Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia Nr 6
Ministra Rozwoju i Technologii
z dnia 20 grudnia 2021 r. (poz. 7)

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU
DLA DZIAŁÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ - BUDOWNICTWO, PLANOWANIE I ZAGOSPODAROWANIE PRZESTRZENNE ORAZ MIESZKALNICTWO I GOSPODARKA

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Regulamin Komitetu Audytu, zwany dalej „regulaminem”, określa:

1) szczegółowy zakres zadań Komitetu Audytu, zwanego dalej „Komitetem”;

2) sposób działania Komitetu;

3) sposób i tryb dostępu Komitetu do dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w jednostkach w działach administracji rządowej - budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo i gospodarka, o których mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zwanych dalej „jednostkami w działach”;

4) sposób i tryb współpracy członków Komitetu z kierownikami oraz pracownikami jednostek w działach;

5) sposób i tryb współpracy członków Komitetu z kierownikami komórek audytu wewnętrznego;

6) tryb postępowania w sprawach o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego;

7) sprawozdawczość z realizacji zadań Komitetu.

§ 2. Celem Komitetu jest doradztwo świadczone na rzecz Ministra Rozwoju i Technologii, zwanego dalej „Ministrem”, w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego w Ministerstwie Rozwoju i Technologii, zwanym dalej „Ministerstwem”, oraz w jednostkach w działach.

Rozdział 2

Szczegółowy zakres zadań Komitetu

§ 3. Do zadań Komitetu należy w szczególności:

1) sygnalizowanie istotnych ryzyk;

2) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego;

3) sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz przedstawianie Ministrowi propozycji jej usprawnień;

4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie ich wdrożenia;

5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej;

6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;

7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach.

§ 4. 1. W związku z realizacją zadań, o których mowa w § 3 pkt 6 i 7, przewodniczący Komitetu, zwany dalej „przewodniczącym”, może zwrócić się do Ministra lub kierowników jednostek w działach z umotywowanym wnioskiem o przeprowadzenie zewnętrznej oceny pracy komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach.

2. Komitet rozpatruje pisemne wnioski kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach, dotyczące bieżących problemów w prowadzeniu audytu wewnętrznego. Komitet może opiniować funkcjonowanie komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach.

3. Komitet w sprawach wynikających z realizowanych przez niego zadań współpracuje z Ministrem Finansów w zakresie koordynacji audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.

§ 5. 1. Pracami Komitetu kieruje przewodniczący.

2. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:

1) zwoływanie posiedzeń Komitetu;

2) prowadzenie posiedzeń Komitetu;

3) ustalanie porządku posiedzeń Komitetu;

4) planowanie i organizowanie prac Komitetu;

5) podpisywanie protokołów z posiedzeń Komitetu oraz sprawozdania z realizacji zadań Komitetu.

3. Minister powołuje członków Komitetu na czas nieokreślony i ich odwołuje.

4. Członkowie niezależni wykonują swoje zadania za wynagrodzeniem ustalanym zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2009 r. w sprawie komitetu audytu (Dz. U. z 2016 r. poz. 2049).

5. W przypadku odwołania ze składu Komitetu osoby pełniącej funkcję przewodniczącego albo niezależnego członka Komitetu powodującego zmniejszenie składu Komitetu poniżej wymaganej liczby, o której mowa w art. 290 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, Minister niezwłocznie uzupełnia skład Komitetu.

Rozdział 3

Sposób działania Komitetu

§ 6. 1. Komitet pracuje na posiedzeniach. W razie nieobecności przewodniczącego pracami Komitetu kieruje członek Komitetu, wyznaczony przez przewodniczącego.

2. Posiedzenia Komitetu odbywają się stosownie do potrzeb, nie rzadziej niż raz w kwartale.

3. Posiedzenia Komitetu zwołuje przewodniczący. W przypadku gdy przewodniczący nie może zwołać posiedzenia Komitetu, zwołuje je członek Komitetu, wyznaczony przez przewodniczącego.

4. Posiedzenia Komitetu mogą być zwoływane przez przewodniczącego z inicjatywy Ministra, a także na umotywowany pisemny wniosek członka Komitetu oraz kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

5. W posiedzeniu Komitetu uczestniczą wszyscy członkowie Komitetu. Członek Komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu Komitetu powinien niezwłocznie zawiadomić o tym przewodniczącego.

6. Członek Komitetu, który nie może uczestniczyć w posiedzeniu Komitetu, może przesłać pisemne oceny lub opinie w zakresie objętym porządkiem obrad.

7. Każdemu z członków Komitetu przysługuje prawo wnioskowania o umieszczenie określonych spraw w porządku obrad.

8. Przewodniczący może zdecydować o zdjęciu sprawy z porządku obrad, w szczególności w celu uzupełnienia wniosku lub uzyskania opinii.

9. W posiedzeniach Komitetu mogą brać udział osoby zaproszone przez przewodniczącego lub na wniosek członków Komitetu po akceptacji przewodniczącego.

10. Osoby zaproszone uczestniczą w posiedzeniu Komitetu bez prawa głosu.

11. Przewodniczący jest odpowiedzialny za przygotowanie porządku obrad każdego posiedzenia Komitetu. Komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie przedstawia przewodniczącemu propozycje porządku obrad wraz z materiałami.

12. Przewodniczący lub wyznaczony przez niego członek Komitetu zawiadamia pozostałych członków Komitetu o terminie i formie zwołania posiedzenia Komitetu, co najmniej na pięć dni roboczych przed posiedzeniem, a w szczególnych przypadkach na dwa dni robocze przed posiedzeniem oraz przesyła porządek obrad wraz z materiałami.

13. Z posiedzeń Komitetu pracownik komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie sporządza projekt protokołu, który zawiera:

1) kolejny numer protokołu;

2) datę posiedzenia;

3) porządek obrad;

4) przebieg posiedzenia, zgłaszane uwagi/opinie/rekomendacje;

5) ustalenia z posiedzenia;

6) treść podjętych uchwał;

7) wyniki głosowania;

8) treść zdania odrębnego;

9) inne postanowienia.

14. Projekt protokołu jest przesyłany za pośrednictwem poczty elektronicznej członkom Komitetu w celu zapoznania się z jego treścią oraz zgłoszenia ewentualnych uwag.

15. Protokół z posiedzeń Komitetu jest podpisywany przez przewodniczącego, a w przypadku jego nieobecności - przez wyznaczonego przez przewodniczącego członka Komitetu.

16. Posiedzenia Komitetu mogą odbywać się w formie stacjonarnej albo zdalnej, albo mieszanej. Forma zdalna i mieszana odbywa się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, z zastosowaniem, odpowiednio, przepisów ust. 2-15.

17. Członkowie Komitetu uczestniczący w posiedzeniu Komitetu w formie stacjonarnej potwierdzają podpisem swoją obecność. Potwierdzenie udziału w formie zdalnej jest odnotowywane przez przewodniczącego albo przez członka Komitetu wyznaczonego przez przewodniczącego na liście obecności lub w protokole z posiedzenia Komitetu. Członkowie Komitetu uczestniczący w posiedzeniu Komitetu w formie mieszanej potwierdzają swoją obecność adekwatnie do formy uczestnictwa.

18. Obsługę organizacyjną Komitetu zapewnia komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

19. Protokoły z posiedzeń Komitetu oraz wszelkie inne materiały posiadane przez Komitet przechowuje komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

20. Obsługę kancelaryjną Komitetu realizuje stanowisko właściwe do obsługi komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

§ 7. 1. Komitet w uzasadnionych przypadkach może podejmować uchwały.

2. Przewodniczący rozstrzyga, które sprawy wniesione przez członków Komitetu, wymagają podjęcia uchwały, z zastrzeżeniem § 11 ust. 5.

3. Uchwały Komitetu zapadają przez uzgodnienie przez wszystkich członków jednomyślnego stanowiska.

4. W przypadku braku jednomyślności, uchwały są podejmowane w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów.

5. Prawo głosu przysługuje przewodniczącemu i pozostałym członkom Komitetu.

6. W przypadku równej liczby głosów podczas głosowania, głos rozstrzygający przysługuje przewodniczącemu.

7. Członkowie Komitetu mogą głosować nad podjęciem uchwały wyłącznie osobiście.

8. Uchwały podpisuje przewodniczący.

9. Członek Komitetu informuje przewodniczącego o okolicznościach mogących budzić jego uzasadnione wątpliwości co do bezstronności swojej lub innego członka Komitetu.

