Na podstawie § 5 ust. 2 pkt 1 załącznika do zarządzenia Nr 36 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 4 grudnia 2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad¹⁾ w związku z art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.²⁾), zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia Nr 17
Generalnego Dyrektora
Dróg Krajowych i Autostrad
z dnia 26 lipca 2022 r.

Opis systemu kontroli zarządczej w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Ilekroć w systemie kontroli zarządczej w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad jest mowa o:

1) GDDKiA - należy przez to rozumieć Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad;

2) interesariuszu - należy przez to rozumieć podmioty, tj. osoby, społeczności, instytucje, organizacje, przedsiębiorstwa lub urzędy, które mogą wpływać na GDDKiA albo pozostają pod wpływem jej działalności;

3) aktywach - należy przez to rozumieć dobra materialne lub niematerialne, które posiadają rzeczywistą lub potencjalną wartość dla GDDKiA lub pozwalają GDDKiA wytwarzać wartość dla interesariuszy;

4) Kierownictwie GDDKiA - należy przez to rozumieć Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad, Zastępców Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad oraz Dyrektora Generalnego GDDKiA;

5) KIEROWNIKU KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ - NALEŻY PRZEZ TO ROZUMIEĆ KIERUJĄCEGO KOMÓRKĄ ORGANIZACYJNĄ W CENTRALI GDDKIA, WSKAZANEGO W REGULAMINIE ORGANIZACYJNYM GDDKIA, ORAZ DYREKTORA ODDZIAŁU GDDKIA;

6) koordynatorze kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć pracownika GDDKiA wyznaczonego przez Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad do realizacji zadań związanych z koordynacją kontroli zarządczej w GDDKiA;

7) mechanizmach kontroli - należy przez to rozumieć wszystkie działania podejmowane w celu zwiększenia prawdopodobieństwa realizacji zadań i celów GDDKiA;

8) oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

9) koordynatorze ds. doskonalenia systemu kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć pracownika GDDKiA wyznaczonego przez Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad do realizacji zadań, o których mowa w § 4 ust. 2;

10) planie działalności GDDKiA - należy przez to rozumieć plan działalności GDDKiA, sporządzony zgodnie z rozporządzeniem wydanym na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

11) ryzyku - należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zdarzenia lub szeregu zdarzeń, które jeżeliby wystąpiły, będą miały negatywny wpływ na realizację celów i zadań GDDKiA;

12) ryzyku kluczowym - należy przez to rozumieć ryzyko, mogące mieć istotny negatywny wpływ na realizację celów i zadań GDDKiA;

13) samoocenie - należy przez to rozumieć proces, w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w GDDKiA;

14) sprawozdaniu z wykonania planu działalności GDDKiA - należy przez to rozumieć sprawozdanie z wykonania planu działalności GDDKiA za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

15) systemie kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć uregulowania wewnętrzne, instrukcje, fizyczne i techniczne środki zabezpieczeń zaprojektowane i wdrożone w celu funkcjonowania mechanizmów kontroli, w tym w szczególności ograniczenia prawdopodobieństwa wystąpienia albo następstwa oddziaływania ryzyka;

16) zasobach - należy przez to rozumieć dobra materialne lub niematerialne służące do realizacji celów i zadań GDDKiA, potrzebne do wdrożenia, utrzymywania i doskonalenia systemu kontroli zarządczej;

17) zarządzaniu ryzykiem - należy przez to rozumieć systematyczne działania polegające na identyfikacji, analizie oraz monitorowaniu potencjalnych zdarzeń mogących wywrzeć negatywny wpływ na realizację celów i zadań GDDKiA.

§ 2. 1. Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych w GDDKiA zapewnianiający realizację celów i zadań GDDKiA w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Celem kontroli zarządczej w GDDKiA jest zapewnienie:

1) zgodności działalności z przepisami prawa, procedurami wewnętrznymi oraz standardami krajowymi i międzynarodowymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) transparentności działania i wiarygodności sprawozdań.

