Rozdział 1.

Postanowienia ogólne

§ 1. Zarządzenie określa tryb pracy oraz zakres zadań komisji konkursowej, o której mowa w art. 12d ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

§ 2. Użyte określenia oznaczają:

1) ustawa – ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114);

2) rozporządzenie – rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 czerwca 2014 r. w sprawie trybu przeprowadzania konkursu oraz przeznaczania i rozliczania środków finansowych na informatyzację (Dz. U. z 2014 r. poz. 780);

3) minister – minister właściwy do spraw informatyzacji;

4) ministerstwo – urząd obsługujący ministra właściwego do spraw informatyzacji;

5) komisja – komisja konkursowa, o której mowa w art. 12d ust. 2 ustawy;

6) konkurs – konkurs w rozumieniu art. 12c ust. 1 ustawy;

7) beneficjent – podmiot, któremu przyznano środki dotacji celowej, o której mowa w art. 12f ust. 1 ustawy;

8) departament – komórka organizacyjna ministerstwa właściwa merytorycznie do organizacji konkursu;

9) wniosek – wniosek o dofinansowanie, o którym mowa w art. 12c ust. 4 ustawy;

10) wnioskodawca – podmiot, który złożył wniosek;

11) projekt – projekt informatyczny o publicznym zastosowaniu lub przedsięwzięcie wspierające rozwój społeczeństwa informacyjnego, o którym mowa w art. 12c ust. 1 ustawy.

§ 3. Do zadań komisji należy w szczególności:

1) opracowanie projektu ogłoszenia o konkursie;

2) ocena wniosków pod względem formalnym i merytorycznym;

3) przygotowanie listy rankingowej ocenionych wniosków wraz z rekomendacjami, na podstawie których minister, rozstrzyga o przyznaniu dofinansowania;

4) ocena raportów rocznych i raportów końcowych z realizacji projektu, składanych przez beneficjentów.

§ 4. 1. Pracami komisji kieruje przewodniczący komisji.

2. W przypadku nieobecności przewodniczącego komisji pracami komisji kieruje zastępca przewodniczącego komisji.

3. Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:

1) zwoływanie posiedzeń komisji;

2) ustalanie porządku obrad;

3) zapewnianie przestrzegania zasady bezstronności i poufności w pracach komisji;

4) podpisywanie protokołów z posiedzeń komisji;

5) wyznaczanie zadań pozostałym członkom komisji;

6) kierowanie do wnioskodawców pism informujących o wynikach oceny wniosków oraz pism z prośbą o udzielenie wyjaśnień, o których mowa w § 19.

4. Do zadań sekretarza komisji należy w szczególności:

1) udostępnianie członkom komisji wniosków;

2) przygotowanie posiedzeń komisji;

3) opracowanie podsumowania ocen formalnych i merytorycznych wniosków;

4) sporządzenie listy rankingowej ocenionych wniosków wraz z rekomendacjami;

5) sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji;

6) sporządzanie protokołu z przebiegu konkursu.

5. Do zadań członków komisji należy w szczególności:

1) przygotowanie projektu ogłoszenia o konkursie;

2) rozpatrywanie odwołań od wyników konkursu;

3) ocena formalna wniosków;

4) ocena merytoryczna wniosków;

5) ocena merytoryczna raportów rocznych i końcowych z realizacji projektu;

6) ocena merytoryczna wniosków beneficjentów w sprawie zmian w umowach;

7) referowanie, na polecenie przewodniczącego komisji, wniosków.

6. Członkowie komisji są zobowiązani do złożenia oświadczenia, zgodnie ze wzorem, określonym w załączniku nr 1 do zarządzenia.

§ 5. 1. W celu udokumentowania przebiegu konkursu sekretarz komisji sporządza protokół zawierający co najmniej:

1) oznaczenie przedmiotu konkursu;

2) oznaczenie składu komisji konkursowej;

3) informacje o wnioskodawcach;

5) liczbę uzyskanych punktów przez wnioskodawców;

6) wyniki konkursu po rozstrzygnięciu ministra.

2. Protokół z przebiegu konkursu podpisują: przewodniczący komisji albo zastępca przewodniczącego komisji oraz sekretarz komisji.

Rozdział 2.

Posiedzenia komisji

§ 6. 1. Posiedzenie komisji w sprawie oceny formalnej i merytorycznej wniosków, zwoływane jest nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia upływu terminu składania wniosków.

2. Posiedzenie komisji w sprawie oceny raportów rocznych oraz końcowych zwoływane jest nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia wpływu raportu do ministerstwa.

3. Członkowie komisji są informowani o posiedzeniu komisji, co najmniej na 3 dni robocze przed planowanym terminem posiedzenia.

4. W przypadku zaistnienia nadzwyczajnych okoliczności przewodniczący komisji jest uprawniony do zwołania posiedzenia komisji bez zachowania terminu określonego w ust. 3 oraz organizacji prac komisji za pośrednictwem poczty elektronicznej lub innych dostępnych środków komunikacji elektronicznej.

