Odpowiedzialność głównego księgowego

Stan prawny na 13 kwietnia 2007 r.

Anna Wiśniowska

Księgowy to odpowiedzialny zawód. Mimo wagi efektów pracy księgowego, zawód ten nie jest zawodem certyfikowanym. Jedynie prowadzenie ksiąg rachunkowych usługowo na rzecz innego podmiotu gospodarczego wymaga certyfikatu Ministerstwa Finansów. Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości na kierownika jednostki i jego czyni odpowiedzialnym za wywiązanie się z nich. Z kolei kierownik jednostki może powierzyć ich wykonanie innej osobie. Kiedy zatem odpowiedzialność ponosi główny księgowy jednostki, a kiedy jej kierownik? Jakie ma obowiązki i za co ponosi odpowiedzialność główny księgowy w jednostce? W artykule spróbujemy odpowiedzieć na te pytania.

Obowiązki głównego księgowego

Wymagania stawiane przed pracownikami księgowości są wyraźnie określone. Muszą oni w pierwszej kolejności terminowo wypełnić obowiązki sprawozdawcze wobec budżetu państwa.

Za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości ustawa czyni odpowiedzialnym kierownika jednostki. Obowiązki i prawa jednostek w zakresie rachunkowości określa art. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Część tych obowiązków kierownik jednostki może powierzyć innej osobie.

Wymagania stawiane przed pracownikami księgowości są wyraźnie określone. Muszą oni w pierwszej kolejności terminowo wypełnić obowiązki sprawozdawcze wobec budżetu państwa. Są to przede wszystkim miesięczne deklaracje podatkowe, kwartalne sprawozdania statystyczne oraz roczne sprawozdania finansowe. Banki również stawiają wymagania, wreszcie i sama jednostka potrzebuje pogrupowanych danych finansowych, które są niezbędne dla podejmowania bieżących i strategicznych decyzji gospodarczych.

Ważny jest zatem nadzór i kontrola nad pracownikami działu księgowości oraz nad efektami ich pracy pod kątem wymagań stawianych przede wszystkim przez ustawę o rachunkowości. Niestety, rachunkowość to skomplikowana materia i tak się składa, że większość właścicieli i prezesów firm nie jest w stanie dokonać skutecznej weryfikacji pracy księgowych ze względu na brak dostatecznej wiedzy w tym zakresie. Tymczasem popełnienie błędu w deklaracjach podatkowych może oznaczać dla firmy dodatkowe - zupełnie niepotrzebne - obciążenia finansowe z tytułu kar oraz ustawowych odsetek. Za błędy odpowiada bowiem firma (choć niektóre urzędy mogą nakładać kary również na pracowników). W myśl powołanego wcześniej art. 4 ustawy o rachunkowości, jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, powinny być ujmowane w księgach rachunkowych i wykazywane w sprawozdaniach finansowych zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Co obejmuje rachunkowość? Przepis ten wskazuje katalog czynności, za które jednostka, a dokładnie jej kierownik, odpowiada. Należą do nich: