są spośród urzędników, a w razie potrzeby i wyłącznie w należycie uzasadnionych przypadkach – spośród innych pracowników. Administratorzy rachunków zaliczkowych wybierani są na podstawie ich wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji potwierdzonych dyplomem lub odpowiednim doświadczeniem zawodowym, lub po odbyciu odpowiedniego programu szkoleń.

Artykuł 69

Zasilanie rachunków zaliczkowych

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy dokonuje płatności zasilających rachunki zaliczkowe oraz monitoruje te rachunki pod względem otwierania rachunków bankowych i przekazywania uprawnień do składania podpisów oraz kontroli na miejscu i na rachunkach scentralizowanych. Księgowy zasila rachunki zaliczkowe. Zaliczki są wpłacane na rachunek bankowy otwarty do celów zaliczek.

Rachunki zaliczkowe mogą być również zasilane bezpośrednio z różnych dochodów lokalnych, które wynikają ze:

a) sprzedaży wyposażenia;

b) publikacji;

c) różnych zwrotów;

d) odsetek.

Zaliczkę ujmuje się jako wydatki lub też dochody różne lub dochody przeznaczone na określony cel zgodnie z decyzją o utworzeniu rachunku zaliczkowego, o której mowa w art. 67 i przepisach rozporządzenia finansowego. Urzędnik zatwierdzający potrąca przedmiotowe kwoty podczas późniejszego uzupełniania sald właściwych rachunków zaliczkowych.

2. W szczególności w celu zapobieżenia jakimkolwiek stratom związanym z wymianą walut administrator rachunków zaliczkowych może dokonywać przelewów między różnymi rachunkami bankowymi odnoszącymi się do tego samego rachunku zaliczkowego.

Artykuł 70

Kontrole dokonywane przez urzędników zatwierdzających i księgowych

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

1. Administrator rachunków zaliczkowych prowadzi księgowość w zakresie środków finansowych, którymi dysponuje w gotówce oraz w banku, oraz w zakresie dokonanych wypłat i otrzymanych kwot, zgodnie z regułami i instrukcjami wydanymi przez księgowego. Ta dokumentacja księgowa jest dostępna w każdym momencie dla właściwego urzędnika zatwierdzającego, a co najmniej raz w miesiącu administrator rachunków zaliczkowych sporządza wykaz transakcji i wysyła go w następnym miesiącu wraz z dokumentami potwierdzającymi właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu w celu rozliczenia operacji zaliczkowych.

2. Księgowy przeprowadza kontrole lub zleca ich przeprowadzenie specjalnie w tym celu uprawnionemu pracownikowi z jego własnego departamentu lub z departamentu zajmującego się zatwierdzaniem wydatków; kontrole takie muszą z zasady być wykonywane na miejscu i bez uprzedzenia, aby zweryfikować istnienie środków finansowych przydzielonych administratorom rachunków zaliczkowych i prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz aby sprawdzić, czy transakcje zaliczkowe są rozliczane w ustalonym terminie. Księgowy przekazuje wyniki tych kontroli właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu.

Artykuł 71

Procedura udzielania zamówień

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

Płatności dokonywane z rachunków zaliczkowych mogą, w granicach ustanowionych w art. 137 ust. 3, polegać na opłaceniu kosztów wynikających z faktur bez uprzedniego przyjęcia oferty.

Artykuł 72

Tworzenie rachunków zaliczkowych

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

Do celów realizacji niektórych kategorii wydatków w każdej jednostce lokalnej poza Unią można utworzyć jeden lub więcej rachunków zaliczkowych zgodnie z art. 70 rozporządzenia finansowego. Jednostkę lokalną stanowi na przykład delegatura Unii, urząd lub oddział w państwie trzecim.

Decyzja o utworzeniu takich rachunków zaliczkowych określa warunki ich obsługi zgodnie z art. 70 rozporządzenia finansowego i na podstawie szczególnych potrzeb jednostki lokalnej.

Artykuł 73

Administratorzy rachunków zaliczkowych i osoby uprawnione do zarządzania rachunkami w delegaturach Unii

(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)

W wyjątkowych okolicznościach i do celów zapewnienia ciągłości funkcjonowania obowiązki administratora rachunków zaliczkowych ESDZ w delegaturach Unii mogą być wykonywane przez personel Komisji. Na tych samych warunkach administratorów rachunków zaliczkowych Komisji w delegaturach Unii można wyznaczyć spośród personelu ESDZ.

W delegaturach Unii warunki przewidziane w akapicie pierwszym mają zastosowanie do wyznaczania osób upoważnionych przez księgowego do prowadzenia operacji bankowych.

ROZDZIAŁ 4

Odpowiedzialność podmiotów upoważnionych do działań finansowych

Sekcja 1

Zasady ogólne

Artykuł 74

Organy odpowiedzialne w kwestiach nadużyć finansowych

(Artykuł 66 ust. 8 i art. 72 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

Władze i organy, o których mowa w art. 66 ust. 8 i art. 72 ust. 2 rozporządzenia finansowego, oznaczają organy wyznaczone w regulaminie pracowniczym oraz decyzjach instytucji Unii dotyczących warunków dochodzeń wewnętrznych w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkim innym nielegalnym działaniom szkodzącym interesom Unii.

Sekcja 2

Reguły mające zastosowanie do delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających

Artykuł 75

Nieprawidłowości finansowe

(Artykuł 66 ust. 7 i art. 73 ust. 6 rozporządzenia finansowego)

Bez uszczerbku dla kompetencji OLAF-u zespół do spraw nieprawidłowości finansowych, o którym mowa w art. 29, zwany dalej „zespołem” , jest właściwy w zakresie wszelkich naruszeń przepisów rozporządzenia finansowego lub przepisów odnoszących się do zarządzania finansami lub kontroli operacji wynikających z działania lub zaniechania pracownika.

Artykuł 76

Zespół ds. nieprawidłowości finansowych

(Artykuł 66 ust. 7 i art. 73 ust. 6 rozporządzenia finansowego)

1. Przypadki nieprawidłowości finansowych, o których mowa w art. 75 niniejszego rozporządzenia, zgłaszane są zespołowi przez organ powołujący w celu uzyskania opinii, o której mowa w art. 73 ust. 6 akapit drugi rozporządzenia finansowego.

W przypadku gdy szefowie delegatur Unii działają w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 rozporządzenia finansowego, właściwy urzędnik zatwierdzający może bezpośrednio zwrócić się do zespołu o opinię w sprawach dotyczących nieprawidłowości finansowych, o których mowa w art. 75 niniejszego rozporządzenia.

Jeśli delegowany urzędnik zatwierdzający jest zdania, że nastąpiły nieprawidłowości finansowe, może przekazać tę sprawę zespołowi. Zespół wydaje opinię oceniającą, czy nieprawidłowości w rozumieniu art. 75 miały miejsce, jaka jest ich waga i jakie mogą być ich skutki. Jeżeli przeprowadzona przez zespół analiza wskazuje, że sprawa mu przekazana jest właściwa dla OLAF-u, bezzwłocznie zwraca on akta sprawy organowi powołującemu oraz powiadamia OLAF.

W przypadku gdy zespół zostaje bezpośrednio powiadomiony o sprawie przez pracownika zgodnie z art. 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego, przekazuje on akta organowi powołującemu oraz powiadamia o tym pracownika. Organ powołujący może zwrócić się do zespołu o wydanie opinii w takiej sprawie.

2. Każda instytucja lub – w przypadku wspólnego zespołu – biorące udział w jego pracach instytucje określają, w zależności od swojej struktury wewnętrznej, warunki operacyjne zespołu oraz jego skład, który obejmuje zewnętrznego eksperta posiadającego wymagane kwalifikacje i wiedzę fachową.

Artykuł 77

Potwierdzanie poleceń

(Artykuł 73 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

1. Delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający, otrzymujący wiążące polecenie, które uznaje za nieprawidłowe lub sprzeczne z zasadą należytego zarządzania finansami, w szczególności ponieważ polecenie to nie może zostać wykonane z wykorzystaniem przydzielonych mu zasobów, pisemnie powiadamia o tym organ, który delegował lub subdelegował na niego uprawnienia. Jeżeli polecenie to jest potwierdzone pisemnie, a potwierdzenie takie otrzymane jest w odpowiednim czasie i jest wystarczająco jasne, tj. odnosi się wyraźnie do punktów, które delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający zakwestionował, urzędnik zatwierdzający nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu wykonania takiego polecenia. Wykonuje on takie polecenie, chyba że jest ono w sposób oczywisty niezgodne z prawem lub stanowi naruszenie norm bezpieczeństwa.

2. Ustęp 1 stosuje się również w przypadkach, w których urzędnik zatwierdzający dowiaduje się, w trakcie wykonywania wiążącego polecenia, że okoliczności danego przypadku mogą spowodować wyniknięcie nieprawidłowości.

Wszelkie polecenia potwierdzone w okolicznościach opisanych w art. 73 ust. 3 rozporządzenia finansowego są odnotowywane przez właściwego delegowanego urzędnika zatwierdzającego oraz ujmowane w jego rocznym sprawozdaniu z działalności.

ROZDZIAŁ 5

Operacje po stronie dochodów

Sekcja 1

Zasoby własne

Artykuł 78

Reguły mające zastosowanie do zasobów własnych

(Artykuł 76 rozporządzenia finansowego)

Urzędnik zatwierdzający opracowuje harmonogram wskazujący, kiedy zasoby własne określone w decyzji w sprawie systemu zasobów własnych Unii zostaną udostępnione Komisji.

Zasoby własne są ustalane i odzyskiwane zgodnie z regułami przyjętymi na mocy decyzji, o której mowa w akapicie pierwszym.

Sekcja 2

Prognoza należności

Artykuł 79

Prognoza należności

(Artykuł 77 rozporządzenia finansowego)

1. W prognozie należności określa się rodzaj dochodów i pozycję budżetu, w ramach której mają one zostać zapisane, oraz – w takim zakresie, w jakim to możliwe – dane dłużnika i szacowaną kwotę.

Przy sporządzaniu prognozy należności właściwy urzędnik zatwierdzający sprawdza w szczególności, czy:

a) dochody zapisano w odpowiedniej pozycji budżetu;

b) prognoza jest prawidłowa i zgodna z mającymi zastosowanie przepisami oraz z zasadą należytego zarządzania finansami.

2. Z zastrzeżeniem art. 181 ust. 2 i art. 183 ust. 2 rozporządzenia finansowego oraz art. 7 ust. 2 niniejszego rozporządzenia, skutkiem prognozy należności nie jest udostępnienie środków na zobowiązania. W przypadkach, o których mowa w art. 21 rozporządzenia finansowego, środki mogą zostać udostępnione jedynie po rzeczywistym odzyskaniu należnych kwot przez Unię.

Sekcja 3

Ustalanie należności

Artykuł 80

Procedura

(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)

1. Ustalenie należności przez właściwego urzędnika zatwierdzającego stanowi uznanie prawa Unii w odniesieniu do dłużnika oraz ustalenie prawa do żądania od dłużnika spłaty długu.

2. Wystawienie nakazu odzyskania środków jest operacją, za pomocą której właściwy urzędnik zatwierdzający zleca księgowemu odzyskanie ustalonej kwoty.

3. Nota debetowa ma na celu powiadomienie dłużnika, że:

a) Unia ustaliła należność;

b) jeżeli spłata zadłużenia następuje przed określonym terminem, nie nalicza się odsetek za zwłokę;

c) w przypadku niedokonania spłaty w terminie, o którym mowa w lit. b), zadłużenie obciążone zostaje odsetkami naliczanymi według stopy procentowej, o której mowa w art. 83, bez uszczerbku dla jakichkolwiek mających zastosowanie przepisów szczególnych;

d) w przypadku niedokonania spłaty w terminie, o którym mowa w lit. b), instytucja odzyskuje należności przez kompensowanie lub wyegzekwowanie wszelkich uprzednio wniesionych zabezpieczeń;

e) księgowy może, po uprzednim zawiadomieniu dłużnika o przyczynach i terminie odzyskiwania przez kompensowanie, odzyskać w ten sposób należności przed upływem terminu, o którym mowa w lit. b), jeśli jest to konieczne do ochrony interesów finansowych Unii i gdy ma on uzasadnione powody, aby przypuszczać, że kwota należna Komisji zostałaby w przeciwnym razie utracona;

f) jeżeli, po podjęciu wszystkich kroków, o których mowa w lit. a)–e) niniejszego ustępu, kwota nie została w pełni odzyskana, instytucja odzyskuje ją przez wykonanie decyzji wydanej na mocy art. 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego lub w wyniku postępowania spornego.

Urzędnik zatwierdzający drukuje notę debetową i przesyła ją dłużnikowi. Księgowy jest powiadamiany o wysłaniu noty przez system informacji finansowej.

Artykuł 81

Ustalanie należności

(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)

W celu ustalenia należności właściwy urzędnik zatwierdzający dba o to, by:

a) należność była pewna, czyli nie podlegała żadnym warunkom;

b) należność opiewała na ustaloną kwotę, dokładnie wyrażoną w środkach pieniężnych;

c) należność była należna i nie podlegała żadnemu terminowi płatności;

d) dane dłużnika były poprawne;

e) kwota, która ma zostać odzyskana, była zapisana we właściwej pozycji budżetu;

f) dokumenty potwierdzające były prawidłowe; oraz

g) aby przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami, w szczególności w odniesieniu do kryteriów, o których mowa w art. 91 ust. 1 lit. a).

Artykuł 82

Dokumenty potwierdzające dotyczące ustalenia należności

(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)

1. Ustalenie należności opiera się na dokumentach potwierdzających, które poświadczają prawo Unii do należności.

2. Przed ustaleniem należności właściwy urzędnik zatwierdzający osobiście sprawdza dokumenty potwierdzające lub, na własną odpowiedzialność, upewnia się, czy zostały one sprawdzone.

3. Dokumenty potwierdzające przechowywane są przez urzędnika zatwierdzającego zgodnie z przepisami art. 48.

Artykuł 83

Odsetki za zwłokę

(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)

1. Nie naruszając jakichkolwiek przepisów szczegółowych wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych, wszelkie należności niespłacone w terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), są obciążone odsetkami zgodnie z ust. 2 i 3 niniejszego artykułu.

2. Stopą procentową dla należności niespłaconych w terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), jest stopa stosowana przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansujących, publikowana w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, obowiązująca pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca, w którym przypada termin płatności, powiększona o:

a) osiem punktów procentowych, w przypadku gdy zdarzeniem obligującym jest zamówienie publiczne na dostawy i usługi, o którym mowa w tytule V;

b) trzy i pół punktu procentowego we wszystkich innych przypadkach.

3. Odsetki naliczane są, począwszy od dnia kalendarzowego następującego po terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), i określonym w nocie debetowej, do dnia kalendarzowego, w którym zadłużenie zostaje spłacone w całości.

Nakaz odzyskania środków z tytułu odsetek za zwłokę wystawiany jest z chwilą faktycznego otrzymania tych odsetek.

4. W przypadku grzywien, jeżeli dłużnik wnosi zabezpieczenie finansowe, które zostaje przyjęte przez księgowego zamiast płatności, stopą procentową mającą zastosowanie począwszy od terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), jest stopa, o której mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, obowiązująca pierwszego dnia miesiąca, w którym przyjęta została decyzja o nałożeniu grzywny, oraz powiększona tylko o jeden i pół punktu procentowego.

Sekcja 4

Zezwolenie na odzyskanie środków

Artykuł 84

Wystawienie nakazu odzyskania środków

(Artykuł 79 rozporządzenia finansowego)

1. W nakazie odzyskania środków określa się:

a) rok budżetowy, w odniesieniu do którego dochody mają być zapisane;

b) odniesienia do aktu prawnego lub zobowiązania prawnego, będącego źródłem zadłużenia i stanowiącego podstawę prawną do odzyskania należności;

c) artykuł budżetu oraz wszelkie inne mniejsze jednostki jego podziału, które mogą mieć zastosowanie, w tym, tam gdzie to stosowne, odniesienia do odpowiednich zobowiązań budżetowych;

d) kwotę, która ma zostać odzyskana, wyrażoną w euro;

e) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres dłużnika;

f) termin, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b);

g) możliwą metodę odzyskania środków, w tym w szczególności odzyskiwanie przez kompensowanie lub wyegzekwowanie wszelkich wniesionych zabezpieczeń.

2. Nakaz odzyskania środków jest datowany i podpisywany przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, a następnie przesyłany księgowemu.

3. Księgowi wszystkich instytucji prowadzą wykaz kwot należnych, które mają zostać odzyskane. Należności Unii są pogrupowane w wykazie według daty wystawienia nakazu odzyskania środków. Wykaz ten przekazują oni księgowemu Komisji.

Księgowy Komisji sporządza skonsolidowany wykaz należnych kwot w rozbiciu na instytucje i według dat wystawienia nakazów odzyskania środków. Wykaz ten załącza się do sprawozdania Komisji z zarządzania budżetem i finansami.

4. Z myślą o lepszej ochronie interesów finansowych Unii Komisja sporządza wykaz należności Unii, w którym podaje imiona i nazwiska lub nazwy dłużników oraz kwoty długu, w przypadkach gdy dłużnikowi nakazano spłatę należności prawomocnym wyrokiem Trybunału oraz jeśli w ciągu jednego roku od jego ogłoszenia nie dokonano żadnej lub żadnej znaczącej spłaty. Wykaz ten jest publikowany z należytym uwzględnieniem ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

W przypadku danych osobowych dotyczących osób fizycznych opublikowane informacje są usuwane po spłaceniu całkowitej kwoty zadłużenia. Ma to zastosowanie również w odniesieniu do danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalna nazwa wskazuje na jedną lub kilka osób fizycznych.

Decyzję o ujęciu dłużnika w wykazie należności Unii podejmuje się zgodnie z zasadą proporcjonalności i uwzględnia się w niej w szczególności znaczenie kwoty.

Artykuł 85

Tytuł egzekucyjny na rzecz innych instytucji

(Artykuł 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Wyjątkowe okoliczności, o których mowa w art. 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego, zachodzą wówczas, gdy zainteresowana instytucja wyczerpała możliwości odzyskania długu w drodze płatności dobrowolnej lub przez kompensowanie, jak określono w art. 80 ust. 1 rozporządzenia finansowego, a kwota długu jest znacząca.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, zainteresowane instytucje, inne niż te, o których mowa w art. 299 TFUE, mogą zwrócić się do Komisji o przyjęcie decyzji stanowiącej tytuł egzekucyjny.

3. We wszystkich przypadkach tytuł egzekucyjny określa, że roszczenia zapisuje się w sekcji budżetu odpowiadającej danej instytucji, która działa w charakterze urzędnika zatwierdzającego. Taki dochód zapisuje się jako dochód ogólny, chyba że można go zaliczyć do określonych rodzajów dochodów przeznaczonych na określony cel, jak przewidziano w art. 21 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

4. Przedmiotowa instytucja informuje Komisję o wszelkich zdarzeniach mogących wpłynąć na odzyskanie długu oraz wspiera Komisję w przypadku zaskarżenia tytułu egzekucyjnego.

5. Komisja i zainteresowane instytucje uzgadniają praktyczne metody wykonania przepisów niniejszego artykułu.

Sekcja 5

Odzyskiwanie środków

Artykuł 86

Formalności związane z poborem

(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)

1. Po odzyskaniu należności księgowy dokonuje zapisu w księgach oraz powiadamia właściwego urzędnika zatwierdzającego.

2. W odniesieniu do wszelkich płatności gotówkowych przekazanych księgowemu lub administratorowi rachunków zaliczkowych wydaje się pokwitowanie.

3. Częściowa spłata należności przez dłużnika, w stosunku do którego wydano kilka nakazów odzyskania środków, zaliczana jest w pierwszej kolejności na poczet najstarszych należności, o ile dłużnik nie określi inaczej.

Wszelkie płatności częściowe w pierwszej kolejności pokrywają odsetki.

Artykuł 87

Odzyskiwanie przez kompensowanie

(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku gdy dłużnik posiada roszczenie względem Unii, które jest pewne w rozumieniu art. 81 lit. a), opiewa na ustaloną kwotę i jest należne, a także odnosi się do kwoty określonej w zleceniu płatniczym, księgowy, po upływie terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), odzyskuje ustalone kwoty należne przez kompensowanie.

W wyjątkowych okolicznościach księgowy odzyskuje należności przez kompensowanie przed upływem terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), jeśli jest to konieczne do ochrony interesów finansowych Unii i gdy ma on uzasadnione powody, aby przypuszczać, że kwota należna Unii zostałaby w przeciwnym razie utracona.

Księgowy odzyskuje również należności przez kompensowanie przed upływem terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), za zgodą dłużnika.

2. Każdorazowo przed odzyskaniem należności zgodnie z ust. 1 księgowy konsultuje się z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym oraz informuje zainteresowanych dłużników.

W przypadku gdy dłużnik jest organem krajowym lub jedną z jego jednostek administracyjnych, o zamiarze przystąpienia do odzyskania środków poprzez kompensowanie księgowy informuje także zainteresowane państwo członkowskie przynajmniej 10 dni roboczych wcześniej. W porozumieniu z państwem członkowskim lub zainteresowaną jednostką administracyjną księgowy może jednak przystąpić do odzyskania należności przez kompensowanie przed upływem tego terminu.

3. Kompensowanie, o którym mowa w ust. 1, ma taki sam skutek jak płatność, zapewniając Unii spłatę kwoty zadłużenia, w stosownych przypadkach wraz z należnymi odsetkami.

Artykuł 88

Procedura odzyskiwania należności w przypadku braku dobrowolnej płatności

(Artykuł 79 i 80 rozporządzenia finansowego)

1. Nie naruszając przepisów art. 87, jeżeli nie odzyskano pełnej kwoty należności w terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b) i określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia właściwego urzędnika zatwierdzającego oraz bezzwłocznie wszczyna procedurę mającą na celu odzyskanie należności przy wykorzystaniu wszelkich dostępnych środków prawnych, w tym, w stosownych przypadkach, przez wyegzekwowanie wszelkich uprzednio wniesionych zabezpieczeń.

2. Nie naruszając przepisów art. 87, w przypadku gdy metoda odzyskania środków, o której mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, nie może być wykorzystana, a dłużnik nie dokonał płatności w odpowiedzi na formalne upomnienie przesłane przez księgowego, księgowy zapewnia wykonanie decyzji nakazującej odzyskanie środków, wydanej na mocy art. 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego lub w wyniku postępowania spornego.

Artykuł 89

Dodatkowy termin na spłatę

(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)

Księgowy we współpracy z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym może przyznać dodatkowy termin na spłatę, wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika zawierający odpowiednie uzasadnienie oraz z zastrzeżeniem spełnienia dwóch następujących warunków:

a) dłużnik zobowiązuje się zapłacić odsetki według stopy określonej w art. 83 za cały przyznany dodatkowo okres, począwszy od terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b);

b) w celu ochrony praw Unii dłużnik składa zabezpieczenie finansowe obejmujące niespłacone zadłużenie, zarówno w zakresie kwoty głównej, jak i odsetek, które jest przyjmowane przez księgowego instytucji.

Zabezpieczenie, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b), może zostać zastąpione poręczeniem przez osobę trzecią, zatwierdzonym przez księgowego instytucji.

W wyjątkowych okolicznościach, na wniosek dłużnika, księgowy może odstąpić od wymogu złożenia zabezpieczenia, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b), jeśli w jego ocenie dłużnik może i chce dokonać płatności w dodatkowym terminie, ale nie jest w stanie złożyć takiej gwarancji i znajduje się w trudnej sytuacji.

Artykuł 90

Odzyskiwanie grzywien lub innych kar

(Artykuł 80 i 83 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku wniesienia do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej skargi na decyzję Komisji o nałożeniu grzywny lub innej kary na mocy TFUE lub Traktatu Euratom i do czasu, kiedy wykorzystane zostaną wszystkie środki ochrony prawnej, dłużnik tymczasowo dokonuje płatności odnośnych kwot na rachunek bankowy wskazany przez księgowego bądź wnosi zabezpieczenie finansowe, możliwe do przyjęcia przez księgowego. Zabezpieczenie jest niezależne od obowiązku zapłaty grzywny lub innych kar i jest płatne na pierwsze żądanie. Zabezpieczenie obejmuje kwotę główną roszczenia wraz z należnymi odsetkami, zgodnie z art. 83 ust. 4.

2. Komisja zabezpiecza tymczasowo zainkasowane kwoty poprzez zainwestowanie ich w aktywa finansowe, zapewniając w ten sposób bezpieczeństwo i płynność środków pieniężnych, jednocześnie mając na celu osiągnięcie dodatniego zwrotu.

3. Po wyczerpaniu wszystkich środków ochrony prawnej oraz w przypadku gdy grzywna lub kara została potwierdzona, podejmuje się którykolwiek z następujących środków:

a) tymczasowo pobrane kwoty wraz z odsetkami i innymi kwotami z nich uzyskanymi zapisywane są w budżecie zgodnie z art. 83 rozporządzenia finansowego, najpóźniej w roku budżetowym następującym po roku, w którym wszystkie środki ochrony prawnej zostały wyczerpane;

b) w przypadku gdy wniesione zostało zabezpieczenie finansowe, jest ono egzekwowane, a odnośne kwoty są zapisywane w budżecie;

w przypadku gdy Trybunał podwyższył kwotę grzywny lub kary, akapit pierwszy lit. a) i b) mają zastosowanie do wysokości kwot określonych w decyzji Komisji, a księgowy pobiera kwotę odpowiadającą takiemu podwyższeniu, która zostanie zapisana w budżecie.

4. Po wyczerpaniu wszystkich środków ochrony prawnej oraz w przypadku gdy grzywna lub kara została umorzona lub zmniejszona, podejmuje się którykolwiek z następujących środków:

a) kwoty nienależnie pobrane wraz z uzyskanymi odsetkami zwracane są zainteresowanej osobie trzeciej. W przypadku gdy ogólny zwrot uzyskany za dany okres był ujemny, zwracana jest wartość nominalna kwot nienależnie pobranych;

b) w przypadku gdy wniesione zostało zabezpieczenie finansowe, jest ono odpowiednio zwalniane.

Artykuł 91

Odstąpienie od odzyskania ustalonych należności

(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)

1. Właściwy urzędnik zatwierdzający może odstąpić od odzyskania całości lub części ustalonej należności wyłącznie w następujących przypadkach:

a) jeżeli przewidywany koszt odzyskania należności przekraczałby kwotę, która ma zostać odzyskana, a odstąpienie nie zaszkodziłoby wizerunkowi Unii;

b) jeżeli nie można odzyskać należności ze względu na jej wiek lub niewypłacalność dłużnika;

c) jeżeli odzyskanie należności jest niezgodne z zasadą proporcjonalności.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. c), właściwy urzędnik zatwierdzający działa zgodnie z wcześniej określonymi procedurami ustanowionymi w ramach każdej instytucji i stosuje następujące kryteria, które są obowiązkowe i mają zastosowanie we wszystkich okolicznościach:

a) stan faktyczny, uwzględniając wagę nieprawidłowości stanowiącej podstawę ustalenia należności (nadużycie finansowe, powrót do przestępstwa, zamiar, staranność, dobra wiara, oczywisty błąd);

b) wpływ, jaki odstąpienie od odzyskania należności miałoby na funkcjonowanie Unii i jej interesy finansowe (zaangażowane kwoty, ryzyko stworzenia precedensu, podważenie autorytetu prawa).

W zależności od okoliczności właściwy urzędnik zatwierdzający może również być zmuszony uwzględnić następujące kryteria dodatkowe:

a) wszelkie zakłócenie konkurencji, które wynikłoby z odstąpienia od odzyskania należności;

b) szkody gospodarcze i społeczne, które wystąpiłyby, jeżeli zadłużenie zostałoby odzyskane w całości.

3. Decyzja o odstąpieniu, o której mowa w art. 80 ust. 2 rozporządzenia finansowego, jest uzasadniona i odnosi się do staranności dochowywanej przy zabezpieczeniu odzyskania należności oraz zagadnień prawnych i stanu faktycznego, które są podstawą odstąpienia. Właściwy urzędnik zatwierdzający odstępuje od odzyskania należności zgodnie z art. 84.

4. Odstąpienie od odzyskania ustalonych należności nie podlega delegowaniu przez instytucję w żadnym z poniższych przypadków:

a) gdy kwota, od odzyskania której odstępuje się, wynosi 1 000 000 EUR lub więcej;

b) gdy kwota, od odzyskania której odstępuje się, wynosi 100 000 EUR lub więcej, w przypadku gdy kwota ta stanowi 25 % lub więcej ustalonej kwoty należności.

Poniżej progów określonych w akapicie pierwszym każda instytucja określa w swoich przepisach wewnętrznych warunki i procedurę delegowania uprawnień do odstąpienia od odzyskania ustalonego zadłużenia.

5. Co roku każda instytucja przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie na temat przypadków odstąpień, o których mowa w ust. 1–4 niniejszego artykułu obejmujących kwotę 100 000 EUR lub więcej. W przypadku Komisji sprawozdanie to jest załączone do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o którym mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 92

Anulowanie ustalonych należności

(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku błędu właściwy urzędnik zatwierdzający anuluje w całości lub w części ustaloną kwotę należności zgodnie z art. 82 i 84, podając odpowiednie uzasadnienie.

2. Każda instytucja określa w swoich przepisach wewnętrznych warunki i procedurę delegowania uprawnień do anulowania ustalonej należności.

Artykuł 93

Zasady dotyczące okresów przedawnienia

(Artykuł 81 rozporządzenia finansowego)

1. Bieg okresu przedawnienia dla należności Unii od osób trzecich rozpoczyna się wraz z upływem terminu, o którym dłużnik został poinformowany w nocie debetowej, zgodnie z art. 80 ust. 3 lit. b).

Bieg okresu przedawnienia dla należności osób trzecich od Unii rozpoczyna się w dniu, w którym należności osoby trzeciej stają się wymagalne zgodnie z odpowiednim zobowiązaniem prawnym.

2. Bieg okresu przedawnienia należności Unii od osób trzecich zostaje przerwany na podstawie jakiegokolwiek zgłoszonego osobie trzeciej działania instytucji lub państwa członkowskiego działającego na wniosek instytucji, mającego na celu odzyskanie należności.

Bieg okresu przedawnienia należności osób trzecich od Unii zostaje przerwany na podstawie jakiegokolwiek działania zgłoszonego Unii przez jej wierzycieli lub w imieniu jej wierzycieli, mającego na celu odzyskanie należności.

3. Bieg nowego pięcioletniego okresu przedawnienia rozpoczyna się w dniu następującym po dniu przerwania biegu terminów, o którym mowa w ust. 2.

4. Wszelkie działania prawne dotyczące należności, o których mowa w ust. 1, w tym powództwa wniesione do sądu, który następnie oświadcza, że nie jest sądem właściwym, przerywają bieg okresu przedawnienia. Bieg nowego pięcioletniego okresu przedawnienia rozpoczyna się dopiero po wydaniu prawomocnego wyroku lub zawarciu pozasądowej ugody między stronami danego postępowania.

5. Przyznanie dłużnikowi przez księgowego dodatkowego terminu na spłatę zgodnie z art. 89 uznaje się za przerwanie biegu okresu przedawnienia. Bieg nowego pięcioletniego okresu przedawnienia rozpoczyna się w dniu następującym po upływie dodatkowego terminu na spłatę.

6. Należności nie są odzyskiwane po upływie okresu przedawnienia określonego w ust. 1–5.

ROZDZIAŁ 6

Operacje po stronie wydatków

Artykuł 94

Decyzja w sprawie finansowania

(Artykuł 84 rozporządzenia finansowego)

1. Decyzja w sprawie finansowania określa istotne składniki działania powodującego wydatki z budżetu.

2. Decyzja w sprawie finansowania określa w szczególności:

a) w przypadku dotacji:

(i) odniesienie do aktu podstawowego i linii budżetowej;

(ii) priorytety na dany rok, cele do osiągnięcia i przewidywane wyniki przy określonych środkach zatwierdzonych na dany rok budżetowy;

(iii) najważniejsze kryteria kwalifikowalności, wyboru i udzielenia dotacji stosowane przy wyborze wniosków;

(iv) maksymalny możliwy poziom współfinansowania, a jeśli przewiduje się różne poziomy – kryteria stosowane dla każdego z nich;

(v) harmonogram i orientacyjną kwotę zaproszeń do składania wniosków;

b) w przypadku zamówień publicznych:

(i) całkowitą roczną pulę środków budżetowych przeznaczonych na dane zamówienia;

(ii) orientacyjną liczbę i typ przewidzianych umów oraz, jeśli to możliwe, ich ogólnie rozumiany przedmiot;

(iii) orientacyjny termin rozpoczęcia procedury udzielania zamówień;

c) w przypadku funduszy powierniczych, o których mowa w art. 187 rozporządzenia finansowego:

(i) odniesienie do aktu podstawowego i linii budżetowej;

(ii) środki zarezerwowane na fundusz powierniczy w danym roku wraz z kwotami zaplanowanymi na okres jego istnienia;

(iii) cele funduszu powierniczego i okres jego istnienia;

(iv) zasady zarządzania funduszem powierniczym;

(v) możliwość powierzenia zadań związanych z wykonaniem budżetu podmiotom i osobom, o których mowa w art. 187 ust. 2 rozporządzenia finansowego;

d) w przypadku nagród:

(i) odniesienie do aktu podstawowego i linii budżetowej;

(ii) cele do osiągnięcia i przewidywane wyniki;

(iii) najważniejsze warunki udziału oraz kryteria przyznawania nagród;

(iv) harmonogram konkursu i kwotę nagrody lub nagród;

e) w przypadku instrumentów finansowych:

(i) odniesienie do aktu podstawowego i linii budżetowej;

(ii) cele do osiągnięcia i przewidywane wyniki;

(iii) kwotę przeznaczoną na dany instrument finansowy;

(iv) orientacyjny harmonogram wykonania.

3. W przypadku gdy program prac, o którym mowa w art. 128 rozporządzenia finansowego, zawiera informacje określone w ust. 2 lit. a) niniejszego artykułu w odniesieniu do dotacji finansowanych ze środków zatwierdzonych na dany rok budżetowy, decyzję o jego przyjęciu uznaje się za decyzję w sprawie finansowania dla tych dotacji.

W przypadku zamówień publicznych, funduszy powierniczych, nagród i instrumentów finansowych, gdy określone wykorzystanie odpowiednich środków zatwierdzonych na dany rok budżetowy jest przewidziane w programie prac zawierającym informacje, o których mowa w ust. 2 lit. b), c), d) i e) niniejszego artykułu, decyzję o przyjęciu takiego programu również uznaje się za decyzję w sprawie finansowania dla danego zamówienia, danych funduszy powierniczych, nagród i instrumentów finansowych.

Jeśli program prac nie zawiera takich informacji w odniesieniu do jednego lub większej liczby działań, zmienia się go odpowiednio lub też przyjmuje się szczegółową decyzję w sprawie finansowania dla danych działań.

4. Bez uszczerbku dla przepisów szczegółowych aktu podstawowego każda istotna zmiana w przyjętej już decyzji w sprawie finansowania wymaga zastosowania tej samej procedury, co w przypadku początkowej decyzji.

Sekcja 1

Zaciąganie zobowiązań na wydatki

Artykuł 95

Zobowiązania globalne i tymczasowe

(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)

1. Globalne zobowiązania budżetowe wykonywane są przez zawarcie jednego lub kilku zobowiązań prawnych lub też przez zawarcie umowy w sprawie finansowania, która przewiduje późniejsze zawarcie jednego lub kilku zobowiązań prawnych.

Umowy w sprawie finansowania w obszarze bezpośredniej pomocy finansowej na rzecz państw trzecich, w tym wsparcia budżetowego, które stanowią zobowiązanie prawne, mogą stanowić podstawę płatności bez zawierania innych zobowiązań prawnych.

2. Tymczasowe zobowiązania budżetowe wykonywane są przez zawarcie jednego lub większej liczby zobowiązań prawnych stanowiących podstawę prawną późniejszych płatności lub bezpośrednio przez płatności w przypadkach odnoszących się do wydatków na zarządzanie personelem lub na realizowaną przez instytucje działalność związaną z komunikacją, zmierzającą do informowania o wydarzeniach unijnych.

Artykuł 96

Zaciąganie zobowiązań globalnych

(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)

1. Zobowiązania globalne zaciągane są na podstawie decyzji w sprawie finansowania.

Zobowiązanie globalne zaciągane jest najpóźniej przed podjęciem decyzji w sprawie wyboru odbiorców oraz w przypadku gdy realizacja środków, których to dotyczy, obejmuje przyjęcie programu prac w rozumieniu art. 188, najwcześniej po przyjęciu tego programu.

2. W przypadku gdy zobowiązanie globalne wykonywane jest przez zawarcie umowy w sprawie finansowania, ust. 1 akapit drugi nie ma zastosowania.

Artykuł 97

Jedność podpisu

(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)

1. Od zasady jedności podpisu dla zobowiązania budżetowego i odpowiadającego mu zobowiązania prawnego można odstąpić wyłącznie w następujących przypadkach:

a) jeżeli zobowiązania są tymczasowe;

b) jeżeli zobowiązania globalne odnoszą się do umów w sprawie finansowania zawartych z państwami trzecimi;

c) jeżeli decyzja instytucji stanowi zobowiązanie prawne;

d) jeżeli zobowiązanie globalne jest wykonywane poprzez szereg zobowiązań prawnych, za które odpowiedzialność ponoszą różni urzędnicy zatwierdzający;

e) jeżeli, w związku z rachunkami zaliczkowymi dostępnymi na działania zewnętrzne, zobowiązania prawne muszą być podpisywane przez pracowników jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72, na polecenie właściwego urzędnika zatwierdzającego, który zachowuje jednak pełną odpowiedzialność za operację podstawową;

f) jeżeli instytucja delegowała na dyrektora międzyinstytucjonalnego urzędu europejskiego uprawnienia urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 199 ust. 1 rozporządzenia finansowego.

2. Jeżeli właściwy urzędnik zatwierdzający, który podpisał zobowiązanie budżetowe, jest niedostępny i pozostaje niedostępny przez okres, w którym upływa termin zawarcia zobowiązania prawnego, to zobowiązanie prawne zawierane jest przez osobę wyznaczoną zgodnie z zasadami zastępstwa przyjętymi przez każdą instytucję, pod warunkiem że osoba ta ma status urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 65 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 98

Wydatki administracyjne pokrywane ze zobowiązań tymczasowych

(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)

Pozycje uznane za zwykłe wydatki administracyjne, które mogą stanowić podstawę zobowiązań tymczasowych, obejmują:

a) wydatki na personel bez względu na to, czy jest on objęty regulaminem pracowniczym, na inne zasoby ludzkie, emerytury i renty oraz na wynagrodzenie ekspertów;

b) wydatki odnoszące się do członków instytucji;

c) wydatki na szkolenia;

d) wydatki na konkursy, dobór i rekrutację;

e) koszty podróży służbowych;

f) wydatki reprezentacyjne;

g) wydatki związane z posiedzeniami;

h) niezależnych tłumaczy ustnych i pisemnych;

i) wymiany urzędników;

j) powtarzające się koszty wynajmu nieruchomości i mienia ruchomego bądź powtarzające się płatności związane z zamówieniami dotyczącymi nieruchomości w rozumieniu art. 121 niniejszego rozporządzenia lub raty pożyczek w myśl art. 203 ust. 8 rozporządzenia finansowego;

k) ubezpieczenia różne;

l) sprzątanie, utrzymanie i ochrona;

m) wydatki związane z opieką społeczną i zdrowotną;

n) korzystanie z usług telekomunikacyjnych;

o) opłaty finansowe;

p) koszty obsługi prawnej;

q) odszkodowania, łącznie z odsetkami;

r) sprzęt roboczy;

s) wodę, gaz i energię elektryczną;

t) publikacje w wersji papierowej lub elektronicznej;

u) realizowaną przez instytucje działalność związaną z komunikacją, zmierzającą do informowania o wydarzeniach unijnych.

Artykuł 99

Rejestracja indywidualnych zobowiązań prawnych

(Artykuł 86 rozporządzenia finansowego)

W przypadku globalnych zobowiązań budżetowych, w następstwie których zawiera się jedno lub kilka indywidualnych zobowiązań prawnych, właściwy urzędnik zatwierdzający ujmuje kwoty takich późniejszych indywidualnych zobowiązań prawnych w rachunkach centralnych.

Ujęcie w rachunkach obejmuje podanie odniesienia do zobowiązań globalnych, których dotyczą zapisywane zobowiązania indywidualne.

Właściwy urzędnik zatwierdzający ujmuje kwoty w rachunkach przed podpisaniem odpowiednich indywidualnych zobowiązań prawnych z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 4 akapit czwarty rozporządzenia finansowego.

W każdym przypadku właściwy urzędnik zatwierdzający sprawdza, czy kwota łączna nie przekracza kwoty odnośnego zobowiązania globalnego.

Sekcja 2

Poświadczanie zasadności wydatków

Artykuł 100

Poświadczanie zasadności i „dopuszczanie płatności”

(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)

1. Poświadczanie zasadności wszelkich wydatków oparte jest na dokumentach potwierdzających w rozumieniu art. 110, poświadczających należność wierzyciela na podstawie oświadczenia o usługach faktycznie wyświadczonych, dostawach faktycznie zrealizowanych lub robotach budowlanych faktycznie przeprowadzonych, lub na podstawie innych dokumentów uzasadniających płatność, w tym powtarzające się płatności z tytułu prenumerat lub szkoleń.

2. Właściwy urzędnik zatwierdzający osobiście sprawdza dokumenty potwierdzające lub na własną odpowiedzialność upewnia się, że zostały one sprawdzone, zanim podejmie decyzję w sprawie poświadczenia zasadności wydatków.

3. Decyzja w sprawie poświadczenia zasadności wyrażona jest przez podpisanie dowodu kasowego formułą „płatność dopuszczona” przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważnionego na mocy formalnej decyzji urzędnika zatwierdzającego i na jego odpowiedzialność, zgodnie z art. 65 ust. 5 rozporządzenia finansowego. Takie decyzje upoważniające są przechowywane do wglądu.

Artykuł 101

Potwierdzenie za zgodność płatności zaliczkowych

(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)

W odniesieniu do płatności zaliczkowych właściwy urzędnik zatwierdzający lub pracownik o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważniony przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, poświadcza adnotacją „ potwierdzenie za zgodność”, że warunki postawione w zobowiązaniu prawnym w odniesieniu do płatności zaliczkowych zostały spełnione.

Artykuł 102

Dopuszczenie płatności okresowych i płatności salda w ramach umów o udzielenie zamówienia

(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)

W odniesieniu do płatności okresowych i płatności salda dotyczących zamówień adnotacja „płatność dopuszczona” poświadcza, że:

a) instytucja otrzymała i oficjalnie zarejestrowała fakturę wystawioną przez wykonawcę;

b) faktura lub dokument wewnętrzny towarzyszący otrzymanej fakturze zostały opatrzone adnotacją „potwierdzenie za zgodność” i podpisane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważnionego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego;

c) wszystkie aspekty związane z fakturą zostały sprawdzone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub na jego odpowiedzialność w celu określenia w szczególności kwoty do zapłaty i zasadności płatności jako spłaty długu.

Adnotacja „potwierdzenie za zgodność”, o której mowa w akapicie pierwszym lit. b), potwierdza, że usługi przewidziane w zamówieniu zostały prawidłowo wykonane lub że dostawy przewidziane w zamówieniu zostały prawidłowo zrealizowane, lub że roboty budowlane przewidziane w zamówieniu zostały właściwie przeprowadzone. W odniesieniu do dostaw i robót budowlanych urzędnik lub inny pracownik o odpowiednich kompetencjach technicznych sporządza świadectwo odbioru wstępnego, a następnie świadectwo odbioru końcowego na zakończenie okresu gwarancji określonego w zamówieniu. Oba te świadectwa łącznie mają wagę adnotacji „potwierdzenie za zgodność” .

W przypadku powtarzających się płatności, w tym opłat z tytułu prenumerat i szkoleń, adnotacja „potwierdzenie za zgodność” poświadcza, że tytuł wierzyciela jest zgodny z odnośnymi dokumentami uzasadniającymi płatność.

Artykuł 103

Dopuszczenie płatności okresowych i płatności salda w ramach dotacji

(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)

W odniesieniu do płatności okresowych i płatności salda dotyczących dotacji adnotacja „płatność dopuszczona” poświadcza, że:

a) instytucja otrzymała i oficjalnie zarejestrowała wniosek o płatność sporządzony przez beneficjenta;

b) wniosek o płatność lub dokument wewnętrzny towarzyszący otrzymanemu zestawieniu kosztów zostały opatrzone adnotacją „potwierdzenie za zgodność” i podpisane przez urzędnika lub innego pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważnionego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego;

c) wszystkie aspekty związane z wnioskiem o płatność zostały sprawdzone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub na jego odpowiedzialność w celu określenia w szczególności kwoty do zapłaty i zasadności płatności jako spłaty długu;

przez adnotację, o której mowa w akapicie pierwszym lit. b), urzędnik lub inny pracownik o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważniony przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, potwierdza, że działanie lub program prac realizowane przez beneficjenta są pod każdym względem zgodne z umową o udzielenie dotacji lub decyzją o udzieleniu dotacji, łącznie z tym, że koszty zadeklarowane przez beneficjenta są kwalifikowalne.

Artykuł 104

Dopuszczanie płatności wydatków na personel

(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)

W odniesieniu do płatności odpowiadających wydatkom na personel adnotacja „płatność dopuszczona” poświadcza istnienie następujących dokumentów potwierdzających:

a) w zakresie wynagrodzenia miesięcznego:

(i) pełnej listy pracowników określającej wszystkie składniki wynagrodzenia;

(ii) formularza (ankiety danych osobowych) opartego na decyzjach podjętych w każdym indywidualnym przypadku, wskazującego wszelkie ewentualne zmiany składników wynagrodzenia;

(iii) w przypadku zatrudnienia lub powołania – poświadczonej kopii decyzji o zatrudnieniu lub powołaniu, która towarzyszy zatwierdzeniu pierwszej wypłaty wynagrodzenia;

b) w odniesieniu do innych rodzajów wynagrodzenia, takich jak wynagrodzenie pracowników opłacanych za godziny lub dni: oświadczenia podpisanego przez upoważnionego pracownika, zawierającego informacje o przepracowanych dniach lub godzinach;

c) w odniesieniu do nadgodzin: oświadczenia podpisanego przez upoważnionego pracownika, potwierdzającego liczbę przepracowanych nadgodzin;

d) w zakresie kosztów podróży służbowych:

(i) polecenia wyjazdu podpisanego przez właściwy organ;

(ii) zestawienia kosztów podróży służbowej, podpisanego przez pracownika odbywającego podróż służbową i przez jego administracyjnego przełożonego, któremu przekazano odpowiednie uprawnienia, jeżeli koszty podróży służbowej są niezgodne z poleceniem wyjazdu;

e) w zakresie niektórych innych kosztów administracyjnych związanych z personelem, w tym opłat z tytułu prenumerat lub szkoleń, które zgodnie z umową muszą zostać opłacone z góry: dokumentów potwierdzających dotyczących decyzji stanowiącej podstawę dokonania wydatków i określających wszystkie składniki obliczenia.

Zestawienie kosztów podróży służbowej, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. d) ppkt (ii), zawiera miejsce docelowe podróży służbowej, daty i godziny wyjazdu i przyjazdu na miejsce, koszty podróży, koszty utrzymania oraz inne wydatki należycie zatwierdzone po przedstawieniu dokumentów potwierdzających.

Artykuł 105

Forma materialna adnotacji „płatność dopuszczona”

(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)

W systemie nieskomputeryzowanym „płatność dopuszczona” przyjmuje formę pieczęci zawierającej podpis właściwego urzędnika zatwierdzającego lub należycie upoważnionego przez niego pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, zgodnie z art. 100. W systemie skomputeryzowanym „ płatność dopuszczona” przyjmuje formę elektronicznie zabezpieczonego zatwierdzenia, dokonanego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub należycie upoważnionego przez niego pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych.

Artykuł 106

Forma materialna „potwierdzenia za zgodność”

(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)

W systemie nieskomputeryzowanym „potwierdzenie za zgodność” przyjmuje formę pieczęci zawierającej podpis właściwego urzędnika zatwierdzającego lub należycie upoważnionego przez niego pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, zgodnie z art. 101. W systemie skomputeryzowanym „ potwierdzenie za zgodność” może przyjąć formę zatwierdzenia przy użyciu elektronicznie zabezpieczonego zatwierdzenia, dokonanego przez pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych należycie upoważnionego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

Sekcja 3

Zatwierdzanie płatności

Artykuł 107

Kontrole płatności dokonywane przez urzędnika zatwierdzającego

(Artykuł 89 rozporządzenia finansowego)

Sporządzając zlecenie płatnicze, właściwy urzędnik zatwierdzający dba o to, aby:

a) zlecenie płatnicze zostało prawidłowo wydane, co oznacza, że odpowiednia decyzja w sprawie poświadczenia zasadności została podjęta uprzednio w formie adnotacji „płatność dopuszczona” , że dane odbiorcy płatności są poprawne oraz że kwota jest należna;

b) zlecenie płatnicze odpowiadało zobowiązaniu budżetowemu, w odniesieniu do którego zostało zapisane;

c) wydatek został umieszczony we właściwej pozycji budżetu;

d) środki były dostępne.

Artykuł 108

Obowiązkowe dane na zleceniach płatniczych i przekazanie do księgowego

(Artykuł 89 rozporządzenia finansowego)

1. W zleceniu płatniczym określa się:

a) rok budżetowy, w odniesieniu do którego wydatki mają być zapisane;

b) artykuł lub inną właściwą jednostkę podziału budżetu;

c) odniesienia do zobowiązania prawnego stanowiącego podstawę prawną należności;

d) odniesienia do zobowiązania budżetowego, w odniesieniu do którego ma ono zostać zapisane;

e) kwotę do zapłaty, wyrażoną w euro;

f) imię i nazwisko lub nazwę, adres i dane rachunku bankowego odbiorcy płatności;

g) cel wydatku;

h) formę zapłaty;

i) wpis pozycji do inwentarza zgodnie z art. 248.

2. Zlecenie płatnicze jest datowane i podpisane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, a następnie przesyłane księgowemu.

Sekcja 4

Realizacja wydatków

Artykuł 109

Rodzaje płatności

(Artykuł 90 rozporządzenia finansowego)

1. Zaliczkowanie zapewnia finansowanie z góry. Może ono być podzielone na szereg płatności zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami.

2. Płatność okresowa, która może się powtarzać, może pokryć wydatki poniesione na wykonanie umowy lub decyzji lub w celu zapłaty za usługi, dostawy lub roboty budowlane zakończone lub dostarczone na etapach pośrednich zamówienia. Może ona rozliczyć płatności zaliczkowe w całości lub częściowo, nie naruszając przepisów aktu podstawowego.

3. Zamknięcie wydatków przyjmuje formę płatności salda, która nie może się powtarzać i która rozlicza wszystkie poprzednie wydatki, lub nakazu odzyskania środków.

Artykuł 110

Dokumenty potwierdzające

(Artykuł 90 rozporządzenia finansowego)

1. Płatności zaliczkowe, łącznie z przypadkami, w których są one podzielone na szereg płatności, wypłacane są na podstawie zamówienia, decyzji, umowy lub aktu podstawowego, lub też na podstawie dokumentów potwierdzających, które umożliwiają sprawdzenie, czy spełnione są warunki danego zamówienia, danej decyzji lub umowy. W przypadkach gdy data wypłaty płatności zaliczkowych jest określona w wymienionych instrumentach prawnych, płatność należnej kwoty dokonywana jest bez konieczności składania dodatkowego wniosku.

2. Płatności okresowe i płatności salda oparte są na dokumentach potwierdzających, które umożliwiają sprawdzenie, czy finansowane działanie zostało przeprowadzone zgodnie z aktem podstawowym lub decyzją lub też zgodnie z warunkami zamówienia lub umowy.

3. Właściwy urzędnik zatwierdzający określa zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami charakter dokumentów potwierdzających, o których mowa w niniejszym artykule, zgodnie z aktem podstawowym, decyzjami, zamówieniami i umowami. Okresowe i końcowe sprawozdania z realizacji technicznej i finansowej stanowią dokumenty potwierdzające do celów ust. 2.

4. Dokumenty potwierdzające przechowywane są przez właściwego urzędnika zatwierdzającego zgodnie z przepisami art. 48.

Sekcja 5

Terminy operacji po stronie wydatków

Artykuł 111

Terminy płatności i odsetki za zwłokę

(Artykuł 92 rozporządzenia finansowego)

1. Termin na dokonanie płatności obejmuje poświadczanie zasadności wydatków, ich zatwierdzanie oraz płatność.

Termin zaczyna biec w dniu, w którym otrzymano wniosek o płatność.

Upoważniony departament właściwego urzędnika zatwierdzającego jak najszybciej rejestruje wniosek o płatność, który uznaje się za otrzymany w dniu zarejestrowania.

Za datę płatności uznaje się dzień, w którym dokonano obciążenia rachunku instytucji.

2. Wniosek o płatność zawiera następujące istotne elementy:

a) wskazanie wierzyciela;

b) kwotę;

c) walutę;

d) datę.

Jeżeli brakuje co najmniej jednego istotnego elementu, wniosek o płatność jest odrzucany.

O odrzuceniu wniosku oraz jego powodach wierzyciela informuje się na piśmie jak najszybciej, a w każdym razie w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku o płatność.

3. W przypadku zawieszenia terminu płatności, o którym mowa w art. 92 ust. 2 rozporządzenia finansowego, pozostały termin na dokonanie płatności ponownie zaczyna biec od dnia, w którym otrzymano wymagane informacje lub zmienione dokumenty lub w którym przeprowadzono konieczną dalszą weryfikację, w tym kontrole na miejscu.

4. Po upłynięciu terminów przewidzianych w art. 92 ust. 1 rozporządzenia finansowego, wierzyciel ma prawo do otrzymania odsetek pod następującymi warunkami:

a) wysokość odsetek odpowiada stopom procentowym określonym w art. 83 ust. 2 niniejszego rozporządzenia;

b) odsetki są płatne za okres, który upłynął od dnia kalendarzowego następującego po upływie terminu płatności przewidzianego w art. 92 ust. 1 rozporządzenia finansowego do dnia zapłaty.

Jeśli jednak odsetki obliczone zgodnie z akapitem pierwszym są równe kwocie 200 EUR bądź niższe od tej kwoty, są one wypłacane wierzycielowi jedynie na wniosek przedłożony w ciągu dwóch miesięcy od dnia otrzymania spóźnionej płatności.

5. Każda instytucja przedkłada Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie na temat dotrzymania oraz zawieszenia biegu terminów przewidzianych w art. 92 rozporządzenia finansowego. Sprawozdanie Komisji załączane jest do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o których mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.

ROZDZIAŁ 7

Systemy informatyczne

Artykuł 112

Opis systemów informatycznych

(Artykuł 93 rozporządzenia finansowego)

Jeżeli do przetwarzania operacji wykonania budżetu stosuje się systemy i podsystemy komputerowe, wymagany jest pełny i aktualny opis każdego systemu lub podsystemu.

Każdy opis określa zawartość wszystkich pól danych i opisuje, w jaki sposób system traktuje każdą indywidualną operację. Pokazuje on szczegółowo, w jaki sposób system gwarantuje istnienie pełnej ścieżki audytu dla każdej operacji.

Artykuł 113

Okresowe zapisywanie

(Artykuł 93 rozporządzenia finansowego)

Dane w systemach i podsystemach komputerowych są okresowo zapisywane i przechowywane w bezpiecznym miejscu.

ROZDZIAŁ 8

Audytor wewnętrzny

Artykuł 114

Powoływanie audytora wewnętrznego

(Artykuł 98 rozporządzenia finansowego)

1. Każda instytucja powołuje swojego audytora wewnętrznego zgodnie z ustaleniami dostosowanymi do jej szczególnych cech i wymogów. Instytucja powiadamia Parlament Europejski i Radę o powołaniu audytora wewnętrznego.

2. Każda instytucja ustala, zgodnie ze swoimi szczególnymi cechami i wymogami, zakres zadań audytora wewnętrznego oraz ustanawia szczegółowo cele i procedury wykonywania audytu wewnętrznego z należytym poszanowaniem międzynarodowych norm dotyczących audytu wewnętrznego.

3. Instytucja może powołać na stanowisko audytora wewnętrznego – ze względu na szczególne kompetencje – urzędnika lub innego pracownika objętego regulaminem pracowniczym, wybranego spośród obywateli państw członkowskich.

4. Jeżeli dwie lub więcej instytucji powołuje tego samego audytora wewnętrznego, dokonują one niezbędnych uzgodnień dotyczących odpowiedzialności tego audytora za jego działania, zgodnie z art. 119.

5. Instytucja powiadamia Parlament Europejski i Radę o zakończeniu pełnienia obowiązków przez audytora wewnętrznego.

Artykuł 115

Zasoby audytora wewnętrznego

(Artykuł 99 rozporządzenia finansowego)

Instytucja zapewnia audytorowi wewnętrznemu zasoby wymagane do właściwego wykonywania jego obowiązków związanych z kontrolą oraz kartę obowiązków zawierającą szczegóły dotyczące jego zadań, obowiązków i zobowiązań.

Artykuł 116

Program prac

(Artykuł 99 rozporządzenia finansowego)

1. Audytor wewnętrzny przyjmuje swój program prac i przedstawia go instytucji.

2. Instytucja może zwrócić się do audytora wewnętrznego o przeprowadzenie kontroli niewłączonych do programu prac, o którym mowa w ust. 1.

Artykuł 117

Sprawozdania audytora wewnętrznego

(Artykuł 99 rozporządzenia finansowego)

1. Audytor wewnętrzny składa instytucji roczne sprawozdanie z audytu wewnętrznego przewidziane w art. 99 ust. 3 rozporządzenia finansowego, wykazujące liczbę i rodzaj przeprowadzonych audytów wewnętrznych, główne zalecenia i działania podjęte w związku z tymi zaleceniami.

W sprawozdaniu rocznym określa się również wszelkie problemy systemowe wykryte przez wyspecjalizowany zespół utworzony na podstawie art. 73 ust. 6 rozporządzenia finansowego.

2. Każda instytucja rozważa, czy zalecenia zawarte w sprawozdaniach jej audytora wewnętrznego są odpowiednie do podzielenia się nimi z innymi instytucjami w ramach wymiany najlepszych praktyk.

3. Sporządzając sprawozdanie, audytor wewnętrzny zwraca szczególną uwagę na ogólną zgodność z zasadą należytego zarządzania finansami oraz zapewnia przyjęcie odpowiednich środków mających systematycznie poprawiać i zwiększać stosowanie tej zasady.

Artykuł 118

Niezależność

(Artykuł 100 rozporządzenia finansowego)

Audytor wewnętrzny jest całkowicie niezależny w odniesieniu do przeprowadzania kontroli. Nie może on otrzymywać żadnych poleceń ani nie może być w żaden sposób ograniczany, jeżeli chodzi o wykonywanie funkcji, które w wyniku powołania są mu powierzone na podstawie rozporządzenia finansowego.

Artykuł 119

Odpowiedzialność audytora wewnętrznego

(Artykuł 100 rozporządzenia finansowego)

Audytor wewnętrzny może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za swoje działania, jako urzędnik lub inny pracownik podlegający regulaminowi pracowniczemu, wyłącznie przez instytucję, działającą zgodnie z niniejszym artykułem.

Instytucja podejmuje uzasadnioną decyzję o wszczęciu dochodzenia. Decyzja ta jest przekazywana zainteresowanej stronie. Instytucja może powierzyć dochodzenie, za które pozostaje bezpośrednio odpowiedzialna, jednemu lub większej liczbie urzędników z grupy zaszeregowania równej lub wyższej niż grupa zaszeregowania odnośnego pracownika. W trakcie dochodzenia odbywa się wysłuchanie zainteresowanej strony.

Sprawozdanie z dochodzenia jest przekazywane zainteresowanej stronie, która zostaje następnie wysłuchana przez instytucję w sprawie objętej sprawozdaniem.

Na podstawie sprawozdania i wysłuchania instytucja przyjmuje uzasadnioną decyzję kończącą postępowanie lub uzasadnioną decyzję zgodnie z art. 22, 86 oraz załącznikiem IX do regulaminu pracowniczego. Decyzje nakładające środki dyscyplinarne lub kary finansowe zgłaszane są zainteresowanej stronie i przekazywane do celów informacyjnych innym instytucjom oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.

Zainteresowana strona może wnieść skargę na takie decyzje do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej zgodnie z przepisami regulaminu pracowniczego.

Artykuł 120

Skarga do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej

(Artykuł 100 rozporządzenia finansowego)

Bez uszczerbku dla środków zaskarżenia dopuszczonych przez regulamin pracowniczy audytor wewnętrzny może wnieść skargę bezpośrednio do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawach wszelkich czynności odnoszących się do wykonywania swoich obowiązków jako audytora wewnętrznego. Skarga ta musi zostać wniesiona w ciągu trzech miesięcy od dnia kalendarzowego, w którym odnośna czynność została notyfikowana.

Skargi są badane i rozpatrywane w trybie przewidzianym w art. 91 ust. 5 Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej.

TYTUŁ V

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE I KONCESJE [8]

ROZDZIAŁ 1

Przepisy ogólne;

Sekcja 1

Zakres i zasady udzielania

Artykuł 121

Zakres i definicje

(Artykuł 101 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

[9] 1. Zamówienia dotyczące nieruchomości obejmują kupno, długoterminową dzierżawę, prawo użytkowania, leasing, najem lub kupno na raty gruntu, istniejących budynków lub innych nieruchomości, z opcją zakupu lub bez takiej opcji.

2. Zamówienia na dostawy obejmują kupno, leasing, najem lub kupno na raty produktów, z opcją zakupu lub bez takiej opcji. Zamówienie na dostawę może obejmować dodatkowo rozmieszczenie i instalację.

3. Zamówienia na roboty budowlane obejmują wykonanie lub zarówno wykonanie, jak i zaprojektowanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, związanych z jednym z rodzajów działalności, o których mowa w załączniku II do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE (¹¹), lub wykonanie, za pomocą dowolnych środków, obiektu budowlanego odpowiadającego wymogom określonym przez instytucję zamawiającą mającą decydujący wpływ na rodzaj lub projekt obiektu.

„Obiekt budowlany” oznacza wynik całości robót budowlanych w zakresie budownictwa lub inżynierii lądowej i wodnej, który może samodzielnie spełniać funkcję gospodarczą lub techniczną.

4. Zamówienia na usługi obejmują wszystkie usługi intelektualne i nieintelektualne, inne niż te objęte zamówieniami na dostawy, zamówieniami na roboty budowlane oraz zamówieniami dotyczącymi nieruchomości.

5. W przypadku zamówień mieszanych składających się z dostaw i usług główny przedmiot zamówienia określa się przez porównanie wartości odnośnych dostaw lub usług.

W przypadku zamówień (roboty budowlane, dostawy lub usługi) i koncesji (roboty budowlane lub usługi), które obejmują jeden rodzaj zamówienia lub koncesji, udziela się ich zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do danego zamówienia publicznego.

6. Wszelkie odniesienia do nomenklatur w kontekście zamówień publicznych są dokonywane z wykorzystaniem Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) zawartego w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady (¹²).

7. Instytucja zamawiająca nie może uzależniać możliwości złożenia oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału przez grupę podmiotów gospodarczych od posiadania przez nią określonej formy prawnej, ale może zażądać, aby wybrana grupa przyjęła określoną formę prawną po udzieleniu jej zamówienia, jeżeli zmiana ta jest niezbędna do należytego wykonania zamówienia.

8. Wszelka wymiana informacji z wykonawcami, w tym zawieranie umów oraz wprowadzanie do nich zmian, może odbywać się z wykorzystaniem elektronicznych systemów wymiany informacji stworzonych przez instytucję zamawiającą.

9. Elektroniczne systemy wymiany informacji muszą spełniać następujące wymogi:

a) jedynie osoby upoważnione mogą mieć dostęp do systemu oraz dokumentów przekazywanych za jego pośrednictwem;

b) jedynie osoby upoważnione mogą podpisać dokument elektronicznie lub przekazać go za pomocą systemu;

c) osoby upoważnione muszą zostać zidentyfikowane przez system w ustalony sposób;

d) czas i data transakcji elektronicznej muszą być ściśle określone;

e) musi zostać zachowana integralność dokumentów;

f) musi zostać utrzymana dostępność dokumentów;

g) w stosownych przypadkach musi zostać zachowana poufność dokumentów;

h) musi być zapewniona ochrona danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

10. Dane przesyłane lub otrzymywane za pośrednictwem takiego systemu korzystają z prawnego domniemania integralności oraz dokładności dnia i godziny ich wysłania lub otrzymania wskazanych w systemie.

Dokumenty przesłane lub zgłoszone za pośrednictwem takiego systemu uznaje się za równoważne wersji papierowej, dopuszcza się jako dowody w postępowaniu sądowym, uznaje za oryginały, przyjmując prawne domniemanie ich autentyczności i integralności, o ile nie zawierają one żadnych elementów dynamicznych, które mogą automatycznie je zmieniać.

Podpisy elektroniczne, o których mowa w ust. 9 lit. b), są równoważne pod względem skutków prawnych podpisom własnoręcznym.

Artykuł 122

Umowy ramowe i umowy szczegółowe

(Artykuł 101 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Okres obowiązywania umowy ramowej nie może przekroczyć czterech lat, z zastrzeżeniem wyjątkowych przypadków, należycie uzasadnionych, w szczególności przedmiotem umowy ramowej.

Umowy szczegółowe oparte na umowach ramowych zawierane są zgodnie z warunkami umowy ramowej.

Zawierając umowy szczegółowe, strony nie mogą dokonywać znaczących zmian umowy ramowej.

2. Gdy umowa ramowa jest zawierana tylko z jednym podmiotem gospodarczym, umowy szczegółowe zawierane są w granicach wyznaczonych warunkami określonymi w umowie ramowej.

W należycie uzasadnionych okolicznościach instytucja zamawiająca może pisemnie skonsultować się z wykonawcą, zwracając się do niego w razie potrzeby o uzupełnienie oferty.

3. Gdy umowa ramowa ma zostać zawarta z kilkoma podmiotami gospodarczymi („umowa ramowa z wieloma podmiotami gospodarczymi”), może ona mieć formę oddzielnych umów podpisanych na identycznych warunkach z poszczególnymi wykonawcami.

Umowy szczegółowe oparte na umowach ramowych zawartych z kilkoma podmiotami gospodarczymi wykonywane są w jeden z następujących sposobów:

a) zgodnie z warunkami określonymi w umowie ramowej: bez ponownego poddawania zamówienia procedurze konkurencyjnej, jeżeli w umowie takiej określono wszystkie warunki realizacji danych robót budowlanych lub dostaw bądź świadczenia danych usług oraz obiektywne warunki ustalania, którzy wykonawcy mają je wykonać;

b) jeżeli nie wszystkie warunki realizacji danych robót budowlanych lub dostaw bądź świadczenia danych usług zostały określone w umowie ramowej: poprzez ponowne poddanie zamówienia procedurze konkurencyjnej pomiędzy wykonawcami, zgodnie z ust. 4 oraz:

(i) na podstawie tych samych, a w razie potrzeby, bardziej precyzyjnie określonych warunków; albo

(ii) w stosownych przypadkach na podstawie innych warunków wskazanych w dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej;

c) częściowo bez ponownego poddawania zamówienia procedurze konkurencyjnej zgodnie z lit. a) i częściowo z ponownym poddaniem zamówienia procedurze konkurencyjnej pomiędzy wykonawcami zgodnie z lit. b), o ile instytucja zamawiająca przewidziała taką możliwość w dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej.

Dokumenty zamówienia, o których mowa w akapicie drugim lit. c), określają też, które warunki mogą być przedmiotem ponownego poddania zamówienia procedurze konkurencyjnej.

4. Umowę ramową z wieloma podmiotami gospodarczymi z ponownym poddaniem zamówienia procedurze konkurencyjnej zawiera się z przynajmniej trzema podmiotami gospodarczymi, o ile liczba dopuszczalnych ofert jest wystarczająca, jak określono w art. 158 ust. 4.

Przy zawieraniu umowy szczegółowej przez ponowne poddanie zamówienia procedurze konkurencyjnej pomiędzy wykonawcami instytucja zamawiająca konsultuje się z nimi pisemnie i ustala wystarczająco długi termin na złożenie szczegółowych ofert. Szczegółowe oferty składa się na piśmie. Instytucja zamawiająca zawiera każdą umowę szczegółową z oferentem, który przedstawił najkorzystniejszą ekonomicznie ofertę szczegółową w oparciu o kryteria udzielenia zamówienia określone w dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej.

5. W sektorach, dla których charakterystyczne są szybki rozwój technologiczny i gwałtowne zmiany cen, umowy ramowe bez ponownego poddawania zamówienia procedurze konkurencyjnej zawierają klauzulę dotyczącą przeglądu śródokresowego lub systemu analizy porównawczej. Jeśli po przeprowadzeniu przeglądu śródokresowego okaże się, że ustalone początkowo warunki nie odpowiadają już zmianom cen bądź rozwojowi technologicznemu, instytucja zamawiająca nie może korzystać z odnośnej umowy ramowej i podejmuje odpowiednie środki, aby ją rozwiązać.

6. Umowy szczegółowe oparte na umowach ramowych poprzedzone są zobowiązaniem budżetowym.

Sekcja 2

Publikacja

Artykuł 123

Ogłaszanie procedur o wartości równej progom, o których mowa w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego, lub wyższej bądź zamówień objętych zakresem dyrektywy 2014/24/UE

(Artykuł 103 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

[10] 1. Ogłoszenia do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej obejmują wszystkie informacje określone w odpowiednich standardowych formularzach, o których mowa w dyrektywie 2014/24/UE, w celu zapewniania przejrzystości procedury.

2. Instytucja zamawiająca może poinformować o swoich zamiarach odnośnie do planowanych zamówień na dany rok budżetowy poprzez publikację wstępnego ogłoszenia informacyjnego. Obejmuje ono okres 12 miesięcy od daty przesłania ogłoszenia do Urzędu Publikacji lub krótszy.

Instytucja zamawiająca może opublikować wstępne ogłoszenie informacyjne w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej albo na swoim profilu nabywcy. W tym ostatnim przypadku ogłoszenie o publikacji na profilu nabywcy publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

3. Ogłoszenie o zamówieniu wykorzystuje się do rozpoczęcia procedury o szacunkowej wartości równej progom określonym w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego lub wyższej, z wyjątkiem procedury, o której mowa w art. 134 niniejszego rozporządzenia.

4. Instytucja zamawiająca przesyła do Urzędu Publikacji ogłoszenie o udzieleniu zamówienia dotyczące wyniku procedury nie później niż w terminie 30 dni od dnia podpisania umowy lub umowy ramowej o wartości równej progom określonym w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego lub wyższej.

Ogłoszenia o zamówieniach opartych na dynamicznym systemie zakupów mogą być jednak grupowane kwartalnie. W takim przypadku instytucja zamawiająca przesyła ogłoszenie nie później niż w terminie 30 dni po zakończeniu każdego kwartału.

Ogłoszeń o udzieleniu zamówienia nie publikuje się w przypadku umów szczegółowych opartych na umowach ramowych.

5. Instytucja zamawiająca publikuje ogłoszenie o udzieleniu zamówienia:

a) przed podpisaniem umowy lub umowy ramowej o wartości równej progom określonym w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego lub wyższej, zawartej w drodze procedury na mocy art. 134 ust. 1 lit. b) niniejszego rozporządzenia;

b) po podpisaniu umowy lub umowy ramowej o wartości równej progom określonym w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego lub wyższej, w tym zawartej w drodze procedur na mocy art. 134 ust. 1 lit. a) i c)–f) niniejszego rozporządzenia.

6. Instytucja zamawiająca publikuje w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o zmianie umowy w okresie jej obowiązywania w przypadkach określonych w art. 114a ust. 3 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego, o ile wartość zmian jest równa progom określonym w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego lub wyższa.

7. W przypadku procedury międzyinstytucjonalnej instytucja zamawiająca, która jest odpowiedzialna za procedurę, odpowiada za środki upubliczniania.

Artykuł 124

Ogłaszanie procedur o wartości poniżej progów, o których mowa w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego, lub wykraczających poza zakres dyrektywy 2014/24/UE

(Artykuł 103 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Procedury o szacowanej wartości poniżej progów określonych w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego są ogłaszane przy użyciu odpowiednich środków. Takie ogłaszanie obejmuje odpowiednie środki upubliczniania ex ante w internecie lub ogłoszenie o zamówieniu lub też, w przypadku zamówień udzielanych zgodnie z procedurą określoną w art. 136 niniejszego rozporządzenia, publikację ogłoszenia o zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Obowiązek ten nie ma zastosowania do procedury określonej w art. 134 niniejszego rozporządzenia oraz procedury negocjacyjnej w przypadku zamówień o bardzo niskiej wartości na mocy art. 137 ust. 2 niniejszego rozporządzenia.

2. W przypadku zamówień udzielanych zgodnie z art. 134 lit. g) oraz i) niniejszego rozporządzenia instytucja zamawiająca przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie listę zamówień nie później niż dnia 30 czerwca następnego roku budżetowego. W przypadku Komisji zostaje ona załączona do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o którym mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.

3. Informacje o udzieleniu zamówienia obejmują imię i nazwisko lub nazwę wykonawcy, przyznaną kwotę, przedmiot zamówienia oraz, w przypadku umów bezpośrednich i szczegółowych, spełniają wymogi określone w art. 21 ust. 3.

Instytucja zamawiająca publikuje listę zamówień na swojej stronie internetowej nie później niż dnia 30 czerwca następnego roku budżetowego dotyczącą:

a) zamówień o wartości poniżej progów określonych w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego;

b) zamówień udzielonych zgodnie z art. 134 lit. h) oraz j)–m) niniejszego rozporządzenia;

c) zmian umów określonych w art. 114a ust. 3 lit. c) rozporządzenia finansowego;

d) zmian umów określonych w art. 114a ust. 3 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego, w przypadku gdy wartość zmian jest niższa od progów określonych w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego;

e) umów szczegółowych opartych na umowach ramowych.

Na użytek lit. e) w akapicie drugim publikowane informacje mogą być zagregowane z podziałem na wykonawców dla tego samego przedmiotu.

4. W przypadku międzyinstytucjonalnych umów ramowych każda instytucja zamawiająca jest odpowiedzialna za ogłaszanie informacji o swoich zamówieniach szczegółowych oraz ich zmianach na warunkach określonych w ust. 3.

Artykuł 125

Publikacja ogłoszeń

(Artykuł 103 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Instytucja zamawiająca sporządza i przesyła ogłoszenia, o których mowa w art. 123 i 124, Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej drogą elektroniczną.

2. Urząd Publikacji publikuje ogłoszenia, o których mowa w art. 123 i 124, w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej nie później niż w ciągu:

a) [11] siedmiu dni po ich wysłaniu, jeżeli instytucja zamawiająca korzysta z elektronicznego systemu wypełniania standardowych formularzy, o których mowa w art. 123 ust. 1, i ogranicza tekst dowolny do 500 słów;

b) 12 dni po ich wysłaniu we wszystkich pozostałych przypadkach.

3. Instytucja zamawiająca musi być w stanie udokumentować datę wysłania.

Artykuł 126

Inne formy ogłaszania

(Artykuł 103 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

Oprócz form ogłaszania określonych w art. 123 i 124 postępowania o udzielenie zamówienia można ogłaszać w każdy inny sposób, w szczególności w formie elektronicznej. Wszelkie takie formy ogłaszania zawierają odniesienie do ogłoszenia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, jeżeli taka publikacja miała miejsce, i nie mogą poprzedzać publikacji tego ogłoszenia, które jako jedyne jest ogłoszeniem autentycznym.

Takie formy ogłaszania nie mogą wprowadzać żadnej dyskryminacji między kandydatami lub oferentami ani nie mogą zawierać szczegółów innych niż zawarte w ogłoszeniu o zamówieniu, jeżeli zostało ono opublikowane.

Sekcja 3

Procedury udzielania zamówień

Artykuł 127

[12] (uchylony).

Artykuł 128

Minimalna liczba kandydatów oraz zasady negocjacji

(Artykuł 104 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

1. W procedurze ograniczonej oraz w procedurach, o których mowa w art. 136 ust. 1 lit. a) i b) oraz art. 136a, minimalna liczba kandydatów oznacza pięciu kandydatów.

2. W procedurze konkurencyjnej z negocjacjami, dialogu konkurencyjnym, partnerstwie innowacyjnym, badaniu rynku lokalnego na mocy art. 134 ust. 1 lit. g) oraz procedurze negocjacyjnej w przypadku zamówień o niskiej wartości na mocy art. 137 ust. 1 minimalna liczba kandydatów oznacza trzech kandydatów.

3. Ust. 1 i 2 niniejszego artykułu nie mają zastosowania w następujących przypadkach:

a) procedur negocjacyjnych w odniesieniu do zamówień o bardzo niskiej wartości na mocy art. 137 ust. 2;

b) procedur negocjacyjnych bez uprzedniej publikacji na mocy art. 134 z wyjątkiem konkursów na mocy art. 134 ust. 1 lit. d) oraz badania rynku lokalnego na mocy art. 134 ust. 1 lit. g).

4. Jeżeli liczba kandydatów spełniających kryteria wyboru jest niższa od liczby minimalnej określonej w ust. 1 i 2, instytucja zamawiająca może kontynuować procedurę, zapraszając kandydatów z wymaganym zdolnościami. Instytucja zamawiająca nie może uwzględniać innych podmiotów gospodarczych, które pierwotnie nie złożyły wniosku o dopuszczenie do udziału ani których pierwotnie nie zaprosiła.

5. Podczas negocjacji instytucja zamawiająca zapewnia równe traktowanie wszystkich oferentów.

Negocjacje mogą zostać podzielone na kolejne etapy w celu ograniczenia liczby ofert będących przedmiotem negocjacji poprzez zastosowanie kryteriów udzielania zamówień wskazanych w dokumentach zamówienia. Instytucja zamawiająca wskazuje w dokumentach zamówienia, czy skorzysta z takiego rozwiązania.

6. W przypadku procedur określonych w art. 134 ust. 1 lit. d) i g) oraz art. 136a i 137 instytucja zamawiająca zaprasza przynajmniej wszystkie podmioty gospodarcze, które wyraziły zainteresowanie w następstwie upublicznienia ex ante, jak określono w art. 124 ust. 1, badania rynku lokalnego lub konkursu.

