§ 1.Decyzja określa:

1) cel prowadzenia w systemach informatycznych Policji centralnego zbioru informacji o badaniach psychologicznych o nazwie „System Narzędzi Psychologicznych”, zwanego dalej „SYNAPS”;

2) zakres danych przetwarzanych w SYNAPS;

3) podmioty uprawnione do korzystania z SYNAPS;

4) podmioty odpowiedzialne za prowadzenie SYNAPS;

5) tryb korzystania z SYNAPS.

§ 2.Użyte w decyzji określenia oznaczają:

1) komórka organizacyjna właściwa w sprawach psychologii – komórkę organizacyjną, znajdującą się w strukturze biura Komendy Głównej Policji, komórkę organizacyjną Centralnego Biura Śledczego Policji lub komendy wojewódzkiej (Stołecznej) Policji, realizującą zadania w zakresie opieki psychologicznej i psychoedukacji, psychologii zarządzania zasobami ludzkimi oraz psychologii policyjnej stosowanej;

2) psycholog policyjny – policjanta lub pracownika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach psychologii, posiadającego prawo wykonywania zawodu psychologa;

3) użytkownik SYNAPS – psychologa policyjnego, posiadającego upoważnienie do dostępu do SYNAPS oraz do przetwarzania danych w SYNAPS;

4) administrator SYNAPS – użytkownika SYNAPS z komórki organizacyjnej właściwej w sprawach psychologii Komendy Głównej Policji, mającej w zadaniach nadzór nad działalnością psychologów policyjnych, wyznaczonego przez Komendanta Głównego Policji;

5) koordynator SYNAPS – użytkownika SYNAPS, rekomendowanego przez administratora SYNAPS, wyznaczonego przez Komendanta Głównego Policji;

6) administrator techniczny SYNAPS – pracownika komórki właściwej w sprawach utrzymania systemów informatycznych, wyznaczonego przez Dyrektora Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji;

7) ustawa – ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych;

8) administrator bezpieczeństwa informacji – osobę wyznaczoną w Komendzie Głównej Policji, Centralnym Biurze Śledczym Policji oraz komendzie wojewódzkiej (Stołecznej) Policji do nadzorowania przestrzegania zasad ochrony, o których mowa w art. 36 ust. 1 ustawy;

9) osoba upoważniona bez dostępu do SYNAPS – osobę niebędącą psychologiem policyjnym, posiadającą upoważnienie do przetwarzania danych osobowych z SYNAPS w zakresie niezbędnym do realizacji czynności służbowych wynikających z opisu stanowiska pracy, bez dostępu do systemu SYNAPS.

§ 3.1. SYNAPS tworzy się w celu zapewnienia sprawnej oraz prawidłowej realizacji zadań w zakresie:

1) badań psychologicznych policjantów do służby na określonych stanowiskach lub w określonych komórkach organizacyjnych jednostek organizacyjnych Policji;

2) testu psychologicznego określającego predyspozycje intelektualne i osobowościowe osób ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji.

2. W SYNAPS przetwarza się dane uzyskane w związku z realizacją zadań wskazanych w ust. 1, które wprowadzane są przez komórki organizacyjne właściwe w sprawach psychologii.

3. Administratorem danych przetwarzanych w SYNAPS, o którym mowa w art. 7 pkt 4 ustawy, jest Komendant Główny Policji.

4. Do wykonywania w imieniu Komendanta Głównego Policji zadań administratora danych przetwarzanych w SYNAPS, zgodnie z § 2 decyzji nr 326 Komendanta Głównego Policji z dnia 2 sierpnia 2013 r. w sprawie wyznaczania administratora bezpieczeństwa informacji oraz upoważnienia do wykonywania zadań administratora danych osobowych przetwarzanych w komórkach organizacyjnych Komendy Głównej Policji (Dz. Urz. KGP poz. 58), upoważniony jest dyrektor biura Komendy Głównej Policji, w którego strukturze znajduje się komórka organizacyjna właściwa w sprawach psychologii.

5. Przetwarzanie danych w SYNAPS odbywa się z zachowaniem środków bezpieczeństwa na poziomie wysokim, zgodnie z § 6 ust. 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024).

§ 4.1. W SYNAPS przetwarza się następujące dane:

1) dane osobowe policjantów ubiegających się o podjęcie służby na określonych stanowiskach lub w określonych komórkach organizacyjnych jednostek organizacyjnych Policji;

2) dane osobowe osób ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji;

3) dane osobowe psychologów policyjnych;

4) wyniki badań psychologicznych osób, o których mowa w pkt 1 i 2;

5) opinie psychologiczne osób, o których mowa w pkt 1 i 2.

