Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1.

Zarządzenie określa zasady i tryb wykonywania kontroli zarządczej w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej w działach administracji rządowej - rodzina, zabezpieczenie społeczne i praca, w tym zakres odpowiedzialności za jej realizację oraz obowiązki jednostek podległych Ministrowi Rodziny i Polityki Społecznej lub przez niego nadzorowanych w ramach kontroli zarządczej.

§ 3.

1. Kontrolę zarządczą w Ministerstwie stanowi ogół działań podejmowanych przez członków Kierownictwa, kierujących komórkami organizacyjnymi oraz pozostałych pracowników Ministerstwa dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) zarządzania ryzykiem.

2. W ramach wykonywania kontroli zarządczej w Ministerstwie stosuje się procedury i wytyczne odnoszące się do wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania ich realizacji, określone dla następujących elementów tej kontroli:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informacja i komunikacja;

5) monitorowanie i ocena.

Rozdział 2

Zakres odpowiedzialności

§ 4.

1. Minister jest odpowiedzialny za zapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w kierowanych przez niego działach administracji rządowej - rodzina, zabezpieczenie społeczne i praca.

2. Członkowie Kierownictwa sprawują nadzór nad funkcjonowaniem kontroli zarządczej w nadzorowanych komórkach organizacyjnych, zgodnie z przepisami w sprawie zakresów czynności członków Kierownictwa.

3. W ramach nadzoru nad komórkami organizacyjnymi członkowie Kierownictwa Ministerstwa, w szczególności:

1) wyznaczają kierunki działań do realizacji na dany rok przez nadzorowane komórki organizacyjne, biorąc pod uwagę:

a) informacje o przypadających Ministerstwu kwotach wydatków wynikających z projektu ustawy budżetowej,

b) zasoby kadrowe,

c) czynniki mogące zagrażać osiągnięciu celów;

2) zatwierdzają oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w zakresie obszaru działalności nadzorowanych komórek organizacyjnych.

§ 5.

Do zadań kierującego komórką organizacyjną należy zapewnianie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej, w szczególności:

1) opracowanie propozycji celów, zadań i mierników komórki organizacyjnej na podstawie wyznaczonych kierunków działań, o których mowa w § 4 ust. 3 pkt 1;

2) monitorowanie stopnia realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej oraz ich aktualizacja;

3) zarządzanie ryzykiem w zakresie wskazanym w rozdziale 5 niniejszego zarządzenia;

4) złożenie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w zakresie działalności kierowanej komórki organizacyjnej;

5) dbanie o podnoszenie świadomości wśród pracowników w zakresie problematyki związanej z kontrolą zarządczą.

§ 6.

Departament Analiz Ekonomicznych, zwany dalej „DAE", w ramach kontroli zarządczej odpowiada za sporządzanie projektu planu działalności oraz sprawozdania z wykonania planu działalności, o których mowa w § 2 pkt 10 i 15.

§ 7.

Departament Budżetu, zwany dalej „DB", w ramach kontroli zarządczej odpowiada za koordynację prac nad dokumentami zadaniowymi, w szczególności budżetem w układzie zadaniowym oraz Wieloletnim Planem Finansowym Państwa, w zakresie celów, mierników i ich wartości, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 stycznia 2019 r. w sprawie szczegółowego sposobu, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 740) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz. U. z 2021 r. poz. 1731).

Rozdział 3

Sporządzenie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania

§ 9.

[4] 1. Kierujący komórkami organizacyjnymi sporządzają, w zakresie właściwości kierowanych komórek organizacyjnych, propozycje celów, zadań i mierników do projektu planu działalności i przekazują je do DAE w terminie do dnia 25 września każdego roku. Propozycje, przed przekazaniem do DAE, są akceptowane przez członka Kierownictwa nadzorującego daną komórkę organizacyjną.

2. Propozycje, o których mowa w ust. 1, stosownie do właściwości, obejmują również cele i zadania jednostek podległych lub nadzorowanych.

3. DAE, w terminie do dnia 10 października każdego roku, sporządza projekt planu działalności na podstawie celów, zadań i mierników, o których mowa w ust. 1, a następnie przedkłada projekt planu działalności do podpisu Ministra.

4. Podpisany projekt planu działalności powinien być przekazany Prezesowi Rady Ministrów w terminie do dnia 31 października każdego roku.

5. W przypadku braku uwag Prezesa Rady Ministrów do projektu planu działalności, DAE przedkłada plan działalności do podpisu Ministra, w terminie umożliwiającym przekazanie go do opublikowania w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra do dnia 30 listopada każdego roku.

§ 10.