3. Elementami systemu kontroli zarządczej w GDDKiA są:

1) polityka i strategia zarządzania aktywami ustanawiające cele i zadania GDDKiA oraz zasady ich realizacji;

2) metody i narzędzia służące do planowania i programowania działań GDDKiA wobec aktywów we wszystkich fazach ich cyklu życia;

3) metody i narzędzia służące do realizacji poszczególnych projektów i zadań uwzględnionych w planach i programach działań GDDKiA;

4) metody i narzędzia służące do zarządzania zasobami GDDKiA, w tym w szczególności kompetencjami, danymi i systemami informacyjnymi, procedurami i standardami;

5) metody i narzędzia służące do zarządzania ryzykiem;

6) metody i narzędzia służące do monitorowania, oceny i doskonalenia zadań i celów GDDKiA.

Rozdział 2

Zakresy odpowiedzialności

§ 3. 1. Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad jest odpowiedzialny za zapewnienie adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w GDDKiA.

2. Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad utrzymuje system kontroli zarządczej, o którym mowa w ust. 1, przy pomocy Zastępców Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad, Dyrektora Generalnego GDDKiA, koordynatora kontroli zarządczej, koordynatora ds. doskonalenia systemu kontroli zarządczej, kierowników komórek organizacyjnych oraz pracowników GDDKiA.

§ 4. 1. Koordynator kontroli zarządczej realizuje zadania związane z koordynowaniem bieżących działań w obszarze kontroli zarządczej w GDDKiA, w tym odpowiada w szczególności za:

1) przygotowanie projektu planu działalności GDDKiA;

2) przygotowanie projektu informacji o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności GDDKiA na koniec II, III i IV kwartału danego roku;

3) przygotowanie projektu sprawozdania z wykonania planu działalności GDDKiA;

4) przeprowadzanie procesu samooceny;

5) przygotowanie projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad.

2. Koordynator ds. doskonalenia systemu kontroli zarządczej realizuje zadania związane z koordynowaniem działań związanych z usprawnianiem systemu kontroli zarządczej w GDDKiA, w tym odpowiada w szczególności za:

1) doskonalenie wytycznych dla określania zewnętrznych i wewnętrznych czynników wpływających na zdolność do realizacji celów i zadań GDDKiA;

2) doskonalenie wytycznych dla określenia:

a) interesariuszy,

b) oczekiwań formułowanych przez interesariuszy wobec GDDKiA,

c) oczekiwań GDDKiA wobec interesariuszy,

d) polityki zarządzania aktywami,

e) kryteriów podejmowania decyzji dotyczących zarządzania aktywami;

3) doskonalenie zasad podziału ról, odpowiedzialności i uprawnień do ustanawiania i aktualizowania:

a) sposobu zarządzania aktywami dla realizacji celów i zadań GDDKiA,

b) strategicznych planów zarządzania GDDKiA oraz planów zarządzania aktywami;

4) doskonalenie zasad podziału ról i odpowiedzialności za:

a) skuteczność wsparcia realizacji celów i zadań GDDKiA poprzez system kontroli zarządczej,

b) zapewnienie przydatności, adekwatności i skuteczności systemu kontroli zarządczej,

c) opracowywanie cyklicznych sprawozdań z funkcjonowania systemu kontroli zarządczej;

5) doskonalenie wytycznych w zakresie uwzględniania ryzyka i korzyści z funkcjonowania systemu kontroli zarządczej;

6) koordynację działań komórek organizacyjnych Centrali oraz Oddziałów GDDKiA:

a) w zakresie ustanowienia celów dla odpowiednich funkcji i szczebli, z uwzględnieniem opracowań, o których mowa w pkt 3, 4 i 5,

b) przy określaniu procesu planowania realizacji celów i zadań;

7) doskonalenie wytycznych dla określania zasobów;

8) doskonalenie zasad komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, w tym zasad zarządzania:

a) zmianą podziału ról, uprawnień i odpowiedzialności,

b) budowania świadomości pracowników GDDKiA w zakresie wymagań systemu kontroli zarządczej;

9) doskonalenie kryteriów dla procesów i działań podstawowych i pomocniczych dotyczących zarządzania aktywami w ich cyklu życia;

10) koordynację działań komórek organizacyjnych Centrali oraz Oddziałów GDDKiA w zakresie przeglądu, doskonalenia, wdrażania i nadzorowania procesów potrzebnych do spełnienia wymagań stawianych przed tymi komórkami według kryteriów, o których mowa w pkt 9;

11) doskonalenie zasad oceny wyników funkcjonowania systemu kontroli zarządczej oraz jego usprawniania;

