Komentarz do wymogów ustawy o rachunkowości. Prowadzenie ksiąg rachunkowych - Art. 20

Zasada rejestracji zdarzeń w podziale na okresy sprawozdawcze

Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest jednym z elementów systemu rachunkowości - tzw. częścią rejestracyjną, której rolą jest:

● zaewidencjonowanie w ujęciu ilościowym i wartościowym stanów majątku i zachodzących w nim zmian (stan i zmiany aktywów),

● ukazanie źródeł pochodzenia majątku (stan i zmiany pasywów),

● ukazanie efektów działalności jednostki (przychody, koszty, wynik finansowy).

Przedmiotem rejestracji są zdarzenia gospodarcze, czyli zdarzenia mające wpływ na stan oraz strukturę majątku jednostki. Rejestracji w księgach rachunkowych podlegają zdarzenia, które już miały miejsce w przeszłości (dane historyczne) oraz wykonywane na bieżąco (dla najbardziej płynnych aktywów, np. takich jak gotówka). Księgi rachunkowe jako rejestry muszą spełniać pewne warunki (patrz ramka).

Warunki, jakie muszą spełniać księgi rachunkowe jako rejestry operacji gospodarczych

1. Istotność - muszą zawierać wszystkie informacje istotne dla oceny gospodarki finansowej jednostki i podejmowania decyzji odnośnie do jej prowadzenia w przyszłości.

2. Kompletność - muszą w nich być ujęte wszystkie istotne informacje.

3. Zrozumiałość i neutralność - informacje zawarte w księgach muszą być zrozumiałe dla ich odbiorców i muszą być prezentowane w sposób jednakowy, niezależnie od typu jednostki i poglądów jej kierownictwa.

4. Terminowość - informacje muszą być rejestrowane w miarę możliwości na bieżąco.

5. Porównywalność - informacje rejestrowane w kolejnych okresach sprawozdawczych muszą być ujmowane z zachowaniem tych samych zasad ich wyceny i grupowania.

Zapewnieniu spełniania przez księgi rachunkowe warunków podanych w ramce służy wymóg wprowadzenia do nich w postaci zapisu informacji o każdym zdarzeniu, w podziale według okresów sprawozdawczych, w którym to zdarzenie faktycznie miało miejsce. Ponieważ zdarzenia są rejestrowane na podstawie dowodów księgowych, w praktyce prowadzenia ksiąg rachunkowych , aby mogły zostać ujęte w księgach rachunkowych tego okresu, w których zostały faktycznie wykonane.