Jak rozliczyć styczniową fakturę kosztową za media obejmującą przełom roku

Jednostki, które prowadzą księgi rachunkowe, powinny × zgodnie z zasadą memoriału i współmierności (określonymi w art. 6 ust. 1 i 2 uor) – ustalać, jakie koszty i przychody przypadają na dany okres sprawozdawczy. Przypisywanie ich do określonych okresów pozwala bowiem być pewnym, że wynik finansowy odpowiada osiągniętym w danym okresie przychodom i odpowiednim – niezbędnym do osiągnięcia tych przychodów – kosztom (zarówno rzeczywiście poniesionym, jak i nienotyfikowanym, bądź tylko przez jednostkę oszacowanym). Zatem w sytuacji gdy do jednostki wpłynie faktura dotycząca kosztów dwóch lat obrotowych, należy je co do zasady rozdzielić i przypisać do właściwych okresów. 

W przypadku kosztów na przełomie roku, obejmujących różne lata obrotowe, istotna jest możliwość skorzystania z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Przepis ten pozwala jednostkom w ramach przyjętej polityki rachunkowości na stosowanie uproszczeń, pod warunkiem że nie mają one istotnie negatywnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego (co jest wymagane w art. 4 ust. 1 uor). Na tej podstawie jednostka może skorzystać z uproszczenia i przypisać koszty z faktury obejmującej przełom roku np. do miesiąca, którego dotyczy większa część kosztu, lub do okresu wystawienia faktury.

Koszty pośrednie na przełomie dwóch lat podatkowych a uproszczone ich rozliczenie dla celów rachunkowych

Ustawy o podatku dochodowym wskazują (art. 22 ust. 5c updof i art. 15 ust. 4d updop), że jeżeli koszty pośrednie dotyczą okresu, który przekracza rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Tym samym koszty takie podatkowo należy rozliczać proporcjonalnie, nawet wówczas gdy dla celów rachunkowych w związku z zasadą istotności ujęte zostały jednorazowo i takie ujęcie jest poprawne w świetle przepisów prawa bilansowego. Stanowisko takie potwierdza Ministerstwo Finansów na portalu podatki.gov.pl (https://www.podatki.gov.pl/glos-podatnika-szczegoly-zgloszenia?application=112475) w odpowiedzi na „głos podatnika” z sugestią dotyczącą tego, by koszty wynikające z faktur za media (woda, prąd, gaz, telefony), jak również te, które dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, jeśli są stosunkowo niskie, można było rozliczać w dacie wystawienia faktury lub innego dokumentu, bez konieczności rozbijania na poszczególne lata.

Rozbijanie kosztów z tytułu opłat za media na poszczególne lata ma miejsce w sytuacji, w której koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego. W takim przypadku koszty te stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Chodzi o to, żeby koszty te w odpowiedni sposób przypisać do poszczególnych lat podatkowych, których w istocie one dotyczą. Przypisanie tych kosztów w całości do roku podatkowego w którym wystawiono fakturę, pomimo, że w części dotyczą one również następnego roku podatkowego, wpłynęłoby na rzetelność podstawy opodatkowania za rok podatkowy. W roku podatkowym, w którym wystawiono fakturę, podatek dochodowy byłby zaniżony, poprzez uwzględnienie w kosztach części kosztów dotyczących innego roku podatkowego, a w następnym roku podatek byłby zawyżony, gdyż w kosztach nie zostałaby uwzględniona część kosztów dotyczących tego roku podatkowego.

Tym samym stosowanie „rachunkowego” uproszczenia, by przypisać koszty z faktury obejmującej przełom roku np. do miesiąca, którego dotyczy większa część kosztu, lub do okresu wystawienia faktury, pozostaje w sprzeczności z przepisami podatkowymi i tym samym może być podatkowo kwestionowane.

Paweł Muż

ekonomista, redaktor „MONITORA księgowego”