12) koordynację prac zespołów zadaniowych powoływanych w celu doskonalenia systemu kontroli zarządczej, w tym zapewnienie spójności prac tych zespołów.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych wykonują zadania związane z funkcjonowaniem kontroli zarządczej, a w szczególności:

1) realizują misję oraz cele strategiczne GDDKiA;

2) opracowują propozycje celów i zadań do planu działalności GDDKiA;

3) monitorują realizację celów i zadań ujętych w szczególności w planie działalności GDDKiA i zarządzają ryzykiem;

4) zapewniają dokumentowanie procesów związanych z funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w kierowanej komórce organizacyjnej;

5) projektują mechanizmy kontroli, które stanowią zamierzoną odpowiedź na zidentyfikowane ryzyko;

6) projektują mechanizmy kontroli, które skutecznie radzą sobie ze zidentyfikowanym ryzykiem, i działają zgodnie z założeniami i zaprojektowaniem;

7) projektują mechanizmy kontroli, które pozwalają na skuteczną reakcję na ryzyko przy możliwie najmniejszych nakładach związanych z funkcjonowaniem tych mechanizmów;

8) promują wśród pracowników GDDKiA informowanie o nowym ryzyku oraz zagadnieniach wskazujących na niedoskonałość obszarów działania GDDKiA;

9) wykorzystują informacje, zgłaszane przez pracowników GDDKiA oraz podmioty zewnętrzne, dotyczące możliwości usprawnienia kontroli zarządczej.

4. Pracownicy GDDKiA realizują misję i cele strategiczne GDDKiA oraz są angażowani w procesy kontroli zarządczej i odpowiadają za ich realizację w zakresie swoich kompetencji.

Rozdział 3

Przygotowanie planu działalności GDDKiA

§ 5. 1. Misja, cele strategiczne GDDKiA oraz założenia przyjęte przy planowaniu budżetu państwa w układzie zadaniowym stanowią podstawę opracowania planu działalności GDDKiA.

2. Na podstawie celów i zadań do planu działalności GDDKiA, koordynator kontroli zarządczej przygotowuje projekt planu działalności GDDKiA.

3. Koordynator kontroli zarządczej uzgadnia projekt planu działalności GDDKiA z koordynatorem ds. doskonalenia systemu kontroli zarządczej, Dyrektorem Generalnym GDDKiA oraz Zastępcami Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad.

4. Koordynator kontroli zarządczej przedkłada uzgodniony projekt planu, o którym mowa w ust. 3, do zatwierdzenia Generalnemu Dyrektorowi Dróg Krajowych i Autostrad.

5. KOORDYNATOR KONTROLI ZARZĄDCZEJ KIERUJE DO PUBLIKACJI W BIULETYNIE INFORMACJI PUBLICZNEJ GDDKIA PODPISANY PRZEZ GENERALNEGO DYREKTORA DRÓG KRAJOWYCH I AUTOSTRAD, ORAZ UZGODNIONY Z KOMÓRKĄ ORGANIZACYJNĄ MINISTERSTWA NADZORUJĄCĄ GDDKIA, PLAN DZIAŁALNOŚCI GDDKIA.

6. Plan działalności GDDKiA sporządzany jest w terminie do dnia 10 stycznia każdego roku.

Rozdział 4

Zarządzanie ryzykiem

§ 6. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych są obowiązani do dokonywania systematycznego przeglądu swoich działań, w szczególności w odniesieniu do celów i zadań ujętych w planie działalności GDDKiA, w celu identyfikacji i analizy ryzyka.

2. W procesie identyfikacji ryzyka należy uwzględnić w szczególności ryzyko:

1) związane ze zmianami zachodzącymi w GDDKiA lub jej otoczeniu;

2) związane z systemami informatycznymi;

3) o charakterze finansowym, w tym ryzyko nadużyć finansowych oraz korupcji;

4) zagrażające wizerunkowi GDDKiA jako urzędu administracji publicznej sprawnego i przyjaznego obywatelom.

3. W procesie identyfikacji i analizy ryzyka wykorzystuje się:

1) ustalenia audytów i kontroli wewnętrznych oraz zewnętrznych;

2) ustalenia posiedzeń Komisji Oceny Przedsięwzięć Inwestycyjnych oraz Zespołów Oceny Przedsięwzięć Inwestycyjnych;

3) informacje z narad inwestycyjnych, narad utrzymaniowych;

4) informacje związane z bieżącym utrzymaniem dróg krajowych dokumentowane m.in. w dziennikach objazdów dróg;

5) wszelkie inne, niż określone w punktach 1 - 4, źródła informacji.