Artykuł 129

Partnerstwo innowacyjne

(Artykuł 104 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Celem partnerstwa innowacyjnego jest opracowanie innowacyjnego produktu lub usługi lub innowacyjnych robót budowlanych oraz późniejszy zakup robót budowlanych, dostaw lub usług będących wynikiem tych prac, pod warunkiem że odpowiadają one poziomom wydajności i maksymalnym kosztom uzgodnionym między instytucjami zamawiającymi a partnerami.

Organizacja partnerstwa innowacyjnego obejmuje kolejne etapy zgodnie z kolejnością kroków w procesie badawczo-innowacyjnym, które mogą obejmować ukończenie robót budowlanych, wytworzenie produktów lub świadczenie usług. W ramach partnerstwa innowacyjnego ustala się cele pośrednie, które mają osiągnąć partnerzy.

W oparciu o te cele pośrednie instytucja zamawiająca może po każdym etapie postanowić zakończyć partnerstwo innowacyjne lub w przypadku partnerstwa innowacyjnego z kilkoma partnerami, zmniejszyć liczbę partnerów poprzez rozwiązanie poszczególnych umów, pod warunkiem że instytucja zamawiająca wskazała w dokumentach zamówienia takie możliwości i warunki skorzystania z nich.

2. Przed rozpoczęciem partnerstwa innowacyjnego instytucja zamawiająca przeprowadza wstępne konsultacje rynkowe, jak określono w art. 137a, aby stwierdzić, czy roboty budowlane, dostawy lub usługi nie występują na rynku lub jako działalność rozwojowa bliska rynkowi.

Należy przestrzegać zasad negocjacji określonych w art. 104 ust. 4 rozporządzenia finansowego oraz w art. 128 ust. 5 niniejszego rozporządzenia.

W dokumentach zamówienia instytucja zamawiająca określa zapotrzebowanie na innowacyjne roboty budowlane, dostawy lub usługi, którego nie można zaspokoić poprzez zakup robót budowlanych, dostaw i usług już dostępnych na rynku. Wskazuje ona, które elementy tego opisu definiują minimalne wymagania. Przedstawione informacje muszą być wystarczająco precyzyjne, aby umożliwić podmiotom gospodarczym ustalenie charakteru i zakresu wymaganego rozwiązania oraz podjęcie decyzji co do złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w procedurze.

Instytucja zamawiająca może podjąć decyzję o ustanowieniu partnerstwa innowacyjnego z jednym partnerem lub z kilkoma partnerami prowadzącymi odrębne działania badawczo-rozwojowe.

Zamówienia udziela się wyłącznie na podstawie najlepszej relacji jakości do ceny, jak określono w art. 110 ust. 4 rozporządzenia finansowego.

3. W dokumentach zamówienia instytucja zamawiająca określa rozwiązania mające zastosowanie do praw własności intelektualnej.

W ramach partnerstwa innowacyjnego instytucja zamawiająca nie ujawnia pozostałym partnerom rozwiązań proponowanych ani innych informacji poufnych udzielanych przez jednego z partnerów, bez jego zgody.

Instytucja zamawiająca zapewnia, by struktura partnerstwa oraz w szczególności czas trwania i wartość poszczególnych etapów odzwierciedlały stopień innowacyjności proponowanego rozwiązania i kolejność działań badawczo- innowacyjnych niezbędnych do opracowania innowacyjnego rozwiązania niedostępnego jeszcze na rynku. Szacowana wartość robót budowlanych, dostaw i usług jest proporcjonalna do wielkości inwestycji niezbędnej do ich opracowania.

Artykuł 130

Konkursy

(Artykuł 104 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Konkursy podlegają zasadom ogłaszania określonym w art. 123 i mogą obejmować przyznanie nagród.

Jeżeli konkursy ograniczone są do określonej liczby kandydatów, instytucja zamawiająca określa jasne i niedyskryminacyjne kryteria wyboru.

Liczba kandydatów zaproszonych do wzięcia udziału w konkursie musi być wystarczająca do zapewnienia rzeczywistej konkurencji.

2. Sąd konkursowy jest wyznaczany przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. Sąd konkursowy składa się wyłącznie z osób fizycznych niepowiązanych z kandydatami biorącymi udział w konkursie. Jeżeli od kandydatów biorących udział w konkursie konkursu wymagane są szczególne kwalifikacje zawodowe, co najmniej jedna trzecia członków sądu konkursowego musi posiadać te same lub równoważne kwalifikacje.

Sąd konkursowy jest niezależny w swych opiniach. Sąd konkursowy przyjmuje opinie na podstawie projektów przedłożonych mu przez kandydatów anonimowo i wyłącznie w świetle kryteriów określonych w ogłoszeniu o konkursie.

3. Propozycje sądu konkursowego, oparte na wartości merytorycznej każdego projektu, oraz jego ranking i uwagi rejestrowane są w protokole podpisywanym przez jego członków.

Kandydaci pozostają anonimowi do czasu wydania przez sąd konkursowy opinii.

Kandydaci mogą zostać zaproszeni przez sąd konkursowy do udzielenia odpowiedzi na pytania zawarte w protokole, w celu objaśnienia projektu. Następnie sporządzany jest pełny protokół przeprowadzonego dialogu.

4. Instytucja zamawiająca podejmuje następnie decyzję o udzieleniu zamówienia, w której określa się imię i nazwisko lub nazwę wybranego kandydata, jego adres oraz uzasadnienie wyboru przez odniesienie do kryteriów wskazanych w ogłoszeniu o konkursie, w szczególności jeżeli wybór ten różni się od propozycji zawartych w opinii sądu konkursowego.

Artykuł 131

Dynamiczny system zakupów

(Artykuł 104 ust. 6 rozporządzenia finansowego)

1. Dynamiczny system zakupów jest w pełni elektronicznym procesem dokonywania bieżących zakupów, otwartym przez cały czas jego trwania dla każdego podmiotu gospodarczego, który spełnia kryteria wyboru. System ten może być podzielony na kategorie robót budowlanych, dostaw lub usług, które są obiektywnie zdefiniowane na podstawie cech zamówień, które będą udzielane w ramach danej kategorii. W takim przypadku kryteria wyboru muszą zostać określone dla każdej kategorii.

2. Instytucja zamawiająca wskazuje w dokumentach zamówienia charakter i szacowaną ilość przewidzianych zakupów, jak również wszelkie niezbędne informacje dotyczące dynamicznego systemu zakupów, wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz zasad i specyfikacji technicznych dotyczących połączenia.

3. Instytucja zamawiająca zapewnia każdemu podmiotowi gospodarczemu, w trakcie całego okresu ważności dynamicznego systemu zakupów, możliwość złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w systemie. Dokonuje ona oceny tych wniosków w terminie 10 dni roboczych od ich otrzymania. Termin ten może zostać przedłużony do 15 dni roboczych w uzasadnionych przypadkach. Instytucja zamawiająca może wydłużyć okres oceny, pod warunkiem że w tym czasie nie zostanie wystosowane żadne zaproszenie do składania ofert.

Instytucja zamawiająca informuje kandydata w najwcześniejszym możliwym terminie o dopuszczeniu lub niedopuszczeniu go do dynamicznego systemu zakupów.

4. Instytucja zamawiająca zaprasza wszystkich dopuszczonych kandydatów do udziału w systemie w ramach odpowiedniej kategorii do składania ofert w odpowiednim czasie. Instytucja zamawiająca zawiera umowę z oferentem, który przedstawił najkorzystniejszą ekonomicznie ofertę na podstawie kryteriów udzielenia zamówienia określonych w ogłoszeniu o zamówieniu. Kryteria te mogą, w stosownych przypadkach, zostać sformułowane bardziej precyzyjnie w zaproszeniu do składania ofert.

5. Instytucja zamawiająca wskazuje okres ważności dynamicznego systemu zakupów w ogłoszeniu o zamówieniu.

Dynamiczny system zakupów nie może obowiązywać dłużej niż cztery lata, z wyjątkiem szczególnych i należycie uzasadnionych przypadków. Instytucja zamawiająca nie może korzystać z tego systemu w celu uniemożliwiania, ograniczania lub naruszania konkurencji.

Artykuł 132

Dialog konkurencyjny

(Artykuł 104 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Instytucja zamawiająca określa swoje potrzeby i wymagania, kryteria udzielenia zamówienia oraz orientacyjny harmonogram w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumencie opisowym.

Udziela zamówienia oferentowi, który przedstawił ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie.

2. Instytucja zamawiająca podejmuje dialog z kandydatami, którzy spełniają kryteria wyboru, w celu identyfikacji i określenia najwłaściwszych środków do zaspokojenia swoich potrzeb. W ramach tego dialogu może ona omawiać wszystkie aspekty zamówienia z wybranymi kandydatami, ale nie może zmienić swoich potrzeb i wymogów ani kryteriów udzielenia zamówienia, jak przewidziano w ust. 1.

Instytucja zamawiająca zapewnia równe traktowanie wszystkich oferentów podczas prowadzenia dialogu i nie ujawnia rozwiązań proponowanych ani innych informacji poufnych udzielanych przez jednego z oferentów bez jego zgody na zrzeczenie się z prawa do poufności.

Dialog konkurencyjny może zostać podzielony na kolejne etapy w celu ograniczenia liczby rozwiązań, które mają zostać omówione, poprzez zastosowanie zapowiedzianych kryteriów udzielenia zamówienia, jeżeli taką możliwość przewidziano w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumencie opisowym.

3. Instytucja zamawiająca prowadzi dialog do momentu, gdy jest w stanie określić rozwiązanie lub rozwiązania, które mogą zaspokoić jej potrzeby.

Po poinformowaniu pozostałych oferentów o tym, że dialog dobiegł końca, instytucja zamawiająca zaprasza każdego z uczestników do złożenia ostatecznej oferty opierającej się na rozwiązaniu lub rozwiązaniach przedstawionych i określonych podczas dialogu. Oferty te zawierają wszystkie elementy wymagane i niezbędne do realizacji przedsięwzięcia.

Na wniosek instytucji zamawiającej te ostateczne oferty można wyjaśnić, uszczegółowić i zoptymalizować, o ile nie powoduje to znacznych zmian w ofercie lub dokumentach zamówienia.

Instytucja zamawiająca może negocjować z oferentem, który złożył ofertę zapewniającą najlepszą relację jakości do ceny, aby potwierdzić zobowiązania zawarte w ofercie, pod warunkiem że nie skutkuje to modyfikacją istotnych aspektów oferty ani nie stwarza ryzyka zakłócenia konkurencji bądź spowodowania dyskryminacji.

4. Instytucja zamawiająca może przewidzieć płatności dla uczestników dialogu.

Artykuł 133

Procedury międzyinstytucjonalne

(Artykuł 104a ust. 1 rozporządzenia finansowego)

W przypadku procedury międzyinstytucjonalnej jedna instytucja zamawiająca zarządza procedurą i późniejszą umową bezpośrednią lub umową ramową, działając w imieniu własnym oraz w imieniu pozostałych odnośnych instytucji zamawiających.

W ogłoszeniu o zamówieniu wskazuje się instytucje zamawiające, o których mowa w art. 104a ust. 1 rozporządzenia finansowego, zaangażowane w procedurę udzielania zamówień, instytucję odpowiedzialną za procedurę oraz całkowitą wielkość zamówień dla wszystkich instytucji zamawiających.

Artykuł 134

Zastosowanie procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu

(Artykuł 104 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

1. Kiedy instytucja zamawiająca stosuje procedurę negocjacyjną bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, przestrzega zasad negocjacji określonych w art. 104 ust. 4 rozporządzenia finansowego oraz w art. 128 ust. 5 niniejszego rozporządzenia.

Instytucja zamawiająca może korzystać z procedury negocjacyjnej niezależnie od wartości szacunkowej zamówienia, w następujących przypadkach:

a) jeżeli w następstwie zastosowania procedury otwartej lub ograniczonej, po zakończeniu tej procedury, nie złożono żadnej oferty bądź żadnej odpowiedniej oferty lub żadnego wniosku o dopuszczenie do udziału bądź żadnego odpowiedniego wniosku o dopuszczenie do udziału, jak przewidziano w ust. 2, pod warunkiem że pierwotne dokumenty zamówienia nie ulegają zasadniczym zmianom;

b) jeżeli roboty budowlane, dostawy lub usługi mogą zostać zrealizowane na warunkach określonych w ust. 3 wyłącznie przez jeden podmiot gospodarczy z jednego z następujących powodów:

(i) celem zamówienia jest stworzenie lub nabycie niepowtarzalnego dzieła sztuki lub wykonania artystycznego;

(ii) brak konkurencji ze względów technicznych;

(iii) konieczność zapewnienia ochrony praw wyłącznych, w tym praw własności intelektualnej;

c) w zakresie, w jakim jest to absolutnie niezbędne, jeżeli – ze względu na wystąpienie wyjątkowo pilnej konieczności spowodowanej wydarzeniami niemożliwymi do przewidzenia – terminy przewidziane w art. 152, 154 i 275 nie mogą być dotrzymane i gdy uzasadnienia takiej wyjątkowo pilnej konieczności nie można przypisać instytucji zamawiającej;

d) w przypadkach gdy zamówienie na usługi następuje po przeprowadzeniu konkursu i ma zostać udzielone zwycięzcy lub jednemu ze zwycięzców; w tym ostatnim przypadku wszyscy zwycięzcy muszą zostać zaproszeni do udziału w negocjacjach;

e) w odniesieniu do nowych usług lub robót budowlanych polegających na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych powierzonych podmiotowi gospodarczemu, któremu ta sama instytucja zamawiająca udzieliła pierwotnego zamówienia, pod warunkiem że takie usługi lub roboty budowlane pozostają w zgodności z podstawowym projektem, na który udzielono pierwotnego zamówienia po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu, z zastrzeżeniem warunków określonych w ust. 4;

f) w przypadku zamówień na dostawy:

(i) w odniesieniu do dodatkowych dostaw, których celem jest częściowa wymiana dostarczonych produktów lub instalacji, bądź zwiększenie bieżących dostaw lub rozbudowa istniejących instalacji, jeżeli zmiana dostawcy zobowiązywałaby instytucję zamawiającą do nabywania dostaw o innych właściwościach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i utrzymaniu; kiedy instytucje udzielają zamówień na własny rachunek, okres obowiązywania takich umów w sprawie zamówienia nie może przekraczać trzech lat;

(ii) jeżeli produkty wytwarzane są jedynie do celów badawczych, doświadczalnych, naukowych lub rozwojowych; takie zamówienia nie obejmują jednak produkcji masowej służącej osiągnięciu rentowności ekonomicznej lub pokryciu kosztów badań i rozwoju;

(iii) w odniesieniu do towarów notowanych i kupowanych na rynku towarowym;

(iv) w odniesieniu do zakupów dostaw na szczególnie korzystnych warunkach od podmiotu gospodarczego definitywnie likwidującego swoją działalność lub od likwidatorów w postępowaniu upadłościowym, w wyniku układu z wierzycielami lub podobnej procedury na mocy prawa krajowego;

g) w przypadku zamówień dotyczących nieruchomości po zbadaniu rynku lokalnego; h) w przypadku zamówień na dowolne z następujących usług:

(i) zastępstwa prawnego, wykonywanego przez prawnika w rozumieniu art. 1 dyrektywy Rady 77/249/EWG3 (¹³) w postępowaniu pojednawczym lub sądowym;

(ii) porad prawnych udzielanych w ramach przygotowywania dowolnego z postępowań, o których mowa powyżej, lub w przypadku gdy istnieją konkretne przesłanki i duże prawdopodobieństwo, że sprawa, której dotyczą porady, stanie się przedmiotem takich postępowań, pod warunkiem że porad tych udziela prawnik w rozumieniu art. 1 dyrektywy 77/249/EWG;

(iii) usług arbitrażowych i pojednawczych;

(iv) usług poświadczania i uwierzytelniania dokumentów, które to usługi muszą świadczyć notariusze;

i) w przypadku zamówień określonych jako tajne lub zamówień, których wykonaniu muszą towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa, zgodnie z obowiązującymi przepisami administracyjnymi, lub wówczas, gdy wymaga tego ochrona podstawowych interesów Unii, pod warunkiem że odnośnych podstawowych interesów nie można zabezpieczyć za pomocą innych środków; środki te mogą obejmować wymogi mające na celu ochronę poufnego charakteru informacji, które instytucja zamawiająca udostępnia w toku postępowania o udzielenie zamówienia;

j) w przypadku usług finansowych związanych z emisją, sprzedażą, zakupem lub zbyciem papierów wartościowych lub innych instrumentów finansowych w rozumieniu dyrektywy 2004/39/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (¹⁴), usług banku centralnego oraz operacji przeprowadzanych z Europejskim Instrumentem Stabilności Finansowej i Europejskim Mechanizmem Stabilności;

k) w przypadku pożyczek, bez względu na to, czy wiążą się one z emisją, sprzedażą, zakupem lub zbyciem papierów wartościowych lub innych instrumentów finansowych;

l) w przypadku zakupu publicznych sieci łączności oraz usług łączności elektronicznej w rozumieniu dyrektywy 2002/21/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (¹⁵);

m) w przypadku usług świadczonych przez organizację międzynarodową w sytuacji, kiedy nie może ona zgodnie ze swoim statutem lub aktem założycielskim uczestniczyć w procedurach konkurencyjnych.

2. Ofertę uznaje się za nieodpowiednią, jeżeli nie odnosi się ona do przedmiotu zamówienia, natomiast wniosek o dopuszczenie do udziału uznaje się za nieodpowiedni, jeżeli dany podmiot gospodarczy znajduje się w jednej z sytuacji skutkujących wykluczeniem na podstawie art. 106 ust. 1 rozporządzenia finansowego lub nie spełnia kryteriów wyboru.

3. Wyjątki wymienione w ust. 1 lit. b) ppkt (ii) i (iii) mają zastosowanie wyłącznie w przypadku, gdy nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem sztucznego zawężenia parametrów zamówienia przy jego określaniu.

4. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 lit. e), podstawowy projekt musi wskazywać zakres ewentualnych nowych usług lub robót budowlanych oraz warunki, na jakich zostaną one udzielone. Możliwość zastosowania procedury negocjacyjnej musi być wskazana już w chwili ogłoszenia podstawowego projektu, a całkowita szacunkowa wartość dalszych usług lub robót budowlanych musi zostać uwzględniona przy stosowaniu progów, o których mowa w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego lub art. 265 ust. 1 lit. a), art. 267 ust. 1 lit. a) lub art. 269 ust. 1 lit. a) niniejszego rozporządzenia, w dziedzinie działań zewnętrznych. Kiedy instytucje udzielają zamówień na własny rachunek, z procedury tej można skorzystać jedynie w okresie wykonywania pierwotnego zamówienia i nie później niż trzy lata po podpisaniu pierwotnej umowy.

Artykuł 135

Wykorzystanie procedury konkurencyjnej z negocjacjami lub dialogu konkurencyjnego

(Artykuł 104 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

1. Kiedy instytucja zamawiająca stosuje procedurę konkurencyjną z negocjacjami lub dialog konkurencyjny, przestrzega zasad negocjacji określonych w art. 104 ust. 4 rozporządzenia finansowego oraz w art. 128 ust. 5 niniejszego rozporządzenia. Instytucja zamawiająca może korzystać z tych procedur niezależnie od wartości szacunkowej zamówienia, w następujących przypadkach:

a) jeżeli w następstwie zastosowania procedury otwartej lub ograniczonej, po zakończeniu tej procedury złożono tylko oferty nieprawidłowe lub niedopuszczalne, zgodnie z definicją w ust. 2 i 3, pod warunkiem że pierwotne dokumenty zamówienia nie ulegają zasadniczym zmianom; od publikacji ogłoszenia o zamówieniu można odstąpić na warunkach określonych w ust. 4;

b) w odniesieniu do robót budowlanych, dostaw lub usług spełniających co najmniej jedno z następujących kryteriów:

(i) jeżeli potrzeby instytucji zamawiającej nie mogą zostać spełnione bez dostosowania łatwo dostępnego rozwiązania;

(ii) roboty budowlane, dostawy lub usługi obejmują rozwiązania projektowe lub innowacyjne;

(iii) zamówienie nie może zostać udzielone bez wcześniejszych negocjacji z uwagi na szczególne okoliczności dotyczące charakteru, stopnia złożoności lub struktury prawnej i finansowej zamówienia albo z uwagi na ryzyko związane z przedmiotem zamówienia;

(iv) jeżeli instytucja zamawiająca nie może ustalić specyfikacji technicznych w wystarczająco precyzyjny sposób poprzez odniesienie do określonej normy, jak określono w art. 139 ust. 3;

c) w przypadku koncesji;

d) w przypadku zamówień na usługi, o których mowa w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE;

e) w przypadku usług badawczych i rozwojowych innych niż te, które są objęte kodami CPV 73000000-2 do 73120000-9, 73300000-5, 73420000-2 i 73430000-5, chyba że korzyści z tych usług przypadają wyłącznie instytucji zamawiającej na potrzeby jej własnej działalności albo że całość wynagrodzenia za świadczoną usługę wypłaca instytucja zamawiająca;

f) w przypadku zamówień na usługi dotyczących nabycia, opracowania, produkcji lub koprodukcji materiałów do audycji przeznaczonych na potrzeby audiowizualnych lub radiowych usług medialnych zgodnie z definicją zawartą w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2010/13/UE (¹⁶) lub zamówień na czas antenowy lub dostarczanie audycji.

2. Ofertę uznaje się za nieprawidłową w każdym z następujących przypadków:

a) kiedy nie spełnia ona minimalnych wymagań określonych w dokumentach zamówienia;

b) kiedy nie spełnia ona wymagań dotyczących składania określonych w art. 111 ust. 4 rozporządzenia finansowego;

c) kiedy oferta zostaje odrzucona na podstawie art. 107 ust. 1 lit. b) lub c) rozporządzenia finansowego;

d) kiedy instytucja zamawiająca uznała ofertę za rażąco niską.

3.Ofertę uznaje się za niedopuszczalną w każdym z następujących przypadków:

a) jeżeli cena przekracza maksymalny budżet instytucji zamawiającej, ustalony i udokumentowany przed rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia;

b) jeżeli oferta nie spełnia minimalnych poziomów jakościowych na użytek kryteriów udzielenia zamówienia.

4. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 lit. a), instytucja zamawiająca nie jest zobowiązana do publikowania ogłoszenia o zamówieniu, jeżeli w procedurze konkurencyjnej z negocjacjami wezmą udział wszyscy oferenci, w przypadku których nie zachodzą przesłanki wykluczenia i którzy spełniają kryteria wyboru, z wyjątkiem tych, którzy złożyli ofertę uznaną za rażąco niską.

Artykuł 136

Procedura obejmująca zaproszenie do wyrażenia zainteresowania

(Artykuł 104 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku zamówień o wartości poniżej progów, o których mowa w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego lub w art. 265 ust. 1 lit. b) niniejszego rozporządzenia, i nie naruszając przepisów art. 134 i 135 niniejszego rozporządzenia, instytucja zamawiająca może skorzystać z zaproszenia do wyrażenia zainteresowania, aby:

a) dokonać wstępnego wyboru kandydatów, którzy mają zostać zaproszeni do składania ofert w odpowiedzi na przyszłe ograniczone zaproszenia do składania ofert; albo

b) stworzyć listę potencjalnych oferentów, którzy mają zostać zaproszeni do składania wniosków o dopuszczenie do udziału lub ofert.

2. Lista sporządzona w następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania jest ważna nie więcej niż cztery lata od dnia, w którym ogłoszenie, o którym mowa w art. 124 ust. 1, zostaje opublikowane.

Lista, o której mowa w akapicie pierwszym, może zawierać podlisty.

Każdy zainteresowany podmiot gospodarczy może wyrazić zainteresowanie w dowolnym momencie w okresie ważności listy, poza trzema ostatnimi miesiącami tego okresu.

3. W przypadkach gdy udzielone ma zostać zamówienie, instytucja zamawiająca zaprasza wszystkich kandydatów lub potencjalnych oferentów z odpowiedniej listy lub podlisty do:

a) złożenia oferty w przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. a); albo

b) w przypadku listy, o której mowa w ust. 1 lit. b), złożenia:

(i) ofert obejmujących dokumenty dotyczące kryteriów wykluczenia i wyboru; albo

(ii) dokumentów dotyczących kryteriów wykluczenia i wyboru oraz – na drugim etapie – ofert od tych, w przypadku których nie zachodzą przesłanki wykluczenia i którzy spełniają kryteria wyboru.

Artykuł 136a

Zamówienia o średniej wartości

(Artykuł 104 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

Zamówienie o średniej wartości, niższej od pułapów, o których mowa w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego, może zostać udzielone w wyniku procedury negocjacyjnej przy przestrzeganiu zasad negocjacji określonych w art. 104 ust. 4 rozporządzenia finansowego oraz w art. 128 ust. 5 niniejszego rozporządzenia. Do takich procedur zastosowanie mają art. 124 ust. 1 oraz art. 128 ust. 1 i 4 niniejszego rozporządzenia. Tylko kandydaci zaproszeni równocześnie i w formie pisemnej przez instytucję zamawiającą mogą składać wstępne oferty.

Artykuł 137

Zamówienia o niskiej wartości

(Artykuł 104 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Zamówienie o niskiej wartości, nieprzekraczającej 60 000 EUR, może zostać udzielone w wyniku procedury negocjacyjnej przy przestrzeganiu zasad negocjacji określonych w art. 104 ust. 4 rozporządzenia finansowego oraz w art. 128 ust. 5 niniejszego rozporządzenia. Do takich procedur zastosowanie mają art. 124 ust. 1 oraz art. 128 ust. 2 i 4 niniejszego rozporządzenia. Tylko kandydaci zaproszeni równocześnie i w formie pisemnej przez instytucję zamawiającą mogą składać wstępne oferty.

2. Zamówienie o bardzo niskiej wartości, nieprzekraczającej 15 000 EUR, może zostać udzielone w wyniku procedury negocjacyjnej przy przestrzeganiu zasad negocjacji określonych w art. 104 ust. 4 rozporządzenia finansowego oraz w art. 128 ust. 5 niniejszego rozporządzenia. Do takich procedur zastosowanie ma art. 128 ust. 3 niniejszego rozporządzenia. Tylko kandydaci zaproszeni równocześnie i w formie pisemnej przez instytucję zamawiającą mogą składać wstępne oferty.

3. Płatności kwot nieprzekraczających 1 000 EUR na pokrycie poszczególnych wydatków mogą być realizowane bezpośrednio na podstawie faktur, bez uprzedniej akceptacji oferty.

Artykuł 137a

Wstępne konsultacje rynkowe

(Artykuł 105 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. W celu przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych instytucja zamawiająca może, np. szukać lub korzystać z doradztwa niezależnych ekspertów lub władz albo podmiotów gospodarczych. Doradztwo to może być wykorzystane przy planowaniu i przeprowadzaniu postępowania o udzielenie zamówienia, pod warunkiem że tego rodzaju doradztwo nie powoduje zakłócenia konkurencji ani naruszenia zasad niedyskryminacji i przejrzystości.

2. Jeżeli podmiot gospodarczy doradza instytucji zamawiającej lub w inny sposób jest zaangażowany w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia, instytucja zamawiająca podejmuje odpowiednie środki określone w art. 142 w celu zagwarantowania, że udział danego podmiotu gospodarczego nie będzie zakłócał konkurencji.

Artykuł 138

Dokumenty zamówienia

(Artykuł 105 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Dokumenty zamówienia zawierają co najmniej następujące informacje:

a) w stosownych przypadkach ogłoszenie o zamówieniu lub innych środkach ogłaszania przewidzianych w art. 123–126;

b) zaproszenie do składania ofert;

c) specyfikację istotnych warunków zamówienia lub dokument opisowy w przypadku dialogu konkurencyjnego; zawierają one specyfikacje techniczne oraz odpowiednie kryteria;

d) projekt umowy oparty na wzorze umowy.

Przepis zawarty w akapicie pierwszym lit. d) nie ma zastosowania do przypadków, gdy z uwagi na wyjątkowe i należycie uzasadnione okoliczności nie można skorzystać z wzoru umowy.

2. Zaproszenie do składania ofert zawiera:

a) reguły dotyczące składania ofert, w tym w szczególności warunki zachowania ich poufności do momentu otwarcia, datę i godzinę zakończenia przyjmowania ofert oraz adres, na który muszą one zostać wysłane lub pod który muszą zostać doręczone, lub adres internetowy w przypadku składania ofert drogą elektroniczną;

b) informację, że złożenie oferty oznacza przyjęcie warunków określonych w dokumentach zamówienia oraz że złożenie oferty wiąże wykonawcę, któremu zamówienie zostaje udzielone, na czas wykonania zamówienia;

c) informację o okresie, przez który oferta pozostaje ważna i nie może być zmieniona pod żadnym względem;

d) zakaz wszelkich kontaktów między instytucją zamawiającą a oferentem w trakcie trwania procedury, poza wyjątkowymi przypadkami na warunkach określonych w art. 160, a w przypadku gdy przewiduje się wizytę na miejscu, określa się dokładne zasady dotyczące takiej wizyty;

e) informację o sposobach udokumentowania przestrzegania terminu składania ofert;

f) informację, że złożenie oferty oznacza zgodę na otrzymanie powiadomienia o wyniku procedury drogą elektroniczną.

3. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawiera:

a) kryteria wykluczenia i wyboru;

b) kryteria udzielenia zamówienia i ich względne znaczenie lub, jeżeli przypisanie względnego znaczenia nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, kryteria w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego, co ma także zastosowanie do ofert wariantowych, jeżeli dopuszczono je w ogłoszeniu o zamówieniu;

c) specyfikację techniczną, o której mowa w art. 139;

d) jeżeli dopuszcza się oferty wariantowe – minimalne wymagania, jakie muszą one spełnić;

e) informację, czy zastosowanie ma Protokół w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej lub, w stosownych przypadkach, konwencje wiedeńskie o stosunkach dyplomatycznych lub o stosunkach konsularnych;

f) informację o dowodach związanych z dostępem do zamówień, jak określono w art. 172 i 263;

g) w przypadku dynamicznych systemów zakupów lub katalogów elektronicznych – informacje dotyczące wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz technicznych rozwiązań i specyfikacji dotyczących połączenia.

4. Projekt umowy zawiera zapisy, które:

a) określają kary umowne za niezastosowanie się do jej klauzul;

b) określają szczegóły, które muszą być zawarte w fakturach lub w odpowiednich dokumentach potwierdzających, zgodnie z art. 102;

c) stanowią, że w przypadku gdy instytucje udzielają zamówień na własny rachunek, do zamówienia ma zastosowanie prawo unijne, uzupełnione, w razie potrzeby, przepisami krajowymi lub, w razie potrzeby w przypadku zamówień, o których mowa w art. 121 ust. 1, wyłącznie przepisy krajowe;

d) określają sąd właściwy do rozstrzygania sporów;

e) stanowią, że wykonawca ma obowiązek przestrzegać mających zastosowanie obowiązków w dziedzinie prawa ochrony środowiska, prawa socjalnego i prawa pracy, ustanowionych w przepisach unijnych, krajowych, układach zbiorowych bądź w przepisach międzynarodowego prawa ochrony środowiska, międzynarodowego prawa socjalnego i międzynarodowego prawa pracy wymienionych w załączniku X do dyrektywy 2014/24/UE;

f) określają, czy konieczne będzie przeniesienie praw własności intelektualnej;

g) stanowią, że podana cena jest wiążąca i nie podlega korekcie lub wskazują warunki lub wzory korekty cen w okresie obowiązywania umowy.

Na użytek akapitu pierwszego lit. g), jeżeli korekta cen jest zapisana w umowie, instytucja zamawiająca bierze pod uwagę w szczególności:

(i) przedmiot zamówienia oraz sytuację gospodarczą, w jakiej ma ono miejsce;

(ii) rodzaj zamówienia i zadań oraz czas ich trwania;

(iii) swój interes finansowy.

W przypadku umów podpisanych zgodnie z art. 134 ust. 1 lit. m) można odstąpić od przepisów zawartych w akapicie pierwszym lit. c) i d).

Artykuł 139

Specyfikacja techniczna

(Artykuł 105 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Specyfikacja techniczna zapewnia równy dostęp podmiotów gospodarczych do postępowań o udzielenie zamówienia i nie tworzy nieuzasadnionych przeszkód dla otwarcia zamówień na konkurencję.

Specyfikacja techniczna obejmuje cechy charakterystyczne wymagane w przypadku robót budowlanych, dostaw lub usług, w tym minimalne wymagania, odpowiadające przeznaczeniu zamierzonemu przez instytucję zamawiającą.

2. Cechy charakterystyczne, o których mowa w ust. 1, mogą obejmować odpowiednio:

a) poziomy jakości;

b) efektywność środowiskową i oddziaływanie na klimat;

c) w odniesieniu do zakupów, które przeznaczone są do użytku osób fizycznych – kryteria dostępności dla osób niepełnosprawnych lub dostosowanie do potrzeb wszystkich użytkowników, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków;

d) poziomy i procedury oceny zgodności;

e) efektywność lub wykorzystanie dostawy;

f) bezpieczeństwo lub wymiary, w tym, w przypadku dostaw – nazwę handlową i instrukcje obsługi, a dla wszystkich zamówień – terminologię, oznakowanie, testy i metody testowania, opakowanie, znakowanie i etykietowanie, procedury i metody produkcji;

g) w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane – procedury odnoszące się do zapewnienia jakości i zasady odnoszące się do sporządzania projektu i kosztorysu, warunki testowania, kontroli i odbioru obiektów budowlanych oraz metody lub techniki budowy oraz wszystkie inne warunki techniczne, które instytucja zamawiająca może określić na podstawie ogólnych i szczegółowych regulacji w odniesieniu do ukończonych obiektów budowlanych i materiałów lub części, z których są one wykonane.

3. Specyfikacje techniczne są sformułowane w jeden z następujących sposobów:

a) w kolejności preferencji poprzez odniesienie do norm europejskich, europejskich ocen technicznych, wspólnych specyfikacji technicznych, norm międzynarodowych, innych systemów referencji technicznych opracowanych przez europejskie organy normalizacyjne lub, w przypadku ich braku, do ich krajowych odpowiedników; każdemu odniesieniu towarzyszą słowa „lub równoważne”;

b) w kategoriach efektywności lub wymagań w zakresie funkcjonalności, w tym oddziaływania na środowisko, pod warunkiem że parametry są dostatecznie precyzyjne, aby umożliwić oferentom ustalenie przedmiotu zamówienia, a instytucji zamawiającej udzielenie zamówienia;

c) poprzez połączenie tych dwóch metod określonych w lit. a) i b).

4. W przypadku gdy instytucja zamawiająca korzysta z możliwości zastosowania odniesienia do specyfikacji technicznych, o których mowa w ust. 3 lit. a), nie może ona odrzucić oferty na podstawie faktu, iż nie jest ona zgodna ze specyfikacją, jeżeli oferent udowodni za pomocą dowolnych odpowiednich środków, że proponowane rozwiązanie w równoważnym stopniu spełnia wymagania określone w specyfikacjach technicznych.

5. W przypadku gdy instytucja zamawiająca korzysta z możliwości przewidzianej w ust. 3 lit. b) w zakresie sformułowania specyfikacji technicznych w kategoriach wymagań wydajnościowych lub funkcjonalnych, nie może ona odrzucić oferty zgodnej z normą krajową przenoszącą normę europejską, z europejską aprobatą techniczną, ze wspólną specyfikacją techniczną, z normą międzynarodową lub z systemami referencji technicznych ustanowionymi przez europejski organ normalizacyjny, jeżeli powyższe specyfikacje dotyczą wymagań wydajnościowych lub funkcjonalnych określonych przez tę instytucję zamawiającą.

Oferent musi udowodnić za pomocą dowolnych stosownych środków, że obiekt budowlany, dostawa lub usługa, które są zgodne z normą, spełniają wymagania wydajnościowe lub funkcjonalne określone przez instytucję zamawiającą.

6. W przypadku gdy instytucja zamawiająca zamierza dokonać zakupu robót budowlanych, dostaw lub usług o szczególnych cechach środowiskowych, społecznych lub innych, może ona wymagać określonej etykiety lub sformułować określone wymagania względem etykiety, pod warunkiem że spełnione są wszystkie następujące warunki:

a) wymogi dotyczące etykiety dotyczą wyłącznie kryteriów, które są związane z przedmiotem zamówienia, i są odpowiednie dla określenia cech zakupu;

b) wymogi dotyczące etykiety są oparte na kryteriach obiektywnie możliwych do sprawdzenia i niedyskryminacyjnych;

c) etykiety są przyjmowane w drodze otwartej i przejrzystej procedury, w której mogą uczestniczyć wszystkie odpowiednie podmioty;

d) etykiety są dostępne dla wszystkich zainteresowanych stron;

e) wymogi dotyczące etykiety są określane przez podmiot trzeci, na który podmiot gospodarczy ubiegający się o etykietę nie może wywierać decydującego wpływu.

Instytucja zamawiająca może wymagać od podmiotów gospodarczych przedstawienia, jako dowodu zgodności z dokumentami zamówienia, raportu z testów lub zaświadczenia wystawionego przez jednostkę oceniającą zgodność, akredytowaną zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 765/2008 (¹⁷), lub równoważną jednostkę oceniającą zgodność.

7. Instytucja zamawiająca akceptuje wszelkie odpowiednie dowody inne niż te, o których mowa w ust. 6, takie jak dokumentacja techniczna producenta, w przypadku gdy dany podmiot gospodarczy nie ma dostępu do zaświadczeń ani raportów z testów lub nie ma możliwości ich uzyskania ani też możliwości uzyskania określonej etykiety w odpowiednim terminie, z przyczyn, których nie można przypisać temu podmiotowi gospodarczemu, oraz pod warunkiem że dany podmiot gospodarczy dowiedzie, że wykonywane przez niego roboty budowlane, dostawy lub usługi spełniają wymogi określonej etykiety lub określone wymogi wskazane przez instytucję zamawiającą.

8. Jeżeli nie uzasadnia tego przedmiot zamówienia, specyfikacje techniczne nie zawierają odniesienia do konkretnej marki lub źródła, ani do szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretny podmiot gospodarczy, ani do znaku towarowego, patentu, typu bądź konkretnego pochodzenia lub produkcji, które to odniesienie mogłoby prowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania pewnych produktów lub podmiotów gospodarczych.

W wyjątkowych przypadkach dopuszcza się stosowanie takich odniesień, jeżeli niemożliwe jest opisanie przedmiotu zamówienia w wystarczająco szczegółowy i zrozumiały sposób. Takim odniesieniom towarzyszą słowa „lub równoważne”.

Artykuł 140

(uchylony).

Artykuł 141

Oświadczenie i dowód braku przesłanek do wykluczenia

(Artykuł 106 i 107 rozporządzenia finansowego)

1. Na użytek art. 106 ust. 10 rozporządzenia finansowego instytucja zamawiająca przyjmuje jednolity europejski dokument zamówienia, o którym mowa w dyrektywie 2014/24/UE lub – w przypadku jego braku – podpisane i opatrzone datą oświadczenie, w którym podmiot gospodarczy stwierdza, że nie znajduje się w żadnej z sytuacji, o których mowa w art. 106 ust. 1 i 4 oraz w art. 107 rozporządzenia finansowego, lub że dotyczy go jedna z sytuacji, o których mowa art. 106 ust. 7 lit. a) rozporządzenia finansowego.

