KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając decyzję nr 574/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 maja 2007 r. ustanawiającą Fundusz Granic Zewnętrznych na lata 2007–2013 jako część programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” (¹), w szczególności jej art. 25 i art. 37 ust. 4,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) W świetle doświadczeń zebranych od czasu uruchomienia Funduszu Granic Zewnętrznych należy sprecyzować zawarte w decyzji Komisji 2008/456/WE (²) zobowiązania dotyczące przejrzystości, równego traktowania i niedyskryminacji przy realizacji projektów.

(2) Państwa członkowskie są zobowiązane informować o realizacji swoich programów rocznych. Należy zatem uściślić rodzaj informacji, jakie muszą przekazywać państwa członkowskie.

(3) Aby zmniejszyć obciążenia administracyjne spoczywające na państwach członkowskich i zapewnić większą pewność prawa, należy uprościć i uściślić zasady kwalifikowalności kosztów działań współfinansowanych przez Fundusz Granic Zewnętrznych.

(4) Większość zmian wprowadzonych niniejszą decyzją powinna stosować się bezzwłocznie. Niemniej jednak, ponieważ realizacja programów rocznych 2009 i 2010 już trwa, zmienione zasady kwalifikowalności kosztów działań współfinansowanych przez Fundusz Granic Zewnętrznych powinny stosować się, począwszy od programu rocznego 2011. Niezależnie od tego państwa członkowskie powinny mieć możliwość wcześniejszego stosowania tych zasad, pod pewnymi warunkami.

(5) Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu w sprawie stanowiska Danii dołączonego do Traktatu o Unii Europejskiej oraz do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską Dania włączyła decyzję nr 574/2007/WE do swojego prawa krajowego, jest zatem związana niniejszą decyzją.

(6) Niniejsza decyzja stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen, w którym Zjednoczone Królestwo nie bierze udziału zgodnie z decyzją Rady 2000/365/WE z dnia 29 maja 2000 r. dotyczącą wniosku Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej o zastosowanie wobec niego niektórych przepisów dorobku Schengen (³) oraz późniejszą decyzją Rady 2004/926/WE z dnia 22 grudnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia w życie części dorobku Schengen przez Zjednoczone Królestwo Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej (⁴). Zjednoczone Królestwo nie jest zatem związane przepisami niniejszej decyzji ani nie podlega jej stosowaniu.

(7) Niniejsza decyzja stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen, w którym Irlandia nie bierze udziału zgodnie z decyzją Rady 2002/192/WE z dnia 28 lutego 2002 r. dotyczącą wniosku Irlandii o zastosowanie wobec niej niektórych przepisów dorobku Schengen (⁵). Irlandia nie jest zatem związana przepisami niniejszej decyzji ani nie podlega jej stosowaniu.

(8) W odniesieniu do Islandii i Norwegii decyzja nr 574/2007/WE stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen w rozumieniu umowy zawartej przez Radę Unii Europejskiej i Republikę Islandii oraz Królestwo Norwegii, dotyczącej włączenia tych dwóch państw we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen (⁶), wchodzących w zakres dziedzin, o których mowa w art. 1 pkt A i B decyzji Rady 1999/437/WE z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie niektórych warunków stosowania układu zawartego przez Radę Unii Europejskiej i Republikę Islandii oraz Królestwo Norwegii dotyczącego włączenia tych dwóch państw we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen (⁷).

(9) W odniesieniu do Szwajcarii decyzja nr 574/2007/WE stanowi rozszerzenie przepisów dorobku Schengen w rozumieniu umowy podpisanej przez Unię Europejską, Wspólnotę Europejską i Konfederację Szwajcarską dotyczącej włączenia Konfederacji Szwajcarskiej we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen, wchodzących w zakres dziedzin, o których mowa art. 4 ust. 1 decyzji Rady dotyczącej podpisania w imieniu Wspólnoty Europejskiej oraz tymczasowego stosowania niektórych postanowień tej umowy.

(10) Środki przewidziane w niniejszej decyzji są zgodne z opinią wspólnego komitetu „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi”, ustanowionego na mocy decyzji nr 574/2007/WE.

(11) Należy zatem odpowiednio zmienić decyzję 2008/456/WE,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

W decyzji 2008/456/WE wprowadza się następujące zmiany:

1) artykuł 9 ust. 1 zdanie drugie otrzymuje brzmienie:

„Wszelkie znaczące zmiany w treści zaproszeń do składania projektów są publikowane na tych samych warunkach.”;

2) artykuł 11 otrzymuje brzmienie:

„Artykuł 11

Umowy na wykonawstwo

Przy udzielaniu zamówień na realizację projektów organy państwowe, regionalne lub lokalne, podmioty prawa publicznego, stowarzyszenia utworzone przez jeden lub wiele takich organów lub podmiotów prawa publicznego działają zgodnie z właściwymi zasadami i przepisami unijnymi i krajowymi dotyczącymi zamówień publicznych.

Organy inne niż te, o których mowa w ustępie pierwszym, udzielają zamówień na realizację projektów w oparciu o odpowiednie działania publikacyjne mające zagwarantować zgodność z zasadą przejrzystości, niedyskryminacji i równego traktowania. Zamówienia o wartości poniżej 100 000 EUR mogą być udzielane, pod warunkiem że dany organ wymaga co najmniej trzech ofert. Bez uszczerbku dla obowiązujących zasad krajowych, zamówienia o wartości poniżej 5 000 EUR nie podlegają żadnym obowiązkom proceduralnym.”;

3) artykuł 21 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Instytucja odpowiedzialna powiadamia Komisję w drodze oficjalnego pisma o wszelkich istotnych zmianach w systemach zarządzania i kontroli oraz przesyła Komisji najszybciej jak to możliwe, lecz najpóźniej z chwilą wejścia takich zmian w życie, zmieniony opis systemu zarządzania i kontroli.”;

4) artykuł 24 ust. 3 otrzymuje brzmienie:

„3. Tabele finansowe dołączane do sprawozdań okresowych i końcowych przedstawiają kwoty budżetowe w rozbiciu na priorytety i szczególne priorytety określone wytycznymi strategicznymi.” ;

5) w art. 25 wprowadza się następujące zmiany:

a) w ust. 1 dodaje się zdania w brzmieniu:

„Wszelkie zmiany do strategii audytu przedłożonej zgodnie z art. 32 ust. 1 lit. c) aktu podstawowego i zatwierdzonej przez Komisję przesyłane są Komisji najszybciej jak to możliwe. Zmienioną strategię audytu sporządza się zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku VI, zaznaczając wprowadzane zmiany.”;

b) ustęp 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Z wyjątkiem sytuacji, gdy każdy z dwóch poprzednich programów rocznych przyjętych przez Komisję odpowiada rocznemu wkładowi Wspólnoty poniżej 1 mln EUR, począwszy od 2010 r. instytucja audytowa przedkłada roczny plan audytu przed dniem 15 lutego każdego roku. Plan audytu sporządza się zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku VI. Państwa członkowskie nie są zobowiązane do ponownego przedkładania strategii audytu przy okazji przedstawiania rocznych planów audytu. W przypadku połączonej strategii audytu, o której mowa w art. 32 ust. 2 aktu podstawowego, można przedłożyć połączony plan audytu.”;

6) artykuł 26 otrzymuje brzmienie:

„Artykuł 26

Dokumentacja sporządzana przez instytucję certyfikującą

1. Poświadczenie dotyczące wniosku o drugą płatność zaliczkową, o której mowa w art. 41 ust. 4 aktu podstawowego, sporządzane jest przez instytucję certyfikującą i przesyłane Komisji przez instytucję odpowiedzialną w formie zgodnej z załącznikiem VIII.

2. Poświadczenie dotyczące wniosku o płatność końcową, o której mowa w art. 42 ust. 1 lit. a) aktu podstawowego, sporządzane jest przez instytucję certyfikującą i przesyłane Komisji przez instytucję odpowiedzialną w formie zgodnej z załącznikiem IX.”;

7) artykuł 37 otrzymuje brzmienie:

„Artykuł 37

Elektroniczna wymiana dokumentów

Oprócz podpisanych wersji papierowych dokumentów, o których mowa w rozdziale 3, informacje przesyła się również drogą elektroniczną.”;

8) art. 40 ust. 3 lit. b) otrzymuje brzmienie:

„b) w przypadku wszystkich innych kosztów dodatkowych, do dnia 30 czerwca roku N (*) +2.

_ ________

(*) Gdzie » N« oznacza rok wskazany w decyzji o finansowaniu zatwierdzającej programy roczne państw członkowskich.”;

9) w załącznikach wprowadza się zmiany zgodnie z załącznikiem do niniejszej decyzji.

