Jak prowadzić i jak przechowywać akta osobowe pracownika?

Pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Przepisy rozporządzenia dotyczące dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stosuje się odpowiednio w razie nawiązania stosunku pracy na podstawie innych aktów niż umowa o pracę, z zastrzeżeniem odrębności wynikających z tych aktów.

Dokumenty tworzące akta osobowe pracownika grupowane są w 3 odrębnych częściach (zbiorach). Każda z części akt osobowych powinna zawierać odrębną kartę zawierającą aktualny, pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

W części A gromadzone są dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w szczególności: kwestionariusz osobowy z fotografią, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe (świadectwa, zaświadczenia kwalifikacyjne), orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym(ch) stanowisku(ach) pracy, inne dokumenty potwierdzające umiejętności lub osiągnięcia zawodowe, np. certyfikaty ukończonych kursów lub szkoleń, dyplomy, a także dokumenty stanowiące podstawę korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, uprawnienia kombatanckie.