Ostateczne zamknięcie ksiąg może jeszcze zaskoczyć

W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego trzeba ostatecznie zamknąć księgi rachunkowe za poprzedni rok obrotowy. Dlatego dla jednostek, które 30 czerwca miały zatwierdzone sprawozdanie za 2023 r., ten termin upływa dziś – 15 lipca. Ostateczne zamknięcie ksiąg oznacza też otwarcie ich na 2024 r. saldami ustalonymi w ostateczny sposób. Tymczasem może się okazać, że dane już wprowadzone różnią się od informacji, które powinny być ujęte w księgach. Wyjaśniamy, jakie mogą być przyczyny tych rozbieżności, i podpowiadamy, co w takiej sytuacji należy zrobić.

Zgodnie z zasadą ciągłości, która jest jedną z podstawowych zasad rachunkowości, zapisy z poprzedniego okresu sprawozdawczego są punktem wyjścia dla prowadzenia ksiąg w następnym okresie. Tak zwana ostateczna wartość bilansu otwarcia jest znana dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Wtedy bowiem organ zatwierdzający sprawozdanie potwierdza stany wykazywane w sprawozdaniu finansowym jako te, które odzwierciedlają obraz sytuacji majątkowej, finansowej i wynik finansowy jednostki. Zatwierdzenie sprawo zdania następuje w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego, podczas gdy już od początku roku w księgach były dokonywane zapisy, rozliczane salda, ujmowane operacje gospodarcze. Jednostka w ciągu 15 dni od początku roku (a więc zwykle nie później niż 15 stycznia) dokonała otwarcia ksiąg rachunkowych i przeniosła dane z 2023 r. na 2024 r. Tyle że były to wstępnie ustalone dane, bez weryfikacji, jeszcze niezbadane przez biegłego rewidenta, często zawierające niedociągnięcia z poprzedniego roku. Teraz jest najwyższa pora, aby sprawdzić, czy nie trzeba ich skorygować i zmienić.