Artykuł 2

1. Artykuł 1 ust. 1–8 oraz pkt 1–5 załącznika stosuje się od dnia przyjęcia niniejszej decyzji.

2. Punkt 6 załącznika stosuje się najpóźniej od momentu wdrażania programów rocznych 2011.

3. Państwa członkowskie decydują o stosowaniu pkt 6 załącznika w odniesieniu do trwających i przyszłych projektów, począwszy od programów rocznych 2009 i 2010 w pełnym poszanowaniu zasad równego traktowania, przejrzystości i niedyskryminacji. W takim przypadku państwo członkowskie stosuje w całości nowe zasady do danego projektu i, we właściwych przypadkach, wprowadza zmiany do umowy o dotację. Jedynie w odniesieniu do wydatków na pomoc techniczną państwa członkowskie mogą zdecydować o stosowaniu pkt 6 załącznika, począwszy od programu rocznego 2008.

Artykuł 3

Niniejsza decyzja skierowana jest do Królestwa Belgii, Republiki Bułgarii, Republiki Czeskiej, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Estońskiej, Republiki Greckiej, Królestwa Hiszpanii, Republiki Francuskiej, Republiki Włoskiej, Republiki Cypryjskiej, Republiki Łotewskiej, Republiki Litewskiej, Wielkiego Księstwa Luksemburga, Republiki Węgierskiej, Republiki Malty, Królestwa Niderlandów, Republiki Austrii, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Portugalskiej, Rumunii, Republiki Słowenii, Republiki Słowackiej, Republiki Finlandii oraz Królestwa Szwecji.

Sporządzono w Brukseli dnia 2 marca 2011 r.

ZAŁĄCZNIK

W załącznikach do decyzji 2008/456/WE wprowadza się następujące zmiany:

1) w załączniku III wprowadza się następujące zmiany:

1.1) skreśla się pkt 2;

1.2) skreśla się ppkt 4.2;

2) w załączniku IV wprowadza się następujące zmiany:

2.1) w części A ppkt 1.2 otrzymuje brzmienie:

„ 1.2. Opis procesu wyboru projektów (na poziomie instytucji odpowiedzialnej/instytucji delegowanej lub jednostek powiązanych) i ich wyników”;

2.2) w części A, pkt 2, tabela 1, ostatnia kolumna skreśla się słowo „ kwalifikowalne”;

3) w załączniku V część A wprowadza się następujące zmiany:

3.1) podpunkt 1.2 otrzymuje brzmienie:

„1.2. Aktualizacja sprawozdania okresowego w zakresie opisu organizacji wyboru projektów (na poziomie instytucji odpowiedzialnej/instytucji delegowanej lub jednostek powiązanych) i ich wyników, w odpowiednich przypadkach” ;

3.2) dodaje się ppkt 1.8 w brzmieniu:

„ 1.8. Potwierdzenie, że od ostatnich zmian zgłoszonych Komisji w dniu … r. nie nastąpiły znaczące zmiany w zakresie systemów zarządzania i kontroli.” ;

3.3) punkt 4 otrzymuje brzmienie:

Tekst w formacie PDF.

3.4) punkt 6 otrzymuje brzmienie:

Tekst w formacie PDF

4) w załączniku VIII wprowadza się następujące zmiany:

4.1) tytuł otrzymuje brzmienie:

„WZÓR POŚWIADCZENIA PŁATNOŚCI KOŃCOWEJ” ;

4.2) w przypisie 1 skreśla się słowo „kwalifikowalnych” ;

4.3) punkt 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Deklarowane wydatki zostały poniesione w związku z działaniami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami programu rocznego;”;

5) w załączniku IX tytuł otrzymuje brzmienie:

„WZÓR POŚWIADCZENIA PŁATNOŚCI KOŃCOWEJ”;

6) załącznik XI otrzymuje brzmienie:

„ZAŁĄCZNIK XI

KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW FUNDUSZ GRANIC ZEWNĘTRZNYCH

I. Przepisy ogólne

I.1. Zasady podstawowe

1. Zgodnie z aktem podstawowym wydatek jest kwalifikowalny, gdy:

a) mieści się w ramach Funduszu i jego celów, jak określono w art. 1 i 3 aktu podstawowego;

b) dotyczy kwalifikowalnych działań wymienionych w art. 4 i 6 aktu podstawowego;

c) jest konieczny do realizacji działań objętych projektem, stanowiących część programów wieloletnich i rocznych, zatwierdzonych przez Komisję;

d) jest uzasadniony i zgodny z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności, opłacalności oraz efektywności kosztowej;

e) został poniesiony przez beneficjenta końcowego lub partnerów w ramach projektu, którzy muszą prowadzić działalność zarejestrowaną w jednym z państw członkowskich, co nie dotyczy organizacji sektora publicznego ustanowionych w drodze porozumień międzyrządowych oraz specjalnych agencji ustanowionych przez takie organizacje, Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża oraz Międzynarodowej Federacji Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca. Zgodnie z art. 39 niniejszej decyzji przepisy dotyczące beneficjenta końcowego stosuje się mutatis mutandis wobec partnerów w ramach projektu;

f) został poniesiony zgodnie z odpowiednimi postanowieniami umowy o dotację.

2. W przypadku działań wieloletnich w rozumieniu art. 16 ust. 6 aktu podstawowego jedynie część działania współfinansowanego w ramach programu rocznego jest uznawana za projekt, do którego zastosowanie mają zasady kwalifikowalności.

3. Projekty wspierane przez Fundusz nie są finansowane z innych źródeł objętych budżetem Wspólnoty. Projekty wspierane przez Fundusz są współfinansowane ze źródeł publicznych lub prywatnych.

1.2. Budżet projektu

Budżet projektu przedstawiany jest w następujący sposób:

Wydatki	Przychody
+ Koszty bezpośrednie (KB) + Koszty pośrednie (stały udział KB, określony w umowie o dotację)	+ Wkład WE (określony jako najniższy z trzech wartości wskazanych w art. 12 niniejszej decyzji) + Wkład beneficjenta końcowego oraz partnerów w ramach projektu + Wkład osób trzecich + Zyski wygenerowane przez projekt
= Łączny kwalifikowalny koszt (ŁKK)	= Przychody całkowite (PC)

Budżet jest zbilansowany: łączny kwalifikowalny koszt równy jest przychodom całkowitym.

I.3. Przychody i zasada braku zysku (ang. Non-Profit Principle)

1. Projekty wspierane przez Fundusz nie mogą być nastawione na zysk (non-profit). Jeżeli na koniec projektu źródła przychodów (w tym otrzymane zyski) przekroczą wydatki, wkład Funduszu w projekt zostanie odpowiednio zredukowany. Wszystkie źródła przychodu projektu muszą zostać odnotowane w księgach beneficjenta końcowego lub dokumentach podatkowych, a także muszą być identyfikowalne i dostępne do kontroli.

2. Przychody projektu pochodzą z wszystkich wkładów finansowych przyznanych na projekt przez Fundusz, ze źródeł publicznych lub prywatnych, w tym własnego wkładu beneficjenta końcowego, oraz ze wszelkich zysków otrzymanych w ramach projektu. Na potrzeby niniejszej zasady, zyski te obejmują przychody projektu w okresie kwalifikowalności, zgodnie z punktem I.4, ze sprzedaży, dzierżawy, usług, opłat oraz innych podobnych przychodów.

3. Wkład Wspólnoty wynikający ze stosowania zasady braku zysku, jak określono w art. 12 lit. c) niniejszej decyzji, jest równy »łącznemu kwalifikowalnemu kosztowi« pomniejszonemu o »wkład osób trzecich« oraz »zyski otrzymane w ramach projektu«.

I.4. Okres kwalifikowalności

1. Koszty związane z projektem muszą zostać poniesione, a odpowiednie płatności (poza amortyzacją) dokonane po dniu 1 stycznia roku wskazanego w decyzji o finansowaniu, zatwierdzającej programy roczne państw członkowskich. Okres kwalifikowalności trwa do dnia 30 czerwca roku N (*) +2, co oznacza, że koszty związane z projektem muszą zostać poniesione przed tym dniem.

2. Wyjątek od okresu kwalifikowalności określonego w ust. 1 dotyczy pomocy technicznej dla państw członkowskich (zob. punkt IV.3).

_______ __

(*) Gdzie »N« oznacza rok wskazany w decyzji o finansowaniu zatwierdzającej programy roczne państw członkowskich.

I.5. Rejestrowanie wydatków

1. Wydatki odpowiadają płatnościom beneficjenta końcowego. Muszą one mieć postać operacji finansowych (gotówkowych), z wyjątkiem amortyzacji.

2. Zasadniczo wydatki powinny być potwierdzone rachunkami. Jeżeli jest to niemożliwe, wydatki powinny być potwierdzone dokumentami księgowymi lub dokumentami uzupełniającymi o równorzędnej wartości ewidencyjnej.

3. Wydatki muszą być identyfikowalne i weryfikowalne. W szczególności muszą być:

a) zarejestrowane w księgach beneficjenta końcowego;

b) określone zgodnie z odpowiednimi standardami rachunkowości kraju siedziby beneficjenta końcowego oraz zwyczajową praktyką księgowania kosztów beneficjenta końcowego; oraz

c) zadeklarowane zgodnie z wymogami odpowiednich przepisów podatkowych i socjalnych.

