Czy wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na organizację jubileuszu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT?

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 czerwca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 14 czerwca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia czy wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na organizację Wydarzenia mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest polskim rezydentem podatkowym i podlega na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości osiąganych dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania (nieograniczony obowiązek podatkowy). Spółka prowadzi działalność gospodarczą w branży (…).

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności zorganizował spotkania okolicznościowe dla swoich pracowników i współpracowników. W bieżącym roku Spółka obchodziła 30-lecie swojej działalności. W związku z tym, postanowiła zorganizować spotkanie jubileuszowe (dalej: „Jubileusz” lub „Wydarzenie”). W Wydarzeniu tym wzięły udział osoby ze Spółki (pracownicy), przedstawiciele z podmiotów z nią powiązanych kapitałowo oraz przedstawiciele podmiotów z nią współpracujących (obsługujących Spółkę oraz kontrahentów). Osoby, które wezmą udział w Wydarzeniu będą dalej łącznie zwane jako „Uczestnicy”.

W czasie Jubileuszu przeprowadzono m.in. konferencję, brandowy panel dyskusyjny i galę oraz wykorzystano Wydarzenie dla reklamy Spółki. W ramach tych wydarzeń odbyła się prezentacja dotycząca wyników sprzedażowych Spółki i szczegółów działalności jej poszczególnych brandów, omówienie planów i perspektyw rozwoju, wręczenie wyróżnień i podziękowań.

Głównymi celami organizacji Jubileuszu były przede wszystkim: podsumowanie działalności Spółki i jej sukcesów, podziękowanie Uczestnikom za ich zaangażowanie w rozwój działalności prowadzonej przez Spółkę oraz integracja Uczestników, która w aspekcie pracowniczym może przyczynić się do zmniejszenia rotacji załogi i spowodować wzrost motywacji i zaangażowania załogi w wykonywanie obowiązków służbowych, a w pozostałym zakresie spowodować wsparcie w umacnianiu relacji oraz komunikacji pomiędzy Uczestnikami, co powinno mieć również przełożenie na efektywność realizacji kontraktów handlowych. Ze względu na „zasięg” informacji o Wydarzeniu i samą organizacją Wydarzenia, osiągnięto cel marketingowy - reklamę Spółki podczas informacji o Wydarzeniu, jak i podczas samego Wydarzenia.

Ze względu na skalę wydarzenia, Wnioskodawca postanowił zlecić przygotowanie i realizację Jubileuszu firmie zewnętrznej, która zajmuje się kompleksową organizacją tego typu imprez (dalej: „Usługodawca”). W tym celu Spółka zawarła z Usługodawcą umowę, w której ustalono specyfikację poszczególnych prac i zadań, składających się łącznie na realizację przedmiotu umowy, czyli usługę organizacji Wydarzenia. W celu wykonania świadczenia w postaci organizacji Jubileuszu, Usługodawca zobowiązany był do wykonania na podstawie stosownej umowy, w szczególności, następujących czynności: organizacji i koordynacji zakwaterowania Uczestników w hotelu, zapewnienia Uczestnikom wyżywienia oraz napojów - poczęstunku w formie cateringu lub usług gastronomicznych (w tym również napojów alkoholowych), wynajęcia sali konferencyjno-balowej, organizacji i koordynacji transportu Uczestników, przygotowania i realizacji aktywności integracyjnych dla Uczestników, opracowania, organizacji i realizacji konceptu artystycznego Jubileuszu, w tym garden party oraz gali, zapewnienia oprawy muzycznej, organizacji i koordynacji obsługi technicznej w trakcie trwania Jubileuszu, zapewnienia bezpieczeństwa Jubileuszu (w tym zapewnienia służb ratunkowych i medycznych), opracowania projektów graficznych i tekstowych materiałów brandingowych.

Udział w Wydarzeniu był dla Uczestników całkowicie dobrowolny i bezpłatny, przy czym zostali oni poproszeni o wcześniejsze potwierdzenie swojej obecności. Koszty związane z organizacją Jubileuszu poniósł Wnioskodawca. Wydatki na ten cel zostały sfinansowane ze środków obrotowych Spółki, a na ich pokrycie nie były angażowane środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Pracowniczych.

Rozliczenie usługi organizacji Jubileuszu odbyło się na podstawie faktury końcowej, wystawionej przez Usługodawcę po wykonaniu usługi za całościową organizację Jubileuszu. Wartość usługi została ustalona w formie ryczałtowej kwoty, wynikającej z wyceny poszczególnych elementów wchodzących w skład Wydarzenia i prowizji dla organizatora.

Niezależnie od zleconej Usługodawcy kompleksowej organizacji Jubileuszu, Spółka nabyła dodatkowe usługi potrzebne do organizacji Wydarzenia bezpośrednio od podmiotów innych, niż Usługodawca, które były usługami pomocniczymi dla realizacji Jubileuszu.

Pytanie

Czy wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na organizację Wydarzenia mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT?

Państwa stanowisko w sprawie

Wnioskodawca, ze względów ostrożnościowych, przyjął wydatki poniesione w związku z organizacją spotkania jubileuszowego wymienione powyżej jako koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości - w tej części wydatków, które dotyczą działań o charakterze ściśle reklamowym, a w pozostałej części wydatków - w proporcji, którą stanowi udział w jubileuszu pracowników do kontrahentów i partnerów biznesowych Wnioskodawcy, w związku z możliwością zweryfikowania faktycznej liczby uczestników biorących udział w spotkaniu jubileuszowym.

Wnioskodawca uważa jednak, że taki podział ww. wydatków do celów kwalifikacji podatkowej na koszty uzyskania przychodów, nie jest właściwy. Zgodnie bowiem z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wszelkie gospodarczo uzasadnione i racjonalne wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Spółka zaznacza, że koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenie jego źródła, a tym zakresie, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie jego przychodu, zachowanie lub zabezpieczenie jego źródła.

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatek na zorganizowanie spotkania jubileuszowego można uznać za celowy, racjonalny i związany z osiągnięciem, zachowaniem i zabezpieczeniem źródła przychów. Słownik Języka Polskiego (zgodnie z http://sjp.pwn.pl) wskazuje, że przez pojęcie „osiągnąć” należy rozumieć „uzyskać coś”, przez „zachować” zaś należy rozumieć „dochować coś w stanie niezmienionym, nienaruszonym, utrzymać”. Termin „zabezpieczyć” oznacza z kolei „uczynić bezpiecznym, dać ochronę, ochronić”. Przyjmuje się, iż koszty związane z osiągnięciem przychodu oznaczają koszty związane (chociażby potencjalne) z jego wygenerowaniem. Koszty związane z zachowaniem źródła przychodów oznaczają z kolei wydatki poniesione, aby przychody z danego źródła występowały w stanie nienaruszonym (niezmienionym) oraz aby źródło to w dalszym ciągu istniało. Koszty związane z zabezpieczeniem źródła przychodów określane są zaś jako koszty, które podatnik poniósł w związku z ochroną istniejącego źródła przychodów tak, aby zapewnić mu bezpieczne funkcjonowanie.

Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma wątpliwości, że spotkanie jubileuszowe, o którym mowa w zdarzeniu przyszłym niniejszego wniosku, spełnia przesłanki do uznania wydatku poniesionego na jego organizację za koszt uzyskania przychodu. Warto bowiem zwrócić uwagę, że organizacja Jubileuszu ma na celu przede wszystkim podziękowanie Uczestnikom za ich sumienną pracę, która pozwoliła na dynamiczny rozwój Spółki na przestrzeni ostatnich 30 lat. W szczególności, okazanie Pracownikom wdzięczności za ich pracę poprzez organizację Wydarzenia jest formą docenienia ich wysiłków mającą na celu zwiększenie ich poczucia identyfikacji ze Spółką. Działanie takie jest zasadne także z perspektywy obecnej sytuacji na rynku pracy, bowiem w branży (…) bardzo trudno jest znaleźć i zatrudnić pracowników z istotnym doświadczeniem zawodowym – kluczowe jest zatem zatrzymanie i rozwijanie obecnego zespołu. Mając to na uwadze, Spółka stara się przeprowadzać działania, które mają na celu wzmocnienie ich poczucia lojalności wobec Wnioskodawcy jako ich pracodawcy, takie jak organizacja rozmaitych spotkań integracyjnych, np. Wydarzenia. Organizacja Jubileuszu ma na celu m.in. zmotywowanie, a tym samym zwiększenie efektywności pracy załogi, poprzez ich lepsze poznanie się i zintegrowanie.