5. Dla ważności rozstrzygnięć wymagana jest obecność przewodniczącego komisji, a w razie jego nieobecności zastępcy przewodniczącego komisji oraz co najmniej połowy liczby członków komisji.

6. Posiedzenia odbywają się według ustalonego przez przewodniczącego komisji porządku obrad.

§ 7. W sprawach dotyczących porządku obrad i innych sprawach proceduralnych komisja podejmuje rozstrzygnięcia zwykłą większością głosów.

§ 8. 1. Posiedzenia komisji odbywają się w siedzibie ministerstwa.

2. Przebieg posiedzeń komisji, za zgodą jego członków, może być rejestrowany przy pomocy urządzeń audiowizualnych.

3. Z posiedzenia komisji sporządzany jest protokół, który podpisuje przewodniczący komisji albo zastępca przewodniczącego komisji oraz wszyscy członkowie komisji uczestniczący w posiedzeniu.

4. Do protokołu dołącza się listę obecności członków komisji.

5. Obsługę techniczną prac komisji zapewnia departament.

Rozdział 3.

Przygotowanie i przeprowadzenie konkursu

§ 9. 1. Komisja, niż później niż w terminie 30 dni od dnia powołania, opracowuje projekt ogłoszenia o konkursie zawierający elementy, o których mowa w art. 12c ust. 3 ustawy, a ponadto określa maksymalną liczbę punktów możliwych do uzyskania w poszczególnych kryteriach oceny wniosku.

2. Zaakceptowany przez komisję projekt ogłoszenia przekazywany jest do zatwierdzenia ministrowi za pośrednictwem dyrektora departamentu.

3. Komisja, za pośrednictwem dyrektora departamentu, rekomenduje ministrowi unieważnienie konkursu w przypadku jeżeli:

1) w terminie wskazanym w ogłoszeniu nie złożono żadnego wniosku;

2) żaden ze złożonych wniosków nie spełnia warunków określonych w ogłoszeniu o konkursie.

Rozdział 4.

Ocena wniosków

§ 10. 1. Komisja dokonuje oceny wniosków niż później niż w terminie 3 miesięcy od dnia, w którym upłynął termin składania wniosków.

2. Przewodniczący komisji w uzasadnionych przypadkach może przedłużyć termin, o którym mowa w ust. 1, nie dłużej niż o miesiąc.

3. O przedłużeniu terminu przewodniczący komisji zawiadamia wnioskodawców.

§ 11. 1. Członek komisji podlega wyłączeniu od udziału w ocenie wniosku w każdym przypadku mającym wpływ na bezstronne dokonanie oceny.

2. Członek komisji, po zapoznaniu się z wykazem złożonych wniosków, jest zobowiązany do złożenia pisemnego oświadczenia o nie pozostawaniu w stosunku prawnym lub faktycznym z wnioskodawcami, który może budzić uzasadnioną wątpliwość co do ich bezstronności podczas oceny wniosków. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

3. Przewodniczący komisji obowiązany jest, na żądanie członka komisji, wyłączyć go od udziału w ocenie, jeżeli zostanie uprawdopodobnione istnienie okoliczności, które mogą wywołać wątpliwość co do jego bezstronności.

§ 12. 1. Komisja dokonuje oceny formalnej wniosku w terminie 20 dni od dnia wpływu wniosku do ministerstwa.

2. W przypadku stwierdzenia braków formalnych, przewodniczący komisji wzywa wnioskodawcę do ich usunięcia.

§ 13. 1. Przewodniczący komisji przekazuje ocenione pod względem formalnym wnioski poszczególnym członkom komisji do przygotowania oceny merytorycznej, określając termin wykonania oceny i zwrotu wniosków.

2. Na posiedzeniu komisji poszczególni członkowie komisji referują oceniony przez siebie wniosek.

3. Po zreferowaniu wniosków każdy członek uczestniczący w posiedzeniu wypełnia i przekazuje sekretarzowi komisji Indywidualny Formularz Oceny Wniosku zwany dalej „IFOW”, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia. Za spełnianie określonego kryterium przyznawane są punkty. Brak spełnienia kryterium oznacza 0 pkt.

4. Sekretarz komisji na podstawie wypełnionych przez członków komisji IFOW, o których mowa w ust. 3, bezzwłocznie opracowuje podsumowanie ocen merytorycznych wniosku na Zbiorczym Formularzu Oceny Wniosku, zwanym dalej „ZFOW”, którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

5. Ocena merytoryczna wniosku sporządzona na ZFOW stanowi średnią arytmetyczną wartości punktowej w poszczególnych parametrach oceny zamieszczonych na IFOW.

6. Sporządzone przez sekretarza komisji podsumowanie ocen merytorycznych wniosków stanowi podstawę do dalszych prac i uzgodnień komisji.

7. Ostateczną ocenę merytoryczną wniosku, sporządzoną na ZFOW podpisuje przewodniczący komisji i wszyscy członkowie komisji uczestniczący w posiedzeniu.

8. Do ZFOW komisja może dołączyć dodatkowe uzasadnienie. Sporządzenie uzasadnienia jest obowiązkowe w przypadku, gdy kwota dofinansowania została przyznana w innej wysokości niż określona we wniosku.

