Na podstawie art. 39a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 i Nr 153, poz. 1271 oraz z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285) zarządza się, co następuje:

§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa:

1) sposób prowadzenia i zakres dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną;

2) podstawowe warunki techniczne i organizacyjne, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych;

3) wymagania w zakresie odnotowywania udostępniania danych osobowych i bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.

§ 2.[Definicje] Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, zwaną dalej „ustawą”;

2) identyfikatorze użytkownika – rozumie się przez to ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym;

3) haśle – rozumie się przez to ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym;

4) sieci telekomunikacyjnej – rozumie się przez to sieć telekomunikacyjną w rozumieniu art. 2 pkt 23 ustawy z dnia 21 lipca 2000 r. – Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. Nr 73, poz. 852, z późn. zm.²⁾)

5) sieci publicznej – rozumie się przez to sieć publiczną w rozumieniu art. 2 pkt 22 ustawy z dnia 21 lipca 2000 r. – Prawo telekomunikacyjne;

6) teletransmisji – rozumie się przez to przesyłanie informacji za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej;

7) rozliczalności – rozumie się przez to właściwość zapewniającą, że działania podmiotu mogą być przypisane w sposób jednoznaczny tylko temu podmiotowi;

8) integralności danych – rozumie się przez to właściwość zapewniającą, że dane osobowe nie zostały zmienione lub zniszczone w sposób nieautoryzowany;

9) raporcie – rozumie się przez to przygotowane przez system informatyczny zestawienia zakresu i treści przetwarzanych danych;

10) poufności danych – rozumie się przez to właściwość zapewniającą, że dane nie są udostępniane nieupoważnionym podmiotom;

11) uwierzytelnianiu – rozumie się przez to działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości podmiotu.

§ 3.[Instrukcja] 1. Na dokumentację, o której mowa w § 1 pkt 1, składa się polityka bezpieczeństwa i instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, zwana dalej „instrukcją”.

2. Dokumentację, o której mowa w § 1 pkt 1, prowadzi się w formie pisemnej.

3. Dokumentację, o której mowa w § 1 pkt 1, wdraża administrator danych.

§ 4.[Polityka bezpieczeństwa] Polityka bezpieczeństwa, o której mowa w § 3 ust. 1, zawiera w szczególności:

1) wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe;

2) wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych;

3) opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi;

4) sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami;

5) określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych.

§ 5.[Zawartość instrukcji] Instrukcja, o której mowa w § 3 ust. 1, zawiera w szczególności:

1) procedury nadawania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym oraz wskazanie osoby odpowiedzialnej za te czynności;

2) stosowane metody i środki uwierzytelnienia oraz procedury związane z ich zarządzaniem i użytkowaniem;

3) procedury rozpoczęcia, zawieszenia i zakończenia pracy przeznaczone dla użytkowników systemu;

4) procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania;

5) sposób, miejsce i okres przechowywania:

a) elektronicznych nośników informacji zawierających dane osobowe,

b) kopii zapasowych, o których mowa w pkt 4,

6) sposób zabezpieczenia systemu informatycznego przed działalnością oprogramowania, o którym mowa w pkt III ppkt 1 załącznika do rozporządzenia;

7) sposób realizacji wymogów, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 4;

8) procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników informacji służących do przetwarzania danych.

§ 6.[Poziomy bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym] 1. Uwzględniając kategorie przetwarzanych danych oraz zagrożenia wprowadza się poziomy bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym:

1) podstawowy;

2) podwyższony;

3) wysoki.

2. Poziom co najmniej podstawowy stosuje się, gdy:

1) w systemie informatycznym nie są przetwarzane dane, o których mowa w art. 27 ustawy, oraz

2) żadne z urządzeń systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych nie jest połączone z siecią publiczną.

3. Poziom co najmniej podwyższony stosuje się, gdy:

1) w systemie informatycznym przetwarzane są dane osobowe, o których mowa w art. 27 ustawy, oraz

2) żadne z urządzeń systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych nie jest połączone z siecią publiczną.

4. Poziom wysoki stosuje się, gdy przynajmniej jedno urządzenie systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych, połączone jest z siecią publiczną.

5. Opis środków bezpieczeństwa stosowany na poziomach, o których mowa w ust. 1, określa załącznik do rozporządzenia.

§ 7.[Odnotowanie danych] 1. Dla każdej osoby, której dane osobowe są przetwarzane w systemie informatycznym – z wyjątkiem systemów służących do przetwarzania danych osobowych ograniczonych wyłącznie do edycji tekstu w celu udostępnienia go na piśmie – system ten zapewnia odnotowanie:

1) daty pierwszego wprowadzenia danych do systemu;

2) identyfikatora użytkownika wprowadzającego dane osobowe do systemu, chyba że dostęp do systemu informatycznego i przetwarzanych w nim danych posiada wyłącznie jedna osoba;

3) źródła danych, w przypadku zbierania danych, nie od osoby, której one dotyczą;

4) informacji o odbiorcach, w rozumieniu art. 7 pkt 6 ustawy, którym dane osobowe zostały udostępnione, dacie i zakresie tego udostępnienia, chyba że system informatyczny używany jest do przetwarzania danych zawartych w zbiorach jawnych;

5) sprzeciwu, o którym mowa w art. 32 ust. 1 pkt 8 ustawy.

2. Odnotowanie informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, następuje automatycznie po zatwierdzeniu przez użytkownika operacji wprowadzenia danych.

3. Dla każdej osoby, której dane osobowe są przetwarzane w systemie informatycznym, system zapewnia sporządzenie i wydrukowanie raportu zawierającego w powszechnie zrozumiałej formie informacje, o których mowa w ust. 1.

4. W przypadku przetwarzania danych osobowych, w co najmniej dwóch systemach informatycznych, wymagania, o których mowa w ust. 1 pkt 4, mogą być realizowane w jednym z nich lub w odrębnym systemie informatycznym przeznaczonym do tego celu.

§ 8.[Wymogi bezpieczeństwa] System informatyczny służący do przetwarzania danych, który został dopuszczony przez właściwą służbę ochrony państwa do przetwarzania informacji niejawnych, po uzyskaniu certyfikatu wydanego na podstawie przepisów ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95, z późn. zm.³⁾) spełnia wymogi niniejszego rozporządzenia pod względem bezpieczeństwa na poziomie wysokim.

§ 9.[Przepis przejściowy] Administrator przetwarzanych w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia danych osobowych jest obowiązany dostosować systemy informatyczne służące do przetwarzania tych danych do wymogów określonych w § 7 oraz w załączniku do rozporządzenia w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

§ 10.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem uzyskania przez Rzeczpospolitą Polską członkostwa w Unii Europejskiej⁴⁾.

Załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 29 kwietnia 2004 r. (poz. 1024)