1. W celu przygotowania sprawozdania z wykonania planu działalności kierujący komórkami organizacyjnymi przekazują do DAE, w terminie do dnia 15 marca każdego roku, informacje o realizacji wyznaczonych celów, zadań i mierników ujętych w planie działalności. Informacje, przed przekazaniem do DAE, są akceptowane przez członka Kierownictwa nadzorującego daną komórkę organizacyjną.

2. Kierujący komórkami organizacyjnymi, w których zakresie jest nadzór nad jednostkami podległymi lub nadzorowanymi, przy sporządzaniu informacji, o których mowa w ust. 1, uwzględniają sprawozdania tych jednostek.

3. DAE, w terminie do dnia 10 kwietnia każdego roku, sporządza projekt sprawozdania z wykonania planu działalności na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1, a następnie przedkłada projekt sprawozdania do podpisu Ministra.

4. Sprawozdanie z wykonania planu działalności powinno zostać opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra do dnia 30 kwietnia każdego roku.

Rozdział 4

Samoocena kontroli zarządczej

§ 12.

1. Samoocena kontroli zarządczej jest to ocena funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie za rok poprzedni, przeprowadzana co najmniej raz w roku przez pracowników Ministerstwa.

2. Samoocena kontroli zarządczej jest przeprowadzana z wykorzystaniem ankiet, których wzory oraz instrukcję wypełniania określa BKA.

3. Pracownicy Ministerstwa, o których mowa w ust. 1, dokonują samooceny kontroli zarządczej w ramach poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, w postaci elektronicznej, w terminie wskazanym przez Ministra, za pośrednictwem BKA.

4. BKA, po otrzymaniu zbiorczych wyników z dokonanej samooceny kontroli zarządczej, sporządza podsumowanie wyników samooceny kontroli zarządczej, uwzględniające:

1) ogólną ocenę funkcjonowania kontroli zarządczej;

2) zidentyfikowane słabości kontroli zarządczej, wskazane przez osoby przeprowadzające ocenę;

3) proponowane działania naprawcze z zakresu kontroli zarządczej przedstawione przez kierujących komórkami organizacyjnymi.

5. Podsumowanie wyników samooceny kontroli zarządczej, o którym mowa w ust. 4, BKA przekazuje członkom Kierownictwa i Komitetowi Audytu do wiadomości.

6. Podsumowanie wyników samooceny kontroli zarządczej, o którym mowa w ust. 4, jest udostępniane pracownikom Ministerstwa w aplikacji IBM Lotus Notes Ministerstwa.

§ 16.

1. Na podstawie przeprowadzonych czynności wskazanych w § 15 właściciel ryzyka dokonuje wyboru działań w odniesieniu do reakcji na ryzyko.

2. Reakcja na ryzyko, o której mowa w ust. 1, polega na podjęciu przez właściciela ryzyka decyzji dotyczącej akceptowania ryzyka albo przeciwdziałania ryzyku.

3. Akceptowanie ryzyka, o którym mowa w ust. 2, oznacza niepodejmowanie przez właściciela ryzyka działań wpływających na ryzyko.

4. Przeciwdziałanie ryzyku, o którym mowa w ust. 2, oznacza podejmowanie przez właściciela ryzyka działań ograniczających ryzyko do akceptowanego poziomu. Podejmowane działania odnoszą się zarówno do ograniczenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, jak i do ograniczenia jego wpływu na realizację celów i zadań Ministerstwa.

5. W Ministerstwie przyjmuje się następujące sposoby przeciwdziałania ryzyku:

1) przeniesienie ryzyka na inny podmiot;

2) wdrożenie nowych mechanizmów kontrolnych;

3) przesunięcie w czasie lub wycofanie się.

6. Przeniesienie ryzyka, o którym mowa ust. 5 pkt 1, oznacza przeniesienie części lub całego ryzyka na inny podmiot.

7. Wdrożenie nowych mechanizmów kontrolnych, o których mowa w ust. 5 pkt 2, oznacza wprowadzenie mechanizmów minimalizujących ryzyko.

8. Przesunięcie w czasie lub wycofanie się, o których mowa w ust. 5 pkt 3, oznacza odejście od działań, które minimalizują ryzyko.

9. W przypadku odejścia od działań, które minimalizują ryzyko w związku z przesunięciem w czasie lub wycofaniem, o których mowa w ust. 5 pkt 3, kierujący komórkami organizacyjnymi informują o tym BKA.

§ 17.

1. W Ministerstwie proces monitorowania ryzyka jest procesem ciągłym, realizowanym przez kierujących komórkami organizacyjnymi, na każdym szczeblu zarządzania, który pozwala na podejmowanie decyzji w odpowiednim czasie.

