Kopie faktur papierowych mogą być przechowywane w formie elektronicznej

Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów Dyrektywy 112, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym. Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, ale nie oznacza to, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana nabywcy.

Organ: Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie

Data: 09-02-2011

Sygnatura: I SA/Kr 2042/10

Typ dokumentu: Wyrok

Teza

Stan faktyczny

Spółka zwróciła się do Ministra Finansów o wydanie interpretacji przepisów podatkowych. We wniosku wskazała, że w ciągu miesiąca wystawia około 14 tysięcy faktur sprzedaży. Sposób zaprogramowania systemu komputerowego, z którego korzysta sprawia, iż możliwe jest wydrukowanie tylko jednego egzemplarza faktury oznaczonego jako oryginał i jednego oznaczonego jako kopia. Ze względu na ciągły wzrost swoich obrotów spółka planuje drukować z sytemu komputerowego tylko egzemplarz faktury, oznaczony jako oryginał i przesyłać go do kontrahentów, natomiast egzemplarz oznaczony jako kopia będzie pozostawać w systemie. System gwarantuje nienaruszalność treści wystawionych faktur oraz możliwość każdoczesnego wydruku kopii faktury. W tak zaprezentowanym stanie faktycznym spółka zadała pytanie czy kopie wystawianych przez nią faktur VAT, dokumentujących dokonaną sprzedaż, muszą być przechowywane w wersji papierowej? Zdaniem spółki z przepisów prawa (obowiązujących przed 1 stycznia 2011 r.) nie wynikał taki obowiązek, a wystarczającym było przechowywanie kopii faktur w wersji elektronicznej. Dyrektor Izby Skarbowej (dalej: DIS) uznał stanowisko spółki za nieprawidłowe. W uzasadnieniu powołał się na § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia z podatku od towarów i usług, zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuję sprzedawca. Zdaniem DIS z przepisu tego wynikało, iż faktury „papierowe" powinny być wystawiane w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „oryginał", a kopia faktury i faktury korygującej wyraz „kopia". Spółka po bezskutecznym wezwaniu DIS do usunięcia naruszenia prawa wniosła skargę do WSA. Sąd I instancji uchylił zaskarżoną interpretację. Sąd w całości zgodził się ze stanowiskiem NSA zaprezentowanym w analogicznej sprawie w wyroku z 3 listopada 2009 roku (sygn. I FSK 1169/08), w którym stwierdził m.in., że wykładnia polskich przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi na pytanie czy kopie faktur mogą być przechowywane w postaci elektronicznej. W wyroku tym NSA wskazał jednoczenie na fakt, iż w świetle prawa unijnego obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza zasadę proporcjonalności.