4. Identyfikacja i analiza ryzyka jest przeprowadzana na bieżąco.

5. W przypadku braku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje GDDKiA, uzasadniony jest brak ponownej identyfikacji oraz analizy ryzyka.

6. Kierownicy komórek organizacyjnych identyfikują, analizują, rejestrują ryzyka oraz raportują o ryzykach kluczowych w sposób i formie zaakceptowanej przez nadzorującego przedstawiciela Kierownictwa GDDKiA.

7. Raportowanie, o którym mowa w ust. 6, uwzględnia przedstawianie propozycji działań mających na celu ograniczenie prawdopodobieństwa wystąpienia albo następstwa oddziaływania ryzyka kluczowego.

8. Raportowanie, o którym mowa w ust. 6, prowadzone jest z wykorzystaniem, w miarę możliwości, dostępnych narzędzi informatycznych umożliwiających gromadzenie, przetwarzanie i monitorowanie danych dotyczących przebiegu procesu inwestycyjnego prowadzonego przez GDDKiA.

9. Podpisane przez kierownika komórki organizacyjnej wyniki identyfikacji i analizy ryzyka, o których mowa w ust. 4, osoba przez niego upoważniona zamieszcza niezwłocznie na zasobie intranetowym GDDKiA.

Rozdział 5

Monitorowanie realizacji celów i zadań oraz przygotowanie sprawozdania z wykonania planu działalności GDDKiA

§ 7. 1. Monitorowanie realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności GDDKiA następuje według stanu na koniec każdego kwartału danego roku.

2. Koordynator kontroli zarządczej, po zakończeniu każdego kwartału danego roku, przygotowuje projekt informacji o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności GDDKiA i uzgadnia go z koordynatorem ds. doskonalenia systemu kontroli zarządczej, Dyrektorem Generalnym GDDKiA oraz Zastępcami Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad.

3. Koordynator kontroli zarządczej przedkłada uzgodniony projekt informacji, o której mowa w ust. 2, do zatwierdzenia Generalnemu Dyrektorowi Dróg Krajowych i Autostrad w terminach i zakresie określonym przez ministra właściwego do spraw transportu.

§ 8. 1. Informacja za IV kwartał danego roku o postępach w realizacji wyznaczonych celów i zadań ujętych w planie działalności GDDKiA stanowi podstawę do przygotowania sprawozdania z wykonania planu działalności GDDKiA.

2. Koordynator kontroli zarządczej opracowuje projekt sprawozdania z wykonania planu działalności GDDKiA oraz uzgadnia go z koordynatorem ds. doskonalenia systemu kontroli zarządczej, Dyrektorem Generalnym GDDKiA oraz Zastępcami Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad.

3. Koordynator kontroli zarządczej przedkłada uzgodniony projekt sprawozdania, o którym mowa w ust. 2, do zatwierdzenia Generalnemu Dyrektorowi Dróg Krajowych i Autostrad.

Rozdział 6

Samoocena i doskonalenie systemu kontroli zarządczej

§ 9. 1. Samoocena systemu kontroli zarządczej jest przeprowadzana, co najmniej raz w roku przez koordynatora kontroli zarządczej, w terminie i zakresie zaakceptowanym przez Dyrektora Generalnego GDDKiA.

2. Proces samooceny przeprowadza się z wykorzystaniem ankiet, w terminie umożliwiającym wykorzystanie jej wyników do sporządzenia oświadczenia, o którym mowa w § 10 ust. 1.

3. Koordynator kontroli zarządczej opracowuje podsumowanie wyników samooceny, które przekazuje do wiadomości członkom Kierownictwa GDDKiA za pośrednictwem Dyrektora Biura Generalnego Dyrektora oraz, w zależności od skali zidentyfikowanych w wyniku samooceny zagadnień, także właściwym kierownikom komórek organizacyjnych.

4. Plan doskonalenia systemu kontroli zarządczej w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad określa załącznik nr 1.

5. Koordynator ds. doskonalenia systemu kontroli zarządczej monitoruje realizację planu, o którym mowa w ust. 4.

Rozdział 7

Sporządzenie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej

§ 10. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych sporządzają oświadczenie o stanie kontroli zarządczej wraz z uzasadnieniem, w terminie określonym każdorazowo przez Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2.

2. Uzasadnienie, o którym mowa w ust. 1, może zawierać omówienie:

1) działań dotyczących monitorowania poszczególnych elementów kontroli zarządczej, w tym monitorowania celów i zadań ujętych w planie działalności GDDKiA;

2) wyników samooceny;

3) informacji uzyskanych w procesie zarządzania ryzykiem;

4) wyników audytów zewnętrznych i wewnętrznych oraz kontroli zewnętrznych i wewnętrznych.

§ 11. 1. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad jest przygotowywane z wykorzystaniem w szczególności:

1) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej kierowników komórek organizacyjnych;

2) sprawozdania z wykonania planu działalności GDDKiA;

3) analizy wyników audytów zewnętrznych i wewnętrznych oraz kontroli zewnętrznych i wewnętrznych sporządzanej przez Biuro Kontroli i Audytu;

4) wyników samooceny.

2. Koordynator kontroli zarządczej przedkłada Generalnemu Dyrektorowi Dróg Krajowych i Autostrad, do podpisu, oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w terminach i zakresie określonym przez ministra właściwego do spraw transportu.

3. Koordynator kontroli zarządczej kieruje do zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej GDDKiA podpisane przez Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad oświadczenie o stanie kontroli zarządczej.

Załącznik nr 1

Plan doskonalenia systemu kontroli zarządczej w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad

§ 1. W celu doskonalenia systemu kontroli zarządczej w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, zwanej dalej "GDDKiA" powołuje się:

1) Zespół do spraw opracowania celów, polityki i strategii zarządzania aktywami, zwany dalej "Zespołem CPS";

2) Zespół do spraw opracowania mapy procesów związanych z optymalnym planowaniem, programowaniem i realizacją projektów i zadań w obszarze utrzymania okresowego dróg, zwany dalej "Zespołem OPT";

3) Zespół do spraw opracowania mapy procesów i decyzji wspomaganych przez projekt Krajowy System Zarządzania Ruchem Etap 1, zwany dalej "Zespołem PZR";

4) Zespół do spraw opracowania procesów związanych z utrzymaniem i rozwojem architektury informatycznej GDDKiA, zwany dalej "Zespołem AIT";

5) Zespół do spraw opracowania zasad zarządzania ryzykiem, zwany dalej "Zespołem ZZR";

6) Zespół do spraw opracowania zasad monitorowania i oceny wyników funkcjonowania systemu zarządzania aktywami oraz jego ciągłego doskonalenia, zwany dalej "Zespołem MOD".

§ 2. 1. Zadaniem Zespołu CPS jest opracowanie projektu planu działalności GDDKiA na rok 2023 oraz ustandaryzowanego sposobu tworzenia planu działalności GDDKiA w latach kolejnych.

2. W skład zespołu CPS wchodzą:

1) Dyrektor lub Zastępca Dyrektora Biura Generalnego Dyrektora - przewodniczący Zespołu;

2) dyrektorzy komórek organizacyjnych Centrali GDDKiA;

3) koordynator kontroli zarządczej.

§ 3. 1. Zadaniem Zespołu OPT jest:

1) opracowanie nowych wewnętrznych regulaminów organizacyjnych komórek organizacyjnych Centrali i Oddziałów GDDKiA zaangażowanych w planowanie, programowanie i realizację projektów i zadań w obszarze utrzymania okresowego dróg, z uwzględnieniem celów określonych przez Zespół CPS;

2) opracowanie propozycji wieloletniego planu utrzymania dróg, których zarządcą jest Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad, z wykorzystaniem metod i narzędzi opracowanych w ramach projektu SIEC11.5t.

2. W skład Zespołu OPT wchodzą:

1) Zastępca Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad kierujący zadaniami dotyczącymi zarządzania siecią dróg krajowych - przewodniczący Zespołu;

2) Dyrektor Departamentu Strategii i Studiów;

3) Dyrektor Departamentu Zarządzania Siecią Dróg;

4) Dyrektor Departamentu Budżetu i Projektów UE;

5) Dyrektor Departamentu Technologii Budowy Dróg;

6) Dyrektor Biura Organizacyjno-Administracyjnego;

7) przedstawiciele Oddziałów GDDKiA.