Poza ww. aspektem pracowniczym, Wydarzenie sprzyja nawiązywaniu nowych znajomości i pogłębieniu relacji oraz pozwala umacniać więzi zespołowe i ponadzespołowe, prowadzi do poprawy atmosfery i polepszenia komunikacji na płaszczyźnie zawodowej zarówno wewnątrz Spółki (między Pracownikami oraz Współpracownikami), jak i poza nią (tj. pomiędzy Pracownikami, Współpracownikami a Pracownikami spółek powiązanych). W czasie Wydarzenia Uczestnicy będą bowiem mieli możliwość wymiany doświadczeń, lepszego poznania się i nawiązania bliższej relacji, a także omawiania spraw Spółki i jej bieżących wyzwań. Co więcej, już samo pogłębienie relacji i wzmocnienie więzi zespołowych i ponadzespołowych przekłada się na poprawę atmosfery w pracy, a tym samym zwiększenie motywacji. Z kolei polepszenie jakości komunikacji pomiędzy osobami współpracującymi ze sobą pozytywnie wpływa na efektywniejsze wykonywanie obowiązków służbowych i większą skuteczność wspólnych działań. Organizacja tego typu wydarzeń ma zatem pozytywny wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa i przekłada się na zwiększenie osiąganych przez Spółkę przychodów (wyników) na skutek bardziej efektywnej pracy poszczególnych Pracowników. Tym samym, Wydarzenie niewątpliwie ma wpływ na uzyskanie przez Spółkę przychodu lub zachowanie czy zabezpieczenie jego źródła.

Przedstawione powyżej stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w dotychczas wydawanych interpretacjach prawa podatkowego, np.: w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 sierpnia 2022 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.342.2022.2.ŚS, w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 sierpnia 2021 r., Znak: 0111-KDIB2-1.4010.203.2021.1.AP, w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 czerwca 2021 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.157.2021.1.EJ, w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 grudnia 2020 r., Znak: 0114-KDIP2-1.4010.377.2020.1.KS, w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 lipca 2018 r., Znak: 0111-KDIB2-3.4010.84.2018.3.PB, w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 grudnia 2018 r., Znak: 0111-KDIB2-1.4010.422.2018.3.AT.

Uwzględniając powyższe, bez wątpienia należy uznać, iż organizacja Jubileuszu, którego celem jest m.in. integracja zespołu, budowanie więzi pomiędzy jego członkami oraz pomiędzy nimi a Spółką stanowi wydatek ukierunkowany na osiągnięcie przychodu, zachowanie lub zabezpieczenie jego źródła, tj. spełnia zasadniczą przesłankę umożliwiającą uznanie go za koszt uzyskania przychodu.

Jednocześnie wydatek na imprezę nie ma charakteru reprezentacyjnego. Z uwagi na brak definicji pojęcia „reprezentacja”, organy podatkowe oraz sądy administracyjne podejmowały próby nadania właściwego sensu terminowi „reprezentacja” w odniesieniu do konkretnych sytuacji występujących w praktyce gospodarczej. Przyjmuje się, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów.

W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Jednocześnie, kwalifikacja danego wydatku jako reprezentacji nie może być uzależniona od przypisywania mu cechy „wystawności”, „przepychu” czy też „okazałości”. Na gruncie powyższego pojęcia organy podatkowe wskazują, iż celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.

Oceniając czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia również przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie wizerunku podatnika w celu zwiększenia sprzedaży usług kontrahentom lub potencjalnym kontrahentom, wówczas koszty te mają charakter reprezentacyjny. Natomiast Pracownicy Spółki działają w interesie Wnioskodawcy, a ich głównym zadaniem jest wykonywanie powierzonych zadań, które to umożliwiają wywiązywanie się Spółki ze zobowiązań wobec jej klientów i uzyskanie przez nią przychodów. Tym samym, z całą pewnością organizacja Jubileuszu nie służy wykreowaniu wizerunku Spółki w celu zwiększenia sprzedaży świadczonych przez nią usług Pracownikom (może to być jedynie niezamierzony efekt uboczny), a ewentualny element kreowania wizerunku Wnioskodawcy ma służyć zupełnie innemu celowi, np. zmniejszeniu rotacji pracowników na skutek zwiększenia u Pracowników poczucia lojalności i identyfikacji ze Spółką.

Biorąc pod uwagę wskazany całokształt okoliczności, nie może być mowy o uznaniu, że wydatki na imprezę jubileuszową noszą znamiona reprezentacji. Jak było już wskazywane, głównym celem poniesionych przez Wnioskodawcę wydatków jest bowiem osiągnięcie korzyści biznesowych w postaci zintegrowania pracowników ze Spółką oraz między sobą, budowania zespołu, poprawa atmosfery pracy (poprzez wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych) oraz zmniejszenia rotacji wśród Pracowników. W efekcie, poniesione koszty na zorganizowanie Jubileuszu, mają doprowadzić do lepszego funkcjonowania przedsiębiorstwa Wnioskodawcy oraz zwiększenia wydajności pracy, poprawy relacji interpersonalnych, co z kolei przełoży się na możliwość osiągnięcia przez Spółkę większych przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej w przyszłości.

Mając na uwadze powyższe, Spółka zaznacza, że w ramach przyjętego modelu organizacji pracy, Współpracownicy są także stałym elementem całego zespołu, aktywnie uczestnicząc w realizowanych projektach, podczas których nierzadko współdziałają z Pracownikami. Podkreślenia wymaga fakt, że osoby te również są członkami poszczególnych zespołów projektowych i mają ze sobą bieżący kontakt, niezbędny dla celów efektywnego realizowania powierzonych zadań. Niezakłócone współdziałanie między Współpracownikami a Pracownikami jest zatem kwestią bardzo istotną, a na wysoką efektywność w tym zakresie wpływa odpowiednia integracja zespołu, przyjazna atmosfera, otwarta komunikacja i poczucie zaangażowania. Co więcej, również ta grupa Uczestników była zaangażowana w rozwój Spółki oraz także ich dotyczą obawy Wnioskodawcy dotyczące wysokiej rotacji pracowników i współpracowników na rynku pracy. Tym samym, również w ich zakresie Spółce zależy na zwiększeniu poczucia lojalności i identyfikacji ze Spółką. Organizacja Wydarzenia, co już zostało wskazane, ma z założenia pozytywnie wpłynąć na te aspekty i tym samym także na generowane przez Spółkę przychody.

Wobec tego – zdaniem Wnioskodawcy – wydatki dokonane w związku ze współpracą z tą grupą podmiotów również powinny zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawione uprzednio konkluzje nie ulegną zmianie również wobec części ponoszonych wydatków przypadających na Pracowników spółek powiązanych. Wnioskodawca pragnie bowiem podkreślić, że należy do międzynarodowej grupy, która składa się ze ściśle współpracujących ze sobą podmiotów powiązanych. W wyniku ścisłej współpracy poszczególnych spółek z Grupy, zasadne jest łączne uczestnictwo pracowników tych spółek w Jubileuszu. Tym samym, w opinii Spółki, uczestnictwo Pracowników spółek powiązanych również będzie miało wpływ na opisywane uprzednio zwiększenie efektywności ich pracy na skutek polepszenia wzajemnej komunikacji i integracji zespołu, wymiany doświadczeń oraz większego poczucia motywacji, poczucia identyfikacji i lojalności z grupą kapitałową Wnioskodawcy.