4. W stosownych przypadkach beneficjenci końcowi są zobowiązani do przechowywania poświadczonych kopii dokumentów księgowych, potwierdzających przychody osiągnięte i wydatki poniesione przez partnerów w związku z danym projektem.

5. Przechowywanie i przetwarzanie dokumentów, o których mowa w ust. 2–4, musi być zgodne z krajowymi przepisami o ochronie danych.

I.6. Zasięg terytorialny

1. Wydatki na działania określone w art. 4 i 6 aktu podstawowego muszą zostać poniesione na terytorium państw członkowskich przez beneficjentów końcowych określonych w ppkt I.1.1 lit. e), z wyjątkiem:

– wydatków na realizację zadań związanych z celem ogólnym, określonym w art. 3 ust. 1 lit. d) aktu podstawowego. Wydatki te mogą być poniesione na terytorium państw członkowskich oraz krajów trzecich,

– działań związanych z nadzorowaniem granic zewnętrznych. Działania te mogą mieć miejsce zarówno na terytorium państw członkowskich, jak i poza nim.

2. Partnerzy w ramach projektu, którzy prowadzą działalność zarejestrowaną w kraju trzecim, mogą uczestniczyć w projektach jedynie na zasadzie bezkosztowej, z wyjątkiem międzynarodowych organizacji sektora publicznego ustanowionych w drodze porozumień międzyrządowych oraz specjalnych agencji ustanowionych przez takie organizacje, Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża oraz Międzynarodowej Federacji Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.

II. Kategorie wydatków kwalifikowalnych (na poziomie projektu)

II.1. Bezpośrednie wydatki kwalifikowalne

Bezpośrednie wydatki kwalifikowalne projektu stanowią koszty, które – biorąc pod uwagę ogólne zasady kwalifikowalności określone w części I – są identyfikowalne jako konkretne koszty związane bezpośrednio z realizacją projektu. Koszty bezpośrednie muszą być uwzględnione w prognozie całkowitego budżetu projektu.

Kwalifikowalne są następujące koszty bezpośrednie:

II.1.1. Koszty personelu

1. Koszty personelu oddelegowanego do projektu odpowiadające płacom realnym powiększonym o składki na zabezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowe są kwalifikowalne, pod warunkiem że odpowiadają polityce zwyczajowo stosowanej przez beneficjenta w zakresie wynagrodzeń.

2. W przypadku organizacji międzynarodowych kwalifikowalne koszty personelu mogą obejmować świadczenia na pokrycie ustawowych zobowiązań i uprawnień w zakresie wynagrodzenia.

3. Odpowiednie koszty personelu organów publicznych stanowią koszty kwalifikowalne w stopniu, w jakim są związane z kosztami zadań, które nie byłyby realizowane przez dany organ publiczny, gdyby nie przystąpiono do realizacji danego projektu; personel ten musi być oddelegowany lub przydzielony do realizacji projektu na mocy pisemnej decyzji beneficjenta końcowego.

4. Koszty personelu muszą być szczegółowo określone w planie budżetowym, z podaniem stanowisk i liczby personelu.

II.1.2. Koszty podróży i utrzymania

1. Koszty podróży i utrzymania są kwalifikowalne jako koszty bezpośrednie w przypadku personelu i innych osób, które uczestniczą w działaniach związanych z projektem i których podróże są konieczne dla realizacji projektu.

2. Koszty podróży są kwalifikowalne na podstawie rzeczywistych poniesionych kosztów. Stawki zwrotu kosztów muszą bazować na najtańszej formie transportu publicznego, a przeloty – z zasady – są dopuszczalne tylko w przypadku podróży na odległość ponad 800 km (podróż w obie strony) lub gdzie uwarunkowania geograficzne uzasadniają podróż samolotem. Przy korzystaniu z prywatnego samochodu zwrot ma miejsce z reguły na podstawie kosztu transportu publicznego lub stawki kilometrowej, zgodnie z opublikowanymi przepisami w tym zakresie w danym państwie członkowskim lub stosowanymi przez beneficjenta końcowego.

3. Koszty utrzymania są kwalifikowalne na podstawie rzeczywistych kosztów lub diety dziennej. Jeżeli organizacja posiada własne stawki dzienne (dodatek z tytułu kosztów utrzymania), stosuje się je do limitów określonych przez państwo członkowskie zgodnie z krajowym ustawodawstwem i praktyką. Dodatek z tytułu kosztów utrzymania obejmuje koszty transportu lokalnego (w tym taksówek), zakwaterowanie, posiłki, lokalne rozmowy telefoniczne oraz wydatki różne.