3. Przedstawiciele Oddziałów GDDKiA są wskazywani przez przewodniczącego Zespołu OPT po uprzednim uzgodnieniu z koordynatorem ds. doskonalenia systemu kontroli zarządczej, Dyrektorem Oddziału GDDKiA oraz Generalnym Dyrektorem Dróg Krajowych i Autostrad.

§ 4. 1. Zadaniem Zespołu PZR jest opracowanie:

1) mapy procesów wspomaganych przez projekt Krajowy System Zarządzania Ruchem Etap 1;

2) opracowanie listy decyzji podejmowanych w ramach tych procesów i wspomaganych przez projekt Krajowy System Zarządzania Ruchem Etap 1;

3) opracowanie propozycji zasad podziału ról i odpowiedzialności w zidentyfikowanych procesach, w tym odpowiedzialności za podejmowanie decyzji.

2. W skład Zespołu PZR wchodzą:

1) Zastępca Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad kierujący zadaniami dotyczącymi zarządzania siecią dróg krajowych - przewodniczący Zespołu;

2) Dyrektor lub Zastępca Dyrektora Departamentu Zarządzania Siecią Dróg;

3) Dyrektor lub Zastępca Dyrektora Departamentu Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa;

4) Dyrektor Departamentu Strategii i Studiów;

5) przedstawiciele Oddziałów GDDKiA.

3. Przedstawiciele Oddziałów GDDKiA są wskazywani przez przewodniczącego Zespołu PZR po uprzednim uzgodnieniu z koordynatorem ds. doskonalenia systemu kontroli zarządczej, Dyrektorem Oddziału GDDKiA i Generalnym Dyrektorem Dróg Krajowych i Autostrad.

§ 5. 1. Zadaniem Zespołu AIT jest:

1) identyfikacja istniejącej architektury informatycznej GDDKiA z uwzględnieniem systemów informatycznych w Centrali i Oddziałach GDDKiA;

2) identyfikacja potrzeb w zakresie usług IT i określenie grup potrzeb;

3) opracowanie analizy rozbieżności pomiędzy istniejącą architekturą informatyczną GDDKiA a założeniami dotyczącymi architektury IT opracowanymi w ramach projektu Krajowy System Zarządzania Ruchem Etap 1;

3) opracowanie propozycji nowej architektury informatycznej GDDKiA;

4) opracowanie mapy kluczowych procesów związanych z utrzymaniem i rozwojem architektury informatycznej GDDKiA;

5) określenie priorytetów w ramach grup potrzeb na usługi IT;

6) opracowanie propozycji zasad podziału ról i odpowiedzialności w zidentyfikowanych procesach, w tym odpowiedzialności za podejmowanie decyzji oraz wymagań kompetencyjnych;

7) opracowanie wymagań co do niezbędnych zasobów do zarządzania zasobami IT w GDDKiA.

2. W skład Zespołu AIT wchodzą:

1) Dyrektor Departamentu Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa - przewodniczący Zespołu;

2) dyrektorzy komórek organizacyjnych Centrali GDDKiA;

3) przedstawiciele Oddziałów.

3. Przedstawiciele Oddziałów GDDKiA są wskazywani przez przewodniczącego Zespołu AIT po uprzednim uzgodnieniu z koordynatorem ds. doskonalenia systemu kontroli zarządczej, Dyrektorem Oddziału GDDKiA i Generalnym Dyrektorem Dróg Krajowych i Autostrad.

§ 6. 1. Zadaniem Zespołu ZZR jest opracowywanie zasad uwzględniania ryzyka w systemie kontroli zarządczej, w tym:

1) przygotowanie rejestru ryzyka dla systemu kontroli zarządczej w GDDKiA;

2) opracowanie analizy ryzyka umieszczonego w rejestrze, o którym mowa w pkt 1;

3) ocena i priorytetyzacja ryzyka po dokonanej analizie, o której mowa w pkt 2;

4) przygotowanie matrycy odpowiedzialności za poszczególne ryzyka;

5) opracowanie metod minimalizacji ryzyka.

2. W skład Zespołu ZZR wchodzą:

1) Dyrektor lub Zastępca Dyrektora Biura Generalnego Dyrektora - przewodniczący Zespołu;

2) dyrektorzy komórek organizacyjnych Centrali GDDKiA;

3) przedstawiciele Oddziałów GDDKiA;

4) koordynator kontroli zarządczej.