W zakresie wydatków poniesionych na rzecz uczestników będących przedstawicielami kontrahentów oraz partnerów biznesowych Spółki wykazać należy, iż wydatki te mają na celu przede wszystkim reklamę oferowanych usług i produktów. W związku z powyższym Spółka uważa, iż także w tym zakresie nie ma do czynienia z kosztami reprezentacji. Zaproszenie na uroczystość obchodów jubileuszu Spółki kontrahentów oraz partnerów biznesowych ma na celu umocnienie współpracy, zachęcenie do korzystania z usług oferowanych przez Spółkę, a także zachęcenie do rozpropagowania świadczonych usług na rynku. W czasie obchodów w celu prezentacji oferowanych usług wyświetlony zostanie film promocyjny - reklamujący usługi oferowane przez Spółkę. Ponadto wśród elementów wystroju pomieszczeń, w których odbywać się mają obchody jubileuszu Spółki Wnioskodawca zamierza umieścić różnego rodzaju materiały reklamowe – gadżety z logo firmy – mające przyczynić się do rozreklamowania usług oferowanych przez Spółkę wśród zaproszonych gości, a także na zewnątrz dzięki możliwości przekazania gadżetów przez kontrahentów dalszemu gronu potencjalnych klientów. Podczas obchodów jubileuszu Spółki Wnioskodawca zamierza również zapewnić możliwość przeprowadzenia szczegółowych rozmów i dyskusji z kontrahentami, na temat oferowanych usług, co może przyczynić się do pozyskania nowych zleceń.

W związku z powyższym Wnioskodawca rozważa zaliczenie wydatki związanych z udziałem kontrahentów oraz partnerów biznesowych wraz z ich osobami towarzyszącymi również do kosztów uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „updop”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop:

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 updop oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. W przepisie tym ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 updop, ma charakter zamknięty.

Zgodnie art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy:

Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie wizerunku podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To, co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 updop (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28).

Z uwagi na powyższe każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji, wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop. Należy wskazać, że wymienienie w przepisach podatkowych, jako przykładowych kosztów reprezentacji, tj. wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Dla kwalifikacji określonych wydatków, jako wydatków na reprezentację, wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów, nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, czy świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi zawarte w art. 15 ust. 1 ww. ustawy, czyli muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Odnosząc się z kolei do kwestii podatkowych związanych z wydatkami poniesionymi na reklamę, wskazać należy, że zgodnie z ugruntowanym poglądem przez reklamę rozumie się działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych, zalet technicznych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia. Jednocześnie zauważyć należy, że można rozróżnić reklamę towaru, usługi, reklamę marki, a także reklamę samej firmy (przedsiębiorcy).

Dokonując zatem oceny zakresu pojęciowego „reprezentacji” i „reklamy” wywieść z powyższego należy, że reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania i rozpowszechniania wizerunku podatnika, jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy. Ocena charakteru wydatku (cel reprezentacyjny czy reklamowy) możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków i powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie.

Jak wynika z przedstawionego opisu sprawy w bieżącym roku Spółka obchodziła 30-lecie swojej działalności z związku z czym, postanowiła zorganizować spotkanie jubileuszowe. W Wydarzeniu tym wzięły udział osoby ze Spółki (pracownicy), przedstawiciele z podmiotów z nią powiązanych kapitałowo oraz przedstawiciele podmiotów z nią współpracujących (obsługujących Spółkę oraz kontrahentów).

Dokonując oceny charakteru wydatków poniesionych przez Państwa w związku z organizacją jubileuszu dla pracowników Spółki, stwierdzić należy, że wydatki te mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 updop. Wydatki związane z organizacją jubileuszu w części przypadającej na pracowników Spółki spełniają przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, a także nie stanowią wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów, w szczególności wydatków o charakterze reprezentacyjnym. Wydatki te miały na celu zintegrowanie pracowników, które w aspekcie pracowniczym może przyczynić się do zmniejszenia rotacji załogi i spowodować wzrost motywacji i zaangażowania załogi w wykonywanie obowiązków służbowych i spowodować wsparcie w umacnianiu relacji oraz komunikacji, co uznać należy za wypełnienie przesłanki związku przyczynowo-skutkowego wydatku z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów i mogącego mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów. Z uwagi, że wydatki związane z organizacją jubileuszu przypadają na pracowników Spółki nie można mówić o charakterze reprezentacyjnym tych wydatków.