Podmiot gospodarczy może ponownie wykorzystać jednolity europejski dokument zamówienia, który został już użyty we wcześniejszej procedurze, pod warunkiem że podmiot gospodarczy potwierdzi, iż informacje w nim zawarte są nadal prawidłowe.

W przypadku gdy instytucja zamawiająca ogranicza liczbę kandydatów na mocy art. 104 ust. 3 rozporządzenia finansowego, wszyscy kandydaci zobowiązani są dostarczyć dowody, o których mowa w ust. 3 niniejszego artykułu.

Opierając się na dokonanej przez siebie ocenie ryzyka, instytucja zamawiająca może zrezygnować z żądania jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia lub oświadczenia w przypadku:

a) procedur w odniesieniu do zamówień o bardzo niskiej wartości na mocy art. 137 ust. 2; albo

b) procedur dotyczących zamówień w dziedzinie działań zewnętrznych o wartości nieprzekraczającej 20 000 EUR, na mocy art. 265 ust. 1, art. 267 ust. 1 lub art. 269 ust. 1.

2. Zwycięski oferent musi w terminie wyznaczonym przez instytucję zamawiającą i przed podpisaniem umowy dostarczyć dowody, o których mowa w ust. 3, potwierdzające jednolity europejski dokument zamówienia lub oświadczenie, w przypadku:

a) zamówień udzielanych przez instytucje na własny rachunek, o wartości równej progom, o których mowa w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego, lub wyższej;

b) zamówień w dziedzinie działań zewnętrznych, o wartości równej progom określonym w art. 265 ust. 1 lit. a), art. 267 ust. 1 lit a) lub art. 269 ust. 1 lit a), lub wyższa.

3. Za wystarczający dowód potwierdzający, że podmiot gospodarczy, któremu ma zostać udzielone zamówienie, nie znajduje się w żadnej z sytuacji opisanych w art. 106 ust. 1 lit. a), c), d) lub f) rozporządzenia finansowego, instytucja zamawiająca uznaje aktualny wyciąg z rejestru sądowego lub – w razie jego braku – aktualny równoważny dokument, wystawiony przez organ sądowy lub administracyjny państwa siedziby, wskazujący, że wymogi te są spełnione.

Za wystarczający dowód potwierdzający, że podmiot gospodarczy nie znajduje się w żadnej z sytuacji opisanych w art. 106 ust. 1 lit. a) lub b) rozporządzenia finansowego, instytucja zamawiająca uznaje aktualne zaświadczenie wydane przez właściwy organ danego państwa.

Jeżeli zaświadczenie nie jest wydawane w danym państwie, podmiot gospodarczy może przedstawić oświadczenie złożone pod przysięgą przed organem sądowym lub notariuszem lub, jeżeli to niemożliwe, uroczyste oświadczenie, złożone przed organem administracyjnym lub właściwą organizacją zawodową w kraju siedziby.

4. Instytucja zamawiająca zwalnia podmiot gospodarczy z obowiązku przedstawienia dowodów, o których mowa w ust. 3, w przypadku organizacji międzynarodowych, jeżeli dowody te są dostępne w krajowej bazie danych nieodpłatnie lub zostały jej już wcześniej złożone w trakcie innego postępowania i pod warunkiem że od dnia wystawienia stosownych dokumentów nie upłynął więcej niż jeden rok oraz że dokumenty te są nadal ważne.

W takim przypadku podmiot gospodarczy składa oświadczenie, że wymagane dokumenty dowodowe zostały już przedłożone w ramach wcześniejszego postępowania, i potwierdza, że w jego sytuacji nie zaszły żadne zmiany.

Artykuł 142

Środki służące unikaniu zakłóceń konkurencji

(Artykuł 107 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

Środki, o których mowa w art. 107 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, obejmują przekazywanie pozostałym kandydatom lub oferentom istotnych informacji wymienianych w ramach lub w wyniku zaangażowania kandydata lub oferenta w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia oraz wyznaczanie odpowiednich terminów składania ofert.

Danego kandydata lub oferenta wyklucza się z udziału w procedurze wyłącznie w przypadku, gdy nie ma innego sposobu zapewnienia przestrzegania zasady równego traktowania.

Przed każdym takim wykluczeniem kandydaci lub oferenci muszą mieć możliwość udowodnienia, że ich zaangażowanie w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia nie jest w stanie zakłócić konkurencji.

Artykuł 143

Funkcjonowanie bazy danych na potrzeby systemu wczesnego wykrywania i wykluczenia

(Artykuł 108 ust. 1, 2, 3, 4 i 12 rozporządzenia finansowego)

W celu zapewnienia funkcjonowania bazy danych, o której mowa w art. 108 ust. 1 rozporządzenia finansowego, instytucje, urzędy, organy, agencje i podmioty, o których mowa w art. 108 ust. 2 lit. c), d) i e) rozporządzenia finansowego, wyznaczają upoważnione osoby.

W stosownych przypadkach te osoby upoważnione dostarczają informacje, o których mowa w art. 108 ust. 3 rozporządzenia finansowego. Osobom tym zapewnia się dostęp zgodnie z art. 108 ust. 4 i 12 rozporządzenia finansowego.

Osoby upoważnione już wyznaczone przez podmioty, o których mowa w art. 108 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego, mogą zgodnie z przepisami sektorowymi pełnić funkcję na użytek art. 108 ust. 12 rozporządzenia finansowego.

Informacje, jakich żąda się do podmiotów, o których mowa w art. 108 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego, są przekazywane wyłącznie przy pomocy systemu zarządzania nieprawidłowościami, który jest zautomatyzowanym systemem informacji stworzonym przez Komisję, wykorzystywanym obecnie do zgłaszania nadużyć finansowych i nieprawidłowości, zgodnie z przepisami sektorowymi.

[13] Na użytek art. 108 ust. 4 rozporządzenia finansowego informacje przekazane za pomocą tego zautomatyzowanego systemu informacji udostępnia się Komisji w bazie danych, o której mowa w art. 108 ust. 1 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 144

Panel

(Artykuł 108 ust. 6 rozporządzenia finansowego)

1. Przewodniczącego panelu wyznacza Komisja. Osoba ta jest wybierana spośród byłych członków Trybunału Obrachunkowego, Trybunału Sprawiedliwości lub byłych urzędników, którzy osiągnęli rangę przynajmniej dyrektora generalnego w instytucji unijnej innej niż Komisja. Osoba ta jest wybierana na podstawie kwalifikacji osobistych i zawodowych, szerokiego doświadczenia w zakresie kwestii prawnych i finansowych oraz udokumentowanych kompetencji, niezależności i uczciwości. Kadencja trwa pięć lat i nie ulega odnowieniu. Przewodniczący zostaje powołany w charakterze specjalnego doradcy w rozumieniu art. 5 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej.

Przewodniczący panelu przewodniczy wszystkim jego posiedzeniom. Osoba ta jest niezależna w wykonywaniu swoich obowiązków. Nie może ona znajdować się w sytuacji konfliktu interesów między obowiązkami, które pełni jako przewodniczący panelu, a innymi oficjalnymi obowiązkami.

2. Dwóch stałych członków wyznacza Komisja. Jeden dodatkowy członek reprezentuje instytucję zamawiającą, która zwróciła się z wnioskiem, i jest powoływany zgodnie z jej własnymi wewnętrznymi zasadami organizacji.

3. Stały sekretariat panelu zapewnia:

a) przygotowanie analizy informacji przedłożonych panelowi na mocy art. 108 ust. 8 lit. a) rozporządzenia finansowego;

b) kontakty z podmiotami gospodarczymi i innymi urzędnikami zatwierdzającymi na użytek art. 108 ust. 8 lit. b), c) i f) rozporządzenia finansowego;

c) prowadzenie repozytorium zaleceń przyjętych przez panel zgodnie z art. 108 ust. 5 rozporządzenia finansowego oraz decyzji podjętych przez instytucję zamawiającą zgodnie z art. 106 ust. 3 rozporządzenia finansowego;

d) scentralizowaną publikację zgodnie z art. 106 ust. 16 rozporządzenia finansowego.

4. Każdy członek panelu rozpatruje każdy zgłoszony przypadek zgodnie z zasadami i procedurami określonymi w niniejszym rozporządzeniu, rozporządzeniu finansowym oraz wszelkich innych obowiązujących zasadach ustanowionych przez Komisję. Przed powołaniem oraz w czasie pełnienia swojej funkcji każdy z członków panelu ma obowiązek niezwłocznie ujawnić wszelkie działania mogące stanowić konflikt interesów w rozumieniu art. 57 rozporządzenia finansowego i art. 32 niniejszego rozporządzenia. Członkowie panelu nie biorą udziału w rozpatrywaniu przypadku, w którym zachodzi faktyczny konflikt interesów.

5. Regulamin wewnętrzny panelu przyjmuje Komisja.

Artykuł 145

(uchylony).

Artykuł 146

Kryteria wyboru

(Artykuł 110 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Instytucja zamawiająca wskazuje w dokumentach zamówienia kryteria wyboru, minimalne poziomy zdolności oraz dokumenty wymagane do udowodnienia tej zdolności. Wszystkie wymagania muszą być związane z przedmiotem zamówienia i proporcjonalne do tego przedmiotu.

Instytucja zamawiająca określa w dokumentach zamówienia, w jaki sposób grupy podmiotów gospodarczych mają spełnić kryteria wyboru z uwzględnieniem ust. 6.

Jeżeli zamówienie jest podzielone na części, instytucja zamawiająca może określić minimalne poziomy zdolności dla każdej części. Może wyznaczyć dodatkowe minimalne poziomy zdolności w przypadku udzielenia kilku części zamówienia temu samemu wykonawcy.

2. W odniesieniu do zdolności do prowadzenia danej działalności zawodowej instytucja zamawiająca może wymagać, aby podmiot gospodarczy wypełniał przynajmniej jeden z poniższych warunków:

a) figurował w odpowiednim rejestrze zawodowym lub handlowym, przy czym nie dotyczy to organizacji międzynarodowych;

b) w przypadku zamówień na usługi – posiadał określone zezwolenie potwierdzające, że jest upoważniony do wykonania zamówienia w kraju swojej siedziby, lub aby był członkiem określonej organizacji zawodowej.

3. Przy otrzymywaniu wniosków o dopuszczenie do udziału lub ofert instytucja zamawiająca przyjmuje jednolity europejski dokument zamówienia lub – w przypadku jego braku – oświadczenie, w którym kandydat lub oferent stwierdza, że spełnia kryteria wyboru.

Instytucja zamawiająca może na dowolnym etapie postępowania zwrócić się do oferentów i kandydatów o przedłożenie uaktualnionego oświadczenia lub wszystkich bądź niektórych dokumentów potwierdzających, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu procedury.

Instytucja zamawiająca wymaga od kandydatów lub zwycięskich oferentów przedłożenia aktualnych dokumentów potwierdzających, chyba że już je otrzymała do celów innej procedury i pod warunkiem że dokumenty te są nadal aktualne, lub chyba że można uzyskać do nich nieodpłatnie dostęp w krajowej bazie danych.

4. Instytucja zamawiająca może na podstawie przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka zrezygnować z żądania dowodu potwierdzającego zdolności prawne, regulacyjne, finansowe, ekonomiczne, techniczne i zawodowe podmiotów gospodarczych w następujących przypadkach:

a) procedur dotyczących zamówień o średniej lub niskiej wartości, nieprzekraczającej wartości, o której mowa w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego, udzielanych przez instytucje na własny rachunek;

b) procedur dotyczących zamówień udzielanych w dziedzinie działań zewnętrznych, o wartości nieprzekraczającej progów, o których mowa w art. 265 ust. 1 lit. a), art. 267 ust. 1 lit a) lub art. 269 ust. 1 lit a).

Jeżeli instytucja zamawiająca rezygnuje z żądania udokumentowania zdolności prawnych, regulacyjnych, finansowych, ekonomicznych, technicznych i zawodowych podmiotów gospodarczych, zaliczki nie są wypłacane.

5. Podmiot gospodarczy może w stosownych przypadkach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia polegać na zdolnościach innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi powiązań. Musi on w takim przypadku udowodnić instytucji zamawiającej, że będzie dysponował zasobami niezbędnymi do wykonania zamówienia, przedstawiając stosowne zobowiązanie takich podmiotów.

W odniesieniu do kryteriów technicznych i zawodowych podmiot gospodarczy może polegać na zdolności innych podmiotów tylko wtedy, gdy te ostatnie zrealizują roboty budowlane lub usługi, w przypadku których takie zdolności są niezbędne.

Jeżeli podmiot gospodarczy polega na zdolności innych podmiotów w odniesieniu do kryteriów dotyczących zdolności ekonomicznej i finansowej, instytucja zamawiająca może wymagać od podmiotu gospodarczego i tych podmiotów solidarnej odpowiedzialności za wykonanie zamówienia.

Instytucja zamawiająca może zażądać informacji od oferenta na temat wszelkich części zamówienia, których wykonanie oferent ma zamiar zlecić w ramach podwykonawstwa, oraz informacji dotyczących tożsamości podwykonawców.

W przypadku robót budowlanych lub usług wykonywanych na obiekcie będącym pod bezpośrednim nadzorem instytucji zamawiającej instytucja zamawiająca wymaga od wykonawcy, by wskazał nazwę/imię i nazwisko, dane kontaktowe i upoważnionych przedstawicieli prawnych podwykonawców zaangażowanych w wykonanie zamówienia oraz powiadomił o wszelkich zmianach podwykonawców.

6. Instytucja zamawiająca sprawdza, czy podmioty, na których zdolności podmiot gospodarczy zamierza polegać, oraz przewidywani wykonawcy w sytuacji, gdy podwykonawcom powierzana jest znacząca część zamówienia, spełniają odpowiednie kryteria wyboru.

Instytucja zamawiająca wymaga, by podmiot gospodarczy zastąpił podmiot lub podwykonawcę, który nie spełnia stosownego kryterium wyboru.

7. W przypadku zamówień na roboty budowlane, zamówień na usługi oraz prac związanych z rozmieszczeniem lub instalacją w ramach zamówienia na dostawy instytucja zamawiająca może wymagać, aby określone kluczowe zadania były wykonywane bezpośrednio przez samego oferenta lub, w przypadku oferty złożonej przez grupę podmiotów gospodarczych, przez uczestnika tej grupy.

Artykuł 147

Zdolność ekonomiczna i finansowa

(Artykuł 110 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Aby zapewnić posiadanie przez podmioty gospodarcze zdolności ekonomicznej i finansowej niezbędnej do wykonania zamówienia, instytucja zamawiająca może w szczególności wymagać, aby:

a) podmioty gospodarcze miały określony minimalny roczny obrót, w tym określony minimalny obrót w obszarze objętym zamówieniem;

b) podmioty gospodarcze przedstawiły informacje na temat swoich rocznych sprawozdań finansowych wykazujących stosunek aktywów do zobowiązań;

c) podmioty gospodarcze posiadały odpowiednie ubezpieczenie z tytułu ryzyka zawodowego.

Na użytek akapitu pierwszego lit. a) minimalny roczny obrót nie przekracza dwukrotności szacunkowej rocznej wartości zamówienia, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków związanych z charakterem zakupu, które instytucja zamawiająca wyjaśnia w dokumentach zamówienia.

Na użytek akapitu pierwszego lit. b) instytucja zamawiająca wyjaśnia metody i kryteria związane z takim stosunkiem w dokumentach zamówienia.

2. W przypadku dynamicznych systemów zakupów maksymalny roczny obrót wyliczany jest na podstawie przewidywanej maksymalnej wielkości określonych zamówień, które mają zostać udzielone w ramach tego systemu.

3. Instytucja zamawiająca określa w dokumentach zamówienia dowody, jakie ma przedstawić podmiot gospodarczy, aby wykazać swoją zdolność ekonomiczną i finansową. Może w szczególności zażądać jednego z następujących dokumentów lub kilku z nich:

a) odpowiednich oświadczeń banków lub, w stosownych przypadkach, dowodów posiadania odpowiedniego ubezpieczenia z tytułu ryzyka zawodowego;

b) sprawozdań finansowych za okres trzech lat lub krótszy, w odniesieniu do których rachunki zostały zamknięte, lub wyciągów z takich sprawozdań;

c) oświadczenia o całkowitym obrocie podmiotu gospodarczego oraz, w stosownych przypadkach, obrocie w obszarze objętym zamówieniem za okres nie dłuższy niż ostatnie trzy lata obrotowe.

Jeżeli z jakiegokolwiek uzasadnionego powodu wykonawca nie może przedstawić dokumentów wymaganych przez instytucję zamawiającą, może udowodnić swoją zdolność ekonomiczną i finansową za pomocą dowolnego innego dokumentu, który instytucja zamawiająca uzna za odpowiedni.

Artykuł 148

Zdolność techniczna i zawodowa

(Artykuł 110 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Instytucja zamawiająca sprawdza, czy kandydaci lub oferenci spełniają minimalne kryteria wyboru dotyczące zdolności technicznej i zawodowej zgodnie z ust. 2–5.

2. Instytucja zamawiająca określa w dokumentach zamówienia dowody, jakie ma przedstawić podmiot gospodarczy, aby wykazać swoją zdolność techniczną i zawodową. Może zażądać jednego z następujących dokumentów lub kilku z nich:

a) w przypadku robót budowlanych, dostaw, które wymagają wykonania prac dotyczących rozmieszczenia lub instalacji, lub usług – dokumentów poświadczających wykształcenie i kwalifikacje zawodowe, umiejętności, doświadczenie i wiedzę fachową osób odpowiedzialnych za wykonanie;

b) wykazu:

(i) głównych usług świadczonych w ciągu ostatnich trzech lat oraz dostaw zrealizowanych w tym okresie, z podaniem kwot, dat oraz klientów, publicznych lub prywatnych, z załączonymi, na żądanie, oświadczeniami złożonymi przez klientów;

(ii) robót budowlanych wykonanych w ciągu ostatnich pięciu lat, wraz z zaświadczeniami zadowalającego wykonania najważniejszych robót budowlanych;

c) oświadczenia na temat wyposażenia technicznego, narzędzi lub urządzeń dostępnych podmiotowi gospodarczemu na potrzeby wykonania zamówienia na usługi lub na roboty budowlane;

d) opisu urządzeń technicznych oraz środków dostępnych podmiotowi gospodarczemu na potrzeby zapewnienia jakości oraz opisu dostępnego zaplecza naukowo-badawczego;

e) odniesienia do pracowników technicznych lub służb technicznych dostępnych podmiotowi gospodarczemu, w szczególności tych odpowiedzialnych za kontrolę jakości, niezależnie od tego, czy pracownicy ci zatrudnieni są bezpośrednio w tym podmiocie lub czy służby te stanowią jego bezpośrednią część;

f) w odniesieniu do dostaw: próbek, opisów lub autentycznych fotografii lub zaświadczeń sporządzonych przez oficjalne instytuty lub agencje kontroli jakości o uznanych kompetencjach, wyraźnie potwierdzających zgodność produktów przez odniesienie do specyfikacji technicznych lub norm;

g) w odniesieniu do robót budowlanych lub usług: oświadczenia o średniej liczbie osób zatrudnionych w skali rocznej przez podmiot gospodarczy w ciągu ostatnich trzech lat oraz o liczbie osób zajmujących kierownicze w tym okresie;

h) wskazania systemów zarządzania łańcuchem dostaw i śledzenia łańcucha dostaw, które to systemy podmiot gospodarczy będzie mógł zastosować podczas wykonywania zamówienia;

i) wskazania środków zarządzania środowiskiem, które wykonawca będzie mógł zastosować podczas wykonywania zamówienia.

Na użytek akapitu pierwszego lit. b) ppkt (i) w razie potrzeby, w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu konkurencji, instytucja zamawiająca może zaznaczyć, iż dowody dotyczące odpowiednich dostaw lub usług zrealizowanych bądź wykonanych ponad trzy lata wcześniej zostaną uwzględnione.

Na użytek akapitu pierwszego lit. b) ppkt (ii) w razie potrzeby, w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu konkurencji, instytucja zamawiająca może zaznaczyć, iż dowody dotyczące odpowiednich robót budowlanych zrealizowanych bądź wykonanych ponad pięć lat wcześniej zostaną uwzględnione.

3. W przypadku gdy dostawy lub usługi mają złożony charakter lub, wyjątkowo, mają szczególne przeznaczenie, dowody potwierdzające zdolności techniczne i zawodowe mogą być zapewnione poprzez kontrolę przeprowadzoną przez instytucję zamawiającą lub w jej imieniu przez właściwy organ urzędowy kraju, w którym podmiot gospodarczy ma siedzibę, z zastrzeżeniem zgody tego organu. Takie kontrole dotyczą zdolności technicznych i produkcyjnych dostawcy oraz, w razie potrzeby, jego zaplecza naukowo-badawczego i środków kontroli jakości.

4. Zwracając się o przedstawienie zaświadczeń sporządzonych przez niezależne organy, poświadczających, że podmiot gospodarczy spełnia określone normy w zakresie zapewniania jakości, w tym w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, instytucja zamawiająca odnosi się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiedniej serii norm europejskich, poświadczonych przez akredytowane jednostki. Przyjmuje ona także inne dowody dotyczące równoważnych środków z zakresu zapewniania jakości przedstawione przez podmiot gospodarczy, który w sposób oczywisty nie ma dostępu do takich zaświadczeń ani możliwości ich uzyskania w odpowiednim terminie z przyczyn, których nie można temu temu podmiotowi gospodarczemu przypisać, pod warunkiem że dowiedzie on, że proponowane środki z zakresu zapewnienia jakości są zgodne z wymaganymi normami zapewniania jakości.

5. Zwracając się o przedstawienie zaświadczeń sporządzonych przez niezależne organy, poświadczających, że podmiot gospodarczy spełnia wymogi określonych systemów lub norm zarządzania środowiskowego, instytucja zamawiająca odnosi się do unijnego systemu ekozarządzania i audytu lub do innych systemów zarządzania środowiskowego uznanych zgodnie z art. 45 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 (¹⁸) lub innych norm zarządzania środowiskowego opartych na odpowiednich normach europejskich lub międzynarodowych opracowanych przez akredytowane jednostki. W przypadku gdy dany podmiot gospodarczy w sposób oczywisty nie ma dostępu do takich zaświadczeń ani możliwości ich uzyskania w odpowiednim terminie z przyczyn, których nie można temu podmiotowi gospodarczemu przypisać, instytucja zamawiająca akceptuje także inne dowody dotyczące środków zarządzania środowiskowego, pod warunkiem że podmiot gospodarczy dowiedzie, że środki te są równoważne środkom wymaganym na mocy mającego zastosowanie systemu zarządzania środowiskowego lub obowiązującej normy.

6. Instytucja zamawiająca może uznać, że dany podmiot gospodarczy nie ma wymaganej zdolności zawodowej umożliwiającej wykonanie zamówienia na odpowiednim poziomie jakości, jeżeli ustaliła, że podmiot gospodarczy ma sprzeczne interesy, które mogą mieć negatywny wpływ na jego działanie.

Artykuł 149

Zasady i kryteria udzielania zamówień

(Artykuł 110 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

1. Kryteria jakościowe mogą obejmować takie elementy, jak: wartość techniczna, właściwości estetyczne i funkcjonalne, dostępność, projektowanie z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, cechy społeczne, środowiskowe i innowacyjne, proces produkcji, dostarczenia i sprzedaży oraz każdy inny konkretny proces na późniejszym etapie cyklu życia, organizacja personelu wyznaczonego do wykonania danego zamówienia, serwis posprzedażny, pomoc techniczna lub warunki dostawy takie, jak: termin dostawy, sposób dostawy oraz czas dostawy lub okres realizacji.

2. Instytucja zamawiająca określa w dokumentach zamówienia względne znaczenie, jakie przypisuje każdemu z kryteriów wybranych do celów ustalenia oferty najkorzystniejszej ekonomicznie, z wyjątkiem sytuacji, gdy stosuje metodę najniższej ceny. Znaczenie to może być wyrażone za pomocą przedziału z odpowiednią rozpiętością maksymalną.

Znaczenie przypisane kryterium ceny lub kosztu w stosunku do innych kryteriów nie może neutralizować kryterium ceny lub kosztu. Jeżeli przypisanie znaczenia nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, instytucja zamawiająca wskazuje kryteria w porządku od najbardziej do najmniej istotnego.

3. Instytucja zamawiająca może określić minimalne poziomy jakości. Oferty poniżej tych poziomów jakości są odrzucane.

4. Rachunek kosztów cyklu życia obejmuje w odpowiednim zakresie niektóre lub wszystkie poniższe koszty ponoszone w czasie cyklu życia produktu, usługi lub robót budowlanych:

a) koszty poniesione przez instytucję zamawiającą lub innych użytkowników, takie jak:

(i) koszty związane z nabyciem;

(ii) koszty użytkowania, takie jak zużycie energii i innych zasobów;

(iii) koszty utrzymania;

(iv) koszty związane z wycofaniem z eksploatacji, takie jak koszty zbiórki i recyklingu;

b) koszty przypisywane ekologicznym efektom zewnętrznym związane z robotami budowlanymi, dostawami lub usługami na przestrzeni ich cyklu życia, o ile ich wartość pieniężną można określić i zweryfikować.

5.W przypadku gdy instytucja zamawiająca szacuje koszty przy pomocy podejścia opartego na rachunku kosztów cyklu życia, określa w dokumentach zamówienia dane, które powinni przedstawić oferenci, oraz metodę, którą zastosuje do określenia kosztów cyklu życia na podstawie tych danych.

Metoda zastosowana do oszacowania kosztów przypisywanych ekologicznym efektom zewnętrznym musi spełniać następujące warunki:

a) jest oparta na kryteriach obiektywnie możliwych do zweryfikowania i niedyskryminacyjnych;

b) jest dostępna dla wszystkich zainteresowanych stron;

c) podmioty gospodarcze mogą dostarczyć wymagane dane uzasadnionym nakładem sił.

W stosownych przypadkach instytucja zamawiająca stosuje obowiązkowe wspólne metody kalkulacji kosztów cyklu życia przewidziane w załączniku XIII do dyrektywy 2014/24/UE.

Artykuł 150

Stosowanie aukcji elektronicznych

(Artykuł 110 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

1. Instytucja zamawiająca może stosować aukcje elektroniczne, w których przedstawiane są nowe, obniżane ceny lub nowe wartości dotyczące niektórych elementów ofert.

Instytucja zamawiająca organizuje aukcje elektroniczne w formie powtarzalnego procesu elektronicznego realizowanego po przeprowadzeniu wstępnej pełnej oceny ofert i umożliwiającego ich klasyfikację za pomocą metod automatycznej oceny.

2. W procedurach otwartych, ograniczonych lub konkurencyjnych z negocjacjami instytucja zamawiająca może postanowić, że udzielenie zamówienia publicznego zostanie poprzedzone aukcją elektroniczną, jeżeli można w sposób precyzyjny określić dokumenty zamówienia.

Aukcja elektroniczna może zostać przeprowadzona w przypadku ponownego poddania zamówienia procedurze konkurencyjnej z udziałem stron umowy ramowej, jak określono w art. 122 ust. 3 lit. b), oraz w przypadku otwarcia na konkurencję zamówień udzielanych w ramach dynamicznego systemu zakupów, o którym mowa w art. 131.

Aukcja elektroniczna oparta jest na jednej z metod udzielania zamówień określonych w art. 110 ust. 4 rozporządzenia finansowego.

3. Instytucja zamawiająca, która postanawia przeprowadzić aukcję elektroniczną, podaje tę informację w ogłoszeniu o zamówieniu.

Dokumenty zamówienia zawierają następujące informacje:

a) wartości aspektów, które będą przedmiotem aukcji elektronicznej, pod warunkiem że aspekty te są wymierne i można je przedstawić w postaci liczb lub wartości procentowych;

b) wszelkie ograniczenia co do wartości, które można zgłaszać, wynikające ze specyfikacji dotyczącej przedmiotu zamówienia;

c) informacje, które zostaną udostępnione oferentom podczas aukcji elektronicznej, a także w stosownych przypadkach termin ich udostępnienia;

d) odpowiednie informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej, w tym informację, czy aukcja elektroniczna zostanie podzielona na etapy i w jaki sposób zostanie zamknięta, jak określono w ust. 7;

e) warunki, na jakich oferenci będą mogli składać oferty, oraz, w szczególności, minimalne wysokości postąpień, które, w stosownych przypadkach, będą wymagane podczas składania oferty;

f) odpowiednie informacje na temat stosowanego sprzętu elektronicznego oraz zasad i specyfikacji technicznych dotyczących połączenia.

4. Wszyscy oferenci, którzy złożyli dopuszczalne oferty, zostają zaproszeni jednocześnie drogą elektroniczną do udziału w aukcji elektronicznej przy użyciu połączeń zgodnie z instrukcjami. W zaproszeniu określa się datę i godzinę rozpoczęcia aukcji elektronicznej.

Aukcja elektroniczna może odbywać się w kilku kolejnych etapach. Aukcja elektroniczna może rozpocząć się najwcześniej dwa dni robocze po dacie przesłania zaproszeń.

5. Do zaproszenia dołącza się również wynik pełnej oceny danej oferty.

Zaproszenie zawiera również wzór matematyczny, który stosowany jest podczas aukcji elektronicznej w celu automatycznego tworzenia kolejnych klasyfikacji na podstawie nowych podawanych cen lub wartości.

Wzór uwzględnia znaczenie wszystkich kryteriów ustalonych w celu określenia oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie, zgodnie z ogłoszeniem o zamówieniu. W związku z tym wszelkie przedziały sprowadza się jednak uprzednio do określonej wartości.

W przypadku dopuszczenia składania ofert wariantowych dla każdego wariantu podaje się odrębny wzór.

6. Na każdym etapie aukcji elektronicznej instytucja zamawiająca bezzwłocznie przekazuje wszystkim oferentom co najmniej te informacje, które pozwolą im ocenić w dowolnym momencie swoją pozycję w klasyfikacji. Może ona także, o ile wskazano wcześniej taką możliwość, przekazywać inne informacje dotyczące innych podawanych cen lub wartości, a także podać liczbę uczestników danego etapu aukcji. Na żadnym etapie aukcji elektronicznej nie może ona jednak ujawniać tożsamości oferentów.

7. Instytucja zamawiająca zamyka aukcję elektroniczną na jeden lub kilka z poniższych sposobów:

a) zgodnie z wcześniej określoną datą i godziną;

b) gdy przestaje otrzymywać nowe ceny lub nowe wartości odpowiadające wymogom dotyczącym minimalnych wartości postąpienia, pod warunkiem że określiła wcześniej dopuszczalny czas, jaki musi upłynąć od otrzymania ostatniego postąpienia do zamknięcia aukcji elektronicznej;

c) gdy osiągnięta zostanie wcześniej określona liczba etapów aukcji.

8. Po zamknięciu aukcji elektronicznej instytucja zamawiająca udziela zamówienia na podstawie wyników aukcji elektronicznej.

Artykuł 151

Rażąco niskie oferty

(Artykuł 110 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

1. Jeżeli w przypadku konkretnego zamówienia cena lub koszt podane w ofercie wydają się rażąco niskie, instytucja zamawiająca zobowiązana jest zwrócić się na piśmie do oferenta o podanie szczegółów dotyczących tych elementów ceny lub kosztu, które uważa za istotne, oraz umożliwić oferentowi przedstawienie swoich uwag.

Instytucja zamawiająca może w szczególności uwzględnić uwagi dotyczące:

a) ekonomiki procesu produkcyjnego, świadczenia usług lub metody budowy;

b) wybranych rozwiązań technicznych lub szczególnie korzystnych warunków dostępnych dla oferenta;

c) oryginalności oferty;

d) przestrzegania przez oferenta mających zastosowanie obowiązków w dziedzinie prawa ochrony środowiska, prawa socjalnego i prawa pracy;

e) przestrzegania przez podwykonawców mających zastosowanie obowiązków w dziedzinie prawa ochrony środowiska, prawa socjalnego i prawa pracy;

f) możliwości uzyskania przez oferenta pomocy państwa zgodnie z obowiązującymi przepisami.

2. Instytucja zamawiająca może odrzucić ofertę wyłącznie w przypadku, gdy dostarczone dowody nie uzasadniają w zadowalającym stopniu niskiego poziomu proponowanej ceny lub proponowanych kosztów.

Instytucja zamawiająca odrzuca ofertę, jeżeli stwierdza, że jest ona rażąco niska, ponieważ jest niezgodna z mającymi zastosowanie obowiązkami w dziedzinie prawa ochrony środowiska, prawa socjalnego i prawa pracy.

3. Jeżeli instytucja zamawiająca stwierdzi, że oferta jest rażąco niska ze względu na fakt otrzymania przez oferenta pomocy państwa, może odrzucić taką ofertę tylko na tej podstawie jedynie wówczas, gdy oferent nie jest w stanie udowodnić w odpowiednim czasie wyznaczonym przez instytucję zamawiającą, że pomoc ta była zgodna z zasadami rynku wewnętrznego w rozumieniu art. 107 TFUE.

Artykuł 152

Terminy składania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału

(Artykuł 111 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Instytucja zamawiająca określa terminy składania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału.

Podczas wyznaczania terminów instytucja zamawiająca uwzględnia złożoność zamówienia oraz czas potrzebny na sporządzenie ofert. W przypadku gdy oferty mogą zostać złożone jedynie po odbyciu wizyty na miejscu lub po zapoznaniu się na miejscu z dokumentami potwierdzającymi dokumenty zamówienia, terminy muszą być dłuższe niż terminy minimalne określone w niniejszym artykule.

Terminy przedłuża się o pięć dni w każdym z następujących przypadków:

a) instytucja zamawiająca nie oferuje bezpośredniego i bezpłatnego dostępu do dokumentów zamówienia drogą elektroniczną;

b) ogłoszenie o zamówieniu jest publikowane zgodnie z art. 125 ust. 2 lit. b).

2. W przypadku procedur otwartych termin składania ofert nie może być krótszy niż 37 dni od daty wysłania ogłoszenia o zamówieniu.

3. W przypadku procedur ograniczonych, dialogu konkurencyjnego, procedur konkurencyjnych z negocjacjami, dynamicznych systemów zakupów oraz partnerstw innowacyjnych termin składania ofert nie może być krótszy niż 32 dni od daty wysłania ogłoszenia o zamówieniu.

4. W przypadku procedur ograniczonych i procedur konkurencyjnych z negocjacjami termin składania ofert nie może być krótszy niż 30 dni od daty wysłania zaproszenia do składania ofert.

5. W przypadku dynamicznego systemu zakupów termin składania ofert nie może być krótszy niż 10 dni od daty wysłania zaproszenia do składania ofert.

6. W procedurach po zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania, o których mowa w art. 136 ust. 1, terminy przedstawiają się następująco:

a) termin składania ofert wynosi nie mniej niż 10 dni od daty wysłania zaproszenia do składania ofert w przypadku procedury, o której mowa w art. 136 ust. 1 lit. a) i art. 136 ust. 3 lit. b) ppkt (i);

b) termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału wynosi nie mniej niż 10 dni, a termin składania ofert – nie mniej niż 10 dni w przypadku procedury dwuetapowej, o której mowa w art. 136 ust. 3 lit. b) ppkt (ii).

7. Instytucja zamawiająca może skrócić o pięć dni termin składania ofert w przypadku procedury otwartej lub ograniczonej, jeżeli akceptuje składanie ofert drogą elektroniczną.

Artykuł 153

Dostęp do dokumentów zamówienia oraz termin dostarczenia dodatkowych informacji

(Artykuł 111 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Instytucja zamawiająca zapewnia bezpośredni i bezpłatny dostęp do dokumentów zamówienia drogą elektroniczną od daty publikacji ogłoszenia lub, w przypadku procedur bez ogłoszenia o zamówieniu lub na mocy art. 136, od daty wysłania zaproszenia do składania ofert.

W uzasadnionych przypadkach instytucja zamawiająca może przekazać dokumenty zamówienia przy pomocy innych określonych przez siebie środków, jeżeli bezpośredni dostęp drogą elektroniczną nie jest możliwy ze względów technicznych lub jeżeli dokumenty zamówienia zawierają informacje o charakterze poufnym. W takich sytuacjach zastosowanie ma art. 152 ust. 1 akapit trzeci, z wyjątkiem przypadków pilnych, jak przewidziano w art. 154 ust. 1.

Instytucja zamawiająca może nakładać na wykonawców wymogi mające na celu ochronę poufnego charakteru informacji zawartych w dokumentach zamówienia. Informuje ona o tych wymogach, a także o sposobach uzyskania dostępu do dokumentów zamówienia.

2. Instytucja zamawiająca jak najszybciej dostarcza dodatkowe informacje związane z dokumentami zamówienia równocześnie i w formie pisemnej wszystkim zainteresowanym podmiotom gospodarczym.

Instytucja zamawiająca nie jest zobowiązana do odpowiedzi na wnioski o przekazanie dodatkowych informacji złożone później niż sześć dni roboczych przed upływem terminu składania ofert.

3. Instytucja zamawiająca przedłuża termin składania ofert w następujących przypadkach:

a) gdy nie dostarczyła dodatkowych informacji najpóźniej sześć dni przed upływem terminu przewidzianego na składanie ofert, mimo że podmiot gospodarczy wystąpił o nie w odpowiednim terminie;

b) gdy w dokumentach zamówienia wprowadziła istotne zmiany.

Artykuł 154

Terminy mające zastosowanie w przypadkach pilnych

(Artykuł 111 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Jeżeli ze względu na należycie uzasadnioną pilną potrzebę nie mogą być zachowane minimalne terminy ustanowione w art. 152 ust. 2 i art. 152 ust. 3 w odniesieniu do procedur otwartych lub ograniczonych, instytucja zamawiająca może ustalić następujące terminy:

a) termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału lub ofert w procedurach otwartych, wynoszący nie mniej niż 15 dni od daty wysłania ogłoszenia o zamówieniu;

b) termin składania ofert w procedurach ograniczonych, wynoszący nie mniej niż 10 dni od daty wysłania zaproszenia do składania ofert.

2. W przypadkach pilnych termin określony w art. 153 ust. 2 akapit pierwszy i w art. 153 ust. 3 lit. a) wynosi cztery dni.

Artykuł 155

Zasady składania ofert

(Artykuł 111 ust. 1 i 2 rozporządzenia finansowego)

1. Zasady składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału są określane przez instytucję zamawiającą, która może wybrać wyłączny sposób składania ofert lub wniosków.

Wybrane środki komunikacji gwarantują spełnienie następujących warunków:

a) każda złożona oferta i każdy złożony wniosek zawiera wszelkie informacje niezbędne do jej lub jego oceny;

b) integralność danych zostaje zachowana;

c) poufność ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału zostaje zachowana, a instytucja zamawiająca zapoznaje się z tymi ofertami i wnioskami o dopuszczenie do udziału dopiero po upływie terminu przewidzianego na ich składanie;

d) zapewniona jest ochrona danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

2. Z wyjątkiem zamówień o wartości poniżej progów określonych w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego, urządzenia do elektronicznego przyjmowania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału gwarantują, poprzez środki techniczne i odpowiednie procedury, że:

a) tożsamość podmiotu gospodarczego może być potwierdzona w sposób pewny;

b) możliwe jest precyzyjne określenie dokładnego czasu i dnia otrzymania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału;

c) możliwe jest w praktyce dopilnowanie, aby przed upływem określonych terminów nikt nie uzyskał dostępu do danych przesyłanych zgodnie z tymi wymaganiami;

d) jedynie osoby uprawnione mogą ustalać lub zmieniać daty otwarcia przesłanych danych;

e) podczas poszczególnych etapów procedury udzielania zamówień dostęp do wszystkich przedłożonych danych mogą mieć jedynie osoby uprawnione i tylko te osoby mogą udzielać dostępu do danych potrzebnych do przeprowadzenia procedury;

f) możliwe jest w praktyce zapewnienie wykrycia wszelkich prób naruszenia warunków określonych w lit. a)–e).

