Zgłoszenia zewnętrzne od sygnalistów. Procedura rozpatrywania krok po kroku

Od 25 grudnia 2024 r. organy publiczne muszą przyjmować zgłoszenia zewnętrzne od sygnalistów. O tym, o jakie konkretnie organy chodzi, jakie mają obowiązki i jakie działania powinny podjąć jeszcze przed uruchomieniem kanałów do przyjmowania informacji o naruszeniach prawa – pisaliśmy szczegółowo w GP Poradniku z 25–27 października „Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych od sygnalistów. Jak urząd musi się przygotować do wdrożenia procedury” (DGP nr 209). Z kolei w dzisiejszym poradniku opisujemy m.in., jak krok po kroku powinna przebiegać obsługa napływających zgłoszeń, jakie czynności trzeba podjąć, aby zapewnić zgodność z wymogami ustawy o ochronie sygnalistów i przepisami RODO.

Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych krok po kroku

Przypomnijmy, że na podstawie ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928; dalej: u.o.s.):

▶ od 25 września 2024 r. sygnalista ma możliwość złożenia zgłoszenia o naruszeniach prawa według procedury zgłoszeń wewnętrznych do podmiotu, w którym pracuje lub jest z nim powiązany innego rodzaju relacją związaną z wykonywaniem pracy lub realizacją umów,

▶ od 25 grudnia 2024 r. sygnalista będzie mógł zgłosić informację o naruszeniu prawa w ramach zgłoszenia zewnętrznego do rzecznika praw obywatelskich lub do organu publicznego (pojęcie to wyjaśniliśmy i katalog organów zamieściliśmy w poradniku „Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych od sygnalistów. Jak urząd musi się przygotować do wdrożenia procedury”),

▶ od 25 grudnia 2024 r. sygnalista będzie mógł również dokonać tzw. ujawnienia publicznego.

Do organu publicznego zgłoszenie zewnętrzne może trafić:

• bezpośrednio od sygnalisty (za pośrednictwem jednego z kanałów komunikacji ustalonego przez organ publiczny, np. adres elektronicznej skrzynki podawczej – o kanałach komunikacji i przyjęciu zgłoszenia pisaliśmy szczegółowo w poradniku z 25‒27 października br.) albo
• od rzecznika praw obywatelskich, który zgodnie z art. 31 ust. 1 pkt 2 u.o.s. po przyjęciu zgłoszenia oraz przeprowadzeniu wstępnej weryfikacji albo zajmie się nim osobiście, albo przekaże je temu organowi publicznemu, który będzie właściwy do podjęcia działań następczych w konkretnej sprawie (szerzej piszemy o tym w dalszej części w rozdziale „Rola i zadania RPO”), albo