Komentarz do wymogów ustawy o rachunkowości. Prowadzenie ksiąg rachunkowych - Art. 21

Minimalna treść dowodu księgowego

Przepis art. 21 uor określa tzw. minimalną treść dowodu księgowego, która odnosi się zarówno do dowodów księgowych źródłowych, zbiorczych, zastępczych, korygujących, jak i rozliczeniowych.

Minimalna treść dowodu księgowego

1. Określenie rodzaju dowodu - przez podanie jego nazwy: ogólnie zwyczajowo przyjętej lub nadanej przez kierownika danej jednostki w dokumentacji opisującej przyjęte w tej jednostce zasady rachunkowości, odnotowanej na formularzu dowodu (składową nazwy może być również symbol w postaci skrótu, np. RK - "Raport Kasowy", KW - "Kasa wypłaci" itp.).

2. Numer identyfikacyjny dowodu - nadany przez drukarnię (w przypadku druków typowych) lub przez wystawcę dowodu, zgodnie ze sposobem numeracji określonym dla danego rodzaju dokumentów (numery serii i/lub numery egzemplarzy).

3. Określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej (na dokumentach sporządzanych odręcznie treści te mogą być zamieszczane w formie pieczęci), wyjątkowo w przypadku dowodów własnych wewnętrznych na dowodach może być wskazana tylko jedna strona operacji.

4. Opis operacji (wskazanie, na czym polega) oraz jej wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, a także, jeżeli to możliwe, określoną w jednostkach naturalnych (godzinach, metrach, kilogramach, sztukach, litrach itp.).

5. Data dokonania operacji (dzień, miesiąc, rok), a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także data sporządzenia dowodu.

6. Podpis wystawcy dowodu (imię, nazwisko, stanowisko służbowe, w przypadku własnych dowodów wewnętrznych często też dodawana jest nazwa komórki organizacyjnej właściwej do wystawiania danego rodzaju dowodów).

7. Podpisy osób, którym wydano lub od której przyjęto składniki aktywów (innych osób uczestniczących w wykonywaniu operacji gospodarczej).

Oprócz minimalnej treści, jaką na dowodzie księgowym zamieszcza pracownik odpowiedzialny za jego wystawienie, na dowodach księgowych zarówno własnych, jak i obcych zamieszcza się potwierdzenie ich sprawdzenia i zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych danej jednostki ().