3. W przypadku gdy instytucja zamawiająca zezwala na składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału drogą elektroniczną, przyjmuje się, że dokumenty elektroniczne przedłożone za pośrednictwem tego systemu są oryginałami.

4. W przypadku gdy składanie ofert lub wniosków odbywa się w formie listownej, oferenci lub kandydaci mogą składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału:

a) albo za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej; w takim przypadku dowodem jest stempel pocztowy lub data na potwierdzeniu nadania;

b) albo dostarczają je do siedziby instytucji zamawiającej osobiście lub przez pośrednika; w takim przypadku dowodem jest potwierdzenie odbioru.

5. Przy składaniu ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału kandydaci lub oferenci wyrażają zgodę na otrzymywanie powiadomień o wyniku procedury drogą elektroniczną.

Artykuł 155a

Katalogi elektroniczne

(Artykuł 111 ust. 7 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku gdy wymagane jest stosowanie elektronicznych środków komunikacji, instytucja zamawiająca może wymagać przedstawienia ofert w formie katalogu elektronicznego lub dołączenia katalogu elektronicznego do oferty.

2. W przypadku gdy przedstawienie ofert w formie katalogów elektronicznych jest akceptowane lub wymagane, instytucja zamawiająca:

a) stwierdza to w ogłoszeniu o zamówieniu;

b) wskazuje w dokumentach zamówienia wszelkie niezbędne informacje dotyczące formatu, wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz technicznych warunków i specyfikacji połączenia dotyczących katalogu.

3. W przypadku gdy po złożeniu ofert w postaci katalogów elektronicznych zawarto umowę ramową z wieloma podmiotami gospodarczymi, instytucja zamawiająca może postanowić, że ponowne poddanie konkretnych zamówień procedurze konkurencyjnej odbywa się w oparciu o zaktualizowane katalogi z wykorzystaniem jednej z następujących metod:

a) instytucja zamawiająca zaprasza wykonawców do ponownego złożenia katalogów elektronicznych, dostosowanych do wymagań danego zamówienia;

b) instytucja zamawiająca powiadamia wykonawców, że z katalogów elektronicznych, które zostały już złożone, zamierza pobrać informacje potrzebne do sporządzenia ofert dostosowanych do wymagań danego zamówienia, pod warunkiem że o stosowaniu tej metody poinformowano w dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej.

4. W przypadku gdy instytucja zamawiająca stosuje metodę określoną w ust. 3 lit. b), powiadamia ona wykonawców o dacie i godzinie, kiedy zamierza pobrać informacje potrzebne do sporządzenia ofert dostosowanych do wymagań konkretnego zamówienia oraz zapewnia wykonawcom możliwość odmówienia zgody na takie pobranie informacji.

Instytucja zamawiająca zapewnia wystarczający czas między powiadomieniem a faktycznym pobraniem informacji.

Przed udzieleniem danego zamówienia instytucja zamawiająca przedstawia danemu wykonawcy pobrane informacje, aby dać mu możliwość zakwestionowania lub potwierdzenia, że tak sporządzona oferta nie zawiera żadnych istotnych błędów.

Artykuł 156

Wadium

(Artykuł 111 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

1. Instytucja zamawiająca może zażądać wadium, które wnosi się zgodnie z art. 163, stanowiącego 1–2 % całkowitej wartości zamówienia.

2. Instytucja zamawiająca zatrzymuje wadium, jeżeli oferta zostaje wycofana przed podpisaniem umowy.

Instytucja zamawiająca zwalnia wadium:

a) w przypadku oferentów odrzuconych ze względów, o których mowa w art. 159 ust. 2 lit. b), oraz ofert odrzuconych ze względów, o których mowa w art. 159 ust. 2 lit. c), po informacji o wyniku procedury;

b) w przypadku ofert sklasyfikowanych w sposób, o którym mowa w art. 159 ust. 2 lit. e), przy podpisaniu umowy.

Artykuł 157

Otwarcie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału

(Artykuł 111 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

1. W procedurach otwartych upoważnieni przedstawiciele oferentów mogą uczestniczyć w sesji otwarcia ofert.

2. W przypadku gdy wartość zamówienia jest równa progom określonym w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego lub wyższa, właściwy urzędnik zatwierdzający powołuje komisję do otwierania ofert. Urzędnik zatwierdzający może odstąpić od tego obowiązku na podstawie analizy ryzyka przy ponownym poddaniu zamówienia procedurze konkurencyjnej pomiędzy stronami umowy ramowej oraz w przypadkach określonych w art. 134 ust. 1 niniejszego rozporządzenia, z wyjątkiem tych, o których mowa w lit. d) i g) tego artykułu.

Komisja otwierająca składa się z co najmniej dwóch osób, reprezentujących co najmniej dwie jednostki organizacyjne zainteresowanej instytucji, niemających między sobą żadnych powiązań hierarchicznych. W celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów osoby te podlegają obowiązkom ustanowionym w art. 57 rozporządzenia finansowego.

W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72 niniejszego rozporządzenia, lub pojedynczych jednostek w państwie członkowskim, w których nie ma odrębnych struktur, wymóg dotyczący jednostek organizacyjnych bez powiązań hierarchicznych nie ma zastosowania.

3. W przypadku międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień komisję otwierającą powołuje właściwy urzędnik zatwierdzający z instytucji odpowiedzialnej za daną procedurę udzielania zamówień.

4. Instytucja zamawiająca weryfikuje i zapewnia wszelkimi odpowiednimi metodami integralność oryginalnej oferty, w tym oferty finansowej oraz dowodów potwierdzających datę i godzinę jej otrzymania, jak przewidziano w art. 155 ust. 2 i 4.

5. W procedurach otwartych, kiedy zamówienie jest udzielane przy zastosowaniu metody najniższej ceny lub najniższego kosztu zgodnie z art. 110 ust. 4 rozporządzenia finansowego, ceny podane w ofertach spełniających wymogi są ogłaszane.

6. Pisemny protokół otwarcia otrzymanych ofert jest podpisywany przez osobę lub osoby odpowiedzialne za otwieranie lub przez członków komisji otwierającej. Wymienia się w nim oferty, które spełniają wymogi art. 155 oraz oferty które ich nie spełniają, oraz podaje podstawy odrzucenia ofert, jak określono w art. 111 ust. 4 rozporządzenia finansowego. Protokół można podpisać w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednią identyfikację osoby składającej podpis.

Artykuł 158

Ocena ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału

(Artykuł 111 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

1. Właściwy urzędnik zatwierdzający powołuje komisję oceniającą, aby wydawała ona opinie doradcze w sprawie zamówień o wartości równej progom, o których mowa w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego, lub wyższej. Urzędnik zatwierdzający może odstąpić od tego obowiązku na podstawie analizy ryzyka przy ponownym poddaniu zamówienia procedurze konkurencyjnej pomiędzy stronami umowy ramowej oraz w przypadkach określonych w art. 134 ust.1 lit. c), lit. e), lit. f) ppkt (i), lit. f) ppkt (iii) i lit. h).

Właściwy urzędnik zatwierdzający może jednak zdecydować, że komisja oceniająca będzie oceniać i klasyfikować oferty jedynie według kryteriów udzielania zamówień, a ocena ofert pod kątem kryteriów wykluczenia i wyboru zostanie dokonana przy użyciu innych właściwych środków gwarantujących brak konfliktu interesów.

2. Komisja oceniająca składa się z co najmniej trzech osób, reprezentujących co najmniej dwie jednostki organizacyjne instytucji lub organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, niemających między sobą żadnych powiązań hierarchicznych, z których co najmniej jedna nie podlega właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu.

W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72, lub pojedynczych jednostek w państwie członkowskim, w których nie ma odrębnych struktur, wymóg dotyczący jednostek organizacyjnych bez powiązań hierarchicznych nie ma zastosowania.

Decyzją właściwego urzędnika zatwierdzającego komisję mogą wspierać eksperci zewnętrzni.

Właściwy urzędnik zatwierdzający zapewnia wywiązywanie się osób zaangażowanych w ocenę, w tym ekspertów zewnętrznych, z obowiązków określonych w art. 57 rozporządzenia finansowego.

3. W przypadku międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień komisję oceniającą powołuje właściwy urzędnik zatwierdzający z instytucji odpowiedzialnej za daną procedurę udzielania zamówień. Skład komisji oceniającej w miarę możliwości odzwierciedla międzyinstytucjonalny charakter danej procedury udzielania zamówień.

4. Wnioski o dopuszczenie do udziału i oferty, które są odpowiednie zgodnie z 134 ust. 2 oraz nie są nieprawidłowe i niedopuszczalne na podstawie art. 135 ust. 2 i 3, uznaje się za dopuszczalne.

Artykuł 159

Wyniki oceny i decyzja o udzieleniu zamówienia

(Artykuł 113 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Wynikiem oceny jest sprawozdanie z oceny zawierające propozycję udzielenia zamówienia. Sprawozdanie z oceny jest opatrzone datą i podpisane przez osobę lub osoby, które przeprowadziły ocenę, lub przez członków komisji oceniającej. Sprawozdanie można podpisać w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednią identyfikację osoby składającej podpis.

W przypadku gdy komisji oceniającej nie upoważniono do weryfikacji ofert pod kątem kryteriów wykluczenia i wyboru, sprawozdanie z oceny podpisują także osoby, które zostały do tego upoważnione przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

2. Sprawozdanie z oceny zawiera:

a) nazwę i adres instytucji zamawiającej, przedmiot i wartość zamówienia lub przedmiot i maksymalną wartość umowy ramowej;

b) imiona i nazwiska lub nazwy odrzuconych kandydatów lub oferentów oraz powody ich odrzucenia z odniesieniem do jednej z sytuacji określonych w art. 107 rozporządzenia finansowego lub kryteriów wyboru;

c) odniesienia do ofert odrzuconych oraz powody ich odrzucenia z nawiązaniem do:

(i) niespełnienia minimalnych wymagań, jak określono w art. 110 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego;

(ii) nieosiągnięcia minimalnych poziomów jakościowych określonych w art. 149 ust. 3 niniejszego rozporządzenia;

(iii) uznania ofert za rażąco niskie, o czym mowa w art. 151 niniejszego rozporządzenia;

d) nazwy/imiona i nazwiska wybranych kandydatów lub oferentów oraz powody ich wyboru;

e) nazwy/imiona i nazwiska oferentów, którzy mają zostać sklasyfikowani na podstawie uzyskanych wyników i ich uzasadnienia;

f) nazwy/imiona i nazwiska proponowanych kandydatów lub zwycięskiego oferenta oraz powody ich wyboru;

g) informację o części zamówienia lub umowy ramowej, jaką proponowany wykonawca zamierza zlecić osobom trzecim, jeżeli jest ona znana.

3. Instytucja zamawiająca podejmuje następnie decyzję, podając co najmniej następujące informacje:

a) zatwierdzenie sprawozdania z oceny zawierającego wszystkie informacje wymienione w ust. 2, uzupełnione o następujące informacje:

(i) nazwę/imię i nazwisko zwycięskiego oferenta oraz powody takiego wyboru poprzez odniesienie do podanych wcześniej kryteriów wyboru i udzielenia zamówienia, w tym, w stosownych przypadkach, powody niezastosowania się do zalecenia zawartego w sprawozdaniu z oceny;

(ii) w przypadku procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji, procedury konkurencyjnej z negocjacjami lub dialogu konkurencyjnego – okoliczności, o których mowa w art. 134, 135 i 266, uzasadniające ich zastosowanie;

b) w stosownych przypadkach – powody, dla których instytucja zamawiająca postanowiła zrezygnować z udzielenia zamówienia.

4. Urzędnik zatwierdzający może połączyć treść sprawozdania z oceny i decyzji o udzieleniu zamówienia w jeden dokument i podpisać go w następujących przypadkach:

a) procedur o wartości poniżej progów określonych w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego, jeżeli wpłynęła tylko jedna oferta;

b) przy ponownym poddaniu zamówienia procedurze konkurencyjnej pomiędzy stronami umowy ramowej, jeżeli nie powołano komisji oceniającej;

c) w przypadkach określonych w art. 134 ust.1 lit. c), lit. e), lit. f) ppkt (i), lit f) ppkt (iii) oraz lit. h), jeżeli nie powołano komisji oceniającej.

5. W przypadku międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień decyzję, o której mowa w ust. 3, podejmuje właściwa instytucja zamawiająca odpowiedzialna za daną procedurę udzielania zamówień.

Artykuł 160

Kontakty między instytucjami zamawiającymi a kandydatami lub oferentami

(Artykuł 112 rozporządzenia finansowego)

1. Kontakty między instytucją zamawiającą a kandydatami lub oferentami w czasie trwania postępowania o udzielenie zamówienia mogą mieć miejsce, na zasadzie wyjątku, na warunkach określonych w ust. 2 i 3.

2. Przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału lub ofert instytucja zamawiająca może przekazać informacje dodatkowe zgodnie z art. 153 ust. 2:

a) na wniosek kandydatów lub oferentów – wyłącznie w celu wyjaśnienia dokumentów zamówienia;

b) z własnej inicjatywy – jeżeli wykryje błąd, brak dokładności, pominięcie lub inny rodzaj błędu pisarskiego w tekście dokumentów zamówienia.

3. W każdym przypadku nawiązania kontaktu oraz w należycie uzasadnionych przypadkach nienawiązania kontaktu, o których mowa w art. 96 rozporządzenia finansowego, odnotowuje się ten fakt w aktach dotyczących procedury.

Artykuł 161

Informacje dla kandydatów i oferentów

(Artykuł 113 ust. 2 i 3 rozporządzenia finansowego)

1. Instytucja zamawiająca jednocześnie i indywidualnie zawiadamia drogą elektroniczną wszystkich kandydatów lub oferentów o podjętych decyzjach dotyczących wyniku procedury możliwie jak najszybciej po każdym z następujących etapów:

a) po fazie otwarcia w przypadkach, o których mowa w art. 111 ust. 4 rozporządzenia finansowego;

b) po podjęciu decyzji na podstawie kryteriów wykluczenia i wyboru w postępowaniach o udzielenie zamówienia podzielonych na dwa oddzielne etapy;

c) po podjęciu decyzji o udzieleniu zamówienia.

W każdym przypadku instytucja zamawiająca wskazuje powody, dla których wniosek o dopuszczenie do udziału lub oferta nie zostały przyjęte, oraz dostępne środki ochrony prawnej.

Powiadamiając zwycięskiego oferenta, instytucja zamawiająca wskazuje, że decyzja będąca przedmiotem powiadomienia nie stanowi zobowiązania dla tej instytucji.

2. Instytucja zamawiająca przekazuje informacje, o których mowa w art. 113 ust. 3 rozporządzenia finansowego, jak najszybciej, a w każdym razie w ciągu 15 dni od otrzymania wniosku na piśmie. Kiedy instytucja zamawiająca udziela zamówienia na własny rachunek, korzysta ze środków elektronicznych. Oferent może także przesłać wniosek drogą elektroniczną.

3. Kiedy instytucja zamawiająca komunikuje się drogą elektroniczną, informacje uznaje się za otrzymane przez kandydatów lub oferentów, jeżeli instytucja zamawiająca może udowodnić, że wysłała je na adres elektroniczny podany w ofercie lub we wniosku o dopuszczenie do udziału.

W takich przypadkach informacje uznaje się za otrzymane przez kandydatów lub oferentów w dniu ich wysłania przez instytucję zamawiającą.

Artykuł 162

(uchylony).

Sekcja 4

Wykonanie zamówienia, zabezpieczenia i działania naprawcze

Artykuł 163

Zabezpieczenia

(Artykuł 115 rozporządzenia finansowego)

[14] 1. Jeżeli instytucja zamawiająca postanowi zażądać zabezpieczenia, ma obowiązek poinformować o tym w dokumentach zamówienia.

2. W przypadku gdy wykonawcy są zobowiązani do wniesienia zabezpieczenia, musi ono opiewać na taką kwotę i obejmować taki okres, które wystarczają do jego uruchomienia.

3. Zabezpieczenie wystawia bank lub upoważniona instytucja finansowa uznawane przez instytucję zamawiającą. Może ono zostać zastąpione solidarną gwarancją osoby trzeciej, jeśli wyrazi na to zgodę instytucja zamawiająca.

Zabezpieczenie jest denominowane w euro.

Jego skutkiem jest udzielenie przez bank lub instytucję finansową lub osobę trzecią nieodwołalnego zabezpieczenia, lub występowanie przez te podmioty lub osoby w charakterze odpowiadającego w pierwszej kolejności poręczyciela zobowiązań wykonawcy.

Artykuł 164

Zabezpieczenia płatności zaliczkowych

(Artykuł 115 rozporządzenia finansowego)

1. Instytucja zamawiająca, stwierdziwszy konieczność płatności zaliczkowych, przed rozpoczęciem procedury udzielania zamówień ocenia ryzyko związane z płatnościami zaliczkowymi ze szczególnym uwzględnieniem następujących kryteriów:

a) wartości szacunkowej zamówienia;

b) jego przedmiotu;

c) jego okresu trwania oraz tempa;

d) struktury rynku.

2. Zabezpieczenie nie jest wymagane w odniesieniu do zamówień o niskiej wartości, o których mowa w art. 137 ust. 1.

Zabezpieczenie jest zwalniane po odliczeniu płatności zaliczkowych od płatności okresowych lub płatności salda dokonanych na rzecz wykonawcy, zgodnie z warunkami umowy.

Artykuł 165

Zabezpieczenie należytego wykonania

(Artykuł 115 rozporządzenia finansowego)

1. W poszczególnych przypadkach i w oparciu o wstępną analizę ryzyka instytucja zamawiająca może zażądać zabezpieczenia należytego wykonania w celu zapewnienia przestrzegania znaczących zobowiązań umownych przez wykonawcę.

2. Kwota zabezpieczenia należytego wykonania wynosi maksymalnie 10 % całkowitej wartości zamówienia.

3. Zabezpieczenia może zostać w całości zwolnione po końcowym odbiorze robót budowlanych, dostaw lub złożonych usług w terminie, który zostanie określony w umowie z zastrzeżeniem przepisów art. 92 ust. 1 rozporządzenia finansowego. Może one zostać zwolnione w całości lub w części po tymczasowym odbiorze robót budowlanych, dostawy lub złożonych usług.

Artykuł 165a

Gwarancja środków zatrzymanych

(Artykuł 115 rozporządzenia finansowego)

1. W poszczególnych przypadkach i w oparciu o wstępną analizę ryzyka instytucja zamawiająca może zażądać gwarancji środków zatrzymanych w celu zapewnienia usunięcia przez wykonawcę usterek w okresie odpowiedzialności umownej.

Gwarancja środków zatrzymanych nie jest stosowana w umowach, w przypadku których zażądano i nie zwolniono zabezpieczenia należytego wykonania.

2. Gwarancję środków zatrzymanych na maksymalną kwotę 10 % całkowitej wartości zamówienia mogą stanowić odliczenia od płatności okresowych w miarę ich dokonywania lub odliczenie od płatności salda końcowego.

Instytucja zamawiająca określa kwotę, która musi być proporcjonalna do ryzyka stwierdzonego w odniesieniu do wykonania zamówienia, z uwzględnieniem jej przedmiotu oraz zwykle stosowanych warunków handlowych obowiązujących w danym sektorze.

3. Z zastrzeżeniem zgody instytucji zamawiającej wykonawca może zażądać zastąpienia gwarancji środków zatrzymanych zabezpieczeniem, o którym mowa w art. 163.

4. Instytucja zamawiająca zwalnia gwarancję środków zatrzymanych po upływie okresu odpowiedzialności umownej w terminie, który zostanie określony w umowie z zastrzeżeniem przepisów art. 92 ust. 1 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 166

Zawieszenie w przypadku istotnych błędów lub nieprawidłowości

(Artykuł 116 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

Jeżeli po zawieszeniu wykonywania zamówienia zgodnie z art. 116 ust. 3 rozporządzenia finansowego domniemane istotne błędy, nieprawidłowości lub nadużycia finansowe nie zostaną potwierdzone, wykonywanie zamówienia zostaje jak najszybciej wznowione.

ROZDZIAŁ 2

Przepisy mające zastosowanie do zamówień udzielanych przez instytucje unijne na własny rachunek

Artykuł 166a

Centralna jednostka zakupująca

(Artykuł 117 rozporządzenia finansowego)

[15] 1. Centralna jednostka zakupująca może działać jako:

a) hurtownik, kupując, przechowując i odsprzedając dostawy i usługi innym instytucjom zamawiającym;

b) pośrednik, zawierając umowy ramowe lub obsługując dynamiczne systemy zakupów, które mogą zostać wykorzystane przez inne instytucje zamawiające, jak wskazano w pierwotnym ogłoszeniu.

2. Centralna jednostka zakupująca przeprowadza wszystkie postępowania o udzielenie zamówienia z wykorzystaniem elektronicznych środków komunikacji.

Artykuł 167

Określenie odpowiednich poziomów do obliczania wartości zamówienia

(Artykuł 117 rozporządzenia finansowego)

[16] Każdy delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający w ramach każdej instytucji ocenia, czy progi ustanowione w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego zostały osiągnięte.

Artykuł 168

Części

(Artykuł 118 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

1. Tam gdzie jest to właściwe, wykonalne technicznie i opłacalne, zamówienia udzielane są w postaci odrębnych części w ramach tej samej procedury.

2. W przypadku gdy przedmiot zamówienia jest podzielony na kilka części, z których każda stanowi przedmiot odrębnego zamówienia, w ogólnej ocenie stosowanego progu uwzględniana jest łączna wartość wszystkich części.

W przypadku gdy łączna wartość wszystkich części jest równa progom ustanowionym w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego lub je przekracza, przepisy art. 103 ust. 1, art. 104 i art. 104a rozporządzenia finansowego mają zastosowanie do każdej z tych części.

3. W przypadku gdy zamówienie ma zostać udzielone w postaci odrębnych części, oferty oceniane są oddzielnie dla każdej części. Jeśli temu samemu oferentowi udzielono zamówienia na kilka części, można podpisać jedną umowę obejmującą wszystkie te części zamówienia.

Artykuł 169

Zasady szacowania wartości zamówienia

(Artykuł 118 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

1. Instytucja zamawiająca szacuje wartość zamówienia na podstawie całkowitej kwoty należnej, z uwzględnieniem wszelkich opcji oraz wznowień.

Oszacowania należy dokonać najpóźniej w momencie rozpoczęcia przez instytucję zamawiającą postępowania o udzielenie zamówienia.

2. W przypadku umów ramowych i dynamicznych systemów zakupów uwzględnia się maksymalną wartość wszystkich zamówień przewidywanych przez cały okres obowiązywania umowy ramowej lub okres ważności dynamicznego systemu zakupów.

W przypadku partnerstw innowacyjnych uwzględnia się maksymalną szacunkową wartość działań badawczych i rozwojowych, które mają zostać przeprowadzone na wszystkich etapach planowanego partnerstwa, a także robót budowlanych, dostaw lub usług, które mają zostać zakupione na koniec planowanego partnerstwa.

W przypadku gdy instytucja zamawiająca przewiduje wynagrodzenia dla kandydatów lub oferentów, uwzględnia je ona przy obliczaniu szacunkowej wartości zamówienia.

3. W przypadku zamówień na usługi uwzględnia się:

a) w przypadku usług ubezpieczeniowych – należną składkę i inne formy wynagrodzenia;

b) w przypadku usług bankowych lub finansowych – opłaty, prowizje, odsetki i inne rodzaje wynagrodzenia;

c) w przypadku zamówień obejmujących projekty – opłaty, prowizje i inne rodzaje wynagrodzenia.

4. W przypadku zamówień na usługi, w których nie określa się całkowitej ceny, lub zamówień na dostawy dotyczących dzierżawy, wypożyczenia, najmu lub leasingu produktów, podstawą obliczania szacunkowej wartości zamówienia jest:

a) w przypadku umów w sprawie zamówień na czas określony:

(i) jeżeli okres obowiązywania wynosi 48 miesięcy lub mniej w przypadku usług lub 12 miesięcy lub mniej w przypadku dostaw – całkowita wartość zamówienia przez okres ich obowiązywania;

(ii) jeżeli okres obowiązywania wynosi więcej niż 12 miesięcy w przypadku dostaw – całkowita wartość zamówienia łącznie z szacunkową wartością końcową;

b) w przypadku umów w sprawie zamówień na czas nieokreślony lub, w przypadku usług, o okresie obowiązywania dłuższym niż 48 miesięcy – wartość miesięczna pomnożona przez 48.

5. W przypadku zamówień na dostawy lub usługi, które udzielane są regularnie lub mają zostać wznowione w oznaczonym czasie, podstawą obliczania szacunkowej wartości zamówienia jest:

a) rzeczywista łączna wartość kolejnych zamówień tego samego typu, udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, skorygowana, w miarę możliwości, tak by uwzględnić zmiany w ilości lub w wartości, które mogły wystąpić w ciągu 12 miesięcy następujących od udzielenia pierwszego zamówienia, albo

b) łączna szacunkowa wartość kolejnych zamówień tego samego typu, które mają zostać udzielone w roku budżetowym.

6. W przypadku zamówień na roboty budowlane należy uwzględniać nie tylko wartość robót budowlanych, ale także szacunkową całkowitą wartość dostaw i usług niezbędnych do przeprowadzenia robót i udostępnionych wykonawcy przez instytucję zamawiającą.

7. W przypadku koncesji wartość tę stanowi szacunkowy całkowity obrót koncesjonariusza wytworzony podczas okresu obowiązywania umowy.

Wartość oblicza się przy użyciu obiektywnej metody określonej w dokumentach zamówienia, uwzględniając w szczególności:

a) przychody z opłat i kar uiszczanych przez użytkowników robót budowlanych lub usług inne niż te pobierane w imieniu instytucji zamawiającej;

b) wartość dotacji lub wszelkich innych korzyści finansowych od osób trzecich z tytułu realizacji koncesji;

c) przychody ze sprzedaży wszelkich aktywów wchodzących w skład koncesji;

d) wartość wszystkich dostaw i usług udostępnianych koncesjonariuszowi przez instytucję zamawiającą, pod warunkiem że są one niezbędne do wykonania robót budowlanych lub świadczenia usług;

e) wynagrodzenia dla kandydatów lub oferentów.

Artykuł 170

(uchylony).

Artykuł 171

Okres zawieszenia przed podpisaniem umowy

(Artykuł 118 ust. 2 i 3 rozporządzenia finansowego)

1. Okres zawieszenia biegnie:

a) od dnia następującego po wysłaniu powiadomienia drogą elektroniczną równocześnie do zwycięskich i niewybranych oferentów;

b) w przypadku gdy udzielenie zamówienia lub zawarcie umowy ramowej odbywa się na mocy art. 134 ust. 1 lit. b) – od dnia następującego po dniu, w którym ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, o którym mowa w art. 123 ust. 5, zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

W razie konieczności instytucja zamawiająca może zawiesić podpisanie umowy w celu przeprowadzenia dodatkowej analizy, jeżeli uzasadniają to wnioski lub uwagi przekazane przez niewybranych albo poszkodowanych oferentów lub kandydatów bądź jakiekolwiek inne odnośne informacje otrzymane przez nią w okresie wskazanym w art. 118 ust. 3 rozporządzenia finansowego. W przypadku zawieszenia podpisania umowy wszyscy kandydaci lub oferenci są zawiadamiani w terminie trzech dni roboczych od dnia decyzji o zawieszeniu.

W przypadku gdy przewidzianemu zwycięskiemu oferentowi nie można udzielić zamówienia lub gdy nie można zawrzeć z nim umowy ramowej, instytucja zamawiająca może udzielić zamówienia oferentowi, który jest na następnym miejscu w klasyfikacji, lub zawrzeć z nim umowę ramową.

2. Termin określony w ust. 1 nie ma zastosowania w przypadku:

a) jakiejkolwiek procedury, w toku której wpłynęła tylko jedna oferta;

b) umów szczegółowych opartych na umowach ramowych;

c) dynamicznych systemów zakupów;

d) procedur negocjacyjnych bez uprzedniej publikacji, o których mowa w art. 134, z wyjątkiem procedury na mocy art. 134 ust. 1 lit. b).

Artykuł 172

Dowody związane z dostępem do zamówień

(Artykuł 119 rozporządzenia finansowego)

W dokumentach zamówienia nakłada się na kandydatów lub oferentów obowiązek wskazania, w którym państwie mają siedzibę, oraz przedstawienia dowodów popierających te informacje, zwykle dopuszczalnych na podstawie prawa tego państwa.

TYTUŁ VI

DOTACJE

ROZDZIAŁ 1

Zakres i formy dotacji

Artykuł 173

Składki

(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)

Składki, o których mowa w art. 121 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego, to kwoty wpłacane na rzecz organów, których Unia jest członkiem, zgodnie z decyzjami budżetowymi oraz warunkami płatności określonymi przez dany organ.

Artykuł 174

Umowa o udzielenie dotacji i decyzja o udzieleniu dotacji

(Artykuł 121 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Dotacje udzielane są na podstawie decyzji lub pisemnej umowy.

2. Przy określaniu rodzaju instrumentu prawnego, który ma zostać użyty, uwzględnia się następujące czynniki:

a) lokalizacja beneficjenta w Unii Europejskiej lub poza nią;

b) stopień złożoności i standaryzacji przedmiotu finansowanych działań lub programów prac.

Artykuł 175

Wydatki na członków instytucji

(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)

Wydatki na członków instytucji, o których mowa w art. 121 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, obejmują wkłady na rzecz stowarzyszeń byłych i obecnych posłów do Parlamentu Europejskiego. Wkłady te wykorzystywane są zgodnie z wewnętrznymi przepisami administracyjnymi Parlamentu Europejskiego.

Artykuł 176

Działania, na które mogą być udzielane dotacje

(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)

Działania, na które mogą być udzielane dotacje w rozumieniu art. 121 rozporządzenia finansowego, muszą być wyraźnie określone.

Żadne działanie nie może zostać podzielone na różne działania w celu obejścia zasad finansowania ustanowionych w niniejszym rozporządzeniu.

Artykuł 177

Organy dążące do osiągnięcia celu leżącego w ogólnym interesie Unii

(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)

Organ dążący do osiągnięcia celu leżącego w ogólnym interesie Unii to:

a) organ zaangażowany w dziedzinie edukacji, szkolenia, informacji, innowacji lub badań i studiów nad polityką europejską, we wszelkie działania na rzecz promowania obywatelstwa lub praw człowieka, lub też europejski organ normalizacyjny;

b) podmiot reprezentujący organy nienastawione na zysk, działające w państwach członkowskich, krajach kandydujących lub potencjalnych krajach kandydujących oraz promujący zasady i polityki zgodne z celami Traktatów.

Artykuł 178

Partnerstwo

(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)

1. Poszczególne dotacje na działania i na działalność mogą stanowić część partnerstwa.

2. Partnerstwo może zostać ustanowione jako mechanizm długoterminowej współpracy pomiędzy Komisją i beneficjentami dotacji. Może ono przybrać formę umowy lub decyzji ramowej o partnerstwie.

Umowa lub decyzja ramowa o partnerstwie określa wspólne cele, charakter działań planowanych na zasadzie jednorazowej lub jako część zatwierdzonego rocznego programu prac, procedurę udzielania poszczególnych dotacji, zgodnie z zasadami i przepisami proceduralnymi zawartymi w niniejszym tytule, oraz ogólne prawa i obowiązki każdej ze stron na podstawie poszczególnych umów lub decyzji.

Czas trwania partnerstwa nie może przekraczać czterech lat, poza przypadkami wyjątkowymi, uzasadnionymi w szczególności przedmiotem partnerstwa.

Urzędnicy zatwierdzający nie mogą wykorzystywać umów bądź decyzji ramowych o partnerstwie w sposób nienależyty ani wykorzystywać ich w taki sposób, że ich cel lub skutek byłby sprzeczny z zasadami przejrzystości lub równego traktowania wnioskodawców.

3. Partnerstwa traktowane są jak dotacje pod względem programowania, publikacji ex ante i udzielania.

4. Poszczególne dotacje oparte na umowach bądź decyzjach ramowych o partnerstwie udzielane są zgodnie z procedurami ustanowionymi w tych umowach bądź decyzjach oraz zgodnie z przepisami niniejszego tytułu.

Są one przedmiotem procedur publikacji ex post ustanowionych w art. 191.

Artykuł 179

Elektroniczne systemy wymiany informacji

(Artykuł 121 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Wszelka wymiana informacji z beneficjentami, w tym zawieranie umów o udzielenie dotacji, powiadomienia o decyzjach o udzieleniu dotacji oraz wszelkie ich zmiany, może odbywać się z wykorzystaniem elektronicznych systemów wymiany informacji stworzonych przez Komisję.

2. Systemy te spełniają następujące wymogi:

a) dostęp do systemów oraz dokumentów przekazywanych za ich pośrednictwem mogą mieć jedynie osoby upoważnione;

b) jedynie osoby upoważnione mogą elektronicznie podpisać dokument lub przekazać go za pomocą systemu;

c) osoba upoważniona musi zostać uwierzytelniona za pośrednictwem systemu ustalonymi środkami;

d) czas i data transakcji elektronicznej muszą być ściśle określone;

e) musi zostać zachowana integralność dokumentów;

f) musi zostać utrzymana dostępność dokumentów;

g) w stosownych przypadkach musi zostać zachowana poufność dokumentów;

h) musi być zapewniona ochrona danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

3. Dane przesyłane lub otrzymywane za pośrednictwem takiego systemu korzystają z prawnego domniemania integralności oraz dokładności dnia i godziny ich wysłania lub otrzymania wskazanych w systemie.

Dokumenty przesłane lub zgłoszone za pośrednictwem takiego systemu uznaje się za równoważne wersji papierowej, dopuszcza się jako dowody w postępowaniu sądowym, uznaje za oryginały, przyjmując prawne domniemanie ich autentyczności i integralności, o ile nie zawierają one żadnych elementów dynamicznych, które mogą automatycznie je zmieniać.

Podpisy elektroniczne, o których mowa w ust. 2 lit. b), są równoważne pod względem skutków prawnych podpisom własnoręcznym.

Artykuł 180

Treść umów o udzielenie dotacji i decyzji o udzieleniu dotacji

(Artykuł 122 rozporządzenia finansowego)

1. W umowie o udzielenie dotacji określa się co najmniej:

a) przedmiot;

b) beneficjenta;

c) czas trwania, mianowicie:

(i) datę jej wejścia w życie;

(ii) datę początkową i czas trwania działania lub rok budżetowy, na który przeznaczone są fundusze;

d) maksymalną kwotę funduszy unijnych wyrażoną w euro oraz formę dotacji, uzupełnione w stosownych przypadkach o:

(i) całkowite szacunkowe koszty kwalifikowalne działania lub programu prac oraz stopę finansowania kosztów kwalifikowalnych;

(ii) koszt jednostkowy, płatność ryczałtową lub stawkę zryczałtowaną, o których mowa w art. 123 lit. b), c) i d) rozporządzenia finansowego, o ile są one określone;

(iii) połączenie elementów określonych w ppkt (i) i (ii) niniejszej litery;

e) opis działania lub, w przypadku dotacji na działalność, opis programu prac zatwierdzonego na dany rok budżetowy przez urzędnika zatwierdzającego wraz z opisem spodziewanych wyników realizacji działania lub programu prac;

f) warunki ogólne mające zastosowanie do wszystkich umów tego rodzaju, takie jak akceptacja przez beneficjenta kontroli przeprowadzanych przez Komisję, OLAF oraz Trybunał Obrachunkowy;

g) szacowany budżet całkowity danego działania lub programu prac;

h) w przypadku gdy realizacja działania wiąże się z zamówieniami – zasady, o których mowa w art. 209, lub zasady dotyczące zamówień, których beneficjent musi przestrzegać;

i) obowiązki beneficjenta, w szczególności:

(i) dotyczące należytego zarządzania finansami i składania sprawozdań z działalności i sprawozdań finansowych; w stosownych przypadkach ustanawia się cele pośrednie wymagające przedłożenia tych sprawozdań;

(ii) w przypadku umowy między Komisją a kilkoma beneficjentami – szczególne obowiązki ewentualnego koordynatora oraz pozostałych beneficjentów wobec koordynatora, jak również odpowiedzialność finansową beneficjentów za kwoty należne Komisji;

j) ustalenia i terminy dotyczące zatwierdzania tych sprawozdań i dokonywania płatności przez Komisję;

k) w stosownych przypadkach – szczegółowe informacje dotyczące kwalifikowalnych kosztów działania lub zatwierdzonego programu prac, lub kosztów jednostkowych, płatności ryczałtowych bądź stawek zryczałtowanych, o których mowa w art. 123 rozporządzenia finansowego;

l) przepisy dotyczące eksponowania informacji o wsparciu finansowym Unii, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, gdy publiczna prezentacja informacji nie jest możliwa lub właściwa.

Ogólne warunki, o których mowa akapicie pierwszym w lit. f), określają co najmniej:

(i) prawo Unii, w razie potrzeby uzupełnione przepisami krajowymi wskazanymi w umowie o udzielenie dotacji, jako prawo stosowane do umowy o udzielenie dotacji; odstępstwa są możliwe w umowach zawieranych z organizacjami międzynarodowymi;

(ii) sąd lub trybunał arbitrażowy właściwy do rozstrzygania sporów.

2. Umowa o udzielenie dotacji może określać ustalenia dotyczące zawieszenia lub rozwiązania i odnośne terminy, zgodnie z art. 135 rozporządzenia finansowego.

3. W przypadkach, o których mowa w art. 178, umowa ramowa o partnerstwie bądź decyzja ramowa o partnerstwie określają informacje, o których mowa w ust. 1 akapit pierwszy lit. a), b), lit. c) ppkt (i), lit. f), lit. h) –j) oraz lit. l) niniejszego artykułu.

Dana decyzja o udzieleniu dotacji bądź umowa o udzielenie dotacji zawiera informacje, o których mowa w ust. 1 akapit pierwszy lit. a)–e), lit. g) i k), oraz, tam gdzie to niezbędne, w ust. 1 akapit pierwszy lit. i).

4. Umowy o udzielenie dotacji mogą być zmieniane wyłącznie na piśmie. Takie zmiany, w tym zmiany, które mają na celu dodanie lub usunięcie beneficjenta, nie mogą mieć na celu dokonywania w umowach zmian, które podważałyby decyzję o udzieleniu dotacji lub które byłyby sprzeczne z zasadą równości traktowania kandydatów, ani też nie mogą skutkować wprowadzaniem takich zmian.

5. Przepisy ust. 1, 2, 3 i 4 stosują się z niezbędnymi zmianami do decyzji o udzieleniu dotacji.

Część informacji, o których mowa w ust. 1, może być zawarta w zaproszeniu do składania wniosków lub wszelkich powiązanych dokumentach, a nie w decyzji o udzieleniu dotacji.

