Komentarz do wymogów ustawy o rachunkowości. Prowadzenie ksiąg rachunkowych - Art. 23

Ogólne zasady dokonywania zapisów w księgach rachunkowych zależą od techniki ich prowadzenia.

Ogólne zasady dokonywania zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych w technice ręcznej

Przy technice tradycyjnej (ręcznej) zapisów należy dokonywać w sposób trwały, tzn. za pomocą materiałów piśmiennych, gwarantujących, że zapisów nie będzie można bez śladu usunąć i że ich treść można będzie odczytać przez cały czas wymagany przez przepisy regulujące kwestie archiwizacji ksiąg rachunkowych. Zapisy mogą być dokonywane np. ołówkiem kopiowym, długopisem, piórem, maszynowo, przez kalkę, natomiast nie można ich dokonywać zwykłym ołówkiem (możliwość wymazania) albo pisakiem (który z czasem się rozlewa lub przebija na drugą stronę papieru, powodując nieczytelność ksiąg rachunkowych). Tusze używane w piórach lub maszynach księgowych muszą być odporne na blaknięcie lub zmianę koloru (dotyczy materiałów, za pomocą których wprowadza się do ksiąg tzw. storno czerwone). W księgach mających formę tabelaryczną należy dokonywać zapisów w sposób niepozwalający na późniejsze dopisanie lub nadpisanie nowej treści. Trzeba wypełnić całe miejsce przeznaczone na dokonanie zapisu księgowego i/lub wykreślić wolne pozycje. W technice przebitkowej prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązuje zasada dokonywania zapisów przy użyciu kątownicy i kalki, co zapewnia powtórzenie zapisu dokonanego jednocześnie w dzienniku i na karcie kontowej.

W żadnym rodzaju ręcznie prowadzonych ksiąg rachunkowych nie jest dopuszczalne pozostawianie pustych pozycji, "rezerwowanych" w celu późniejszego dokonania zapisów.

Ogólne zasady dokonywania zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych w technice komputerowej

Przy technice komputerowej prowadzenia ksiąg rachunkowych . Zastrzeżenie to dotyczy zbiorów danych stanowiących księgi rachunkowe. W praktyce przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych techniką komputerową rozróżnia się samo wprowadzenie danych do oprogramowania od ich zaewidencjonowania w księgach rachunkowych. Wprowadzenie danych do oprogramowania, do tzw. bufora danych, nie jest jeszcze jednoznaczne z dokonaniem zapisu w księgach rachunkowych. Dane w buforze mogą być edytowane i w sposób dowolny modyfikowane (usuwane, zmieniane, uzupełniane). Obróbka danych w buforze ma na celu umożliwienie sprawdzenia i skorygowania ewentualnych błędów i pomyłek przy wprowadzaniu danych z dowodów księgowych, zanim zapisy księgowe zostaną wprowadzone do ksiąg rachunkowych. Dopiero zatwierdzenie danych z bufora danych (będące osobną operacją, wymagającą potwierdzenia przez upoważnionego do tego pracownika) powoduje dokonanie zapisu w księgach rachunkowych. Jeśli błąd w zapisach zostanie stwierdzony po przeniesieniu danych z bufora do ksiąg rachunkowych, jego (sam system powinien blokować możliwość usuwania lub zmiany zapisów w zbiorach danych stanowiących księgi rachunkowe). Ogólnie obowiązujące przepisy nie wskazują, w jakim terminie i z jaką częstotliwością dane z bufora danych powinny być zatwierdzane i przenoszone do ksiąg rachunkowych. Należy się przy tym kierować ogólnymi postanowieniami odnoszącymi się do terminowości dokonywania zapisów w księgach rachunkowych, mając przy tym na uwadze, że zgodnie z postanowieniami Stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych Kolejnym ograniczeniem, jakie należy uwzględnić, jest obowiązek tzw. zamknięcia ksiąg rachunkowych miesiąca, po wykonaniu którego do zamkniętego miesiąca nie można wprowadzać już żadnych nowych zapisów księgowych, a korekty zapisów błędnych mogą być dokonywane tylko poprzez wprowadzenie storna (patrz komentarz do art. 12 w części I). Biorąc to pod uwagę,