3. Przedstawiciele Oddziałów GDDKiA są wskazywani przez przewodniczącego Zespołu ZZR po uprzednim uzgodnieniu z koordynatorem ds. doskonalenia systemu kontroli zarządczej, Dyrektorem Oddziału GDDKiA i Generalnym Dyrektorem Dróg Krajowych i Autostrad.

§ 7. 1. Zadaniem Zespołu MOD jest opracowanie zbiorów wskaźników ilościowych, jakościowych, finansowych i niefinansowych do mierzenia realizacji zadań i celów GDDKiA i ich wyników, z uwzględnieniem pomiarów:

1) portfela aktywów GDDKiA;

2) procesów zarządzania;

3) systemu kontroli zarządczej.

2. W skład Zespołu MOD wchodzą:

1) Dyrektor Generalny GDDKiA - przewodniczący Zespołu;

2) Zastępcy Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad;

3) Dyrektor lub Zastępca Dyrektora Biura Generalnego Dyrektora;

4) Dyrektor Biura Kontroli i Audytu;

5) koordynator kontroli zarządczej.

§ 8. 1. Na zaproszenie przewodniczących zespołów, w pracach zespołów mogą uczestniczyć:

1) eksperci zewnętrzni - na warunkach uzgodnionych z Dyrektorem Generalnym GDDKiA;

2) pracownicy GDDKiA niewchodzący w skład zespołów.

2. Osoby uczestniczące w pracach zespołów niebędące pracownikami GDDKiA zobowiązane są do zachowania poufności do wszelkich informacji, danych, dokumentów lub jakichkolwiek materiałów, ustaleń, pozyskanych w ramach prac zespołów, w tym zobowiązani są do nieudostępniania i nieprzekazywania ich osobom trzecim.

3. Przed przystąpieniem do prac zespołów osoby uczestniczące w pracach zespołów niebędące pracownikami GDDKiA podpisują oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 3, dotyczące zachowania poufności do wszelkich informacji, danych, dokumentów lub jakichkolwiek materiałów, ustaleń, pozyskanych w ramach prac zespołu. Oświadczenie niezwłocznie po podpisaniu jest przedkładane przewodniczącemu zespołu.

4. Przedłożenie przewodniczącemu zespołu podpisanego oświadczenia, o którym mowa w ust. 3, jest warunkiem udziału w pracach zespołu.

§ 9. 1. Do zadań przewodniczących zespołów, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1, § 3 ust. 2 pkt 1, § 4 ust. 2 pkt 1, § 5 ust. 2 pkt 1, § 6 ust. 2 pkt 1 i § 7 ust. 2 pkt 1, należy w szczególności:

1) inicjowanie, organizowanie i kierowanie pracami zespołu;

2) ustalanie terminów posiedzeń zespołu oraz zawiadamianie o tych terminach osób wchodzących w skład zespołu oraz osób zapraszanych na posiedzenia;

3) przewodniczenie posiedzeniom zespołu;

4) akceptowanie dokumentacji i stanowisk wypracowanych w ramach prac zespołu;

5) bieżące informowanie koordynatora ds. doskonalenia systemu kontroli zarządczej o postępach prac zespołu;

6) przedstawienie odpowiednio Generalnemu Dyrektorowi Dróg Krajowych i Autostrad i Dyrektorowi Generalnemu GDDKiA, do akceptacji, rezultatów pracy Zespołu.

2. Członkowie zespołów w przypadku braku możliwości osobistego udziału w posiedzeniach zespołów delegują osoby ich zastępujące.

3. Udział członków zespołów w posiedzeniach może być realizowany z wykorzystaniem narzędzi do komunikacji elektronicznej.

4. Obsługę organizacyjno-techniczną zespołów zapewnia Sekretariat Dyrektora Generalnego GDDKiA.

§ 10. Harmonogram prac zespołów ustala Dyrektor Generalny GDDKiA w porozumieniu z przewodniczącymi zespołów i koordynatorem ds. doskonalenia systemu kontroli zarządczej.

§ 11. Komórki organizacyjne Centrali oraz Oddziały GDDKiA współdziałają z zespołami, w szczególności przez udostępnienie niezbędnych informacji oraz udział swoich przedstawicieli w pracach zespołów.

Załącznik nr 2

WZÓR - OŚWIADCZENIE O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ

Załącznik nr 3