2. Dane, o których mowa w ust. 1, wprowadzane są przez użytkownika SYNAPS.

3. Dane, o których mowa w ust. 1 pkt 5, wprowadzane są niezwłocznie po realizacji zadań, o których mowa w § 3 ust. 1.

§ 5.1. Przetwarzanie danych w SYNAPS odbywa się z wykorzystaniem następujących operacji:

1) rejestrowania – polegającego na wprowadzaniu danych po raz pierwszy do SYNAPS;

2) sprawdzania – polegającego na zapoznaniu się z danymi znajdującymi się w SYNAPS;

3) weryfikowania – polegającego na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości zarejestrowanych w SYNAPS danych;

4) modyfikowania – polegającego na zmianie zawartości danych znajdujących się w SYNAPS, w tym zmianie zarejestrowanych danych lub ich uzupełnieniu;

5) przekazywania – polegającego na udostępnieniu danych ze zbioru innemu uprawnionemu użytkownikowi SYNAPS;

6) przechowywania – polegającego na zbieraniu danych w SYNAPS;

7) usuwania – polegającego na zniszczeniu danych w sposób uniemożliwiający ich dalsze przetwarzanie.

2. W odniesieniu do każdej operacji przetwarzania danych rejestruje się:

1) datę oraz godzinę jej rozpoczęcia i zakończenia;

2) numer identyfikacyjny, imię i nazwisko użytkownika SYNAPS, który wykonuje operację, oraz jednostkę organizacyjną Policji, na rzecz której operacja jest wykonywana;

3) zakres danych, do których miał dostęp użytkownik SYNAPS, o którym mowa w pkt 2.

3. Operacje przetwarzania danych wykonuje użytkownik SYNAPS, gdy zachodzą okoliczności uzasadniające wykonanie określonej operacji przetwarzania.

§ 6.1. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w SYNAPS można nadać psychologowi policyjnemu, który:

1) odbył przeszkolenie w zakresie ochrony danych osobowych;

2) odbył przeszkolenie w zakresie obsługi technicznej SYNAPS, potwierdzone zaświadczeniem;

3) odbył przeszkolenie w zakresie interpretacji wyników badań psychologicznych przetwarzanych w SYNAPS, potwierdzone zaświadczeniem;

4) posiada uprawnienia do dostępu do SYNAPS oraz do wykonywania operacji przetwarzania danych, zwane dalej „uprawnieniem do dostępu do SYNAPS”, przyznane zgodnie z zakresem funkcjonalności SYNAPS, określonym w załączniku nr 1 do decyzji.

2. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych z SYNAPS, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 1–3, można nadać osobie upoważnionej bez dostępu do SYNAPS, która odbyła przeszkolenie w zakresie ochrony danych osobowych.

3. Przeszkolenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2, zapewnia komórka właściwa w zakresie ochrony informacji niejawnych Komendy Głównej Policji, Centralnego Biura Śledczego Policji lub komendy wojewódzkiej (Stołecznej) Policji.

4. Przeszkolenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, dla użytkownika SYNAPS prowadzi administrator SYNAPS lub koordynator SYNAPS w Komendzie Głównej Policji, Centralnym Biurze Śledczym Policji lub komendzie wojewódzkiej (Stołecznej) Policji. Zaświadczenie dla użytkownika SYNAPS i materiały szkoleniowe zapewnia komórka organizacyjna Komendy Głównej Policji właściwa w sprawach psychologii.

5. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w SYNAPS nadaje użytkownikom SYNAPS oraz osobom upoważnionym bez dostępu do SYNAPS oraz je odwołuje dyrektor biura Komendy Głównej Policji, o którym mowa w § 3 ust. 4, odpowiednio na podstawie wniosku:

1) kierownika jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej właściwej w sprawach psychologii w Komendzie Głównej Policji, w której pełni służbę lub pracuje użytkownik SYNAPS;

2) kierownika jednostki organizacyjnej Policji lub kierownika komórki organizacyjnej w Komendzie Głównej Policji, w której pełni służbę lub pracuje osoba upoważniona bez dostępu do SYNAPS. Wzór wniosku o nadanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w SYNAPS oraz wzór wniosku o odwołanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w SYNAPS określa odpowiednio załącznik nr 2 i 3 do decyzji.

6. Uprawnienie do dostępu do SYNAPS nadaje użytkownikowi SYNAPS lub je odbiera dyrektor biura Komendy Głównej Policji, o którym mowa w § 3 ust. 4, na podstawie wniosku kierownika jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej właściwej w sprawach psychologii w Komendzie Głównej Policji, w której pełni służbę lub pracuje użytkownik SYNAPS. Wzór wniosku o przyznanie lub odebranie uprawnienia do dostępu do SYNAPS określa załącznik nr 4 do decyzji.

