Jak obciążyć kontrahenta dodatkowymi kosztami – rozliczenie VAT

Refakturowanie wiąże się z wystawieniem kolejnej faktury (tym razem sprzedażowej) przez podmiot, który fakturę otrzymał. Działanie to jest konsekwencją przenoszenia kosztów czy obciążenia kosztami ostatecznego odbiorcy usługi (czy towaru). Nie zawsze zastosowanie refakturowania jest prawidłowe. Często dodatkowe koszty powinny być wliczone do podstawy opodatkowania albo rozliczone poza VAT.

Z art. 8 ust. 2 ustawy o VAT wynika, że w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Jest to zatem pewna fikcja prawna, bo podmiot, który nie zajmuje się na co dzień świadczeniem danego rodzaju usługi, przy odsprzedaży tej usługi będzie potraktowany jako świadczący, na przykład, usługę budowlaną, transportową, medyczną, notarialną, którą zakupił.

Jak czytamy w wyroku NSA z 10 stycznia 2020 r. (sygn. akt I FSK 768/19):

(…) Warunek zastosowania art. 8 ust. 2a u.p.t.u. (art. 28 Dyrektywy 112) stanowi nabycie usługi przez podatnika we własnym imieniu ale na rzecz osoby trzeciej. W praktyce oznacza to, że podatnik, któremu rzeczywisty wykonawca usługi wystawił pierwotną fakturę, nie korzysta z takiej usługi lecz jej beneficjentem jest osoba trzecia, na rzecz której usługa została przez podatnika zakupiona i której podatnik wystawia kolejną fakturę, obejmującą taką samą usługę ("refakturuje" usługę). Z punktu widzenia zastosowania art. 8 ust.2a u.p.t.u. nie jest natomiast istotne, jak podnosi to organ interpretacyjny, czy podatnik ma własny interes prawny w korzystaniu z usługi, która następnie podlega refakturowaniu.

1. Czy można refakturować usługi, gdy nie mamy uprawnień do ich wykonywania

Przyjmuje się, że brak jest podstaw do różnicowania uprawnień podatników do refakturowania w zależności od rodzaju usług będących przedmiotem refakturowania. Nawet gdy podatnik refakturujący nie ma uprawnień czy umiejętności do świadczenia określonych czynności, to dochodzi, w sensie prawnym, do wyświadczenia przez niego usługi.