Inaczej jest w przypadku wydatków związanych z organizacją jubileuszu przypadającego na przedstawicieli podmiotów powiązanych kapitałowo oraz przedstawicieli podmiotów współpracujących (obsługujących Spółkę oraz kontrahentów). Wydatki w tej części stanowią wydatki o charakterze reprezentacyjnym i na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Dokonując oceny charakteru wydatków związanych z jubileuszem dla przedstawicieli podmiotów powiązanych kapitałowo oraz podmiotów współpracujących (obsługujących Spółkę oraz kontrahentów) konieczne jest zatem zbadanie, czy koszty jubileuszu w części, o której mowa powyżej mają na celu dotarcie do jak najszerszej grupy odbiorców (potencjalnych klientów) z przekazem dotyczącym swojej działalności i oferowanych usług, czy też służyć przede wszystkim budowaniu relacji z ww. przedstawicielami i wywołaniu u nich jak najlepszego wrażenia.

W ocenie organu, jubileusz w zakresie w jakim dotyczy przedstawicieli podmiotów powiązanych kapitałowo oraz podmiotów współpracujących (obsługujących Spółkę oraz kontrahentów), ma charakter wydarzenia o cechach reprezentacyjnych, które związane jest z kreowaniem określonego wizerunku Wnioskodawcy na zewnątrz. Ich głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich. Nie można uznać, że uczestnictwo ww. osób wpłynie na zwiększenie Państwa przychodów, bądź zabezpieczenie ich źródła. Ww. osoby są wobec Państwa podmiotami zewnętrznymi, a w stosunku do takich podmiotów podejmuje się działania o charakterze reprezentacyjnym.

Oceniając bowiem, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie pozytywnego obrazu podatnika to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Trudno uznać, że zaproszenie na obchody jubileuszu przedstawicieli podmiotów powiązanych kapitałowo oraz podmiotów współpracujących (obsługujących Spółkę oraz kontrahentów) miało na celu promowanie i przedstawienie oferty produktów Wnioskodawcy. Działania o charakterze reklamowym, które co do zasady mogą być kosztem uzyskania przychodów powinny być skierowane do szerokiego grona odbiorców zewnętrznych, którzy potencjalnie mogą być klientami spółki. A z taką sytuacją nie mamy do czynienia na gruncie analizowanej sprawy, bowiem działania związane z obchodami jubileuszu Spółki były skierowane do wyselekcjonowanej grupy odbiorców, bowiem dotyczy poszczególnych zaproszonych osób, a nie do szerokiego grona odbiorców, co właśnie wyróżnia działania reklamowe od działań reprezentacyjnych. Zatem nie można się z Państwem zgodzić, że wydatki związane z jubileuszem w części przypadającej na przedstawicieli podmiotów powiązanych kapitałowo oraz podmiotów współpracujących (obsługujących Spółkę oraz kontrahentów) były działaniami reklamowymi. Działania te należy uznać za spełniające cechy charakterystyczne wydatków reprezentacyjnych, bowiem miały na celu wykreowanie Państwa wizerunku. Poprzez te wydatki Spółka będzie kreować swój własny wizerunek, tworzyć wśród ww. osób wrażenie podmiotu profesjonalnego, partnera biznesowego godnego zaufania, jednym słowem będzie kształtować prestiż i pozytywne postrzeganie firmy w kontaktach zewnętrznych. Zatem celem będzie wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy, a nie reklama jej usług.

Tym samym, ww. wydatki nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na mocy wyłączenia określonego w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop.

Mając na uwadze powyższe, Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na jubileusz w części dotyczącej:

-osób ze Spółki (pracowników) – jest prawidłowe,

-przedstawicieli z podmiotów powiązanych kapitałowo oraz przedstawicieli podmiotów współpracujących (obsługujących Spółkę oraz kontrahentów) – jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).