9. Minimalna liczba punktów niezbędnych do umieszczenia wniosku na liście rankingowej ocenionych wniosków wynosi połowę maksymalnej liczby punktów powiększonej o jeden.

§ 14. 1. Sekretarz komisji sporządza listę rankingową ocenionych wniosków rozpoczynając od wniosków z największą liczbą otrzymanych punktów. Do listy rankingowej dołącza się uzasadnienie. Listę rankingową podpisują wszyscy członkowie komisji uczestniczący w posiedzeniu.

2. Listę rankingową przewodniczący komisji, za pośrednictwem dyrektora departamentu, przekazuje ministrowi.

3. Minister na podstawie listy rankingowej rozstrzyga konkurs, decydując o przydzieleniu dofinansowania.

4. Lista rankingowa oraz rozstrzygnięcie, o których mowa w ust. 3, są niezwłocznie zamieszczane w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra.

Rozdział 5.

Ocena raportów rocznych oraz końcowych

§ 15. Oceny raportów rocznych oraz końcowych z realizacji projektu dokonuje komisja, która przeprowadzała konkurs.

§ 16. 1. Komisja przy ocenie raportu rocznego bierze pod uwagę następujące kryteria:

1) zgodność raportu z wymaganiami określonymi w § 7 ust. 4 rozporządzenia;

2) zgodność zakresu merytorycznego projektu z umową, o której mowa w art. 12f ust. 1 ustawy;

3) prawidłowość wydatkowania środków finansowych w porównaniu z kosztorysem i harmonogramem prac wynikającym z umowy, o której mowa w art. 12f ust. 1 ustawy;

4) przedstawioną przez Departament Budżetu i Finansów, na wniosek przewodniczącego komisji, oceną wykorzystania środków dotacji w zakresie finansowym.

2. Komisja dokonując oceny raportu rocznego przedstawia propozycje, o których mowa w § 10 ust. 1 rozporządzenia.

3. Wzór oceny raportu rocznego określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

§ 17. 1. Komisja przy ocenie raportu końcowego bierze pod uwagę kryteria, o których mowa w § 11 ust. 1 rozporządzenia.

2. Wzór oceny raportu końcowego określa załącznik nr 5 do zarządzenia.

§ 18. 1. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń przez członka komisji do oceny formalnej lub merytorycznej raportu rocznego lub końcowego przewodniczący, komisji poddaje je pod dyskusję na posiedzeniu komisji.

2. W przypadku braku uzgodnienia przez komisję stanowiska w sprawie oceny raportów rocznych i końcowych, przewodniczący komisji zarządza głosowanie.

Rozdział 6.

Procedura wyjaśniająca

§ 19. 1. Komisja, w przypadku uzasadnionych wątpliwości, może wezwać wnioskodawcę lub beneficjenta do złożenia dodatkowych wyjaśnień w sprawie.

2. Potrzebę wezwania wnioskodawcy lub beneficjenta przewodniczący komisji poddaje głosowaniu.

3. W przypadku pozytywnego wyniku głosowania, o którym mowa w ust. 2, przewodniczący komisji kieruje do wnioskodawcy lub beneficjenta pismo wzywające do złożenia dodatkowych wyjaśnień w sprawie w terminie 7 dni wraz z pouczeniem, iż udzielenie odpowiedzi po terminie spowoduje nieuwzględnienie przedstawionych wyjaśnień w procedurze oceny.

4. Do czasu udzielenia dodatkowych wyjaśnień lub do upływu terminu, o którym mowa w ust. 3, postępowanie w sprawie oceny zostaje zawieszone.

5. Udzielone przez wnioskodawcę lub beneficjenta wyjaśnienia zostają dołączone do akt sprawy.

Rozdział 7.

Odwołania

§ 20. 1. Komisja rozpatruje odwołania od wyniku konkursu w terminie 5 dni roboczych od dnia wpływu odwołania do ministerstwa.

2. Odwołania, które wpłynęły po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia wyniku konkursu, pozostawia się bez rozpatrzenia.

3. W przypadku odwołania od oceny wniosku, komisja poddaje go ponownej ocenie.

4. W pozostałych sprawach proceduralnych komisja rozstrzyga zwykłą większością głosów.

§ 21. 1. W przypadku uznania odwołania od oceny wniosku, sekretarz komisji przygotowuje korektę listy rankingowej ocenionych wniosków, w terminie 3 dni od dnia upływu terminu, o którym mowa w § 20 ust. 1.

2. Korektę listy rankingowej podpisują wszyscy członkowie komisji uczestniczący w posiedzeniu.

3. Przewodniczący komisji, za pośrednictwem dyrektora departamentu, przekazuje korektę listy, o której mowa w ust. 1, ministrowi, który decyduje o przydzieleniu dofinansowania. § 14 ust. 4 stosuje się odpowiednio.

Rozdział 8.

Postanowienia końcowe

§ 22. Pierwsze posiedzenie komisji zwoływane jest nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia wejścia w życie przepisów dotyczących wyznaczenia składu osobowego komisji.

§ 23. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.