2. W Ministerstwie monitoring i ocena zarządzania ryzykiem obejmuje w szczególności następujące działania:

1) analizę powiązania zidentyfikowanych ryzyk z celami i zadaniami komórki organizacyjnej;

2) analizę adekwatności dokonanej oceny ryzyka w związku z realizowanymi zadaniami przez komórkę organizacyjną;

3) analizę funkcjonowania mechanizmów kontrolnych pod względem ich adekwatności i skuteczności.

§ 19.

1. W przypadku realizacji przez kierujących komórkami organizacyjnymi procesu zarządzania ryzykiem w obszarze ochrony danych osobowych, o którym mowa w § 13 ust. 4 pkt 2, identyfikacja ryzyka odnosi się do procesów przetwarzania danych osobowych wskazanych w rejestrze czynności przetwarzania danych oraz rejestrze kategorii czynności przetwarzania danych.

2. Głównym celem procesu zarządzania ryzykiem w obszarze ochrony danych osobowych jest ochrona praw i wolności osób, których dane są przetwarzane.

3. Identyfikacja ryzyka w obszarze ochrony danych osobowych jest przeprowadzana przez każdą komórkę organizacyjną w odniesieniu do procesów przetwarzania danych osobowych właściwych dla danej komórki.

4. Identyfikując ryzyka w obszarze ochrony danych osobowych, wykorzystuje się jedną z technik analizy ryzyka:

1) technikę listy potencjalnych zdarzeń;

2) moderowane warsztaty i wywiady;

3) analizy procesów;

4) burze mózgów.

5. Przy identyfikacji ryzyka w obszarze ochrony danych osobowych uwzględnia się:

1) charakter procesu przetwarzania danych osobowych;

2) zakres przetwarzania danych osobowych;

3) kontekst przetwarzania danych osobowych.

6. Identyfikując ryzyka w obszarze ochrony danych osobowych, określa się przyczyny oraz możliwe skutki ich wystąpienia, opisując wpływ danego zdarzenia na możliwość utraty poufności, dostępności i integralności danych osobowych.

7. W wyniku przeprowadzonej identyfikacji ryzyka, BKA sporządza listę ryzyk, która zawiera w szczególności:

1) nazwę procesu w ramach, którego przetwarza się dane osobowe;

2) datę rejestracji ryzyka;

3) nazwę ryzyka;

4) opis ryzyka;

5) właściciela ryzyka.

8. Ryzyko w obszarze ochrony danych osobowych ocenia się na podstawie:

1) prawdopodobieństwa jego wystąpienia;

2) wpływu na prawa i wolności osób, których dane są przetwarzane w ramach danego procesu przetwarzania danych osobowych;

3) istotności, o której mowa w § 15 ust. 10.

9. Oceny zidentyfikowanego ryzyka w obszarze ochrony danych osobowych, pod względem wpływu ryzyka na prawa i wolności osób, których dane są przetwarzane, dokonuje się na podstawie następujących kryteriów:

1) zagrożenia dyskryminacją;

2) zagrożenia związanego z pozbawieniem przysługujących praw i wolności osobom, których dane są przetwarzane;

3) zagrożenia stratą finansową osób, których dane są przetwarzane;

4) zagrożenia naruszenia dobrego imienia osób, których dane są przetwarzane.

10. Szczegółowe wytyczne do oszacowania wpływu wystąpienia ryzyka na prawa i wolności osób, których dane są przetwarzane zawiera instrukcja wypełniania karty oceny ryzyka, o której mowa w § 15 ust 2.

11. W obszarze ochrony danych osobowych ocenę prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz jego istotność ocenia się w sposób określony w § 15 ust. 7, 8 pkt 1-3 oraz 10-11.

12. W obszarze ochrony danych osobowych w ramach reakcji na ryzyko stosuje się przepisy § 16.

13. W obszarze ochrony danych osobowych przeciwdziałanie ryzyku polega na podejmowaniu działań minimalizujących ryzyko naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą lub na wycofaniu się z przetwarzania danych osobowych w ocenianym procesie przetwarzania.

Rozdział 7

Obowiązki jednostek podległych lub nadzorowanych w ramach kontroli zarządczej

§ 21.

1. Zobowiązuje się następujące jednostki podległe lub nadzorowane:

1) Zakład Ubezpieczeń Społecznych,

2) Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,

3) Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych,

4) Ochotnicze Hufce Pracy,

5) Centrum Partnerstwa Społecznego „Dialog" im. Andrzeja Bączkowskiego,

6) Główną Bibliotekę Pracy i Zabezpieczenia Społecznego

- do sporządzania planu działalności na rok następny i sprawozdania z jego wykonania oraz składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.