II.1.3. Wyposażenie

II.1.3.1. Zasady ogólne

Koszty związane z nabyciem sprzętu (na podstawie kosztów: dzierżawy, leasingu, całkowitych lub częściowych kosztów zakupu lub amortyzacji zakupionych aktywów) są kwalifikowalne tylko, jeżeli są konieczne do realizacji projektu. Sprzęt musi mieć właściwości techniczne wymagane do spełnienia przez projekt odpowiednich norm i standardów.

II.1.3.2. Dzierżawa i leasing

Wydatki związane z dzierżawą i leasingiem są kwalifikowalne do współfinansowania zgodnie z przepisami państwa członkowskiego, ustawodawstwa krajowego oraz praktyki krajowej, a także okresem dzierżawy lub leasingu na potrzeby projektu.

II.1.3.3. Zakup

1. Wydatki związane z nabyciem sprzętu (m.in. systemy, sprzęt operacyjny, środki transportu, o których mowa w art. 5 ust. 1 lit. c)–f) aktu podstawowego) są kwalifikowalne zgodnie z przepisami krajowymi. Wydatki te kwalifikują się do współfinansowania w wartości odpowiadającej pełnym lub częściowym kosztom zakupu, jeżeli:

a) mają one bezpośredni związek z realizacją projektu;

b) zostały poniesione zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi zamówień, ustanowionymi w danym państwie członkowskim;

c) charakterystyka techniczna sprzętu odpowiada wymogom projektu oraz obowiązującym normom i standardom;

d) sprzęt będzie nadal wykorzystywany do celów, którym służy projekt, po dniu zakupu oraz przez okres nie krótszy niż:

– trzy lata lub więcej w przypadku sprzętu informacyjno-komunikacyjnego,

– pięć lat lub więcej w przypadku pozostałych rodzajów sprzętu, takich jak sprzęt operacyjny oraz środki transportu, z wyjątkiem wymienionych poniżej,

– dziesięć lat w przypadku śmigłowców oraz statków pływających i powietrznych.

2. Koszty wyżej wymienionego sprzętu mogą być także kwalifikowalne na zasadach amortyzacji, zgodnie z przepisami krajowymi. W takim przypadku obowiązują warunki określone w ust. 1 w lit. a), b) oraz c). Dodatkowo spełnione muszą być także następujące warunki:

a) jeżeli zakup sprzętu następuje przed rozpoczęciem lub w trakcie trwania projektu, kwalifikowalna jest część amortyzacji sprzętu odpowiadająca okresowi jego użytkowania w ramach projektu oraz poziomowi rzeczywistego wykorzystania przez projekt;

b) koszty sprzętu zakupionego przed rozpoczęciem projektu, lecz użytkowanego na potrzeby projektu, są kwalifikowalne w wysokości amortyzacji. Koszty te nie są jednak kwalifikowalne, jeżeli sprzęt został zakupiony z dotacji Wspólnoty;

c) koszty zakupu sprzętu muszą odpowiadać zwykłym kosztom rynkowym, a wartość sprzętu jest odpisywana zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi dotyczącymi beneficjenta końcowego.

II.1.4. Nieruchomości

II.1.4.1. Zasady ogólne

W przypadku zakupu, budowy, remontu lub najmu nieruchomości nieruchomość musi charakteryzować się danymi technicznymi wymaganymi w projekcie oraz spełniać odpowiednie normy i standardy.

II.1.4.2. Zakup, budowa, remont

1. Jeżeli nabycie nieruchomości jest konieczne do realizacji projektu i jest w sposób oczywisty związane z jego celami, zakup nieruchomości, tzn. gotowych budynków, lub budowa nieruchomości stanowi koszt kwalifikowalny do współfinansowania w wysokości pełnych lub częściowych kosztów lub na zasadach amortyzacji pod następującymi warunkami, bez uszczerbku dla stosowania surowszych przepisów krajowych:

a) od niezależnego rzeczoznawcy majątkowego lub uprawnionego organu urzędowego należy uzyskać opinię stwierdzającą, że cena nie przekracza wartości rynkowej, zaświadczającą, że nieruchomość jest zgodna z przepisami krajowymi lub określającą punkty, w których takiej zgodności nie ma, a które beneficjent końcowy ma zamiar usunąć w ramach projektu;

b) nieruchomość nie została nabyta z dotacji Wspólnoty przed rozpoczęciem projektu;

