Rozliczanie kosztów na przełomie roku – wybrane problemy

Koszty na przełomie lat obrotowych mogą sprawić problem. Najczęściej dotyczą one typowych dla tego okresu wydatków, takich jak rozliczenia mediów, wynagrodzeń, prenumerat itp. W tym opracowaniu omówiono zasady ujmowania i rozliczania takich kosztów w księgach rachunkowych na przełomie roku.

Ustawa o rachunkowości nakazuje, by kwalifikując koszty do danego roku obrotowego, przestrzegać podstawowych zasad rachunkowości, tj. zasady memoriału, współmierności przychodów i kosztów oraz zasady istotności. Według:

• zasady memoriału (określonej w art. 6 ust. 1 uor) w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. To zobowiązuje jednostki do uwzględnienia w księgach rachunkowych (a tym samym i w sprawozdaniu finansowym) wszystkich zdarzeń gospodarczych, jakie miały miejsce w danym roku obrotowym, bez względu na to, czy są one już oficjalnie udokumentowane fakturami oraz bez względu na to czy są opłacone. Z zasadą memoriału ściśle powiązane są dwa inne przepisy ustawy o rachunkowości, tj. art. 20 ust. 1 i art. 20 ust. 4. Pierwszy z nich nakazuje, by do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzić wszystkie zdarzenia, które nastąpiły w tym okresie sprawozdawczym. Drugi natomiast pozwala w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych, obcych dowodów źródłowych, by kierownik jednostki zezwolił na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności;
• (określonej w art. 6 ust. 2 uor) jednostka powinna do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego (jako czynne lub bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów lub przychodów) zaliczyć koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione;