Komentarz do wymogów ustawy o rachunkowości. Prowadzenie ksiąg rachunkowych - Art. 13

Księgi rachunkowe mogą być prowadzone techniką ręczną, techniką komputerową lub mieszaną (część ksiąg techniką komputerową, a część ręczną). O wyborze techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych decyduje kierownik jednostki. Powinien przy tym wziąć pod uwagę obowiązujące jednostkę wymagania prawne (np. w zakresie obowiązku sporządzania określonych sprawozdań i rozliczeń w formie elektronicznej) oraz to, która z tych technik jest bardziej ekonomiczna w przypadku danej jednostki. Zasady prowadzenia ksiąg w technice ręcznej i komputerowej opierają się przede wszystkim na praktyce rachunkowości. W celu ich ujednolicenia mogą być wydawane krajowe standardy rachunkowości. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych i wystawiania dowodów księgowych w technice komputerowej są uregulowane w Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (załącznik do uchwały nr 5/10 Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r.).

Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych techniką ręczną

W przypadku ręcznej techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, księgi te obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

● dziennik,
● księgę główną,
● księgi pomocnicze,
● zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
● wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Księgi rachunkowe prowadzone techniką ręczną mają postać różnych zestawień ewidencyjnych sporządzonych odręcznie lub maszynowo (za pomocą maszyn księgowych) na papierze (ksiąg, kart kontowych, tabelarycznych zestawień obrotów i sald). W tym przypadku każde takie zestawienie ewidencyjne, tzn. każda księga wiązana, karta kontowa czy zestawienie obrotów i sald:

● muszą być trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, przy czym oznaczenie może być nadawane poprzez zamieszczenie pieczęci o odpowiedniej treści, ● muszą mieć wyraźnie wskazane oznaczenie roku obrotowego i okresu sprawozdawczego, którego dotyczą, a także datę sporządzenia, ● powinny być przechowywane starannie w ustalonej kolejności.