Komentarz do Kodeksu Pracy 2023 - Dział IV. Obowiązki pracodawcy i pracownika

Zakres obowiązków pracownika

Zakres obowiązków (zakres czynności) związany z wykonywaniem przez pracownika pracy na określonym stanowisku nie musi być sporządzony w formie pisemnej. Konkretne czynności, jakie pracownik ma obowiązek wykonywać w związku ze świadczeniem pracy, mogą mu zostać przekazane przez pracodawcę lub jego przedstawiciela również w formie ustnej. Jednak pisemne określenie tych obowiązków jest korzystne dla pracodawcy i bezpośredniego przełożonego pracownika, a także dla samego pracownika. W takim bowiem przypadku bezpośredni przełożony będzie wiedział, czego może wymagać od podległego pracownika, a pracownik będzie miał jasność, jakie czynności w związku z zajmowanym stanowiskiem musi wykonywać. Należy jednak pamiętać, że zakres czynności pracownika stanowi doprecyzowanie określonego w umowie o pracę rodzaju pracy i nie może wykraczać poza jego ramy.

PRZYKŁAD 1

Pracodawca zatrudnił pracownicę na stanowisku kadrowej. Przez rok zatrudnienia pracownica nie miała pisemnego zakresu czynności, który został jej przekazany przez pracodawcę w formie ustnej. Po upływie roku zatrudnienia pracodawca sporządził dla pracownicy pisemny zakres obowiązków, w którym wpisał konieczność zastępowania pracownika księgowości podczas jego nieobecności w pracy. Pracownica nie musi przyjmować takiego zakresu czynności, gdyż czynności księgowe nie mieszczą się w ogólnie pojętym zakresie pracy kadrowej. Pracodawca, by wprowadzić taki zakres czynności, musiałby najpierw dokonać zmiany umowy o pracę tej pracownicy w punkcie dotyczącym zajmowanego przez nią stanowiska pracy.

Dokumentacja pracownicza

Dokumentacja pracownicza składa się z akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Dodatkowo ustawodawca uregulował możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej. Szczegóły jej prowadzenia zostały uregulowane w rozporządzeniu z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369). Warto jednak pamiętać, że wybór formy prowadzenia dokumentacji zależy każdorazowo od decyzji pracodawcy. Nie ma ustalonego terminu, w jakim pracodawcy muszą rozpocząć prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej lub przekształcić dotychczasową dokumentację w taką formę. Pracodawca może bowiem w dalszym ciągu prowadzić zarówno akta osobowe pracowników, jak i dokumentację ze stosunku pracy w formie papierowej. Ponadto nie musi on decydować się na wyłącznie jedną formę dla całej załogi. Może dla części pracowników prowadzić dokumentację w formie papierowej, a dla części - w formie elektronicznej. Nie może natomiast prowadzić jej niejako podwójnie, i papierowo, i elektronicznie dla jednego pracownika. Nie jest jednak wykluczone prowadzenie dla jednego pracownika części dokumentacji, np. akt osobowych, w formie papierowej, a pozostałej części, tj. dokumentacji ze stosunku pracy, w formie elektronicznej. Nieprawidłowe i pozbawione uzasadnienia prawnego wydaje się natomiast prowadzenie np. akt osobowych pracownika w części papierowo, a w części elektronicznie.