c) nieruchomość będzie wykorzystywana jedynie na cele określone w projekcie przez okres nie krótszy niż dziesięć lat od daty zakończenia projektu, chyba że w konkretnym przypadku Komisja postanowi inaczej w odniesieniu do współfinansowania pełnych lub częściowych kosztów; w przypadku współfinansowania na podstawie amortyzacji okres ten skraca się do pięciu lat;

d) zakup nieruchomości musi odbywać się zgodnie z zasadami odpowiedniego stosunku wartości do ceny i rentowności oraz musi zostać uznany za proporcjonalny do celu, któremu ma służyć realizacja projektu;

e) w przypadku współfinansowania na zasadach amortyzacji kwalifikowalna jest część amortyzacji tych aktywów odpowiadająca okresowi ich użytkowania w ramach projektu oraz poziomowi rzeczywistego wykorzystania przez projekt; amortyzację oblicza się zgodnie z krajowymi przepisami o rachunkowości.

2. Wydatki na remont nieruchomości kwalifikują się do współfinansowania odpowiadającego pełnym lub częściowym kosztom lub na zasadach amortyzacji. W przypadku kosztów remontu zastosowanie mają jedynie warunki c) i e).

II.1.4.3. Najem

Najem nieruchomości stanowi koszt kwalifikowalny do współfinansowania, jeżeli istnieje wyraźny związek między najmem a celami danego projektu, pod następującymi warunkami, bez uszczerbku dla stosowania surowszych przepisów krajowych:

a) nieruchomość nie została nabyta z dotacji Wspólnoty;

b) nieruchomość będzie wykorzystywana jedynie w celu realizacji projektu. W przeciwnym razie kwalifikowalna jest tylko część kosztów odpowiadająca wykorzystaniu w ramach projektu.

II.1.5. Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne

Koszty nabycia towarów konsumpcyjnych, zaopatrzenia i usług ogólnych są kwalifikowalne, pod warunkiem że można je zidentyfikować oraz że są bezpośrednio potrzebne do realizacji projektu.

II.1.6. Podwykonawstwo

1. Jako zasadę ogólną należy przyjąć, że beneficjenci końcowi muszą posiadać możliwość samodzielnego zarządzania projektem. Kwota odpowiadająca zadaniom podzlecanym w ramach projektu musi zostać wyraźnie wskazana w umowie o dotację.

2. Wydatki związane z następującymi rodzajami podwykonawstwa są niekwalifikowalne do współfinansowania przez Fundusz:

a) podwykonawstwo zadań związanych z ogólnym zarządzaniem projektem;

b) podwykonawstwo, które zwiększa koszty projektu bez dodania proporcjonalnej wartości;

c) podwykonawstwo przez pośredników lub doradców z zapłatą określaną jako udział łącznego kosztu projektu, chyba że taka zapłata jest uzasadniona przez beneficjenta końcowego poprzez odniesienie do rzeczywistej wartości świadczonej pracy lub usług.

3. W każdym przypadku podwykonawcy muszą zobowiązać się do dostarczenia wszystkim instytucjom audytowym i kontrolnym wszelkich wymaganych informacji w związku z wykonywanymi działaniami.

II.1.7. Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym

Koszty ponoszone w celu spełnienia wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym, na przykład w związku z upublicznieniem, przejrzystością, oceną projektu, audytem zewnętrznym, gwarancjami bankowymi, tłumaczeniami itd. są kwalifikowalne jako koszty bezpośrednie.

II.1.8. Wynagrodzenie ekspertów

Koszty obsługi prawnej, notarialnej oraz dotyczące ekspertów technicznych i finansowych są kwalifikowalne.

II.2. Pośrednie wydatki kwalifikowalne

1. Kwalifikowalne koszty pośrednie działania to koszty, które – przy poszanowaniu warunków kwalifikowalności określonych w pkt I.1 ust. 1 – nie mogą zostać uznane za koszty specyficzne działania, związane bezpośrednio z jego realizacją.

2. W drodze odstępstwa od pkt I.1 ust. 1 lit. e) i pkt I.5 koszty pośrednie poniesione podczas realizacji działania mogą się kwalifikować do finansowania na podstawie ryczałtu ustalonego w wysokości co najwyżej 2,5 % kwoty całkowitych kosztów kwalifikowalnych.

3. Organizacje otrzymujące dotacje na działalność z budżetu Unii nie mogą włączyć kosztów pośrednich do swojego planu budżetowego.