Artykuł 181

Formy dotacji

(Artykuł 123 rozporządzenia finansowego)

1. Dotacje w formie, o jakiej mowa w art. 123 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, oblicza się na podstawie kosztów kwalifikowalnych faktycznie poniesionych przez beneficjenta z uwzględnieniem wstępnego szacunku budżetu złożonego wraz z wnioskiem oraz uwzględnionego w umowie o udzielenie dotacji bądź decyzji o udzieleniu dotacji.

2. Koszty jednostkowe, o których mowa w art. 123 ust. 1 lit. b) rozporządzenia finansowego, obejmują wszystkie koszty kwalifikowalne lub pewne szczególne ich kategorie, które są ściśle określone z góry poprzez odniesienie do stawki jednostkowej.

3. Płatności ryczałtowe, o których mowa w art. 123 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, obejmują ogólnie wszystkie koszty kwalifikowalne lub pewne szczególne ich kategorie, które są ściśle określone z góry.

4. Finansowanie według stawek zryczałtowanych, o którym mowa w art. 123 ust. 1 lit. d) rozporządzenia finansowego, obejmuje szczególne kategorie kosztów kwalifikowalnych, które są jasno określone z góry poprzez zastosowanie określonej wartości procentowej.

Artykuł 182

Płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe i finansowanie według stawek zryczałtowanych

(Artykuł 124 rozporządzenia finansowego)

1. Zezwolenie na stosowanie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych, o którym mowa w art. 124 ust. 1 rozporządzenia finansowego, obowiązuje w trakcie trwania całego programu. Zezwolenie to można poddać weryfikacji, jeżeli potrzebne są istotne zmiany. Dane i kwoty są oceniane okresowo, a w stosownych przypadkach dokonuje się korekty płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych.

W przypadku umowy między Komisją a kilkoma beneficjentami pułap, o którym mowa w art. 124 ust. 1 akapit drugi rozporządzenia finansowego, stosuje się do każdego beneficjenta.

2. Umowa o udzielenie dotacji bądź decyzja o udzieleniu dotacji zawiera wszelkie niezbędne postanowienia umożliwiające sprawdzenie, czy dotrzymano warunków dotyczących wypłaty dotacji na postawie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych.

3. Wypłata dotacji na postawie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych pozostaje bez uszczerbku dla prawa dostępu do dokumentacji ustawowej beneficjentów do celów przewidzianych w ust. 1 akapit pierwszy oraz w art. 137 ust. 2 rozporządzenia finansowego.

4. [17] Jeżeli kontrola przeprowadzona ex post wykaże, że nie doszło do zdarzenia generującego koszt i że dokonano nienależnej płatności na rzecz beneficjenta z tytułu dotacji na podstawie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych, Komisja ma prawo do odzyskania nawet całej kwoty dotacji.

ROZDZIAŁ 2

Zasady

Artykuł 183

Zasada współfinansowania

(Artykuł 125 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

1. Zgodnie z zasadą współfinansowania zasoby konieczne do realizacji działania lub programu prac nie mogą pochodzić w całości z wkładu Unii.

Współfinansowanie może mieć postać zasobów własnych beneficjenta, przychodów wygenerowanych przez dane działanie lub program prac lub wkładów finansowych bądź rzeczowych od osób trzecich.

2. Wkłady rzeczowe oznaczają zasoby niefinansowe udostępniane beneficjentowi nieodpłatnie przez osoby trzecie.

Artykuł 184

Zasada braku zysku

(Artykuł 125 ust. 5 rozporządzenia finansowego)

Wkłady finansowe od osób trzecich, które mogą zostać wykorzystane przez beneficjenta na pokrycie kosztów innych niż koszty kwalifikowalne na mocy dotacji unijnej, lub które nie są należne danej osobie trzeciej w przypadku ich niewykorzystania na koniec okresu realizacji działania lub programu prac, nie są uznawane za wkłady finansowe przeznaczone wyraźnie przez darczyńców na finansowanie kosztów kwalifikowalnych w rozumieniu art. 125 ust. 5 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 185

Dotacje o niskiej wartości

(Artykuł 125 ust. 4 rozporządzenia finansowego)

Za dotacje o niskiej wartości uznaje się dotacje nieprzekraczające kwoty 60 000 EUR.

Artykuł 186

Pomoc techniczna

(Artykuł 101 i 125 rozporządzenia finansowego)

„Pomoc techniczna” oznacza działania w zakresie wsparcia i budowania potencjału niezbędne do realizacji programu lub działania, w szczególności działania przygotowawcze, działania w zakresie zarządzania, monitoringu, oceny, audytu i kontroli.

Artykuł 187

Koszty kwalifikowalne

(Artykuł 126 ust. 3 lit. c) rozporządzenia finansowego)

Podatek VAT jest uznawany za niepodlegający odzyskaniu na mocy mających zastosowanie przepisów krajowych o VAT, jeżeli zgodnie z przepisami krajowymi można go przypisać do któregoś z następujących działań:

a) działań zwolnionych bez prawa do odliczenia;

b) działań niepodlegających podatkowi VAT;

c) działań, o których mowa w lit. a) lub b), w odniesieniu do których VAT nie podlega odliczeniu, lecz jest zwracany poprzez specjalne systemy zwrotu lub fundusze kompensacyjne nieprzewidziane dyrektywą 2006/112/WE, nawet jeżeli taki system lub fundusz jest ustanowiony przepisami krajowymi o VAT.

Podatek VAT dotyczący działań wymienionych w art. 13 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE uznaje się za zapłacony przez beneficjenta innego niż osoba niebędąca podatnikiem, zdefiniowana w art. 13 ust. 1 akapit pierwszy tej dyrektywy, bez względu na to, czy te działania są uważane przez dane państwo członkowskie za działania, które podejmują podmioty prawa publicznego działające w charakterze organów władzy publicznej.

Artykuł 188

Programowanie

(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)

1. Roczny lub wieloletni program prac dotyczący dotacji jest przygotowywany przez każdego właściwego urzędnika zatwierdzającego. Program prac jest przyjmowany przez instytucję i publikowany na poświęconej dotacjom stronie internetowej odnośnej instytucji możliwie jak najszybciej, a najpóźniej do dnia 31 marca roku, w którym ma być wykonany.

W programie prac określa się okres, który program obejmuje, ewentualny akt podstawowy, zamierzone cele, przewidywane wyniki, orientacyjny harmonogram zaproszeń do składania wniosków wraz z szacowaną kwotą oraz maksymalną stopą współfinansowania.

Program prac zawiera ponadto informacje określone w art. 94, aby decyzja o jego przyjęciu mogła zostać uznana za decyzję w sprawie finansowania w przypadku dotacji na dany rok.

2. Wszelkie istotne zmiany w programie prac zostają także przyjęte i opublikowane zgodnie z ust. 1.

Artykuł 189

Treść zaproszeń do składania wniosków

(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)

1. W zaproszeniach do składania wniosków określa się:

a) zamierzone cele;

b) kryteria kwalifikowalności, wykluczenia, wyboru i udzielania, określone w art. 131 i 132 rozporządzenia finansowego, oraz odpowiednie dokumenty potwierdzające;

c) warunki dotyczące finansowania przez Unię;

d) tryb i ostateczny termin składania wniosków, planowany termin przekazania wszystkim wnioskodawcom informacji o wynikach oceny ich wniosków oraz orientacyjną datę podpisania umów o udzielenie dotacji lub powiadomienia o decyzjach o udzieleniu dotacji.

2. Zaproszenia do składania wniosków publikowane są na stronie internetowej instytucji unijnych oraz, oprócz publikacji na stronie internetowej, za pośrednictwem innych właściwych środków, w tym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, gdy jest to konieczne w celu zapewnienia dodatkowego rozpowszechnienia wśród potencjalnych beneficjentów. Mogą one być publikowane od chwili przyjęcia decyzji w sprawie finansowania, o której mowa w art. 84 rozporządzenia finansowego, w tym w roku poprzedzającym rok wykonania budżetu. Wszelkie zmiany treści zaproszeń do składania wniosków podlegają publikacji na tych samych warunkach, jakie obowiązują w przypadku zaproszeń do składania wniosków.

Artykuł 190

Wyjątki od zaproszeń do składania wniosków

(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)

1. Dotacje mogą być udzielane bez zaproszenia do składania wniosków wyłącznie w następujących przypadkach:

a) do celów pomocy humanitarnej oraz działań z zakresu ochrony ludności lub pomocy przeznaczonej na zarządzanie kryzysowe w rozumieniu ust. 2;

b) w innych wyjątkowych i należycie uzasadnionych nagłych przypadkach;

c) organom, które mają monopol faktyczny lub z mocy prawa, należycie uzasadniony w decyzji o udzieleniu dotacji;

d) organom wskazanym jako beneficjenci dotacji w akcie podstawowym w rozumieniu art. 54 rozporządzenia finansowego lub organom wyznaczonym przez państwa członkowskie na ich odpowiedzialność, jeżeli te państwa członkowskie są wskazane w akcie podstawowym jako beneficjenci dotacji;

e) w przypadku badań i rozwoju technologicznego – podmiotom określonym w programie prac, o którym mowa w art. 128 rozporządzenia finansowego, o ile akt podstawowy wyraźnie przewiduje taką możliwość oraz pod warunkiem że projekt nie wchodzi w zakres zaproszenia do składania wniosków;

f) na działania o cechach szczególnych, wymagające szczególnego rodzaju podmiotu ze względu na jego kompetencje techniczne, wysoki stopień specjalizacji lub uprawnienia administracyjne, pod warunkiem że odnośne działania nie wchodzą w zakres zaproszenia do składania wniosków.

Przypadki, o których mowa w akapicie pierwszym lit. f), muszą być należycie uzasadnione w decyzji o udzieleniu dotacji.

2. Sytuacje kryzysowe w państwach trzecich rozumie się jako sytuacje stanowiące bezpośrednie lub zbliżające się zagrożenie, które może przerodzić się w konflikt zbrojny lub grozić destabilizacją kraju. Sytuacje kryzysowe rozumie się także jako sytuacje spowodowane przez klęski żywiołowe, kryzysy wywołane przez człowieka, takie jak wojny i inne konflikty lub okoliczności nadzwyczajne o porównywalnych skutkach, związane między innymi ze zmianą klimatu, degradacją środowiska, niedostatecznym dostępem do energii i zasobów naturalnych lub skrajnym ubóstwem.

Artykuł 191

Publikacja ex post

(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)

1. Informacje dotyczące dotacji udzielonych w trakcie roku budżetowego podlegają publikacji zgodnie z art. 21.

2. Po publikacji, o której mowa w ust. 1, Komisja, na wniosek Parlamentu Europejskiego i Rady, przekazuje im sprawozdanie uwzględniające:

a) liczbę wnioskodawców w minionym roku;

b) liczbę oraz odsetek wybranych wniosków w ramach każdego zaproszenia do składania wniosków;

c) średni czas trwania procedury od dnia zamknięcia przyjmowania wniosków do dnia udzielenia dotacji;

d) liczbę i kwotę dotacji, w przypadku których odstąpiono od obowiązku publikacji ex post w minionym roku zgodnie z art. 21 ust. 4.

Artykuł 192

Informacje dla wnioskodawców

(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)

Komisja dostarcza wnioskodawcom informacje oraz wskazówki poprzez:

a) przyjęcie wspólnych standardów dla formularzy zgłoszeniowych dla podobnych rodzajów dotacji oraz poprzez monitorowanie rozmiaru i czytelności tych formularzy;

b) dostarczanie informacji potencjalnym wnioskodawcom, w szczególności poprzez organizowanie seminariów i zapewnianie podręczników;

c) bieżącą aktualizację danych dla beneficjentów w aktach dotyczących osób prawnych, o których mowa w art. 63.

Artykuł 193

Finansowanie z oddzielnych linii budżetowych

(Artykuł 129 rozporządzenia finansowego)

Działanie może być finansowane wspólnie z oddzielnych linii budżetowych przez różnych właściwych urzędników zatwierdzających.

Artykuł 194

Moc wsteczna finansowania w szczególnie nagłych przypadkach i w sytuacjach zapobiegania konfliktom

(Artykuł 130 rozporządzenia finansowego)

Zgodnie z art. 130 ust. 1 rozporządzenia finansowego wydatki poniesione przez beneficjenta przed datą złożenia wniosku kwalifikują się do finansowania przez Unię wyłącznie przy spełnieniu następujących warunków:

a) przyczyny tego rodzaju odstępstwa zostały należycie uzasadnione w decyzji w sprawie finansowania;

b) w decyzji w sprawie finansowania i umowie o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji wyraźnie określono, że termin rozpoczynający okres kwalifikowalności przypada przed terminem złożenia wniosków.

Artykuł 195

Składanie wniosków o udzielenie dotacji

(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)

1. Zasady składania wniosków o udzielenie dotacji są określane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, który może wybrać sposób ich złożenia. Wnioski o udzielenie dotacji mogą być składane listownie lub drogą elektroniczną.

Wybrane środki komunikacji nie mogą mieć charakteru dyskryminującego i nie mogą powodować ograniczenia dostępu wnioskodawców do procedury udzielania dotacji.

Wybrane środki komunikacji gwarantują spełnienie następujących warunków:

a) każdy złożony wniosek zawiera wszystkie informacje niezbędne do jego oceny;

b) musi zostać zachowana integralność danych;

c) musi zostać zachowana poufność wniosków;

d) zapewniona jest ochrona danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

Do celów akapitu trzeciego lit. c) właściwy urzędnik zatwierdzający zapoznaje się z treścią wniosków dopiero po upływie terminu przewidzianego na ich składanie.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, aby wnioski składane drogą elektroniczną były podpisane zaawansowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (¹⁹).

2. W przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający zezwala na składanie wniosków drogą elektroniczną, używane narzędzia, a także ich właściwości techniczne muszą mieć charakter niedyskryminacyjny, być powszechnie dostępne i kompatybilne z ogólnie stosowanymi produktami technologii informacyjno-komunikacyjnych. Informacje dotyczące specyfikacji niezbędnych do przedstawienia wniosków, w tym kodowania, są udostępniane wnioskodawcom.

Ponadto urządzenia do odbioru wniosków drogą elektroniczną muszą gwarantować bezpieczeństwo i poufność. Muszą one także gwarantować precyzyjne określenie dokładnego czasu i dnia otrzymania wniosków.

3. W przypadku przekazywania wniosków listownie, wnioskodawcy mogą je składać:

a) za pośrednictwem poczty albo firmy kurierskiej; w tym przypadku w zaproszeniu do składania wniosków określa się, że ważna jest data wysłania, stempla pocztowego lub dowodu nadania;

b) dostarczając je do siedziby instytucji osobiście bądź przez przedstawiciela; w takim przypadku w zaproszeniu do składania wniosków określa się departament właściwy do przyjmowania wniosków i wydawania potwierdzenia odbioru opatrzonego podpisem i datą.

ROZDZIAŁ 3

Procedura udzielania dotacji

Artykuł 196

Treść wniosków o udzieleniu dotacji

(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)

1. Wnioski składa się na formularzach sporządzanych zgodnie ze wspólnymi normami ustanowionymi na podstawie art. 192 lit. a), udostępnianymi przez właściwych urzędników zatwierdzających, i zgodnie z kryteriami ustanowionymi w akcie podstawowym oraz w zaproszeniu do składania wniosków.

Dokumenty potwierdzające, o których mowa w art. 131 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia finansowego, mogą obejmować między innymi rachunek zysków i strat, a także bilans za ostatni rok obrachunkowy, za który zamknięto rozliczenia.

2. Dochody i wydatki w szacowanym budżecie danego działania lub programu prac, załączonym do wniosku muszą znajdować się w równowadze, z uwzględnieniem rezerw na nieprzewidziane zdarzenia lub ewentualne zmiany kursowe, które mogą być dozwolone w należycie uzasadnionych przypadkach; określa się w nim także szacunkowe koszty kwalifikowalne działania lub programu prac.

3. Jeżeli wniosek dotyczy dotacji na działanie, których kwota przekracza 750 000 EUR, lub dotacji na działalność przekraczających 100 000 EUR, przedkłada się sprawozdanie z badania sporządzone przez zatwierdzonego audytora zewnętrznego. Sprawozdanie takie zawiera poświadczenie sprawozdania rachunkowego za ostatni dostępny rok obrachunkowy.

Akapit pierwszy niniejszego ustępu stosuje się wyłącznie do pierwszego wniosku złożonego przez beneficjenta do właściwego urzędnika zatwierdzającego w dowolnym roku budżetowym.

W przypadku umów między Komisją a kilkoma beneficjentami progi określone w akapicie pierwszym mają zastosowanie do każdego beneficjenta.

W przypadku partnerstw, o których mowa w art. 178, przed podpisaniem umowy ramowej o partnerstwie lub powiadomieniem o decyzji ramowej w sprawie partnerstwa musi zostać sporządzone sprawozdanie z badania, o którym mowa w akapicie pierwszym niniejszego ustępu, obejmujące ostatnie dwa dostępne lata obrachunkowe.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może, w zależności od oceny ryzyka, zwolnić z obowiązku przedstawienia sprawozdania z badania, o którym mowa w akapicie pierwszym, instytucje zajmujące się kształceniem i szkoleniem oraz, w przypadku umów z kilkoma beneficjentami, tych beneficjentów, którzy przyjęli na siebie odpowiedzialność solidarną lub którzy nie ponoszą żadnej odpowiedzialności finansowej.

Akapitu pierwszego niniejszego ustępu nie stosuje się do organów publicznych i organizacji międzynarodowych, o których mowa w art. 43.

4. Wnioskodawca wskazuje źródła i kwoty finansowania unijnego, które otrzymał lub o które wnioskował na to samo działanie lub jego część bądź na swoje funkcjonowanie w tym samym roku budżetowym, a także wszelkie inne finansowanie, które otrzymał lub o które wnioskował na to samo działanie.

Artykuł 197

Dowody braku podstaw do wykluczenia

(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)

[18] Właściwy urzędnik zatwierdzający może, w zależności od analizy ryzyka, zażądać, aby wyłonieni wnioskodawcy przedłożyli dowody, o których mowa w art. 141 ust. 3, z zastrzeżeniem przepisów art. 141 ust. 4.

Jeżeli właściwy urzędnik zatwierdzający wystąpi z takim żądaniem, wyłonieni wnioskodawcy dostarczają dowody, o których mowa w art. 141 ust. 3, z zastrzeżeniem przepisów art. 141 ust. 4, chyba że nie mają faktycznej możliwości ich dostarczenia, co potwierdza właściwy urzędnik zatwierdzający.

Artykuł 198

Wnioskodawcy niemający osobowości prawnej

(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)

W przypadku gdy wniosek o dotację składa wnioskodawca niemający osobowości prawnej, zgodnie z art. 131 ust. 2 rozporządzenia finansowego, przedstawiciele takiego wnioskodawcy udowadniają, że są uprawnieni do podejmowania zobowiązań prawnych w imieniu wnioskodawcy oraz że wnioskodawca posiada zdolność finansową i operacyjną równoważną zdolności osób prawnych.

Artykuł 199

Podmioty stanowiące jednego wnioskodawcę

(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)

Jeżeli kilka podmiotów spełnia kryteria ubiegania się o dotację i razem tworzą jeden podmiot, właściwy urzędnik zatwierdzający może traktować ten podmiot jak pojedynczego wnioskodawcę, pod warunkiem że we wniosku wskazano, iż podmioty zaangażowane w proponowane działanie lub program prac stanowią wnioskodawcę.

Artykuł 200

[19] (uchylony).

Artykuł 201

Kryteria kwalifikowalności

(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)

1. Kryteria kwalifikowalności publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków.

2. Kryteria kwalifikowalności określają warunki udziału w zaproszeniu do składania wniosków. Kryteria te ustalane są przy należytym uwzględnieniu celów działania oraz są zgodne z zasadami przejrzystości i niedyskryminacji.

Artykuł 202

Kryteria wyboru

(Artykuł 132 ust. 1 rozporządzenia finansowego)

1. Kryteria wyboru publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków i umożliwiają ocenę zdolności finansowej i operacyjnej wnioskodawcy do zrealizowania proponowanego działania lub programu prac.

2. Wnioskodawca musi posiadać stabilne i wystarczające źródła finansowania, tak aby utrzymać działalność przez cały okres realizacji działania lub w roku, na który dotacja została udzielona, oraz aby móc uczestniczyć w finansowaniu. Wnioskodawca musi mieć kompetencje i kwalifikacje zawodowe wymagane do zrealizowania proponowanego działania lub programu prac, chyba że akt podstawowy wyraźnie stanowi inaczej.

3. Zdolność finansowa i operacyjna weryfikowana jest w szczególności na podstawie analizy dokumentów potwierdzających, o których mowa w art. 196, których zażądał właściwy urzędnik zatwierdzający w zaproszeniu do składania wniosków.

Jeśli w zaproszeniu do składania wniosków nie zawarto wymogu przedłożenia dokumentów potwierdzających, natomiast właściwy urzędnik zatwierdzający ma wątpliwości co do zdolności finansowej i operacyjnej wnioskodawcy, zwraca się on do wnioskodawcy o dostarczenie odpowiednich dokumentów.

W przypadku partnerstwa, o którym mowa w art. 178, weryfikacja ta wykonywana jest przed podpisaniem umowy ramowej o partnerstwie lub powiadomieniem o decyzji ramowej w sprawie partnerstwa.

Artykuł 203

Kryteria udzielania dotacji

(Artykuł 132 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Kryteria udzielania dotacji publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków.

2. Kryteria udzielania dotacji umożliwiają udzielanie dotacji na działania, które maksymalizują ogólną skuteczność realizowanego za ich pomocą programu unijnego, lub udzielanie ich organom, których program prac jest ukierunkowany na osiągnięcie tego samego rezultatu. Kryteria te określa się w taki sposób, aby zapewniały również właściwe zarządzanie unijnymi środkami finansowymi.

Kryteria udzielania dotacji stosowane są w taki sposób, aby umożliwiały wybór tych planowanych działań lub programów prac, co do których Komisja może być pewna, że będą zgodne z jej celami i priorytetami oraz zagwarantują wyeksponowanie unijnego finansowania.

3. Kryteria udzielania dotacji określa się w taki sposób, aby możliwe było późniejsze przeprowadzenie oceny.

Artykuł 204

Ocena wniosków i udzielenie dotacji

(Artykuł 133 rozporządzenia finansowego)

1. Właściwy urzędnik zatwierdzający powołuje komisję do oceny wniosków, chyba że Komisja zdecyduje inaczej w ramach konkretnego programu sektorowego.

Komisja składa się z co najmniej trzech osób reprezentujących co najmniej dwie jednostki organizacyjne instytucji lub organów, o których mowa w art. 62 i 208 rozporządzenia finansowego, bez wzajemnych powiązań hierarchicznych. W celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów osoby te podlegają obowiązkom ustanowionym w art. 57 rozporządzenia finansowego.

W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72 niniejszego rozporządzenia, oraz organów delegowanych, o których mowa w art. 62 i 208 rozporządzenia finansowego, jeżeli nie istnieją odrębne struktury, wymóg dotyczący jednostek organizacyjnych bez wzajemnych powiązań hierarchicznych nie ma zastosowania.

Decyzją właściwego urzędnika zatwierdzającego komisję mogą wspierać zewnętrzni eksperci. Właściwy urzędnik zatwierdzający zapewnia wywiązywanie się przez ekspertów z zobowiązań określonych w art. 57 rozporządzenia finansowego.

2. W stosownych przypadkach właściwy urzędnik zatwierdzający dokonuje podziału tej procedury na kilka etapów. Zasady regulujące wspomnianą procedurę ogłaszane są w zaproszeniu do składania wniosków.

Jeżeli zaproszenie do składania wniosków przewiduje dwuetapową procedurę składania wniosków, do złożenia pełnego wniosku do drugiego etapu wzywa się jedynie wnioskodawców, których oferty spełniają kryteria oceny dla pierwszego etapu.

Jeśli zaproszenie do składania wniosków przewiduje dwuetapową procedurę oceny, jedynie te wnioski, które pomyślnie przeszły przez pierwszy etap polegający na ocenie dokonanej w oparciu o ograniczony zestaw kryteriów, są oceniane w drugim etapie.

Wnioskodawcy, których wnioski zostały odrzucone na którymkolwiek etapie procedury, zostają o tym powiadomieni zgodnie z art. 133 ust. 3 rozporządzenia finansowego.

Każdy kolejny etap procedury musi być wyraźnie oddzielony od poprzedniego.

W toku jednej procedury nie można zwrócić się więcej niż jeden raz o dostarczenie tych samych dokumentów i informacji.

3. Komisja oceniająca bądź, w stosownych przypadkach, właściwy urzędnik zatwierdzający może zwrócić się do wnioskodawcy z prośbą o dostarczenie dodatkowych informacji bądź o wyjaśnienia do dokumentów potwierdzających złożonych w związku z wnioskiem, pod warunkiem że takie informacje lub wyjaśnienia nie zmieniają zasadniczo wniosku. Zgodnie z art. 96 rozporządzenia finansowego, w przypadku oczywistych błędów pisarskich komisja oceniająca lub urzędnik zatwierdzający mogą od tego odstąpić jedynie w należycie uzasadnionych przypadkach. Urzędnik zatwierdzający prowadzi odpowiedni rejestr wszelkich kontaktów z wnioskodawcami w toku procedury.

4. W momencie ukończenia pracy członkowie komisji oceniającej podpisują wykaz przeanalizowanych wniosków, zawierający ocenę ich jakości i określający te, które mogą otrzymać finansowanie. Podpis na wykazie można złożyć w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednie uwierzytelnienie osoby składającej podpis.

W miarę potrzeby wykaz ten zawiera klasyfikację przeanalizowanych wniosków, zalecenia dotyczące maksymalnej kwoty dotacji oraz ewentualne mniej istotne zmiany we wniosku o dotację.

Wykaz jest przechowywany do wglądu.

5. Właściwy urzędnik zatwierdzający może zwrócić się do wnioskodawcy o dostosowanie wniosku zgodnie z zaleceniami komisji oceniającej. Właściwy urzędnik zatwierdzający prowadzi odpowiedni rejestr kontaktów z wnioskodawcami w toku procedury.

Właściwy urzędnik zatwierdzający po ocenie podejmuje decyzję, podając co najmniej:

a) przedmiot i całkowitą kwotę decyzji;

b) imiona i nazwiska lub nazwy wybranych wnioskodawców, tytuł działań, przyjęte kwoty i uzasadnienie wyboru, włączając przypadki, w których jest on niezgodny z opinią komisji oceniającej;

c) imiona i nazwiska lub nazwy odrzuconych wnioskodawców i przyczyny odrzucenia.

6. Ustępy 1, 2 i 4 niniejszego artykułu nie są obowiązkowe w odniesieniu do dotacji udzielanych na mocy art. 190 niniejszego rozporządzenia i art. 125 ust. 7 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 205

Informacje dla wnioskodawców

(Artykuł 133 rozporządzenia finansowego)

Odrzuceni wnioskodawcy są powiadamiani o wyniku oceny ich wniosków w najkrótszym możliwym terminie i nie później niż w terminie 15 dni kalendarzowych od przesłania informacji wybranym wnioskodawcom.

ROZDZIAŁ 4

Płatności i kontrola

Artykuł 206

Zabezpieczenie płatności zaliczkowych

(Artykuł 134 rozporządzenia finansowego)

1. W celu ograniczenia ryzyka finansowego związanego z wypłatą zaliczek właściwy urzędnik zatwierdzający może, na podstawie analizy ryzyka, zażądać od beneficjenta złożenia zabezpieczenia z góry na kwotę nie wyższą niż wartość zaliczki, przy czym nie dotyczy to dotacji o niskiej wartości, lub podzielić płatność na kilka rat.

2. W przypadku gdy zabezpieczenie jest wymagane, podlega ono ocenie i akceptacji przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

Zabezpieczenie jest ważne przez okres na tyle długi, aby możliwe było jego uruchomienie.

3. Zabezpieczenia udziela zatwierdzony bank lub instytucja finansowa z siedzibą w jednym z państw członkowskich. W przypadku gdy beneficjent ma siedzibę w państwie trzecim, właściwy urzędnik zatwierdzający może wyrazić zgodę, aby bank lub instytucja finansowa z siedzibą w tym państwie udzieliły takiego zabezpieczenia, jeżeli uzna on, że wspomniany bank lub instytucja zapewnia zabezpieczenia i właściwości równorzędne z zabezpieczeniami i właściwościami zabezpieczeń udzielanych przez banki lub instytucje finansowe z siedzibą w państwach członkowskich.

Na wniosek beneficjenta zabezpieczenie, o którym mowa w akapicie pierwszym, może zostać zastąpione solidarnym zabezpieczeniem osoby trzeciej lub solidarnym, nieodwołalnym i bezwarunkowym zabezpieczeniem beneficjentów danego działania, którzy są stroną tej samej umowy o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji, po zatwierdzeniu przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.

Wartość zabezpieczenia denominowana jest w euro.

Skutkuje ono tym, że bank lub instytucja finansowa, osoba trzecia lub inni beneficjenci występują jako nieodwołalne zabezpieczenie lub jako pierwszy wzywany poręczyciel zobowiązań beneficjenta dotacji.

4. Zabezpieczenie jest uwalniane w miarę stopniowego rozliczania płatności zaliczkowych w ramach płatności okresowych lub płatności salda na rzecz beneficjenta, zgodnie z warunkami ustanowionymi w umowie o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji.

Artykuł 207

Dokumenty potwierdzające dołączane do wniosków o płatność

(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku każdej dotacji płatności zaliczkowe mogą zostać podzielone na kilka rat zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami.

Warunkiem wypłaty pełnej kwoty nowej płatności zaliczkowej jest wykorzystanie przynajmniej 70 % całkowitej kwoty ewentualnej wcześniejszej płatności zaliczkowej.

W przypadku gdy wykorzystanie poprzedniej płatności zaliczkowej jest niższe niż 70 %, kwotę nowej płatności zaliczkowej zmniejsza się o niewykorzystaną kwotę poprzedniej płatności zaliczkowej.

Na poparcie każdego wniosku o nową płatność przedstawia się zestawienie nakładów beneficjenta.

2. Nie naruszając przepisów art. 110, beneficjent składa oświadczenie, że informacje zawarte we wnioskach o płatność są pełne, wiarygodne i prawidłowe. Poświadcza również, że poniesione koszty mogą zostać uznane za kwalifikowalne zgodnie z postanowieniami umowy o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji oraz że wnioski o płatność są poparte stosownymi dokumentami potwierdzającymi, które mogą zostać zweryfikowane.

3. Na poparcie wszelkich płatności właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, na podstawie oceny ryzyka, poświadczenia sprawozdania finansowego dotyczącego działania lub programu prac oraz rozliczeń stanowiących jego podstawę, sporządzonego przez zatwierdzonego audytora zewnętrznego lub, w przypadku organów publicznych, przez właściwego i niezależnego urzędnika publicznego. Poświadczenie załącza się do wniosku o płatność. Poświadczenie potwierdza, zgodnie z metodyką zatwierdzoną przez właściwego urzędnika zatwierdzającego i na podstawie uzgodnionych procedur zgodnych z międzynarodowymi standardami, że koszty zadeklarowane przez beneficjenta w sprawozdaniu finansowym, na którym oparty jest wniosek o płatność, są rzeczywiste, prawidłowo ujęte oraz kwalifikowalne zgodnie z umową o udzielenie dotacji lub decyzją o udzieleniu dotacji.

W szczególnych i należycie uzasadnionych przypadkach właściwy urzędnik zatwierdzający może zwrócić się o poświadczenie w postaci opinii lub w innej formie zgodnej z międzynarodowymi standardami.

Poświadczenie sprawozdania finansowego oraz rozliczeń stanowiących jego podstawę jest obowiązkowe dla płatności okresowych oraz płatności salda w następujących przypadkach:

a) dotacje na działanie, w przypadku gdy kwota udzielonej dotacji w formie, o której mowa w art. 123 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, wynosi 750 000 EUR lub więcej, jeżeli łączne kwoty z wniosków o płatność w tej formie wynoszą co najmniej 325 000 EUR;

b) dotacje na działalność, w przypadku gdy kwota udzielonej dotacji w formie, o której mowa w art. 123 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, wynosi 100 000 EUR lub więcej.

W zależności od analizy ryzyka właściwy urzędnik zatwierdzający może również uchylić obowiązek dostarczenia takiego poświadczenia sprawozdania finansowego oraz stanowiących jego podstawę rozliczeń w stosunku do:

a) organów publicznych i organizacji międzynarodowych, o których mowa w art. 43;

b) beneficjentów dotacji w związku z pomocą humanitarną, operacjami nadzwyczajnymi w zakresie ochrony ludności i zarządzaniem w sytuacjach kryzysowych, przy czym nie dotyczy to płatności sald;

c) w przypadku płatności sald – beneficjentów dotacji związanych z pomocą humanitarną, którzy podpisali umowę ramową o partnerstwie lub zostali powiadomieni o decyzji ramowej w sprawie partnerstwa, jak określono w art. 178, oraz posiadają system kontroli zapewniający równoważne gwarancje dotyczące tego rodzaju płatności;

d) beneficjentów wielokrotnych dotacji, którzy dostarczyli niezależne poświadczenia zapewniające równoważne gwarancje w zakresie systemów kontroli i metodyki stosowanej przy sporządzaniu wniosków.

Właściwy urzędnik zatwierdzający może także uchylić obowiązek dostarczenia poświadczenia sprawozdania finansowego oraz stanowiących jego podstawę rozliczeń w przypadku, gdy personel własny Komisji bezpośrednio przeprowadził lub przeprowadzi kontrolę, która zapewni równoważną pewność co do zadeklarowanych kosztów, bądź też w jej imieniu uczynił lub uczyni to podmiot do tego upoważniony.

W przypadku umowy między Komisją a kilkoma beneficjentami progi, o których mowa w akapicie trzecim lit. a) i b), stosuje się do każdego beneficjenta.

4. Na poparcie wszelkich płatności właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, na podstawie oceny ryzyka, sprawozdania z weryfikacji operacyjnej, sporządzonego przez niezależną osobę trzecią zatwierdzoną przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. W przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający zażąda sprawozdania z weryfikacji, dołącza się je do wniosku o płatność, a odpowiednie koszty są kwalifikowalne na tych samych warunkach, co koszty powiązane ze świadectwami audytu, jak określono w art. 126 rozporządzenia finansowego. W sprawozdaniu z weryfikacji stwierdza się, że weryfikacja operacyjna została przeprowadzona zgodnie z metodyką zatwierdzoną przez właściwego urzędnika zatwierdzającego oraz określa się, czy działanie lub program prac zostały faktycznie zrealizowane zgodnie z warunkami określonymi w umowie o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji.

Artykuł 208

Zawieszenia i zmniejszenia dotacji

(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)

1. Wykonywanie umowy o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji, udział beneficjenta w ich wykonaniu lub płatności mogą zostać zawieszone w celu zweryfikowania, czy domniemane istotne błędy, nieprawidłowości, nadużycia finansowe bądź naruszenia obowiązków miały rzeczywiście miejsce. Jeżeli nie zostaną one potwierdzone, wykonywanie zostaje jak najszybciej wznowione.

2. W przypadku gdy uzgodnione działania lub program prac nie są realizowane lub nie są realizowane właściwie, w pełni lub na czas, właściwy urzędnik zatwierdzający, pod warunkiem że beneficjent otrzymał możliwość przedstawienia uwag, zmniejsza lub odzyskuje kwotę dotacji w odpowiedniej części zależnie od stopnia zaawansowania procedury.

ROZDZIAŁ 5

Wykonanie

Artykuł 209

Umowy dotyczące wykonania

(Artykuł 137 rozporządzenia finansowego)

1. Bez uszczerbku dla stosowania dyrektywy 2004/18/WE, w przypadku gdy wykonanie działania lub programu prac wymaga udzielenia zamówienia, wówczas beneficjent udziela zamówienia oferentowi przedstawiającemu ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie lub – w stosownych przypadkach – oferentowi, którego oferta zawiera najniższą cenę, unikając jednocześnie konfliktu interesów.

2. W przypadku gdy wykonanie działania lub programu prac wymaga udzielenia zamówienia o wartości przekraczającej 60 000 EUR, właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, aby beneficjent przestrzegał szczególnych zasad, oprócz tych, o których mowa w ust. 1.

Szczególne zasady oparte są na zasadach zawartych w rozporządzeniu finansowym oraz są określane przy należytym uwzględnieniu wartości przedmiotowych zamówień, względnej wielkości wkładu unijnego w stosunku do całkowitego kosztu działania oraz ryzyka. Tego rodzaju szczególne zasady zostają włączone do umowy o udzielenie dotacji bądź decyzji o udzieleniu dotacji.

Artykuł 210

Wsparcie finansowe dla osób trzecich

(Artykuł 137 rozporządzenia finansowego)

Pod warunkiem że cele lub rezultaty, jakie mają zostać osiągnięte, są w wystarczającym stopniu szczegółowo opisane w warunkach, o których mowa w art. 137 ust. 1 rozporządzenia finansowego, margines uznaniowości można uznać za wyczerpany tylko wówczas, gdy w decyzjach o udzieleniu dotacji bądź umowach o udzielenie dotacji określono również poniższe kwestie:

a) maksymalną kwotę wsparcia finansowego, jaką można wypłacić osobie trzeciej, nieprzekraczającą 60 000 EUR, chyba że uzyskanie wsparcia finansowego jest głównym celem działania, oraz kryteria określenia dokładnej kwoty;

b) różne rodzaje działalności, na które można przyznać takie wsparcie finansowe, na podstawie wyczerpującego wykazu;

c) definicję osób lub kategorii osób, które mogą otrzymać tego rodzaju wsparcie finansowe, oraz kryteria jego udzielania.

TYTUŁ VII

NAGRODY

Artykuł 211

Programowanie

(Artykuł 138 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Roczny lub wieloletni program prac dotyczący nagród jest przygotowywany przez każdego właściwego urzędnika zatwierdzającego. Program prac jest przyjmowany przez instytucję i publikowany na stronie internetowej odnośnej instytucji możliwie jak najszybciej, a najpóźniej w dniu 31 marca roku, w którym ma być wykonany.

W programie prac określa się okres, który program obejmuje, ewentualny akt podstawowy, zamierzone cele, przewidywane wyniki, orientacyjny harmonogram konkursów wraz z orientacyjną kwotą nagród.

Program prac zawiera ponadto informacje określone w art. 94, aby decyzja o jego przyjęciu mogła zostać uznana za decyzję w sprawie finansowania w odniesieniu do nagród na dany rok.