7. Uprawnienie do dostępu do SYNAPS wygasa z chwilą odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w SYNAPS.

8. Wykaz użytkowników SYNAPS i zakres ich uprawnień oraz wykaz osób upoważnionych bez dostępu do SYNAPS prowadzi i aktualizuje administrator SYNAPS w formie papierowej lub elektronicznej. Wykaz zawiera w szczególności:

1) nazwisko i imię użytkownika SYNAPS lub osoby upoważnionej bez dostępu do SYNAPS;

2) numer upoważnienia, o którym mowa w § 6 ust. 1 oraz ust. 2, datę jego wystawienia lub odwołania;

3) identyfikator kadrowy użytkownika SYNAPS lub osoby upoważnionej bez dostępu do SYNAPS;

4) kategorię uprawnienia przyznaną użytkownikowi SYNAPS zgodnie z zakresem funkcjonalności SYNAPS;

5) nazwę jednostki organizacyjnej oraz komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub pracuje użytkownik SYNAPS lub osoba upoważniona bez dostępu do SYNAPS.

§ 7.Administrator SYNAPS w szczególności:

1) analizuje wykonywane operacje przetwarzane w SYNAPS przez podległych użytkowników SYNAPS;

2) weryfikuje przetwarzane dane w SYNAPS i jakość wytworzonej na ich podstawie dokumentacji;

3) sprawuje nadzór merytoryczny nad funkcjonowaniem SYNAPS w jednostkach organizacyjnych Policji, w tym jego użytkowaniem, nadawaniem funkcjonalnych kategorii uprawnień użytkownikom SYNAPS, realizowaniem zadań określonych w § 3 ust. 1 i ich dokumentowaniem;

4) konsultuje z użytkownikami SYNAPS wyniki badań wynikające z realizacji zadań, o których mowa w § 3 ust. 1;

5) koordynuje określanie profili wymagań do badań psychologicznych na poszczególne stanowiska w Policji;

6) wizytuje wyznaczone jednostki organizacyjne Policji;

7) opracowuje standardy i wytyczne w zakresie przeprowadzanych w SYNAPS badań psychologicznych i opracowywanych na ich podstawie opinii, wynikające z realizacji zadań określonych w § 3 ust. 1;

8) sporządza w formie papierowej lub elektronicznej wykaz koordynatorów SYNAPS oraz przydzielonych im do nadzorowania i wizytowania jednostek organizacyjnych Policji. Wykaz zawiera w szczególności:

a) nazwisko i imię koordynatora SYNAPS,

b) identyfikator kadrowy koordynatora SYNAPS,

c) nazwę komórki organizacyjnej właściwej w sprawach psychologii, w której pełni służbę lub pracuje koordynator SYNAPS,

d) nazwy przydzielonych do nadzorowania i wizytowania jednostek organizacyjnych Policji.

§ 8.1. Koordynator SYNAPS w szczególności:

1) sprawuje nadzór merytoryczny nad bieżącym użytkowaniem SYNAPS w wyznaczonych jednostkach organizacyjnych, w tym jego funkcjonalnością i realizowaniem zadań określonych w § 3 ust. 1 oraz ich dokumentowaniem;

2) konsultuje z użytkownikami SYNAPS wyniki badań wynikające z realizacji zadań, o których mowa w § 3 ust. 1;

3) uczestniczy w określaniu profili wymagań do badań psychologicznych na poszczególne stanowiska w Policji;

4) wizytuje wyznaczone jednostki organizacyjne co najmniej jeden raz w roku.

2. W celu zapewnienia sprawnego użytkowania SYNAPS Komendant Główny Policji nadaje trzem koordynatorom SYNAPS uprawnienia administratora SYNAPS w zakresie funkcjonalności SYNAPS.

§ 9.Nadzór techniczny i informatyczny nad funkcjonowaniem, utrzymaniem i bezpieczeństwem danych w SYNAPS sprawuje administrator techniczny SYNAPS.

§ 10.Nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony danych przetwarzanych w SYNAPS w Komedzie Głównej Policji, Centralnym Biurze Śledczym Policji oraz komendach wojewódzkich (Stołecznej) Policji sprawuje, zgodnie z przepisami ustawy, administrator bezpieczeństwa informacji wyznaczony w tych jednostkach organizacyjnych Policji.

§ 11.Upoważnienia oraz wnioski o przyznanie uprawnień, wydane na podstawie przepisów decyzji, o której mowa w § 12, zachowują ważność przez okres, na jaki zostały wydane lub do czasu zaistnienia okoliczności uzasadniających ich zmianę.

§ 12.Traci moc decyzja nr 348 Komendanta Głównego Policji z dnia 22 listopada 2011 r. w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji o badaniach psychologicznych SYNAPS (Dz. Urz. KGP Nr 9, poz. 67).

§ 13.Decyzja wchodzi w życie z dniem 9 października 2014 r.