Komentarz do wymogów ustawy o rachunkowości. Prowadzenie ksiąg rachunkowych - Art. 22

Cechy dowodów księgowych

Treść dowodów księgowych musi być czytelna (istotne przy sporządzaniu dowodów techniką ręczną) i trwała (naniesiona atramentem, długopisem, tonerem).

Treść dowodów księgowych musi w sposób jasny i jednoznaczny opisywać operację gospodarczą (nie można w niej używać skrótów, poza powszechnie używanymi, mającymi tylko jedno znaczenie).

Dowody księgowe powinny być:

● rzetelne,

● kompletne,

● wolne od błędów rachunkowych,

● pozbawione niedozwolonych poprawek.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, tzn. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji, którą dokumentują. Rzetelność dowodów ocenia się poprzez ustalenie, czy w ich treści prawidłowo wskazano:

● strony, które przeprowadziły operację gospodarczą,

● termin przeprowadzenia operacji,

● miejsce przeprowadzenia operacji,

● rodzaj operacji,

● wymiar ilościowy operacji (wyrażony w jednostkach naturalnych),

● wymiar wartościowy operacji (wyrażony w walucie polskiej lub obcej).

Opisane aspekty sprawdzane są w ramach kontroli merytorycznej poprawności dowodów księgowych. Nie można uznać za rzetelne dowodów, w których np. wskazano stronę, która nie brała udziału w operacji gospodarczej, dokonano sprzedaży innych towarów niż wymienione w dowodzie i/lub w innej ilości i/lub za inną cenę, w ogóle nie dokonano sprzedaży towarów lub usług wymienionych w dowodzie.

Kompletność dowodów księgowych oznacza, że zawierają one wszystkie obowiązkowe dane, określone w art. 21 uor oraz w przepisach szczególnych (odpowiednio do rodzaju dowodu: ustaw, rozporządzeń, a także postanowień polityki rachunkowości danej jednostki odnośnie do dowodów własnych wewnętrznych i zewnętrznych, których zasady wystawiania nie są uregulowane w przepisach ogólnie obowiązujących). Kompletność dowodów księgowych jest sprawdzana w ramach ich kontroli formalnej.

Dowody księgowe oprócz spełnienia warunków rzetelności i kompletności muszą być także wolne od błędów rachunkowych, tj. błędów polegających na nieprawidłowym ustaleniu wymiaru wartościowego operacji, którą dokumentują (błędy w wyliczanych kwotach: iloczynach, sumach, procentach, błędy w zaokrąglaniu kwot należności głównych i ubocznych, błędy w zaokrąglaniu należności podatkowych itp.). Poprawność dowodów pod tym kątem jest oceniana w ramach kontroli rachunkowej.