10. Przewodniczący podejmuje decyzje o niebraniu udziału w głosowaniu członka, o którym mowa w ust. 9.

11. Na wniosek przewodniczącego uchwały mogą być podejmowane w trybie obiegowym.

12. W sprawach nie wymagających podjęcia uchwały, w przypadku różnicy stanowisk członków Komitetu dotyczących zgłoszonego wniosku lub opinii, głos rozstrzygający przysługuje przewodniczącemu.

Rozdział 4

Sposób i tryb dostępu członków Komitetu do dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w jednostkach w działach

§ 8. 1. Komitet ma dostęp do dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa, oraz jednostek w działach, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również prawo do sporządzania kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków.

2. W celu realizacji zadań, o których mowa w § 3 pkt 4 i 6, Komitet w okresach kwartalnych, występuje do kierowników jednostek w działach oraz komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie o przekazanie informacji w zakresie wskazanym w tych przepisach.

3. Komitet prowadzi działania, o których mowa w ust. 1, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

4. Po otrzymaniu wniosku kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie, kierownicy komórek organizacyjnych w Ministerstwie, kierownicy jednostek w działach lub kierownicy komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach, przekazują dokumenty, informacje, dane oraz inne materiały, o których mowa w ust. 1.

Rozdział 5

Sposób i tryb współpracy członków Komitetu z kierownikami oraz pracownikami jednostek w działach

§ 9. 1. Członkowie Komitetu w związku z realizacją zadań, o których mowa w § 3, są uprawnieni do:

1) odbywania spotkań z pracownikami Ministerstwa oraz z pracownikami jednostek w działach w zakresie działania Komitetu;

2) występowania do dyrektorów komórek organizacyjnych w Ministerstwie oraz kierowników jednostek w działach o przedłożenie określonych dokumentów, informacji, planów, sprawozdań i innych materiałów - związanych z funkcjonowaniem danej komórki organizacyjnej Ministerstwie oraz jednostek w działach, w szczególności dotyczących kontroli zarządczej oraz audytu wewnętrznego.

2. Członkowie Komitetu podejmują działania, o których mowa w ust. 1 pkt 1, po uprzednim poinformowaniu przewodniczącego i dyrektora właściwej komórki organizacyjnej w Ministerstwie oraz kierowników jednostek w działach, a w przypadku działań wymienionych w ust. 1 pkt 2 w porozumieniu z przewodniczącym, za pośrednictwem kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

3. Tryb uzyskiwania informacji wymienionych w ust. 1 pkt 2, został uregulowany w § 8 ust. 4.

Rozdział 6

Sposób i tryb współpracy członków Komitetu z kierownikami komórek audytu wewnętrznego

§ 10. 1. Kierownicy komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach kontaktują się z Komitetem za pośrednictwem kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

2. Komitet kontaktuje się z kierownikami komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach za pośrednictwem kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

Rozdział 7

Tryb postępowania w sprawach o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego

§ 11. 1. W sprawach dotyczących wyrażenia zgody, o której mowa w art. 289 ust. 1 pkt 7 w związku z art. 281 ustawy o finansach publicznych, dotyczących zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach, Komitet działa na pisemny wniosek pracodawcy.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, jest rozpatrywany na pierwszym posiedzeniu Komitetu przypadającym po dniu jego złożenia.

3. Komitet może żądać dodatkowych informacji w przypadku, gdy informacje zawarte we wniosku, o którym mowa w ust. 1, są niewystarczające do podjęcia uchwały.

4. Postępowanie, o którym mowa w ust. 1, może być, za zgodą lub na wniosek przewodniczącego Komitetu, prowadzone z udziałem zainteresowanego kierownika komórki audytu wewnętrznego oraz pracodawcy, w sposób zapewniający tym osobom możliwość wyrażenia opinii lub przedstawienia stanowiska w sprawie.

5. Stanowisko Komitetu wyraża się w formie uchwały.

Rozdział 8

Sprawozdawczość z realizacji zadań Komitetu

§ 12. 1. Projekt sprawozdania Komitetu z realizacji zadań w roku poprzednim jest uzgadniany ze wszystkimi członkami Komitetu.

2. Sprawozdanie podpisuje przewodniczący.

3. Komitet składa do końca lutego każdego roku sprawozdanie z realizacji zadań z roku poprzedniego Ministrowi oraz Ministrowi Finansów. Sprawozdanie to podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej, za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.