III. Wydatki niekwalifikowalne

Następujące koszty są niekwalifikowalne:

a) VAT, chyba że beneficjent końcowy udowodni, że nie jest w stanie go odzyskać;

b) zysk z kapitału, zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia, odsetki od debetu, prowizje z tytułu wymiany walut oraz straty z tego tytułu, rezerwy na straty lub potencjalne przyszłe zobowiązania, należne odsetki, wątpliwe wierzytelności, mandaty, kary finansowe, koszty postępowania sądowego oraz zbyt wysokie lub nieuzasadnione wydatki;

c) koszty reprezentacyjne wyłącznie dla personelu projektu. Uzasadnione koszty goszczenia na imprezach towarzyskich w interesie projektu, na przykład na koniec projektu lub spotkania grupy sterującej projektem, są dopuszczalne;

d) koszty zadeklarowane przez beneficjenta końcowego objęte innym projektem lub programem prac dotowanym przez Wspólnotę;

e) zakup ziemi;

f) wkłady rzeczowe.

IV. Pomoc techniczna z inicjatywy państw członkowskich

1. Wszelkie koszty konieczne do wdrożenia Funduszu przez instytucję odpowiedzialną, instytucję delegowaną, instytucję audytową, instytucję certyfikującą i inne organy wspierające wykonanie działań wymienionych w ust. 2 są kwalifikowalne w ramach pomocy technicznej w zakresie określonym w art. 18 aktu podstawowego.

2. Obejmuje to następujące środki:

a) wydatki związane z przygotowaniem, wyborem, wyceną, zarządzaniem i monitoringiem działań;

b) wydatki związane z audytami i kontrolami na miejscu obejmującymi działania lub projekty;

c) wydatki związane z oceną działań lub projektów;

d) wydatki związane z informacją, rozpowszechnianiem i przejrzystością działań;

e) wydatki z tytułu nabycia, instalacji i obsługi komputerowych systemów zarządzania, monitoringu i oceny Funduszu;

f) wydatki na spotkania komitetów monitorujących i podkomitetów związanych z realizacją działań; wydatki te mogą również uwzględniać koszty ekspertów i innych uczestników takich komitetów, w tym uczestników z krajów trzecich, jeśli ich obecność jest konieczna do skutecznej realizacji działań;

g) wydatki na zwiększenie zdolności administracyjnych w zakresie wdrażania Funduszu.

3. Działania i płatności związane z pomocą techniczną muszą zostać wykonane po dniu 1 stycznia roku określonego w decyzji finansowej zatwierdzającej programy roczne państw członkowskich. Okres kwalifikowalności twa do terminu składania ostatecznych sprawozdań z wykonania programu rocznego.

4. Wszelkie zamówienia muszą być przeprowadzane zgodnie z krajowymi zasadami zamówień publicznych przyjętymi w danym państwie członkowskim.

5. Państwa członkowskie mogą wykorzystać środki na pomoc techniczną dla Funduszu razem ze środkami na pomoc techniczną dla niektórych lub wszystkich czterech Funduszy. Jednakże w tym przypadku tylko część kosztów w związku z realizacją wspólnych środków w ramach tego Funduszu jest kwalifikowalna w ramach Funduszu, a państwo członkowskie zapewnia, że:

a) część kosztów na wspólne środki jest podejmowana z odpowiedniego Funduszu w sposób uzasadniony i weryfikowalny; oraz

b) koszty nie są finansowane podwójnie.

V. Specjalny program tranzytowy

Zgodnie z art. 40 ust. 1 przepisy aktu podstawowego oraz niniejszej decyzji dotyczące realizacji rocznych programów stosuje się odpowiednio do pomocy na wdrożenie specjalnego programu tranzytowego. Niemniej jednak w przypadku specjalnego programu tranzytowego obowiązują następujące zasady szczególne, jeśli chodzi o zasady kwalifikowalności zawarte w niniejszym załączniku:

a) okres kwalifikowalności wydatków jest zgodny z art. 40 ust. 3 niniejszej decyzji;

b) na mocy art. 6 ust. 2 lit. c) aktu podstawowego koszty personelu organów publicznych są uznawane za wydatki kwalifikowalne, pod warunkiem że są oparte na rzeczywistych kosztach dodatkowych związanych z realizacją specjalnego programu tranzytowego oraz zostały przyznane działaniu z zastosowaniem należycie uzasadnionych i sprawiedliwych metod; wydatki muszą być poświadczone na podstawie dokumentów, które umożliwiają ustalenie rzeczywistych kosztów poniesionych przez organ publiczny w związku ze specjalnym programem tranzytowym, które wykraczały poza koszty związane z realizacją statutowych zobowiązań tego organu lub jego codziennych działań.”.