2. Wszelkie istotne zmiany w programie prac zostają także przyjęte i opublikowane zgodnie z ust. 1.

Artykuł 212

Zasady konkursów

(Artykuł 138 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. [20] Zasady konkursów określają:

a) warunki udziału, które przynajmniej:

(i) określają kryteria kwalifikowalności;

(ii) określają zasady i ostateczny termin rejestracji uczestników, jeżeli jest wymagana, oraz przesyłania zgłoszeń konkursowych, na warunkach wskazanych w ust. 2;

(iii) przewidują wykluczenie uczestników, którzy znajdują się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106 ust. 1 i art. 107 rozporządzenia finansowego;

(iv) przewidują wyłączną odpowiedzialność uczestników w przypadku roszczeń dotyczących działań wykonywanych w ramach konkursu;

(v) przewidują akceptację przez zwycięzców kontroli przeprowadzanych przez Komisję, OLAF oraz Trybunał Obrachunkowy oraz obowiązków dotyczących upubliczniania, jak wskazano w zasadach konkursu;

(vi) określają prawo Unii, w razie potrzeby uzupełnione przepisami krajowymi wskazanymi w zasadach konkursu, jako prawo stosowane do konkursu;

(vii) określają sąd lub trybunał arbitrażowy właściwy do rozstrzygania sporów;

(viii) określają, że na uczestników mogą zostać nałożone kary finansowe i że mogą zostać podjęte wobec nich decyzje o wykluczeniu na mocy art. 106 rozporządzenia finansowego;

b) kryteria przyznawania nagród, które umożliwiają ocenę jakości zgłoszeń konkursowych pod kątem zamierzonych celów oraz spodziewanych wyników, a także obiektywne określenie, czy dane zgłoszenie może zostać uznane za zwycięskie;

c) kwotę nagrody lub nagród;

d) zasady wypłaty nagród zwycięzcom po ich przyznaniu.

Na użytek akapitu pierwszego lit. a) ppkt (i) do udziału kwalifikują się beneficjenci dotacji unijnych, chyba że zasady konkursu stanowią inaczej.

Na użytek akapitu pierwszego lit. a) ppkt (vi) można dokonać odstępstwa w przypadku udziału organizacji międzynarodowych.

2. Właściwy urzędnik zatwierdzający wybiera środki komunikacji, które w kontekście przesyłania zgłoszeń nie mają charakteru dyskryminacyjnego, i które nie powodują ograniczenia dostępu uczestników do konkursu.

Wybrane środki komunikacji gwarantują spełnienie następujących warunków:

a) każde zgłoszenie konkursowe zawiera wszystkie informacje niezbędne do jego oceny;

b) integralność danych zostaje zachowana;

c) poufność zgłoszeń konkursowych zostaje zachowana;

d) zapewniona jest ochrona danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

3. Zasady konkursów mogą określać warunki unieważnienia konkursu, w szczególności gdy jego celów nie można osiągnąć lub gdy osoba prawna lub fizyczna, która nie spełnia warunków udziału, kwalifikowałaby się na zwycięzcę.

4. Zasady konkursów publikowane są na stronie internetowej instytucji unijnych. Oprócz publikacji na stronie internetowej zasady konkursów mogą także zostać opublikowane za pośrednictwem innych właściwych środków, w tym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, gdy jest to konieczne w celu zapewnienia dodatkowego rozpowszechnienia wśród potencjalnych uczestników. Mogą one być publikowane od chwili przyjęcia decyzji w sprawie finansowania, o której mowa w art. 84 rozporządzenia finansowego, w tym w roku poprzedzającym rok wykonania budżetu. Wszelkie zmiany treści zasad konkursów również podlegają publikacji na tych samych warunkach.

Artykuł 213

Publikacja ex post

(Artykuł 138 ust. 2 rozporządzenia finansowego)

1. Informacje dotyczące nagród przyznanych w ciągu roku budżetowego podlegają publikacji zgodnie z art. 21.

2. Po publikacji, o której mowa w ust. 1, Komisja, na wniosek Parlamentu Europejskiego i Rady, przekazuje im sprawozdanie uwzględniające:

a) liczbę uczestników w minionym roku;

b) liczbę uczestników oraz odsetek wybranych zgłoszeń konkursowych w każdym konkursie;

c) wykaz ekspertów, którzy uczestniczyli w pracach komisji w minionym roku wraz z odniesieniem do procedury, na podstawie której zostali wybrani.

Artykuł 214

Ocena

(Artykuł 138 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

1. Na potrzeby oceny zgłoszeń właściwy urzędnik zatwierdzający powołuje komisję składającą się z co najmniej trzech ekspertów, którzy mogą być ekspertami zewnętrznymi lub osobami reprezentującymi co najmniej dwie jednostki organizacyjne instytucji lub organów, o których mowa w art. 62 i 208 rozporządzenia finansowego, bez wzajemnych powiązań hierarchicznych, z wyjątkiem przypadków przedstawicielstw lub jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72 niniejszego rozporządzenia, oraz organów delegowanych, o których mowa w art. 62 i 208 rozporządzenia finansowego, jeżeli nie istnieją odrębne struktury.

Eksperci, o których mowa w akapicie pierwszym, podlegają wymogom dotyczącym konfliktu interesów określonym w art. 57 rozporządzenia finansowego.

Eksperci zewnętrzni oświadczają, że w momencie powołania nie znajdują się w sytuacji konfliktu interesów i że zobowiązują się poinformować urzędnika zatwierdzającego, w razie gdyby w trakcie procedury oceny zaistniał konflikt interesów.

2. W momencie ukończenia pracy członkowie komisji podpisują wykaz wszystkich przeanalizowanych zgłoszeń, zawierający ocenę ich jakości i określający te, za które można przyznać nagrody. Podpis na wykazie można złożyć w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednie uwierzytelnienie osoby składającej podpis.

Wykaz, o którym mowa w akapicie pierwszym, jest przechowywany do wglądu.

3. Właściwy urzędnik zatwierdzający decyduje, czy nagrody zostają przyznane. W decyzji określa się ponadto:

a) przedmiot i łączną kwotę nagród, jeżeli zostały przyznane;

b) imiona i nazwiska lub nazwy ewentualnych zwycięskich uczestników, kwotę nagród przyznanych każdemu ze zwycięskich uczestników oraz uzasadnienie dokonanego wyboru;

c) imiona i nazwiska lub nazwy odrzuconych uczestników i przyczyny odrzucenia.

Artykuł 215

Informacje i powiadomienie

(Artykuł 138 ust. 3 rozporządzenia finansowego)

1. Uczestnicy są powiadamiani o wyniku oceny ich zgłoszenia w najkrótszym możliwym terminie i nie później niż w ciągu 15 dni kalendarzowych od podjęcia przez urzędnika zatwierdzającego decyzji o przyznaniu nagród.

2. Zwycięski uczestnik jest powiadamiany o decyzji o przyznaniu nagrody, która stanowi zobowiązanie prawne w rozumieniu art. 86 rozporządzenia finansowego.

TYTUŁ VIII

INSTRUMENTY FINANSOWE

Artykuł 216

Wybór podmiotów, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych w trybie zarządzania bezpośredniego

(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)

1. Na potrzeby wdrażania instrumentów finansowych w trybie zarządzania bezpośredniego Komisja uzyskuje dowody potwierdzające, że podmiot, któremu powierzono wdrażanie, spełnia wymogi art. 60 ust. 2 rozporządzenia finansowego.

Uzyskane dowody zachowują ważność na potrzeby wdrażania instrumentów finansowych przez stosowny podmiot w przyszłości, chyba że wprowadzono istotne zmiany w objętych tymi wymogami systemach, zasadach i procedurach stosowanych przez podmioty, którym powierzono wdrażanie.

2. W celu wyboru podmiotów, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych na mocy art. 61 ust. 2 rozporządzenia finansowego, Komisja publikuje zaproszenie dla podmiotów, którym potencjalnie może powierzyć wdrażanie. W zaproszeniu określa się kryteria wyboru i delegowania zadań.

W zaproszeniu, o którym mowa w akapicie pierwszym, określa się również, czy podmiot, któremu powierza się wdrażanie, jest zobowiązany wyasygnować własne zasoby finansowe na określony instrument finansowy lub uczestniczyć w podziale ryzyka. Jeżeli zamieszcza się taką wzmiankę i jeżeli jest to konieczne w celu złagodzenia ewentualnego konfliktu interesów, w zaproszeniu wskazuje się także, że podmiot, któremu powierza się wdrażanie, jest zobowiązany zaproponować środki dotyczące zapewnienia zgodności interesów, jak określono w art. 140 ust. 2 rozporządzenia finansowego. Środki dotyczące zapewnienia zgodności interesów uwzględnia się w umowie dotyczącej danego instrumentu finansowego.

Komisja podejmuje dialog z podmiotami, które spełniają kryteria wyboru, w sposób przejrzysty i obiektywny, nie dając podstaw do powstania konfliktu interesów. Po zakończeniu dialogu Komisja podpisuje umowy o delegowaniu zadań z podmiotem lub podmiotami, które przedstawiły wnioski najbardziej korzystne ekonomicznie, obejmujące, w stosownych przypadkach, wyasygnowanie własnych zasobów finansowych lub uczestnictwo w podziale ryzyka.

3. Komisja może przystąpić do bezpośrednich negocjacji z podmiotami, którym potencjalnie może powierzyć wdrażanie, przed podpisaniem umów o delegowaniu zadań w przypadkach gdy podmiot, któremu powierza się wdrażanie, jest wskazany w stosownym akcie podstawowym lub wymieniony w art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (iii) rozporządzenia finansowego lub też w należycie uzasadnionych i odpowiednio udokumentowanych wyjątkowych przypadkach, szczególnie gdy:

a) w następstwie zaproszenia skierowanego do podmiotów, którym potencjalnie można powierzyć wdrażanie, nie napłynęły żadne odpowiednie wnioski;

b) instrumenty finansowe o określonej charakterystyce wymagają szczególnego rodzaju podmiotu, któremu powierza się wdrażanie, ze względu na jego kompetencje techniczne, wysoki stopień specjalizacji lub uprawnienia administracyjne;

c) ze względu na pilną konieczność, spowodowaną nieprzewidzianymi wydarzeniami, które są od Unii niezależne, nie ma możliwości zastosowania się do procedury, o której mowa w ust. 2.

Artykuł 217

Treść umowy o delegowaniu zadań z podmiotami, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych w trybie zarządzania bezpośredniego

(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)

Oprócz wymogów wymienionych w art. 40 umowa o delegowaniu zadań z podmiotami, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych, obejmuje odpowiednie uzgodnienia w celu zapewnienia przestrzegania zasad i warunków określonych w art. 140 rozporządzenia finansowego. W szczególności umowa o delegowaniu zadań zawiera:

a) opis instrumentu finansowego, w tym stosowanej w jego ramach strategii lub polityki inwestycyjnej, rodzaju zapewnianego wsparcia, kryteriów kwalifikowalności dla pośredników finansowych i odbiorców końcowych, jak również dodatkowych wymogów operacyjnych transponujących cele instrumentu w zakresie polityki;

b) wymogi dotyczące docelowego zakresu wartości określających efekt mnożnikowy;

c) definicję działań niekwalifikowalnych i kryteria wykluczenia;

d) przepisy dotyczące zapewnienia zgodności interesów i odnoszące się do ewentualnych konfliktów interesów;

e) zapisy dotyczące wyboru pośredników finansowych na podstawie art. 139 ust. 4 akapit drugi rozporządzenia finansowego oraz ustanowienia w stosownych przypadkach specjalnych instrumentów inwestycyjnych;

f) przepisy dotyczące odpowiedzialności podmiotu, któremu powierza się wdrażanie, lub innych podmiotów zaangażowanych we wdrażanie instrumentu finansowego;

g) przepisy dotyczące rozwiązywania sporów;

h) przepisy dotyczące zarządzania instrumentem finansowym;

i) przepisy dotyczące wykorzystania i ponownego wykorzystania wkładu Unii zgodnie z art. 140 ust. 6 rozporządzenia finansowego;

j) przepisy dotyczące zarządzania wkładami Unii oraz rachunkami powierniczymi, w tym ryzyka kontrahenta, dopuszczalnych operacji przy użyciu zasobów finansowych, odpowiedzialności zainteresowanych stron, działań naprawczych w przypadku nadmiernych sald na rachunkach powierniczych, przechowywania dokumentacji i sprawozdawczości;

k) przepisy dotyczące wynagrodzenia podmiotu, któremu powierza się wdrażanie, w tym stawek opłat za zarządzanie, a także obliczania i wypłaty kwot na pokrycie kosztów zarządzania oraz opłat za zarządzanie podmiotowi, któremu powierza się wdrażanie, zgodnie z art. 218;

l) w stosownych przypadkach przepisy dotyczące ramowych warunków regulujących kwestię wkładów z funduszy, o których mowa w art. 175 rozporządzenia finansowego, w szczególności z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz przyszłego Funduszu Rybackiego (dalej zwanych „funduszami, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych” );

m) przepisy dotyczące okresu obowiązywania instrumentu, możliwości przedłużenia tego okresu oraz zaprzestania stosowania instrumentu, w tym warunki dotyczące wcześniejszego zaprzestania oraz, w stosownych przypadkach, strategii wyjścia;

n) przepisy dotyczące monitorowania wdrażania wsparcia na rzecz pośredników finansowych oraz odbiorców końcowych, w tym sprawozdawczości pośredników finansowych;

o) w stosownych przypadkach określenie rodzaju i charakteru ewentualnych operacji zabezpieczających, o których mowa w art. 219.

Artykuł 218

Koszty zarządzania oraz opłaty za zarządzanie dla podmiotów, którym powierza się wdrażanie

(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)

1. Za wdrażanie instrumentu finansowego Komisja wypłaca podmiotom, którym je powierza, wynagrodzenie w postaci opłat opartych na wynikach, zwrotów wyjątkowych wydatków oraz, jeżeli podmiot, któremu powierza się wdrażanie, zarządza zasobami finansowymi instrumentu finansowego, opłat za zarządzanie zasobami finansowymi.

2. Opłaty oparte na wynikach obejmują opłaty administracyjne mające stanowić wynagrodzenie dla podmiotu, któremu powierza się wdrażanie, za pracę związaną z wdrażaniem instrumentu finansowego. W stosownych przypadkach mogą one również obejmować zachęty związane z polityką, mające wspierać realizację celów polityki lub stanowić zachętę do osiągnięcia odpowiednich wyników finansowych w ramach instrumentu.

Artykuł 219

Szczególne zasady dotyczące rachunków powierniczych w zarządzaniu pośrednim

(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)

1. Podmioty, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych, mogą otwierać rachunki powiernicze w rozumieniu art. 68 ust. 7 rozporządzenia finansowego w swoim imieniu i wyłącznie na rzecz Komisji. Podmioty te przesyłają właściwym służbom Komisji odpowiednie wyciągi z rachunków.

2. Na rachunkach powierniczych utrzymuje się odpowiednią płynność, a aktywami, które są na nich przechowywane, zarządza się, przestrzegając zasady należytego zarządzania finansami i właściwych reguł ostrożnościowych zgodnie z art. 140 ust. 7 rozporządzenia finansowego.

3. Przy wdrażaniu instrumentów finansowych podmioty, którym powierza się wdrażanie, nie mogą dokonywać operacji zabezpieczających w celach spekulacyjnych. Rodzaj i charakter wszelkich operacji zabezpieczających zostają wcześniej zatwierdzone przez Komisję i uwzględnione w umowach o delegowaniu zadań, o których mowa w art. 217.

Artykuł 220

Instrumenty finansowe wdrażane bezpośrednio

(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)

1. W wyjątkowych wypadkach instrumenty finansowe mogą być wdrażane bezpośrednio na mocy art. 139 ust. 4 rozporządzenia finansowego poprzez:

a) specjalny instrument inwestycyjny, w którym Komisja uczestniczy wraz z inwestorami publicznymi lub prywatnymi w celu zwiększenia efektu mnożnikowego wkładu Unii;

b) pożyczki, gwarancje, udziały w kapitale oraz inne instrumenty oparte na podziale ryzyka, niebędące inwestycjami w specjalne instrumenty inwestycyjne, udostępniane bezpośrednio odbiorcom końcowym lub poprzez pośredników finansowych.

2. Przy wdrażaniu instrumentów finansowych Komisja nie może dokonywać operacji zabezpieczających w celach spekulacyjnych. Rodzaj i charakter wszelkich operacji zabezpieczających zostają wcześniej zatwierdzone przez Komisję i uwzględnione w umowach z podmiotami, którym powierza się wdrażanie instrumentu finansowego.

Artykuł 221

Wybór pośredników finansowych, zarządców specjalnych instrumentów inwestycyjnych oraz odbiorców końcowych

(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadkach gdy Komisja wdraża instrumenty finansowe bezpośrednio lub pośrednio poprzez specjalne instrumenty inwestycyjne, takie instrumenty ustanawia się zgodnie z prawem państw członkowskich. W obszarze działań zewnętrznych mogą one także być ustanowione zgodnie z prawem kraju innego niż państwo członkowskie. Zarządcy takich instrumentów są zobowiązani z mocy prawa lub umowy do działania ze starannością profesjonalnego zarządcy i w dobrej wierze.

2. Zarządców specjalnych instrumentów inwestycyjnych, o których mowa w ust. 1, oraz pośredników finansowych lub odbiorców końcowych instrumentów finansowych wybiera się z należytym uwzględnieniem charakteru instrumentu finansowego podlegającego wdrażaniu, doświadczenia oraz zdolności operacyjnej i finansowej danych podmiotów lub efektywności ekonomicznej projektów odbiorców końcowych. Wybór musi być przejrzysty, uzasadniony względami obiektywnymi i nie może prowadzić do powstania konfliktu interesów.

3. [21] (uchylony).

Artykuł 222

Warunki wykorzystania instrumentów finansowych

(Artykuł 140 rozporządzenia finansowego)

1. Instrumenty finansowe służą zaradzeniu niedoskonałościom, słabościom rynkowym lub niedostatecznemu poziomowi inwestycji i zapewniają wsparcie tylko tym odbiorcom końcowym, których uznaje się za potencjalnie rentowych ekonomicznie w momencie udzielania im wsparcia Unii za pośrednictwem instrumentu finansowego.

2. Instrumenty finansowe zapewniają wparcie odbiorcom końcowym w proporcjonalny sposób. Uzasadnione, proporcjonalne do ryzyka podejmowanego przez inwestorów inwestujących w instrument finansowy oraz ograniczone do minimum niezbędnego do zapewnienia ich inwestycji lub uczestnictwa w podziale ryzyka powinno być w szczególności preferencyjne traktowanie inwestorów współinwestujących lub uczestniczących w podziale ryzyka.

Artykuł 223

Efekt mnożnikowy

(Artykuł 140 rozporządzenia finansowego)

1. Instrumenty finansowe służą uzyskaniu efektu mnożnikowego wkładu Unii poprzez uruchomienie łącznej inwestycji przekraczającej wielkość wkładu Unii.

Efekt mnożnikowy unijnych środków finansowych jest równy kwocie środków finansowych dla kwalifikujących się odbiorców końcowych podzielonej przez kwotę wkładu Unii.

2. Docelowy zakres wartości określających efekt mnożnikowy opiera się na ocenie ex ante dla danego instrumentu finansowego.

Artykuł 224

Ocena ex ante instrumentów finansowych

(Artykuł 140 rozporządzenia finansowego)

1. Instrumenty finansowe opierają się na ocenach ex ante, w których określa się niedoskonałości lub słabości rynkowe lub sytuacje, gdzie występuje niedostateczny poziom inwestycji, oraz ocenia potrzeby inwestycyjne pod względem celów polityki.

2. Oceny ex ante muszą wykazywać, że zidentyfikowanych potrzeb rynkowych nie można zaspokoić odpowiednio i na czas ani poprzez działania w ramach istniejącej struktury rynkowej, ani poprzez interwencje Unii inne niż finansowanie za pomocą instrumentu finansowego, takie jak regulacja, liberalizacja, reforma lub inne działanie w ramach prowadzonej polityki. Muszą one zawierać ocenę prawdopodobieństwa i ewentualnych kosztów zakłóceń rynku oraz wyparcia prywatnego finansowania przez instrumenty finansowe, a także określać środki ograniczające negatywne skutki takich zakłóceń.

3. Zgodnie z zasadą pomocniczości ocena ex ante musi wykazać, że instrument finansowy na poziomie Unii zaspokaja zidentyfikowane potrzeby rynkowe lepiej niż podobne instrumenty finansowe na poziomie krajowym lub regionalnym, w tym instrumenty finansowane przez fundusze, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych. Przy ocenie wartości dodanej wkładu Unii uwzględnia się takie czynniki, jak trudny dostęp do finansowania na poziomie krajowym, w szczególności w przypadku projektów transgranicznych, korzyści skali lub silne efekty demonstracyjne związane z rozpowszechnianiem najlepszych praktyk w państwach członkowskich.

4. W ocenie ex ante określa się najbardziej efektywny sposób wprowadzenia w życie instrumentu finansowego.

5. W ocenie ex ante wykazuje się także, że planowany instrument finansowy jest zgodny z:

a) nowymi i istniejącymi instrumentami finansowymi, nie powodując niepożądanego nakładania się ich zakresów i pozwalając osiągnąć efekty synergii i korzyści skali;

b) instrumentami finansowymi oraz innymi formami interwencji publicznej odnoszącymi się do tego samego otoczenia rynkowego, umożliwiając uniknięcie niespójności i zbadanie możliwości osiągnięcia efektów synergii.

6. W ocenie ex ante ocenia się proporcjonalność przewidywanej interwencji pod kątem rozmiarów stwierdzonego niedopasowania poziomów finansowania, przewidywanego efektu mnożnikowego planowanego instrumentu finansowego, a także bada się dodatkowe efekty jakościowe, takie jak rozpowszechnienie najlepszych praktyk, skuteczne propagowanie celów polityki Unii w całym łańcuchu wdrażania lub dostęp do szczególnej wiedzy fachowej podmiotów w łańcuchu wdrażania.

7. W ocenie ex ante określa się zbiór odpowiednich wskaźników skuteczności dla proponowanych instrumentów finansowych oraz przewidywane wyniki, rezultaty i wpływ.

8. Odrębną ocenę ex ante instrumentów finansowych przeprowadza się jedynie wówczas, gdy taka ocena, w pełni spełniająca kryteria określone w ust. 1–7, nie jest uwzględniona w ocenie ex ante lub ocenie skutków programu lub działania objętego aktem podstawowym.

Artykuł 225

Monitorowanie instrumentów finansowych

(Artykuł 140 rozporządzenia finansowego)

1. W celu zapewnienia ujednoliconego monitorowania instrumentów finansowych, o którym mowa w art. 140 ust. 12 rozporządzenia finansowego, właściwy urzędnik zatwierdzający wprowadza system monitorowania, aby przyczyniał się on do zagwarantowania wystarczającej pewności co do tego, że unijne środki finansowe są wykorzystywane zgodnie z art. 32 ust. 2 rozporządzenia finansowego.

2. System monitorowania jest wykorzystywany do oceny postępów we wdrażaniu na drodze do osiągnięcia celów polityki mających odzwierciedlenie w odpowiednich wskaźnikach wyniku i rezultatów ustalonych na podstawie oceny ex ante, oraz do analizy zgodności wdrażania z określonymi wymogami na podstawie art. 140 ust. 2 rozporządzenia finansowego, a także stanowi podstawę sprawozdań składanych przez Komisję, wymaganych na mocy art. 38 ust. 5 oraz art. 140 ust. 8 rozporządzenia finansowego.

3. W przypadku zarządzania pośredniego monitorowanie ze strony Komisji opiera się na sprawozdaniach i rozliczeniach przedstawianych przez podmioty, którym powierza się wdrażanie, oraz dostępnych audytach i kontrolach przeprowadzanych przez podmioty, którym powierza się wdrażanie, z należytym uwzględnieniem deklaracji zarządczych podmiotów, którym powierza się wdrażanie, oraz opinii niezależnego organu kontrolnego, o którym mowa w art. 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego. Komisja dokonuje przeglądu informacji przekazanych przez podmioty, którym powierza się wdrażanie, i może przeprowadzać kontrole, również na wybranych próbach, na odpowiednich szczeblach wdrażania aż po odbiorców końcowych.

Monitorowanie przez podmiot, któremu powierza się wdrażanie, opiera się na sprawozdaniach i rozliczeniach przedstawianych przez pośredników finansowych oraz dostępnych audytach i kontrolach przeprowadzanych przez pośrednika finansowego, z należytym uwzględnieniem deklaracji zarządczej pośrednika finansowego oraz opinii niezależnych audytorów.

W przypadku braku pośrednika finansowego podmiot, któremu powierza się wdrażanie, bezpośrednio monitoruje wykorzystanie instrumentu finansowego na podstawie sprawozdań i rozliczeń przedstawianych przed odbiorców końcowych.

Podmiot, któremu powierza się wdrażanie, w stosownych przypadkach dokonuje na wybranych próbach przeglądu informacji przekazanych przez pośredników finansowych lub odbiorców końcowych oraz przeprowadza kontrole, jak określono w umowie, o której mowa w art. 217.

4. W przypadku zarządzania bezpośredniego monitorowanie ze strony Komisji opiera się na sprawozdaniach i rozliczeniach przekazywanych przez pośredników finansowych oraz odbiorców końcowych, z zastrzeżeniem odpowiednich kontroli. Przepisy ust. 3 stosuje się odpowiednio do zarządzania bezpośredniego.

5. Umowy w sprawie wdrażania instrumentów finansowych muszą zawierać przepisy niezbędne do stosowania ust. 1–4.

Artykuł 226

Traktowanie wkładów z funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych

(Artykuł 140 rozporządzenia finansowego)

1. Oddzielną dokumentację prowadzi się dla wkładów z funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych, na rzecz instrumentów finansowych ustanowionych na podstawie tytułu VIII rozporządzenia finansowego i wspieranych z funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych, na podstawie przepisów sektorowych.

2. Wkłady z funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych, umieszcza się na odrębnych rachunkach i wykorzystuje zgodnie z celami odpowiednich funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych, na wspieranie działań i odbiorców końcowych zgodnych z programem lub programami, z których wkłady pochodzą.

3. Jeżeli chodzi o wkłady z funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych, na rzecz instrumentów finansowych ustanowionych na podstawie tytułu VIII rozporządzania finansowego, zastosowanie mają przepisy sektorowe.

TYTUŁ IX

PREZENTACJA SPRAWOZDAŃ RACHUNKOWYCH I RACHUNKOWOŚĆ

ROZDZIAŁ 1

Prezentacja sprawozdań rachunkowych

Artykuł 227

Sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami za dany rok budżetowy

(Artykuł 142 rozporządzenia finansowego)

Sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami za dany rok budżetowy szczegółowo opisuje następujące elementy:

a) osiągnięcie celów na dany rok, zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami;

b) sytuację finansową i zdarzenia, które miały istotny wpływ na działania w ciągu roku.

Sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami stanowi odrębny dokument, niezależny od sprawozdań z wykonania budżetu.

Artykuł 228

Wyjątki od zasad rachunkowości

(Artykuł 144 rozporządzenia finansowego)

Jeżeli w konkretnym przypadku księgowy uzna, że należy uczynić wyjątek od treści jednej z zasad rachunkowości określonych w unijnych regułach rachunkowości, wyjątek ten jest należycie uzasadniany, a informacja o nim umieszczana jest w informacjach dodatkowych do sprawozdań finansowych, o których mowa w art. 232.

Artykuł 229

Dokumenty potwierdzające

(Artykuł 144 rozporządzenia finansowego)

1. Każdy zapis oparty jest na opatrzonych datą i ponumerowanych dokumentach potwierdzających, sporządzonych na papierze lub umieszczonych na nośniku, który gwarantuje niezawodność i zabezpieczenie jego zawartości przez okresy określone w art. 48.

2. Operacje tego samego rodzaju, przeprowadzane w tym samym miejscu i tego samego dnia mogą zostać ujęte w jednym dokumencie potwierdzającym.

Artykuł 230

Sprawozdanie z finansowych wyników działalności

(Artykuł 145 rozporządzenia finansowego)

W sprawozdaniu z finansowych wyników działalności wykazuje się dochody i obciążenia za dany rok, sklasyfikowane według charakteru.

Artykuł 231

Rachunek przepływów pieniężnych

(Artykuł 145 rozporządzenia finansowego)

W rachunku przepływów pieniężnych wykazuje się przepływy pieniężne w danym okresie, wykazując zmianę w kwotach zasobów finansowych między dniem otwarcia a dniem zamknięcia.

Na zasoby finansowe składają się:

a) środki pieniężne w kasie;

b) rachunki bankowe i depozyty płatne na żądanie;

c) inne zbywalne aktywa, które mogą zostać szybko zamienione na środki pieniężne i których wartość jest stabilna.

Artykuł 232

Informacje dodatkowe do sprawozdań finansowych

(Artykuł 145 rozporządzenia finansowego)

Informacje dodatkowe, o których mowa w art. 145 rozporządzenia finansowego, stanowią integralną część sprawozdań finansowych. Informacje dodatkowe obejmują co najmniej:

a) zasady, reguły i metody rachunkowości;

b) noty wyjaśniające, dostarczające dodatkowych informacji niezawartych w głównej części sprawozdania finansowego, które są niezbędne dla uzyskania prawdziwego i rzetelnego obrazu.

Artykuł 233

Rachunki wyniku budżetowego

(Artykuł 146 rozporządzenia finansowego)

1. Rachunki wyniku budżetowego zawierają:

a) informacje dotyczące dochodów, obejmujące:

(i) zmiany w szacunkach dochodów budżetowych;

(ii) wynik w zakresie dochodów;

(iii) ustalone należności;

b) informacje ukazujące zmiany w łącznej kwocie dostępnych środków na zobowiązania i środków na płatności;

c) informacje ukazujące sposób wykorzystania łącznej kwoty dostępnych środków na zobowiązania i środków na płatności;

d) informacje ukazujące zobowiązania pozostające do spłaty, przeniesione z poprzedniego roku i zaciągnięte w ciągu roku.

2. W odniesieniu do informacji dotyczących dochodów załączane jest także zestawienie, ukazujące dla każdego państwa członkowskiego podział kwot zasobów własnych, które mają zostać odzyskane do końca roku budżetowego i które objęte są nakazem odzyskania środków.

Artykuł 234

Metody przekazywania sprawozdań rachunkowych

(Artykuł 148 rozporządzenia finansowego)

Wstępne i końcowe sprawozdania rachunkowe, o których mowa w art. 147 i 148 rozporządzenia finansowego, mogą być przekazywane drogą elektroniczną.

ROZDZIAŁ 2

Rachunkowość

Sekcja 1

Organizacja kont

Artykuł 235

Organizacja kont

(Artykuł 151 rozporządzenia finansowego)

1. Księgowy każdej instytucji i organu, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, sporządza i aktualizuje dokumenty opisujące organizację kont i procedury rachunkowości swojej instytucji i swojego organu.

2. Dochody i wydatki budżetowe rejestrowane są w systemie komputerowym, o którym mowa w art. 236, zgodnie z charakterem ekonomicznym operacji, jako bieżące dochody lub wydatki lub jako kapitał.

Artykuł 236

Systemy komputerowe

(Artykuł 151 rozporządzenia finansowego)

1. Rachunkowość prowadzona jest za pomocą zintegrowanego systemu komputerowego.

2. W przypadku gdy rachunkowość jest prowadzona przy użyciu systemów i podsystemów komputerowych, te systemy i podsystemy muszą być w pełni opisane.

W opisie tym określa się zawartość wszystkich pól danych i sposób, w jaki system traktuje indywidualne operacje. Wskazuje się w nim również, w jaki sposób system gwarantuje istnienie pełnej ścieżki audytu dla każdej operacji oraz dla wszelkich zmian wprowadzonych do systemów i podsystemów komputerowych, tak aby w dowolnym momencie możliwe było określenie charakteru zmian i wskazanie osoby, która je wprowadziła.

W opisie komputerowych systemów i podsystemów rachunkowości określa się wszelkie powiązania tych systemów z centralnym systemem rachunkowości, w szczególności jeżeli chodzi o przesyłanie danych i uzgadnianie sald.

3. Dostęp do systemów i podsystemów komputerowych udzielany jest wyłącznie osobom wpisanym na listę upoważnionych użytkowników, prowadzoną i uaktualnianą przez każdą instytucję.

Sekcja 2

Księgi rachunkowe

Artykuł 237

Księgi rachunkowe

(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)

Każda instytucja i każdy organ, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, prowadzi dziennik, księgę główną oraz co najmniej księgi pomocnicze dla dłużników, wierzycieli i aktywów trwałych, chyba że jest to nieuzasadnione z punktu widzenia relacji kosztów do korzyści.

Księgi rachunkowe składają się z dokumentów elektronicznych, które określane są przez księgowego i oferują pełną gwarancję w przypadku użycia ich jako dowodów.

Zapisy w dzienniku przenoszone są do księgi głównej, uporządkowane według pozycji zgodnie z planem kont, o którym mowa w art. 212.

Dziennik i księga główna mogą zostać podzielone na tyle dzienników lub ksiąg specjalnych, ile potrzeba w celu spełnienia wymogów.

Zapisy z dzienników i ksiąg specjalnych są centralizowane co najmniej raz w miesiącu w dzienniku i księdze głównej.

Artykuł 238

Zestawienie obrotów i sald

(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)

Każda instytucja i organ, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, sporządza zestawienie obrotów i sald, obejmujące wszystkie konta księgi głównej, włączając konta zbilansowane w ciągu roku wraz z, w każdym przypadku:

a) numerem konta;

b) opisem;

c) obrotem debetowym;

d) obrotem kredytowym;

e) saldem.

Artykuł 239

Uzgadnianie kont

(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)

1. Dane w księdze głównej zapisywane są i organizowane w taki sposób, aby uzasadnić zawartość każdego konta wchodzącego w skład zestawienia obrotów i sald.

2. Jeżeli chodzi o ewidencję aktywów trwałych, stosuje się przepisy art. 246– 253.

Sekcja 3

Zapisy w księgach rachunkowych

Artykuł 240

Zapisy księgowe

(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)

1. Zapisy dokonywane są przy użyciu metody podwójnego zapisu, według której każdy ruch lub każdą zmianę, które są rejestrowane na kontach, odzwierciedla zapis ustalający równoważność między kwotą po stronie „winien” a kwotą po stronie „ma” na różnych kontach, których dotyczy ten zapis.

2. Wartość transakcji denominowanej w walucie innej niż euro przeliczana jest na euro i zapisywana na kontach.

Transakcje w walutach obcych na kontach, które mogą być zrewaluowane, są rewaluowane co najmniej przy każdorazowym zamknięciu rozliczeń.

Ta rewaluacja oparta jest na stopach ustanowionych zgodnie z art. 6.

Do przeliczeń między euro a innymi walutami w celu sporządzenia bilansu na dzień 31 grudnia roku N stosuje się stopę z ostatniego dnia roboczego roku N.

3. Unijne reguły rachunkowości przyjęte na mocy art. 152 rozporządzenia finansowego zawierają zasady przeliczania i rewaluacji przewidziane do celów rachunkowości memoriałowej.

Artykuł 241

Dokumentacja księgowa

(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)

W całej dokumentacji księgowej określa się pochodzenie, zawartość i odniesienia księgowe każdej pozycji danych oraz odniesienia do odpowiednich dokumentów potwierdzających.

Artykuł 242

Zapisy w dzienniku

(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)

Operacje księgowe rejestrowane są w dzienniku przy użyciu jednej z następujących metod, które nie wykluczają się wzajemnie:

a) dzień po dniu, operacja po operacji;

b) w formie miesięcznego podsumowania łącznych kwot objętych operacjami, pod warunkiem że przechowywane są wszystkie dokumenty pozwalające na weryfikację poszczególnych operacji dla każdego dnia.

Artykuł 243

Zatwierdzanie zapisów

(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)

1. Zapisy w dzienniku i w księgach pomocniczych stają się ostateczne poprzez zastosowanie procedury zatwierdzania zapisów, uniemożliwiającej wszelkie zmiany lub usunięcie zapisu.

2. Procedura zamykania, mająca na celu zachowanie chronologii zapisów i zagwarantowanie ich nieodwołalności, przeprowadzana jest najpóźniej przed przedstawieniem ostatecznych sprawozdań finansowych.

Sekcja 4

Uzgadnianie i weryfikacja

Artykuł 244

Uzgadnianie kont

(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)

1. Salda kont w zestawieniu obrotów i sald są okresowo uzgadniane, co najmniej w momencie zamknięcia roku budżetowego, na podstawie danych z systemów zarządzania stosowanych przez urzędników zatwierdzających do zarządzania aktywami i pasywami oraz do codziennego wprowadzania danych do systemu rachunkowości.

2. Okresowo, a co najmniej zawsze przy okazji zamykania rozliczeń, księgowy sprawdza, czy salda rachunków bankowych odpowiadają sytuacji faktycznej, w szczególności, jeżeli chodzi o:

a) środki pieniężne na rachunkach, przez uzgodnienie wyciągów z rachunków otrzymanych od instytucji finansowych;

b) środki pieniężne w kasie, przez uzgodnienie z danymi z księgi kasowej.

Konta aktywów trwałych są przeglądane zgodnie z art. 250.

3. Międzyinstytucjonalne konta łącznikowe są uzgadniane co miesiąc.

4. Konta przejściowe otwiera i przegląda corocznie księgowy. Odpowiedzialność za te konta ponosi urzędnik zatwierdzający, który rozlicza je możliwie jak najszybciej.

Sekcja 5

Konta budżetowe

Artykuł 245

Zawartość i prowadzenie kont budżetowych

(Artykuł 156 rozporządzenia finansowego)

1. Na kontach budżetowych wykazuje się, dla każdej jednostki podziału budżetu:

a) w przypadku wydatków:

(i) środki zatwierdzone w budżecie początkowym, środki zapisane w budżetach korygujących, środki przeniesione, środki dostępne po pobraniu dochodów przeznaczonych na określony cel, przesunięcia środków i łączną kwotę dostępnych w związku z tym środków;

(ii) zobowiązania i płatności odnoszące się do danego roku budżetowego;

b) w przypadku dochodów:

(i) szacunki zapisane w budżecie początkowym, szacunki zapisane w budżetach korygujących, dochody przeznaczone na określony cel i całkowitą prognozowaną kwotę w ten sposób ustaloną;

(ii) ustalone należności i odzyskane kwoty za dany rok budżetowy;

c) zobowiązania pozostające do spłaty i dochody, które mają zostać odzyskane, przeniesione z poprzednich lat budżetowych.

Środki na zobowiązania i środki na płatności, o których mowa w akapicie pierwszym lit. a), są zapisywane i wykazywane oddzielnie.

Na kontach budżetowych wykazuje się również tymczasowe zobowiązania globalne dotyczące Europejskiego Funduszu Rolniczego Gwarancji (dalej „EFRG”) i odpowiadające im płatności.

Zobowiązania te przedstawia się w odniesieniu do łącznej kwoty środków EFRG.

2. Na kontach budżetowych wykazuje się oddzielnie:

a) wykorzystanie środków przeniesionych i środków na dany rok;

b) rozliczenie zobowiązań pozostających do spłaty.

Po stronie dochodów kwoty, które mają zostać odzyskane z poprzednich lat budżetowych, wykazywane są oddzielnie.

3. Konta budżetowe mogą być zorganizowane w taki sposób, aby rozwinąć system rachunku kosztów.

4. Konta budżetowe prowadzone są przy użyciu systemów komputerowych, w księgach lub kartotekach.

ROZDZIAŁ 3

Ewidencja majątku

Artykuł 246

Ewidencja majątku

(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)

System ewidencji majątku ustanawiany jest przez urzędnika zatwierdzającego, któremu pomocą techniczną służy księgowy. System ewidencji musi dostarczać wszelkich informacji niezbędnych do prowadzenia ksiąg rachunkowych i zabezpieczania aktywów.

Artykuł 247

Zabezpieczanie majątku

(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)

Każda z instytucji i każdy z organów, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, przyjmuje przepisy dotyczące zabezpieczenia aktywów uwzględnionych w ich odpowiednich bilansach i podejmuje decyzję, które jednostki administracyjne odpowiedzialne są za system ewidencji.