2. Zobowiązuje się następujące jednostki nadzorowane:

1) Centralny Instytut Ochrony Pracy - Państwowy Instytut Badawczy,

2) Instytut Pracy i Spraw Socjalnych

- do składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.

3. Plan działalności jednostki i sprawozdanie z jego wykonania kierujący jednostkami, o których mowa w ust. 1, sporządzają zgodnie z zasadami oraz według wzorów określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania.

4. Kierujący jednostkami, o których mowa w ust. 1, ustalają, a następnie przekazują plan działalności jednostki do komórki organizacyjnej Ministerstwa nadzorującej te jednostki, w terminie 30 dni po opublikowaniu w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra planu działalności Ministra.

5. Kierujący jednostkami, o których mowa w ust. 1, sporządzają sprawozdanie z wykonania planu działalności jednostki i przekazuje je do komórki organizacyjnej Ministerstwa nadzorującej te jednostki, w terminie do dnia 5 marca każdego roku.

6. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok kierujący jednostkami, o których mowa w ust. 1 i 2, sporządzają zgodnie z zasadami oraz według wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. poz. 1581) i przekazują Ministrowi, za pośrednictwem członka Kierownictwa nadzorującego jednostkę, w terminie do dnia 15 marca każdego roku.

§ 22.

Składane przez kierujących jednostkami, o których mowa w § 21 ust. 1 i 2, oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok są opiniowane przez:

1) nadzorujące komórki organizacyjne Ministerstwa;

2) Komitet Audytu działający przy Ministrze.

§ 23.

1. Inne, niż wymienione w § 21 ust. 1, dokumenty planistyczne i sprawozdawcze dotyczące zakresu działania jednostki są przekazywane do:

1) Departamentu Dialogu i Partnerstwa Społecznego - przez Centrum Partnerstwa Społecznego „Dialog" im. Andrzeja Bączkowskiego,

2) Departamentu Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego - przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w zakresie umów międzynarodowych,

3) Departamentu Ubezpieczeń Społecznych:

a) przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w zakresie prawa krajowego,

b) przez Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych,

4) Departamentu Rynku Pracy:

a) przez Ochotnicze Hufce Pracy,

b) przez Główną Bibliotekę Pracy i Zabezpieczenia Społecznego,

5) Biura Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych - przez Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

- w terminach i formie wskazanych przez te komórki organizacyjne, w celu wykorzystania tych dokumentów do przygotowania planu działalności, sprawozdania z jego wykonania oraz oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.

2. Inne, niż wymienione w § 21 ust. 2, dokumenty planistyczne i sprawozdawcze dotyczące zakresu działania jednostki są przekazywane do:

1) Departamentu Prawa Pracy - przez Centralny Instytut Ochrony Pracy - Państwowy Instytut Badawczy,

2) Departamentu Ekonomii Społecznej i Solidarnej - przez Instytut Pracy i Spraw Socjalnych

- w terminach i formie wskazanych przez te komórki organizacyjne, w celu wykorzystania tych dokumentów do przygotowania oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.

3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 2, są przekazywane przez właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa do wiadomości BKA.

§ 24.

W ramach obowiązków informacyjnych związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w działach administracji rządowej - rodzina, zabezpieczenie społeczne i praca, jednostki podległe lub nadzorowane, o których mowa w § 21 ust. 1, przekazują do BKA, w terminie do dnia 15 marca każdego roku, sporządzone za poprzedni rok:

1) wyniki procesu zarządzania ryzykiem, ze wskazaniem procedury, według której proces został przeprowadzony;

2) zbiorcze wyniki samooceny kontroli zarządczej, ze wskazaniem procedury, według której proces został przeprowadzony.

§ 25.

Jednostki podległe lub nadzorowane, o których mowa w § 21 ust. 1 i 2, przekazują do BKA, w formie i terminach wskazanych przez BKA:

1) wyniki ocen zewnętrznych, w szczególności kontroli zewnętrznych, inspekcji, audytów zewnętrznych, audytów według norm PN ISO, a także informacje o stanie wdrożenia i wykonania zaleceń pokontrolnych;

2) wyniki ocen wewnętrznych w szczególności kontroli wewnętrznych, inspekcji, przeglądów, audytów wewnętrznych według norm PN ISO;

3) wyniki audytów wewnętrznych.

§ 26.

Traci moc zarządzenie nr 10 Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 10 marca 2021 r. w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej oraz obowiązków jednostek podległych i nadzorowanych w ramach kontroli zarządczej (Dz. Urz. Min. Rodz. i Pol. Społ. poz. 10).

§ 27.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.