Artykuł 248

Wprowadzanie składników majątku do ewidencji

(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)

Wszystkie nabyte składniki majątku o terminie użytkowania dłuższym niż jeden rok, które nie są towarami konsumpcyjnymi i których cena zakupu lub koszt produkcji są wyższe niż wartości podane w unijnych regułach rachunkowości przyjętych na mocy art. 152 rozporządzenia finansowego, wprowadzane są do ewidencji i zapisywane na kontach aktywów trwałych.

Artykuł 249

Zawartość ewidencji dla każdego składnika majątku

(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)

Ewidencja zawiera właściwy opis każdego składnika majątku i określa jego lokalizację lub, w przypadku składników majątku ruchomego, służbę lub osobę odpowiedzialną, datę nabycia i koszt jednostkowy.

Artykuł 250

Sprawdzenie drogą inwentaryzacji stanu majątku ruchomego

(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)

Instytucje i organy, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego dokonują sprawdzenia drogą inwentaryzacji w taki sposób, aby upewnić się, że każdy składnik majątku fizycznie istnieje i odpowiada odpowiedniej pozycji w ewidencji. Sprawdzanie przeprowadzane jest w ramach corocznego programu weryfikacji, z wyjątkiem rzeczowych aktywów trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które sprawdzane są co najmniej co trzy lata.

Artykuł 251

Odsprzedaż rzeczowych aktywów trwałych

(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)

Członkowie, urzędnicy i inni pracownicy instytucji i organów, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, nie mogą nabywać składników majątku, które są odsprzedawane przez te instytucje i organy, z wyjątkiem wypadków, gdy składniki te odsprzedawane są w publicznej procedurze przetargowej.

Artykuł 252

Procedura sprzedaży rzeczowych aktywów trwałych

(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)

1. Sprzedaż rzeczowych aktywów trwałych ogłaszana jest lokalnie we właściwy sposób, jeżeli jednostkowa cena zakupu wynosi 8 100 EUR lub więcej. Okres między publikacją ostatniego ogłoszenia a zawarciem umowy sprzedaży nie może być krótszy niż czternaście dni kalendarzowych.

Sprzedaż, o której mowa w akapicie pierwszym, jest przedmiotem ogłoszenia o sprzedaży, publikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, jeżeli jednostkowa cena zakupu wynosi 391 100 EUR lub więcej. Właściwe ogłoszenie może również zostać zamieszczone w prasie państw członkowskich. Okres między datą publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej a zawarciem umowy sprzedaży nie może być krótszy niż jeden miesiąc.

2. Instytucje i organy, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, mogą odstąpić od publikowania ogłoszeń, w przypadku gdy koszt ogłoszenia przekracza spodziewany zysk z operacji.

3. Instytucje i organy, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, zawsze starają się uzyskać jak najlepszą cenę za sprzedawane rzeczowe aktywa trwałe.

4. Przepisy ust. 1, 2 i 3 nie mają zastosowania do transakcji sprzedaży między instytucjami Unii a ich instytucjami i organami, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 253

Procedura zbycia rzeczowych aktywów trwałych

(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)

W każdym przypadku sprzedaży składników majątku ujętych w ewidencji, w tym budynków, ich bezpłatnego przekazania, złomowania, wynajmu lub utraty na skutek zagubienia, kradzieży czy też z innych powodów urzędnik zatwierdzający sporządza odpowiedni raport lub adnotację.

Raport lub adnotacja wskazują w szczególności, czy składnik majątku musi zostać zastąpiony na koszt urzędnika lub innego pracownika Unii lub jakiejkolwiek innej osoby.

W przypadku gdy nieruchomości lub główne instalacje są udostępniane bezpłatnie, konieczne jest sporządzenie umowy i poinformowanie o tym fakcie w rocznym sprawozdaniu przesłanym do Parlamentu Europejskiego i Rady w momencie przedstawiania projektu budżetu.

Członkowie, urzędnicy lub inni pracownicy instytucji i organów, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, nie mogą być odbiorcami składników majątku ujętych w ewidencji, które przekazywane są bezpłatnie lub złomowane.

Artykuł 254

Ewidencja i ogłoszenia o sprzedaży w delegaturach Unii

(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku delegatur Unii stałą ewidencję majątku ruchomego należącego do Unii prowadzi się na miejscu. Jest ona regularnie przesyłana do departamentów centralnych zgodnie z zasadami przyjętymi przez każdą instytucję.

Majątek ruchomy przewożony do delegatur Unii, przed wpisaniem do stałej ewidencji, wpisuje się do wykazu tymczasowego.

2. Ogłoszenia o sprzedaży majątku ruchomego delegatur Unii są zgodne z praktykami lokalnymi.

CZĘŚĆ DRUGA

PRZEPISY SZCZEGÓLNE

TYTUŁ I

BADANIA

Artykuł 255

Rodzaje operacji

(Artykuł 181 rozporządzenia finansowego)

1. Działania bezpośrednie prowadzone są przez oddziały Wspólnego Centrum Badawczego (dalej zwanego „WCB” ) i z zasady są całkowicie finansowane z budżetu. Składają się na nie:

a) programy badawcze;

b) badania poszukiwawcze;

c) wsparcie naukowe i techniczne o charakterze instytucjonalnym.

2. WCB może uczestniczyć w działaniach pośrednich na warunkach określonych w art. 183 rozporządzenia finansowego.

3. Szacunek kwoty należnej, o której mowa w art. 181 ust. 2 rozporządzenia finansowego, przesyłana jest księgowemu w celu zapisania w księgach.

Artykuł 256

Dodatkowe zasady mające zastosowanie do WCB

(Artykuł 183 rozporządzenia finansowego)

1. Na działania o charakterze konkurencyjnym prowadzone przez WCB składają się:

a) działania prowadzone w następstwie procedur udzielania dotacji lub procedur udzielania zamówień;

b) działania w imieniu osób trzecich;

c) działania podejmowane na mocy porozumienia administracyjnego z innymi instytucjami lub innymi służbami Komisji w celu zapewnienia usług techniczno-naukowych.

2. Jeśli działania prowadzone przez WCB na rzecz osób trzecich obejmują zamówienia, procedura udzielania zamówień musi być zgodna z zasadami przejrzystości i równego traktowania.

3. Szacunki kwot należnych, o których mowa w art. 183 ust. 2 rozporządzenia finansowego, przesyłane są księgowemu w celu zapisania w księgach.

TYTUŁ II

DZIAŁANIA ZEWNĘTRZNE

ROZDZIAŁ I

Przepisy ogólne

Artykuł 257

Działania, które mogą być finansowane

(Artykuł 184 rozporządzenia finansowego)

Środki na działania, o których mowa w części drugiej tytuł IV rozdział 1 rozporządzenia finansowego, mogą posłużyć w szczególności na finansowanie zamówień, dotacji, w tym dopłat do oprocentowania, specjalnych pożyczek, gwarancji kredytowych i pomocy finansowej, wsparcia budżetowego i innych szczególnych form pomocy budżetowej.

ROZDZIAŁ II

Wsparcie budżetowe i wielostronne fundusze powiernicze

Artykuł 258

Wykorzystanie wsparcia budżetowego

(Artykuł 186 rozporządzenia finansowego)

1. Jeżeli przewidują to właściwe akty podstawowe, Komisja może wykorzystywać sektorowe lub ogólne wsparcie budżetowe w państwie trzecim, o ile spełnione są następujące warunki:

a) zarządzanie finansami publicznymi w państwie partnerskim jest wystarczająco przejrzyste, rzetelne i skuteczne;

b) państwo partnerskie wprowadziło wystarczająco wiarygodne i właściwe polityki sektorowe i krajowe; oraz

c) państwo partnerskie wprowadziło polityki makroekonomiczne ukierunkowane na stabilność.

2. Umowy zawierane z państwem partnerskim muszą przewidywać obowiązek przekazywania przez to państwo Komisji wiarygodnych informacji we właściwym czasie, umożliwiających Komisji stwierdzenie, czy warunki określone w ust. 1 zostały spełnione.

Artykuł 259

Fundusze powiernicze Unii na rzecz działań zewnętrznych

(Artykuł 187 rozporządzenia finansowego)

Wkłady innych darczyńców są uwzględniane z chwilą wpłaty na specjalny rachunek bankowy funduszu powierniczego, w kwocie w euro wynikającej z przeliczenia przy wpłynięciu środków na specjalny rachunek bankowy.

Wkład Unii przekazywany jest w odpowiednim terminie w celu pokrycia zobowiązań prawnych funduszu powierniczego, z należytym uwzględnieniem dostępnych środków przekazanych przez innych darczyńców.

Odsetki narosłe na specjalnym rachunku bankowym funduszu powierniczego inwestuje się w fundusz powierniczy, chyba że akt ustanawiający fundusz stanowi inaczej.

Wszystkie transakcje przeprowadzane na rachunku bankowym, o którym mowa w akapicie trzecim, w ciągu roku są prawidłowo rozliczane w księgach rachunkowych funduszu powierniczego.

Dwa razy w roku urzędnik zatwierdzający sporządza sprawozdania finansowe dotyczące operacji realizowanych przez poszczególne fundusze powiernicze.

Co roku fundusze powiernicze poddawane są niezależnym audytom zewnętrznym.

Rada funduszu powierniczego zatwierdza sprawozdanie roczne funduszu powierniczego sporządzone przez urzędnika zatwierdzającego wraz ze sprawozdaniem rocznym sporządzonym przez księgowego. Sprawozdania te są załączane do rocznego sprawozdania delegowanego urzędnika zatwierdzającego i przedkładane Parlamentowi Europejskiemu i Radzie w ramach procedury udzielania Komisji absolutorium.

Zasady dotyczące składu rady i jej regulamin wewnętrzny określone są w akcie ustanawiającym fundusz powierniczy, przyjętym przez Komisję i przestrzeganym przez darczyńców. Zasady te gwarantują odpowiednią reprezentację darczyńców oraz nakładają wymóg uzyskania zgody Komisji co do ostatecznej decyzji o wykorzystaniu środków.

ROZDZIAŁ III

Zamówienia

Artykuł 260

Najem budynków

(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)

[22] Jedyne zamówienia dotyczące nieruchomości, które mogą być finansowane ze środków operacyjnych na działania zewnętrzne, to zamówienia odnoszące się do najmu budynków już zbudowanych w chwili podpisywania umowy najmu. Zamówienia te są publikowane zgodnie z art. 124.

Artykuł 261

Zamówienia na usługi

(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)

1. Zamówienia na usługi obejmują:

a) zamówienie na badania zawierane między wykonawcą a instytucją zamawiającą, które obejmuje badania w celu określenia i przygotowania projektów, studium wykonalności, badania gospodarcze i rynkowe, badania techniczne i audyty;

b) zamówienie na pomoc techniczną, w ramach której wykonawca jest wezwany do pełnienia roli doradczej, do zarządzania projektem lub jego nadzorowania bądź do zapewnienia konsultantów określonych w umowie.

2. W przypadku gdy państwo trzecie posiada wykwalifikowaną kadrę zarządzającą w swoich służbach lub podmiotach z udziałem sektora publicznego, zamówienia mogą być wykonywane bezpośrednio przez te służby lub podmioty we własnym zakresie.

Artykuł 262

Przepisy szczególne odnoszące się do progów i zasady udzielania zamówień zewnętrznych

(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)

Artykuły 123–126, z wyjątkiem definicji, art. 128, art. 134 ust. 1 lit. a), art. 135 ust. 1 lit. a) i c)–f), art. 135 ust. 4, art. 137 i 137a, art. 139 ust. 3–7, art. 148 ust. 4, art. 151 ust. 3, art. 152, art. 153 ust. 2 i 3, art. 154, 155, 157, 158 z wyjątkiem art. 158 ust. 4, oraz art. 160 niniejszego rozporządzania nie mają zastosowania do umów w sprawie zamówień zawartych przez instytucje zamawiające, o których mowa w art. 190 ust. 2 rozporządzenia finansowego, lub w ich imieniu.

Komisja decyduje o wykonaniu przepisów dotyczących zamówień określonych w niniejszym rozdziale, w tym o odpowiednich środkach kontroli stosowanych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w przypadku, gdy Komisja nie jest instytucją zamawiającą.

Artykuł 263

Dowody związane z dostępem do zamówień

(Artykuł 191 rozporządzenia finansowego)

W dokumentach zamówienia nakłada się na kandydatów lub oferentów obowiązek wskazania, w którym państwie mają faktyczną siedzibę, oraz przedstawienia dowodów popierających te informacje, zwykle dopuszczalnych na podstawie prawa tego państwa.

Artykuł 264

Ogłaszanie

(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)

1. W stosownych przypadkach wstępne ogłoszenie informacyjne dotyczące międzynarodowego zaproszenia do składania ofert przesyłane jest do Urzędu Publikacji drogą elektroniczną najwcześniej jak to możliwe.

2. Do celów niniejszego rozdziału ogłoszenie o zamówieniu publikowane jest:

a) w przypadku międzynarodowych zaproszeń do składania ofert – co najmniej w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej;

b) w przypadku lokalnych zaproszeń do składania ofert – co najmniej w dzienniku urzędowym państwa będącego odbiorcą lub w jakiejkolwiek równoważnej publikacji.

W przypadku gdy ogłoszenie o zamówieniu jest również publikowane lokalnie, musi ono być identyczne z ogłoszeniem publikowanym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i musi być opublikowane równocześnie. Komisja jest odpowiedzialna za publikację w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Jeżeli ogłoszenie o zamówieniu publikowane jest lokalnie, mogą tego dokonać podmioty, o których mowa w art. 190 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego.

3. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyłane jest po podpisaniu umowy, z wyjątkiem zamówień, które w razie potrzeby wciąż są tajne lub których wykonaniu muszą towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa, bądź gdy jest to podyktowane względami ochrony podstawowych interesów Unii lub wymaga tego państwo trzecie bądź gdy publikacja ogłoszenia o udzieleniu zamówienia wydaje się niewskazana.

4. Ogłoszenie o zmianie umowy publikuje się w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w przypadkach określonych w art. 114a ust. 3 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego, o ile wartość zmian jest równa progom określonym w art. 265 ust. 1 lit. a), art. 267 ust. 1 lit. a) lub art. 269 ust. 1 lit. a) niniejszego rozporządzenia lub wyższa.

Artykuł 265

Progi i procedury udzielania zamówień na usługi i koncesji na usługi

(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)

1. W odniesieniu do zamówień na usługi i koncesji na usługi progi i procedury, o których mowa w art. 190 rozporządzenia finansowego, ustala się następująco:

a) dla zamówień o wartości 300 000 EUR lub większej:

(i) międzynarodowe ograniczone zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 104 ust. 1 lit. b) rozporządzenia finansowego i art. 264 ust. 2 lit. a) niniejszego rozporządzenia;

(ii) międzynarodowe otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 104 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego i art. 264 ust. 2 lit. a) niniejszego rozporządzenia;

b) dla zamówień o wartości mniejszej niż 300 000 EUR: konkurencyjna procedura negocjacyjna w rozumieniu ust. 3 niniejszego artykułu;

c) zamówienia o wartości równej 20 000 EUR lub mniejszej mogą być udzielane na podstawie jednej oferty;

d) płatności kwot niższych niż lub równych 2 500 EUR odnoszących się do danego wydatku mogą być realizowane bezpośrednio na podstawie faktur, bez uprzedniej akceptacji oferty.

2. W przypadku międzynarodowej procedury ograniczonej, o której mowa w ust. 1 lit. a), ogłoszenie o zamówieniu określa liczbę kandydatów, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert. W przypadku zamówień na usługi zaprasza się co najmniej czterech kandydatów. Liczba kandydatów dopuszczonych do składania ofert musi być wystarczająca do zapewnienia rzeczywistej konkurencji.

Lista wybranych kandydatów publikowana jest na stronie internetowej Komisji.

Jeżeli liczba kandydatów spełniających kryteria wyboru lub posiadających minimalny poziom zdolności jest mniejsza niż wymagana minimalna liczba, instytucja zamawiająca może zaprosić do składania ofert tylko tych kandydatów, którzy spełniają kryteria składania ofert.

3. W przypadku konkurencyjnej procedury negocjacyjnej, o której mowa w ust. 1 lit. b), instytucja zamawiająca sporządza listę co najmniej trzech wybranych oferentów, bez publikacji ogłoszenia.

Oferenci do udziału w konkurencyjnej procedurze negocjacyjnej mogą zostać wybrani z listy potencjalnych oferentów, o której mowa w art. 136 ust. 1 lit. b), ogłoszonej w drodze zaproszenia do wyrażenia zainteresowania.

Jeżeli w wyniku konsultacji z oferentami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ofertę ważną pod względem administracyjnym i technicznym, zamówienie może zostać udzielone, pod warunkiem że spełnione są kryteria udzielania zamówień.

4. W przypadku usług prawnych nieobjętych zakresem art. 134 ust. 1 lit. h) instytucja zamawiająca może skorzystać z konkurencyjnej procedury negocjacyjnej bez względu na wartość szacunkową zamówienia.

Artykuł 266

Wykorzystanie procedury negocjacyjnej do zamówień na usługi, dostawy i roboty budowlane

(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)

1. Instytucja zamawiająca może stosować procedurę negocjacyjną z jedną ofertą w następujących przypadkach:

a) jeżeli usługi są powierzone organom sektora publicznego lub instytucjom bądź stowarzyszeniom nienastawionym na zysk oraz odnoszą się do działań o charakterze instytucjonalnym lub ukierunkowane są na zapewnienie pomocy obywatelom w obszarze działań społecznych;

b) jeżeli procedura przetargowa nie powiodła się, tj. nie otrzymano żadnej oferty wartościowej pod względem jakościowym lub finansowym, w którym to przypadku, po unieważnieniu procedury przetargowej, instytucja zamawiająca może negocjować z jednym oferentem lub wieloma oferentami, wybranymi spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem że dokumenty zamówienia nie zostały w znacznym stopniu zmienione;

c) jeżeli konieczne jest zawarcie nowej umowy ze względu na przedterminowe zakończenie już istniejącej.

2. Do celów art. 134 ust. 1 lit. c) operacje prowadzone w sytuacjach kryzysowych, o których mowa w art. 190 ust. 2, uznane są za spełniające warunki pilnej konieczności. Delegowany urzędnik zatwierdzający, w stosownych przypadkach w uzgodnieniu z innymi zainteresowanymi delegowanymi urzędnikami zatwierdzającymi, stwierdza zaistnienie sytuacji pilnej konieczności i regularnie dokonuje przeglądu swojej decyzji pod kątem przestrzegania zasady należytego zarządzania finansami.

3. Działania o charakterze instytucjonalnym, o których mowa w ust. 1 lit. a), obejmują usługi bezpośrednio związane ze statutowym obowiązkiem organów sektora publicznego.

Artykuł 267

Progi i procedury udzielania zamówień na dostawy

(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)

1. W odniesieniu do zamówień na dostawy progi i procedury, o których mowa w art. 190 rozporządzenia finansowego, ustala się następująco:

a) dla zamówień o wartości 300 000 EUR lub większej: międzynarodowe otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 104 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego i art. 264 ust. 2 lit. a) niniejszego rozporządzenia;

b) dla zamówień o wartości mniejszej niż 300 000 EUR:

(i) dla zamówień o wartości 100 000 EUR lub większej, ale mniejszej niż 300 000 EUR: lokalne otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 104 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego i art. 264 ust. 2 lit. b) niniejszego rozporządzenia;

(ii) dla zamówień o wartości mniejszej niż 100 000 EUR: konkurencyjna procedura negocjacyjna w rozumieniu ust. 2;

c) płatności kwot niższych niż lub równych 2 500 EUR odnoszących się do danego wydatku mogą być realizowane bezpośrednio na podstawie faktur, bez uprzedniej akceptacji oferty;

d) zamówienia o wartości równej 20 000 EUR lub mniejszej mogą być udzielane na podstawie jednej oferty.

2. W przypadku konkurencyjnej procedury negocjacyjnej, o której mowa w ust. 1 lit. b) ppkt (ii), instytucja zamawiająca sporządza listę co najmniej trzech wybranych dostawców, bez publikacji ogłoszenia.

Jeżeli w wyniku konsultacji z dostawcami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ofertę ważną pod względem administracyjnym i technicznym, zamówienie może zostać udzielone, pod warunkiem że spełnione są kryteria udzielania zamówień.

Artykuł 268

(uchylony).

Artykuł 269

Progi i procedury udzielania zamówień i koncesji na roboty budowlane

(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)

1. W odniesieniu do zamówień i koncesji na roboty budowlane progi i procedury, o których mowa w art. 190 rozporządzenia finansowego, ustala się następująco:

a) dla zamówień o wartości 5 000 000 EUR lub większej – jedno z poniższych:

(i) międzynarodowe otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 104 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego i art. 264 ust. 2 lit. a) niniejszego rozporządzenia;

(ii) ze względu na cechy szczególne niektórych robót budowlanych – międzynarodowe ograniczone zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 104 ust. 1 lit. b) rozporządzenia finansowego i art. 264 ust. 2 lit. a) niniejszego rozporządzenia;

b) dla zamówień o wartości 300 000 EUR lub większej, ale mniejszej niż 5 000 000 EUR: lokalne otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 104 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego i art. 264 ust. 2 lit. b) niniejszego rozporządzenia;

c) dla zamówień o wartości mniejszej niż 300 000 EUR: konkurencyjna procedura negocjacyjna w rozumieniu ust. 2 niniejszego artykułu;

d) zamówienia o wartości równej 20 000 EUR lub mniejszej mogą być udzielane na podstawie jednej oferty;

e) płatności kwot niższych niż lub równych 2 500 EUR odnoszących się do danego wydatku mogą być realizowane bezpośrednio na podstawie faktur, bez uprzedniej akceptacji oferty.

2. W przypadku konkurencyjnej procedury negocjacyjnej, o której mowa w ust. 1 lit. c) niniejszego artykułu, instytucja zamawiająca sporządza listę co najmniej trzech wybranych wykonawców, bez publikacji ogłoszenia.

Jeżeli w wyniku konsultacji z wykonawcami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ofertę ważną pod względem administracyjnym i technicznym, zamówienie może zostać udzielone, pod warunkiem że spełnione są kryteria udzielania zamówień.

Artykuł 270

(uchylony).

Artykuł 271

(uchylony).

Artykuł 272

(uchylony).

Artykuł 273

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia

(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)

Tytułem odstępstwa od art. 138 ust. 3 w przypadku wszystkich procedur obejmujących wniosek o dopuszczenie do udziału specyfikacja istotnych warunków zamówienia może być podzielona stosownie do dwóch etapów procedury i na pierwszym etapie zawierać tylko informacje, o których mowa w art. 138 ust. 3 lit. a) i f).

Artykuł 274

Zabezpieczenia

(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)

1. Na zasadzie odstępstwa od przepisów art. 163 zabezpieczenia są denominowane w euro lub w walucie zamówienia, którego dotyczą.

2. Instytucja zamawiająca może zażądać wadium, zgodnie z art. 156. Na zasadzie odstępstwa od przepisów art. 156 ust. 2 instytucja zamawiająca zwalnia wadium przy podpisaniu umowy.

3. Na zasadzie odstępstwa od przepisów art. 165 ust. 1 zabezpieczenie należytego wykonania jest wymagane w przypadku przekroczenia następujących progów:

a) 345 000 EUR w przypadku zamówień na roboty budowlane;

b) 150 000 EUR w przypadku zamówień na dostawy.

4. Instytucja zamawiająca może zażądać gwarancji środków zatrzymanych zgodnie z art. 165a.

Artykuł 275

Terminy procedur

(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)

1. Oferty muszą dotrzeć do instytucji zamawiającej, której adres podany jest w zaproszeniu do składania ofert, nie później niż do dnia i godziny wskazanych w tym zaproszeniu. Termin składania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału, przewidziany przez instytucje zamawiające, musi być na tyle długi, aby zapewnić zainteresowanym stronom rozsądny i odpowiedni okres na przygotowanie i złożenie ofert.

W przypadku zamówień na usługi minimalny okres między datą wysłania pisma z zaproszeniem do składania ofert a ostatecznym terminem składania ofert wynosi 50 dni. W niektórych wyjątkowych przypadkach dopuszczone mogą być jednak inne terminy.

2. Oferenci mogą składać zapytania w formie pisemnej przed upływem terminu składania ofert. Instytucja zamawiająca udziela odpowiedzi na te pytania przed upływem terminu składania ofert.

3. W przypadku międzynarodowych procedur ograniczonych terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału nie mogą być krótsze niż 30 dni od dnia opublikowania ogłoszenia o zamówieniu. Okres między datą wysłania pisma z zaproszeniem do składania ofert a ostatecznym terminem składania ofert nie może być krótszy niż 50 dni. W niektórych wyjątkowych przypadkach dopuszczone mogą być jednak inne terminy.

4. W przypadku międzynarodowych procedur otwartych terminy składania ofert, liczone od dnia wysłania ogłoszenia o zamówieniu, wynoszą przynajmniej:

a) 90 dni w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane;

a) 60 dni w odniesieniu do zamówień na dostawy.

W niektórych wyjątkowych przypadkach dopuszczone mogą być jednak inne terminy.

5. W przypadku lokalnych procedur otwartych terminy składania ofert, liczone od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu, wynoszą przynajmniej:

a) 60 dni w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane;

a) 30 dni w odniesieniu do zamówień na dostawy.

W niektórych wyjątkowych przypadkach dopuszczone mogą być jednak inne terminy.

6. W przypadku konkurencyjnych procedur negocjacyjnych, o których mowa w art. 265 ust. 1 lit. b), art. 267 ust. 1 lit. b) ppkt (ii) i art. 269 ust. 1 lit. c), na składanie ofert kandydatom zapewnia się co najmniej 30 dni od daty wysłania pisma z zaproszeniem do składania ofert.

Artykuł 276

Komisja oceniająca

(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)

1. Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału i oferty uznane za spełniające wymogi są oceniane i klasyfikowane przez komisję oceniającą na podstawie ogłoszonych wcześniej kryteriów wykluczenia, wyboru i udzielania zamówień. Komisja składa się z nieparzystej liczby członków, co najmniej trzech, posiadających wszelką niezbędną wiedzę techniczną i administracyjną do oceniania ofert. Członkowie komisji oceniającej podpisują oświadczenie o bezstronności i braku konfliktu interesów.

2. Jeżeli Komisja nie jest instytucją zamawiającą, może wystąpić o kopię dokumentów zamówienia, ofert, oceny ofert i podpisanych umów. Komisja może także uczestniczyć w charakterze obserwatora w otwarciu i ocenie ofert.

3. Oferty, które nie zawierają wszystkich istotnych elementów wymaganych w dokumentach zamówienia lub które nie spełniają określonych wymogów szczegółowych, są odrzucane.

Komisja oceniająca lub instytucja zamawiająca może jednak zwrócić się do kandydatów lub oferentów o dostarczenie, w wyznaczonym przez nią terminie i w zgodzie z zasadą równego traktowania, dodatkowych materiałów lub objaśnień do złożonych dokumentów potwierdzających, w związku z kryteriami wykluczenia, wyboru i udzielania zamówień.

4. W przypadku rażąco niskich ofert, o których mowa w art. 151, komisja oceniająca występuje o niezbędne wyjaśnienia, dotyczące zawartości oferty.

5. Od wymogu powołania komisji oceniającej można odstąpić w przypadku procedur o wartości nieprzekraczającej 20 000 EUR oraz na podstawie analizy ryzyka przy ponownym poddaniu zamówienia procedurze konkurencyjnej pomiędzy stronami umowy ramowej, a także w przypadku procedur negocjacyjnych, o których mowa w art. 134 ust. 1 lit. c), e), lit. f) ppkt (i), lit. f) ppkt (iii) i lit. h).

ROZDZIAŁ IV

Dotacje

Artykuł 277

Pełne finansowanie

(Artykuł 192 rozporządzenia finansowego)

W przypadku odstępstwa od wymogu współfinansowania w decyzji o udzieleniu dotacji podaje się uzasadnienie.

TYTUŁ III

URZĘDY EUROPEJSKIE

Artykuł 278

Urzędy europejskie i ustanowienie dodatkowych urzędów

(Artykuł 195 rozporządzenia finansowego)

Do urzędów, o których mowa w art. 195 rozporządzenia finansowego, zalicza się:

a) Urząd Publikacji;

b) Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych;

c) Europejski Urząd Doboru Kadr i administracyjnie połączoną z nim Europejską Szkołę Administracji;

d) Urząd Administracji i Wypłacania Należności Indywidualnych;

e) Urząd Infrastruktury i Logistyki w Brukseli oraz Urząd Infrastruktury i Logistyki w Luksemburgu.

Jedna lub więcej instytucji może powołać dodatkowe urzędy, pod warunkiem że jest to uzasadnione analizą kosztów i korzyści i zapewnia wyeksponowanie działań Unii.

Artykuł 279

Delegowanie uprawnień przez instytucje na europejskie urzędy międzyinstytucjonalnych

(Artykuł 195 i 199 rozporządzenia finansowego)

Każda instytucja jest odpowiedzialna za zobowiązania budżetowe. Instytucje mogą delegować na dyrektora danego europejskiego urzędu międzyinstytucjonalnego uprawnienia do prowadzenia wszelkich późniejszych działań, w szczególności jeśli chodzi o zobowiązania prawne, poświadczanie zasadności wydatków, zatwierdzanie płatności i wykonywanie dochodów oraz określają zakres i warunki tego typu delegowania uprawnień.

Artykuł 280

Szczególne zasady dotyczące Urzędu Publikacji

(Artykuł 195 i 199 rozporządzenia finansowego)

Jeżeli chodzi o Urząd Publikacji, każda instytucja decyduje o swojej polityce w zakresie publikacji. Wpływy netto ze sprzedaży publikacji są ponownie wykorzystywane jako dochody przeznaczone na określony cel przez instytucję, która jest autorem tych publikacji, zgodnie z art. 21 rozporządzenia finansowego.

Artykuł 281

Delegowanie niektórych zadań przez księgowego

(Artykuł 196 rozporządzenia finansowego)

Księgowy Komisji, działając na wniosek komitetu zarządzającego danego urzędu, może delegować na pracownika urzędu niektóre ze swoich zadań, odnoszące się do poboru dochodów i realizacji wydatków, dokonywanych bezpośrednio przez dany urząd.

Artykuł 282

Zasoby finansowe – rachunki bankowe

(Artykuł 196 rozporządzenia finansowego)

W celu zaspokojenia potrzeb urzędu międzyinstytucjonalnego w zakresie środków pieniężnych rachunki bankowe lub pocztowe rachunki przelewowe (giro) mogą być otwierane w jego imieniu przez Komisję, działającą na wniosek komitetu zarządzającego. Ostateczny stan środków pieniężnych na każdy rok jest uzgadniany i korygowany przez dany urząd i Komisję na koniec roku budżetowego.

TYTUŁ IV

ŚRODKI NA WYDATKI ADMINISTRACYJNE

Artykuł 283

Przepisy ogólne

(Artykuł 201 rozporządzenia finansowego)

Środki na wydatki administracyjne objęte niniejszym tytułem to środki określone w art. 41 rozporządzenia finansowego.

Zobowiązania budżetowe odpowiadające środkom na wydatki administracyjne o charakterze wspólnym dla kilku tytułów, które zarządzane są globalnie, mogą być zapisywane globalnie w rachunkowości budżetowej po uprzednim skrótowym sklasyfikowaniu ich według charakteru, zgodnie z art. 25.

Odnośne wydatki zapisuje się w liniach budżetowych każdego tytułu według takiego samego systemu rozdziału jak środki.

Artykuł 284

Zabezpieczenie najmu

(Artykuł 201 rozporządzenia finansowego)

Zabezpieczenie najmu wnoszone przez instytucje przyjmuje formę gwarancji bankowej lub depozytu na zablokowanym rachunku bankowym w imieniu instytucji i wynajmującego, denominowanym w euro, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków.

Jeżeli jednak w odniesieniu do transakcji dokonywanych w państwach trzecich niemożliwe jest zastosowanie żadnej z wymienionych form zabezpieczenia najmu, właściwy urzędnik zatwierdzający może przyjąć inne formy zabezpieczenia, pod warunkiem że zapewniają one równoważny poziom ochrony interesów finansowych Unii.

Artykuł 285

Zaliczki dla pracowników i członków instytucji

(Artykuł 201 rozporządzenia finansowego)

Zaliczki mogą być wypłacane, zgodnie z warunkami ustanowionymi w regulaminie pracowniczym, pracownikom i członkom instytucji.

Artykuł 286

Budynki

(Artykuł 203 rozporządzenia finansowego)

1. Wydatki, o których mowa w art. 203 ust. 3 lit. a) rozporządzenia finansowego, obejmują koszty związane z wyposażeniem budynków. Nie obejmują one opłat.

2. Procedura wczesnego informowania, o której mowa w art. 203 ust. 4 rozporządzenia finansowego, oraz procedura uprzedniego zatwierdzania, o której mowa w art. 203 ust. 5 rozporządzenia finansowego, nie mają zastosowania do nabywania gruntów nieodpłatnie lub za symboliczną kwotę.

3. Procedura wczesnego informowania oraz procedura uprzedniego zatwierdzania określone w art. 203 ust. 3–7 rozporządzenia finansowego nie mają zastosowania do budynków mieszkalnych. Parlament Europejski i Rada mogą zwrócić się do właściwej instytucji o wszelkie informacje dotyczące budynków mieszkalnych.

4. W wyjątkowych lub pilnych okolicznościach politycznych wczesne informacje, o których mowa w art. 203 ust. 4 rozporządzenia finansowego, dotyczące przedsięwzięć z zakresu nieruchomości związanych z delegaturami lub urzędami Unii w państwach trzecich, można przedkładać łącznie z informacjami o przedsięwzięciach z zakresu nieruchomości objętych art. 203 ust. 5 rozporządzenia finansowego. W takich przypadkach procedury wczesnego informowania oraz uprzedniego zatwierdzania przeprowadza się możliwie jak najszybciej.

5. Procedura uprzedniego zatwierdzania, określona w art. 203 ust. 5 i 6 rozporządzenia finansowego, nie ma zastosowania do umów wstępnych lub badań przygotowawczych mających na celu ocenę szczegółowych kosztów i finansowania przedsięwzięć z zakresu nieruchomości.

6. Progi wynoszące 750 000 lub 3 000 000 EUR, o których mowa w art. 203 ust. 7 ppkt (ii), (iii) oraz (iv) rozporządzenia finansowego, obejmują koszty związane z wyposażeniem budynku. W przypadku umów najmu i użytkowania w progach tych uwzględnia się koszty związane z wyposażeniem budynku, ale nie inne opłaty.

7. W rok po wejściu w życie rozporządzenia finansowego Komisja przedstawi sprawozdanie ze stosowania procedur, określonych w art. 203 ust. 3–8 rozporządzenia finansowego.

TYTUŁ V

EKSPERCI

Artykuł 287

Eksperci zewnętrzni otrzymujący wynagrodzenie

(Artykuł 204 rozporządzenia finansowego)

1. W przypadku wartości poniżej progów określonych w art. 170 ust. 1 eksperci zewnętrzni otrzymujący wynagrodzenie mogą zostać wybrani w ramach procedury określonej w ust. 2.

2. Zaproszenie do wyrażenia zainteresowania publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub – tam, gdzie jest to konieczne w celu zapewnienia rozpowszechnienia wśród potencjalnych kandydatów – na stronie internetowej danej instytucji.

Zaproszenie do wyrażenia zainteresowania zawiera opis zadań, ich czas trwania oraz stałe warunki wynagrodzenia. Warunki te mogą opierać się na cenach jednostkowych.

W następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania sporządza się listę ekspertów. Zachowuje ona ważność co najwyżej przez pięć lat od dnia publikacji lub do końca okresu realizacji programu wieloletniego dotyczącego odnośnych zadań.

3. [23] Każda zainteresowana osoba fizyczna może złożyć wniosek w dowolnym momencie w okresie ważności zaproszenia do wyrażenia zainteresowania, poza trzema ostatnimi miesiącami tego okresu.

4. Wszelka wymiana informacji z wybranymi ekspertami, w tym zawieranie umów oraz ich zmiany, może odbywać się z wykorzystaniem elektronicznych systemów wymiany informacji stworzonych przez instytucję.

Systemy te spełniają następujące wymogi:

a) dostęp do systemów oraz dokumentów przekazywanych za ich pośrednictwem mogą mieć jedynie osoby upoważnione;

b) jedynie osoby upoważnione mogą elektronicznie podpisać dokument lub przekazać go za pomocą systemu;

c) osoba upoważniona musi zostać uwierzytelniona za pośrednictwem systemu ustalonymi środkami;

d) czas i data transakcji elektronicznej muszą być ściśle określone;

e) musi zostać zachowana integralność dokumentów;

f) musi zostać utrzymana dostępność dokumentów;

g) w stosownych przypadkach musi zostać zachowana poufność dokumentów;

h) musi być zapewniona ochrona danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.

Dane przesyłane lub otrzymywane za pośrednictwem takiego systemu korzystają z prawnego domniemania integralności oraz dokładności dnia i godziny ich wysłania lub otrzymania wskazanych w systemie.

Dokumenty przesłane lub zgłoszone za pośrednictwem takiego systemu uznaje się za równoważne wersji papierowej, dopuszcza się jako dowody w postępowaniu sądowym, uznaje za oryginały dokumentów, przyjmując prawne domniemanie ich autentyczności i integralności, o ile nie zawierają one żadnych elementów dynamicznych, które mogą automatycznie je zmieniać.

Podpisy elektroniczne, o których mowa w akapicie drugim lit. b), są równoważne pod względem skutków prawnych podpisom własnoręcznym.

5. Lista ekspertów oraz przedmiot zadań podlegają corocznej publikacji. Informacje o wynagrodzeniu podlegają publikacji, o ile przekracza ono 15 000 EUR za wykonywane zadanie.

6. Ustęp 5 nie ma zastosowania, jeżeli taka publikacja stanowi zagrożenie dla praw i wolności zainteresowanych osób, chronionych Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej, lub szkodzi interesom ekonomicznym ekspertów.

CZĘŚĆ TRZECIA

PRZEPISY KOŃCOWE I PRZEJŚCIOWE

Artykuł 288

Przepisy przejściowe

Artykuły 35–43 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 mają nadal zastosowanie do zobowiązań zaciągniętych do dnia 31 grudnia 2013 r. Artykuły 33–44 niniejszego rozporządzenia mają zastosowanie tylko do zobowiązań zaciągniętych od dnia 1 stycznia 2014 r.

Część pierwsza tytuł VI rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 może mieć nadal zastosowanie do umów o udzielenie dotacji, które podpisano, i decyzji o udzieleniu dotacji, o których powiadomiono, do dnia 31 grudnia 2013 r. w ramach zobowiązań globalnych zaciągniętych w budżecie na rok 2012 lub w budżetach na lata wcześniejsze, jeśli właściwy urzędnik zatwierdzający podejmie taką decyzję, z należytym uwzględnieniem zasad równego traktowania i przejrzystości.

Artykuł 289

Uchylenie

Rozporządzenie (WE, Euratom) nr 2342/2002 traci moc.

Odesłania do uchylonego rozporządzenia odczytuje się jako odesłania do niniejszego rozporządzenia, zgodnie z tabelą korelacji w załączniku.

Artykuł 290

Wejście w życie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 1 stycznia 2013 r.

Artykuły 216–226 stosuje się natomiast od dnia 1 stycznia 2014 r.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli dnia 29 października 2012 r.